График документооборота приказа о предоставлении отпуска

Обновлено: 28.04.2024

График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение.

Что такое ГДО

Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.

Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Структура и содержание

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.

Алгоритм создания конкретного формуляра

какое количество экземпляров необходимо подготовить;
кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение;
непременно пропишите срок исполнения документа.

Регламент проверки по каждой конкретной форме

кто ответственный за проверку;
кто предоставляет формуляр на проверку;
каков порядок предоставления;
срок предоставления.

Порядок обработки документации

Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.

Алгоритм передачи формуляра в архив

Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.

В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.

Образцы

Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:

Как утвердить

Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.

Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.

Образец приказа об утверждении:

ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР"

"Об утверждении и введении в действие графика документооборота"

В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый график документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" и ввести его в действие с 01.01.2020 года.
Всем структурным подразделениям и работникам ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в графике документооборота, с момента введения его в действие.
Секретарю Карповой И. И. обеспечить тиражирование графика документооборота и его передачу в структурные подразделения ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" до 31.12.2019 года.
Контроль за исполнением требований графика документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" возложить на главного бухгалтера Главного бухгалтера Викторову В. В.
Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

1. График документооборота.

Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова

Секретарь КАРПОВА И. И. Карпов

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Приказ об утверждении графика отпусков — это документ, которым руководитель устанавливает на предприятии порядок очередности для ежегодного отдыха персонала. Закон не обязывает его издавать, но на практике в большинстве случаев он необходим.

Как и когда сформировать график отпусков

По трудовому законодательству работодатели обязаны ежегодно составлять план, фиксирующий поочередность отдыха сотрудников в следующем году. Его утверждают заранее — минимум за 14 дней до нового года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ ). То есть на 2022 год документ необходимо успеть составить и утвердить до 17 декабря 2021 г.

При подготовке плана отдыха учитывают как выбор сотрудников, так и специфику производства. Если в компании есть профсоюзная организация, то требуется предварительно отдать его на согласование. Перед тем как издать приказ о введении в действие графика отпусков, принимают во внимание мнение работников, обладающих первоочередностью в выборе периода отдыха, — несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ), многодетные родители с детьми до 12 лет ( ст. 262.2 ТК РФ ), супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 ФЗ № 76 от 27.05.1998), чернобыльцы (п. 1 ч. 3 ст. 15 Закона № 1244-1), муж в период, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ), совместители ( ст. 286 ТК РФ ), почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 ФЗ № 125 от 20.07.2012) и др.

Если у вас есть такие работники, то попросите их написать заявления с выбранной датой отдыха. Они необходимы, чтобы подтвердить, что работодатель предоставил им удобный для них отпускной период. Если они передумают позже, то придется взять с них новые заявки. Не предоставить им отдых в другое время, если даты не совпадут с принятым ранее планом, руководство не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

В документ включают все виды отдыха:

ежегодный оплачиваемый;
оставшийся с предыдущего календарного периода;
дополнительный;
предоставляемый сотрудникам, нанятым по совместительству.

В документе есть возможность указать определенную дату или только месяц, в котором сотрудник запланировал отдохнуть. Если конкретной даты в плане не указать, то непосредственно перед отдыхом придется составить заявление и отметить выбранную дату. В другом случае заявление не понадобится.

Что касается формы документа, то руководство компании вправе выбирать — разработать самостоятельно и утвердить этот бланк в учетной политике организации или использовать унифицированный бланк Т-7, утвержденный Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.

После составления распоряжения обязательно ознакомьте с ним весь персонал под подпись. Соблюдение этого документа обязательно для всех: как для работодателей, так и для сотрудников компании (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Корректировать план отдыха есть возможность только при договоренности с работником, с учетом интересов остальных трудящихся. Дополнения требуются, например, при приеме новых сотрудников, переносе сроков начала отдыха на иную дату, в случае форс-мажорных ситуаций на производстве при отзыве сотрудников из отпускного периода.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить и утвердить график отпусков на 2022 год. Используйте эти инструкции бесплатно.

Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

Законодательство не устанавливает обязанность для работодателя выпускать распоряжение для утверждения такого плана. Но в зависимости от формы составления есть два варианта ответа на вопрос о необходимости такого распоряжения:

да — если работодатель разработал форму плана самостоятельно;
нет — если использовали унифицированный бланк № Т-7.

Оштрафовать за отсутствие распоряжения не вправе. Но за неутвержденный план грозят штрафы по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц и ИП — до 5 тыс. руб. и для организаций — до 50 тыс. руб.).

Как составить распоряжение

Распорядительный акт об утверждении документа составляют в произвольном виде, с учетом стандартных правил делопроизводства. Несмотря на то что для приказа о предоставлении сведений о планируемых периодах отпусков работников не предусмотрено унифицированного образца, есть некоторые обязательные реквизиты:

наименование компании;
место составления, номер и дата;
распорядительная часть;
подпись директора;
подписи исполнителей.

В вводной части необходимо указать обоснование, сославшись на статью 123 ТК РФ. В основной части руководитель дает распоряжения. В первой части непосредственно ввести план, во второй дает поручение кадровому специалисту (ознакомить с планом работников, извещать их о периоде отдыха, дополнять документ при приеме новых работников и т. д.), в третьем пункте — поручения бухгалтеру. Отдельно указывает сам план в качестве приложения.

Как выглядит приказ

Вот пример распоряжения по форме Т-7:

А это распоряжение об его утверждении для учебного заведения (в произвольной форме, с подробными поручениями исполнителям):

Отпуск – право каждого сотрудника. Однако для предоставления отдыха нужен кадровый документ, подтверждающий это право – приказ на отпуск. В данной статье разберем, что такое приказ о предоставлении отпуска, его виды, а также приведём образцы 2021 приказов на отпуск, которые можно скачать.

Особенности распоряжения на отпуск

Согласно ТК РФ и Конституции, трудоустроенные граждане имеют право на отдых продолжительностью как минимум 28 календарных дней. Этот отдых – ежегодный оплачиваемый отпуск. Но для его начала и вступления в силу необходим соответствующий документ.

Приказ о предоставлении отпуска работнику — это важный документ для обеих сторон трудового договора. В нём прописывают дату начала отпуска, его продолжительность и, если это нужно, условия замены сотрудника в период его отсутствия.

Срок оформления приказа на отпуск составляет не более чем 2 недели до даты начала предполагаемого отдыха. В этом приказе, как и в других стандартных документах, нужна подпись сотрудника о том, что он уведомлен о дате начала отпуска.

Формы приказа о предоставлении отпуска работнику

Существует 2 унифицированных формы типового бланка на отпуск – № Т-6 и № Т-6а – согласно постановлению Госкомстата от 05.01.2004 №1.

Форму приказа на отпуск Т-6 используют при оформлении отпуска на одного сотрудника, Т-6а – на нескольких.

Эти бланки приказа на отпуск с 2013 года не обязательны. Организация может не применять типовую форму. В таком случае создают собственные шаблоны, в которых должны быть обязательные реквизиты. К ним отнесены:

название самого документа;
дата его оформления;
содержание приказа – сведения о том, кому предоставлен отпуск и с какой продолжительностью.

В конце документа должна стоять подпись руководителя и её расшифровка. Образец приказа на отпуск по типовой форме № Т-6 вы можете бесплатно скачать ниже:

Заполненный образец приказа скачайте тут:

Приказ на отпуск директора: образец

Согласно закону, директор имеет равноценное право на отпуск – точно так же, как и рядовой сотрудник. Ведь он работник организации.

коллегиальный орган – например, правление или дирекция, собрание участников/акционеров общества;
при их отсутствии – сам руководитель.

Такое решение оформляют протоколом, в котором решают, кто берет на себя обязанности директора на время его отсутствия. На его основании составляют приказ. Его можно заполнять согласно унифицированной форме Т-6, по которой оформляют и приказ на отпуск сотрудников. Помимо этого, можно использовать самостоятельно составленную форму этого документа – приказ на отпуск генерального директора. Образец этого распоряжения приложен ниже и его можно скачать:

Важно понимать, что унифицированная форма Т-6 предусматривает её подписание только руководителем организации. Следовательно, использование такой формы удобно в случае, когда директор уполномочен подписать документ самостоятельно. При принятии решения не самим руководителем, целесообразнее использовать собственную разработанную форму приказа, добавив при необходимости детали и графу для подписи уполномоченного лица общества.

Роль руководителя в отпускной системе

Сложность повседневной жизни сотрудников может быть обусловлена различными причинами. Бывают ситуации, которые трудовое законодательство не регулирует. В таком случае окончательное решение касаемо отпуска того или иного сотрудника принимает руководитель.

Если сотрудник просит вне графика дать ему отпуск, работодатель может принять положительное решение, если позволяет рабочий процесс. Тогда оформляют записку-расчет, вносят поправки в утвержденный график отпусков.

Такой трудоемкий процесс может возникнуть из-за отпуска сотрудника с дальнейшим увольнением. Согласно нашему трудовому законодательству, нет запретов на отдых с последующим увольнением. Исходя из этого, решение остается за руководителем – будь оно положительным или же отрицательным.

Вызов сотрудника из отпуска

Для полной картины разберем такой процесс, как вызов сотрудника из отпуска.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ, отзыв из отпуска возможен лишь при согласии сотрудника. Работодатель не имеет права заставить отпускника выйти, если он отказывается занять рабочее место до конца отпуска.

Если же сотрудник согласился выйти на работу в свой отпуск, актуально рассмотреть прописанные в ст. 125 ТК РФ требования к оформлению приказа о вызове из отпуска. Вот его образец:

Приказ составляют в произвольном виде или же используют бланк-образец. Законодательство не устанавливает строго регламентированной формы такого приказа.

В приказе необходимо указать:

причину вызова из отпуска;
выