Как доказать факт передачи трудовой книжки работодателю

Обновлено: 16.05.2024

Подборка наиболее важных документов по запросу Отказ в приеме на работу без трудовой книжки (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Отказ в приеме на работу без трудовой книжки

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Апелляционное определение Московского городского суда от 26.05.2021 по делу N 33-6183/2021
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки; 3) О восстановлении на работе; 4) О признании незаконным увольнения.
Обстоятельства: Истец указал, что считает свое увольнение незаконным.
Решение: 1) Отказано; 2) Удовлетворено в части; 3) Отказано; 4) Отказано. Отказывая фио в удовлетворении исковых требований в части взыскании с ответчика среднего заработка за время задержки выдачи трудовой книжки, суд исходил из того, что истцом не представлено доказательств отказа какого-либо работодателя принять его на работу в связи с отсутствием трудовой книжки с записью о предыдущей работе, сам факт отсутствия трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства. Однако истец, не получив в день увольнения (12.02.2020 г.) трудовую книжку, к ответчику с требованием о ее выдаче не обращался, доказательств обратного, истцом не представлено. Одновременно суд принял во внимание, что истец, занимая должность начальника ФГБУ "УЭЗ МИД России", имел право осуществлять в установленном порядке прием на работу работников Учреждения, а также заключать, изменять и расторгать трудовые договора с работниками, что говорит о том, что истец осознавал, каким образом при увольнении происходит выдача трудовых книжек.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Отказ в приеме на работу без трудовой книжки

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Вправе ли работодатель отказать в приеме на работу, если работник представил неправильно оформленный дубликат трудовой книжки (отсутствуют ссылки на документы, на основании которых внесены записи)?
(Консультация эксперта, 2019) Вопрос: Вправе ли работодатель отказать в приеме на работу, если работник представил неправильно оформленный дубликат трудовой книжки (отсутствуют ссылки на документы, на основании которых внесены записи)?

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Как спекулируют на задержке трудовых книжек
(Данилов С.)
("Практическая бухгалтерия", 2020, N 3) Между тем отказ в приеме на работу по причине отсутствия трудовой книжки является незаконным. В любом случае он не обусловлен деловыми качествами работника (ст. 62 ТК РФ, п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Правда, на основании ст. 65 Трудового кодекса лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства). Но в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Эта норма подтверждает, что отсутствие трудовой книжки не препятствует приему на работу.

Нормативные акты: Отказ в приеме на работу без трудовой книжки

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
ФСС РФ от 11.03.2005 N 02-18/06-2042
При отсутствии в деле пострадавшего документов, подтверждающих наличие трудовых отношений пострадавшего со страхователем - причинителем вреда на момент наступления страхового случая (заверенной в установленном порядке копии трудовой книжки, трудового договора, приказа о приеме на работу, вступившего в силу решения суда, подтверждающего факт трудовых отношений), отказ в приеме дел пострадавших является обоснованным, так как подтверждение таких отношений является обязательным условием при рассмотрении вопроса о назначении обеспечения по страхованию. Региональное отделение, назначившее обеспечение по страхованию, в течение 30 дней должно запросить у страхователя или пострадавшего необходимые документы, а в случае их непредставления - прекратить осуществление страховых выплат и сообщить об этом пострадавшему.

Вопрос трудоустройства — один из важнейших для человека. Особенно остро он встает в условиях экономического кризиса, который сейчас охватил экономику. По данным различных интернет-ресурсов, в зависимости от открытой работодателем вакансии опыт работы требуется не менее чем в 50% из поданных объявлений, а приветствуется практически всегда.

В силу этого, как показывает практика, соискатель, чтобы получить вакантное место, может пойти на сознательное искажение информации об имеющемся трудовом стаже.

КВАЛИФИКАЦИЯ ПО СТАТЬЕ 327 УК РФ

Согласно требованиям действующего законодательства сам по себе факт представления лицом трудовой книжки с внесенными записями о наличии трудового стажа не является основанием для возникновения у лица права на получение пенсионного обеспечения. При определении права на пенсию имеет значение лишь страховой стаж, определяемый на основании данных индивидуального (персонифицированного) учета.

Таким образом, трудовая книжка, согласно данным которой ранее рассчитывался трудовой стаж, служивший основанием для получения права на пенсию, из-за изменений, внесенных законодателем, приобрела статус иного личного документа, носящего информационный характер.

Следовательно, получить соответствующую должность в этих организациях можно лишь при предъявлении документа, свидетельствующего о наличии необходимого опыта работы, который подтверждается записью в трудовой книжке. Таким образом, ссылка на данные о персонифицированном учете в таком случае неверна. Во-первых, потому что речь идет не о праве на пенсию, а незаконном занятии должности. Во-вторых, персонифицированный учет ведется органами ПФР сравнительно недавно. Закон № 27- ФЗ вступил в силу на территории России только в 1997 году. При этом базы данных учета еще только создавались и не могли содержать сведения о стаже работы граждан за более ранний период. Главным документом, который мог (и может до сих пор) подтвердить этот стаж, остается трудовая книжка.

О необходимости квалифицировать действия лица, совершающего подделку трудовой книжки, по ст. 327 УК РФ свидетельствует и судебная практика ряда регионов.

К. представила эти документы для того, чтобы получить субсидию на приобретение жилья, которая выделялась работникам сельхозпредприятий. В соответствии с постановлениями Правительства РФ от 03.12.2002 № 858, от 05.03.2008 № 144 обязательным условием для участия в программе являлось наличие постоянного места работы на сельхозпредприятии у лица, с которым заключен трудовой договор сроком не менее чем на 5 лет (дело № 1-161/2010).

Впрочем, случаи подделки схожих по сути документов — медицинских книжек работников и записей в них — по-прежнему квалифицируются по ст. 327 УК РФ. Так, приговором Первомайского районного суда г. Новосибирска от 01.02.2016 по делу № 1-39/2016 признаны виновными помощник санитарного врача и медсестра больницы. Они признали свою вину в том, что подделали санитарные книжки нескольких работников торговли и вносили в них ложные записи от имени врачей о прохождении обязательных медосмотров. Суд согласился с квалификацией действий подсудимых по ч. 1 ст. 327 УК РФ — подделка и сбыт иного официального документа, предоставляющего права.

ПОДДЕЛКА ЗАПИСИ В РЕЗУЛЬТАТЕ КОММЕРЧЕСКОГО ПОДКУПА

Кроме официальной составляющей, присущей трудовой книжке, в нашей стране данный документ при трудоустройстве выполняет еще одну важную функцию. Он играет роль рекомендательного письма, которое способно повлиять на решение будущего работодателя о принятии человека на работу. В нем отражаются причины увольнения с прежних мест работы, а также сведения о награждениях и благодарностях.

В статье 204 УК РФ описаны два самостоятельных состава преступления:
а) незаконная передача вознаграждения лицу, выполняющему управленческие функции в коммерческой или иной организации (части 1 и 2);
б) незаконное получение такого вознаграждения (части 3 и 4).

Однако преступления по ст. 204 УК РФ, как и коррупционные, являются латентными.

Передача подкупа. Как правило, выявление преступлений, предусмотренных частями 1 и 2 ст. 204 УК РФ, происходит на основании заявления представителя компании, к которому лицо обращается с просьбой внести в трудовую книжку сведения, не соответствующие действительности. Это преступление выявляется гораздо реже, нежели задержание лиц, которые получают подкуп (части 3 и 4 ст. 204 УК РФ).

При рассмотрении указанного заявления орган дознания должен принять меры к установлению и оценке наличия признаков состава преступления, позволяющих квалифицировать действия по частям 1 и 2 ст. 204 УК РФ. В частности, чтобы доказать объективную сторону преступления, нужно выяснить и зафиксировать:
— намерения по передаче денег либо оказание услуг за незаконное внесение в трудовую книжку ложных сведений о трудовой деятельности в интересах дающего;
— условия передачи имущества или оказания услуг (место, время, способ передачи денег), включая меры по ее маскировке;
— добровольность обращения с заявлением о коммерческом подкупе;
— ущерб, причиненный коммерческим подкупом.

Действия человека, который обращается с предложением внести в трудовую книжку ложную информацию о трудовой деятельности, совершаются только с прямым умыслом. То есть он понимает незаконность передачи денег или иного имущества тому, кто выполняет управленческие функции в организации, за совершение действия (бездействия) в его интересах и желает совершения этих действий. Несмотря на то, что мотив совершения преступления не влияет на квалификацию, его необходимо установить. То есть нужно выяснить, для чего впоследствии подкупающий хотел использовать трудовую книжку с ложной записью.

Для расследования дела также важно выяснить:
— взаимоотношения между субъектами преступления;
— обстоятельства их знакомства и установления контактов, способы формирования и поддержания взаимоотношений;
— обстановку, сопутствующую коммерческому подкупу;
— обстоятельства сговора относительно передачи, получения в качестве подарка денег, ценностей и т. п., роль организатора и иных участников.

Наконец, в процессе необходимо установить:
— точное наименование организации, предмет и цель деятельности, условия и порядок работы, нормативные материалы, регулирующие их (устав, правила, инструкции, приказы, распоряжения и т. п.);
— должность лица, которому предлагается подкуп, период работы в ней, круг обязанностей (особо уделив внимание наличию полномочий этого лица по приему и увольнению), нормативные материалы, регулирующие его деятельность.

Получение подкупа. Получение подкупа, как и получение взятки, — преступление, которое, как правило, выявляется немногим проще, чем обратный процесс. Это вызвано двумя причинами. Во-первых, информация о том, что должностное лицо коммерческой организации за деньги вносит в трудовую книжку ложные записи, может быть проверена в ходе ОРМ (оперативный эксперимент, наблюдение, прослушивание телефонных переговоров). Действия по внесению подложной записи, как правило, однократные и постфактум доказать факт передачи денежных средств за оказанную услугу крайне затруднительно.

Во-вторых, информация о лице, которое предлагает коммерческий подкуп, поступает только от того, кому предлагают вознаграждение за неправомерные действия. Появление такой информации у правоохранительных органов зависит от добропорядочности человека, к которому обратились с предложением совершить подделку трудовой книжки. При этом информация о лице, берущем денежные средства за внесение ложных сведений в трудовую книжку, может поступить не только от лица, первоначально решившего совершить преступление, а потом отказавшегося от этого. Она может быть получена в ходе оперативно-розыскных мероприятий, а также может быть предоставлена службами безопасности компаний, которые проводят проверку соискателей на вакантные должности.

ПРОВОКАЦИЯ ПОДКУПА

Как и в других случаях выявления фактов коммерческого подкупа, в случае с поддельными записями в трудовых книжках следствию необходимо исследовать все обстоятельства, предшествующие передаче денег для внесения ложных сведений о профессиональной деятельности. Иными словами, недопустимо, чтобы оперативники пытались выявить преступление путем провокации.

В заключение отметим, что с учетом роста числа уголовных дел, квалифицируемых по ст. 204 УК РФ, связанных с получением (передачей) вознаграждения за внесение недостоверных записей в трудовую книжку, назрела необходимость разъяснить особенности квалификации таких действий на уровне Пленума ВС РФ.

В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.

Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.

Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.

Форма СЗВ-ТД содержит:

сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадрового мероприятия (п. 2.5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:

когда принимаете сотрудника на работу;
когда увольняете сотрудника.

Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:

когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.

Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.

За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам сведения об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, в следующем порядке:

при увольнении — в день увольнения;
по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.

СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.

Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат

В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю (п. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.

Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.

В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.

Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.

Как работник должен подтверждать сведения о трудовой деятельности в зависимости от формата его трудовой книжки

Кампания по переходу на электронные трудовые книжки уже в разгаре. Если вы еще только раскачиваетесь, то прочитайте, что вам нужно сделать в этом году и как придется работать в следующем году с тем, что придет на смену бумажным книжкам.

Что сделать в 2020 году

1. Начать сдавать отчет СЗВ-ТД

Чтобы у Пенсионного фонда появились данные о гражданине как о работнике, работодатели с этого года сдают специальный отчет СЗВ-ТД. По окончании каждого календарного месяца нужно отчитаться о прошедших кадровых мероприятиях:

приеме на работу;
переводе;
увольнении;
подаче заявлений о переходе на электронные трудовые книжки.

Помимо этого, СЗВ-ТД также подают, если компанию переименовали, работнику присвоили разряд по профессии, а также в случае получения работником судебного запрета занимать определенную должность.

Если ничего из перечисленного в этом месяце не случилось, отчет отправлять не надо. Но когда в течение 2020 года у какого-то из ваших работников что-то из перечисленного произойдет впервые, вам нужно будет будет подать об этом сотруднике отчет и заодно отразить в нем последнее кадровое событие, которое у него состоялось на 1 января 2020 года.

И по всем последующим кадровым мероприятиям в течение 2020 года в отношении сотрудников, на которых вы еще не подавали сведения в ПФР, нужно поступить так же.

Отчет СЗВ-ТД сдают до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия. Если вы по какой-то причине не сдали отчет за предыдущие месяцы 2020 года, в которых произошли прием, переводы или увольнения, отправьте эти сведения в Пенсионный фонд с опозданием. Пока никаких штрафов за несвоевременную сдачу отчетов нет.

Внимание: в связи с тем, что из-за эпидемии коронавируса службе занятости пришлось перейти на онлайн-регистрацию граждан в качестве безработных, для этого понадобилось быстрое поступление в Пенсионный фонд сведений о приеме на работу и увольнениях. Пункт 6 Временных правил регистрации граждан в качестве безработных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 № 460, теперь требует подавать такие сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (увольнения), а также издания иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подавать сведения нужно по форме, утвержденной Пенсионным фондом.

2. Уведомить работников о переходе на электронные трудовые

Уведомление работникам составляют в произвольном виде, обязательной формы нет. Но важно указать работнику на то, что до 31 декабря 2020 года нужно решить судьбу своей бумажной трудовой книжки:

отказаться от ее ведения и перейти на электронную трудовую книжку;
сохранить бумажный вариант.

Решение сотрудника оформляется письменным заявлением, которое он подает работодателю до конца года.

Уведомить всех работником нужно до 30 июня 2020 года. Роструд обещал выборочно проверить, как работодатели выполняют требование.

Если работники в длительных отпусках, на больничном или в командировках, то правило о крайнем сроке не применяется. Таких сотрудников нужно уведомить в день выхода на работу. Точно так же — с теми, кто устроится на работу во втором полугодии 2020 года.

3. Скорректировать внутренние документы

В локальных актах компании, где упоминается трудовая книжка, нужно также указать новый документ — сведения о трудовой деятельности работника. Это точно требуется в Правилах внутреннего трудового распорядка в разделах о приеме на работу и увольнении. В других документах компании трудовая книжка тоже может упоминаться, обычно это связано с предоставлением каких-то компенсаций, которые зависят от стажа работы сотрудника.

Поднимите все кадровые документы и проверьте, что в них сказано насчет трудовой книжки. Упоминание о ней не вычищайте — бумажные трудовые также придется продолжать вести по желанию работников. Просто после упоминания в локальных документах трудовой книжки добавьте, что работник предоставляет вместо нее сведения о трудовой деятельности, а работодатель выдает эти сведения при увольнении в случаях, когда это требуется по закону (про эти случаи говорится в ст. 66.1 и 84.1 Трудового кодекса).

Если у вас микропредприятие (до 15 сотрудников и годовой доход не более 120 миллионов рублей, вы внесены в специальный реестр), то вас этот пункт, скорее всего, не касается. Микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты.

4. Установить порядок электронных запросов сведений о трудовой деятельности

Нужно установить порядок, в котором сотрудники смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Дело в том, что они могут делать такие запросы не только в бумажном виде, но и по электронной почте на электронный адрес работодателя. Отреагировать на это письмо и предоставить сведения необходимо за три рабочих дня.

Поэтому в интересах работодателя организовать всё так, чтобы подобные обращения не терялись. Лучше установить конкретный адрес электронной почты и назначить ответственного за регулярный мониторинг этого почтового ящика. Также можно установить требования к заявлению сотрудника по выдаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если у компании есть корпоративная CRM-система, с помощью которой сотрудники запрашивают справки и иные кадровые документы, это также надо описать в порядке предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Такой порядок можно расписать в Правилах внутреннего трудового распорядка или любом другом локальном документе на выбор работодателя. Например, если у вас микропредприятие и нет локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, можно просто издать приказ, утверждающий такой порядок.

В любом случае с этим документом работников нужно ознакомить в письменном виде до конца 2020 года.

5. Получить заявления об отказе или сохранении бумажной трудовой

Работники, которых вы уведомили о переходе на электронные трудовые книжки, должны решить, сохранять бумажный документ или нет. Срок — до 31.12.2020 включительно.

6. Отразить выбор того или иного формата в отчете СЗВ-ТД

Подача работником работодателю того или иного заявления (о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой книжки) считается кадровым мероприятием для отчета СЗВ-ТД. Отражайте его, когда будете отчитываться за тот месяц, когда работник сообщил вам о своем выборе. Если в этом месяце, помимо подачи заявления, у сотрудника был перевод на другую должность или другое событие, отражайте всё в одном отчете в разных строках.

Что делать в 2021 году

1. Сдавать отчет СЗВ-ТД в новые сроки

В 2021 году сроки по сдаче отчета в Пенсионный фонд изменятся. О приеме или увольнении сотрудника придется отчитываться сразу после трудоустройства или расторжения договора. Крайняя дата — следующий рабочий день. А вот о переводах и иных кадровых мероприятиях сведения надо будет подавать по-старому — до 15-го числа следующего месяца.

2. Выдать трудовые книжки тем, кто отказался от их ведения

В 2021 году выдайте трудовые книжки тем работникам, которые написали заявления об отказе от них. Сделайте в трудовых книжках последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Только объясните сотрудникам, что отказ от ведения бумажной трудовой книжки не значит, что ее теперь можно выкинуть. В электронной трудовой будут сведения о работе только начиная с 2020 года. Поэтому при трудоустройстве к новому работодателю работник предоставит и электронные сведения, и бумажную трудовую. Однако теперь работодатель просто ознакомится с ее содержанием, возможно, снимет копию, а затем отдаст назад работнику. Никаких записей при трудоустройстве вносить в трудовую книжку, от дальнейшего ведения которой сотрудник отказался, не нужно.

3. Продолжить вести бумажные трудовые тем, кто не отказался от них

Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, ничего не изменится —работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку по старым правилам, но так же, как и на остальных работников, будет заполнять отчет СЗВ-ТД.

4. Выдавать сведения о трудовой деятельности

Работник имеет право запросить сведения из электронной трудовой также в период работы в компании. По аналогии с другими рабочими документами работодатель обязан их предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. Их также можно получить как в бумажном виде с подписью и печатью, так и в электронном виде.

Есть важный момент: тем сотрудникам, которые сохранили бумажную трудовую, работодатель не должен предоставлять сведения из электронной трудовой. Они будут их получать самостоятельно в МФЦ, отделении Пенсионного фонда или на сайте госуслуг.

5. Оформлять новых сотрудников на работу по новым правилам

Новые сотрудники должны будут предъявлять новому работодателю как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р), либо самостоятельно. Если в трудовой книжке будет запись о том, что она выдана на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а в сведениях о трудовой деятельности сказано, что этот человек отказался от бумажной трудовой, значит, делать в книжке запись о приеме на работу не нужно. Вы подадите только отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД).

Если же в трудовой книжке записи о ее выдаче на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ нет, а есть обычная запись об увольнении с прежнего места, и в сведениях о трудовой деятельности не сказано, что сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит, нужно, как раньше, сделать в его трудовой книжке запись о приеме на работу, оставить книжку у себя. Но еще и подать отчет СЗВ-ТД.

Если бумажная трудовая книжка у нового сотрудника до 2021 года была, но он ее потерял или она испорчена, он, как и сейчас, сможет потребовать, чтобы работодатель завел ему новую трудовую.

Читайте также: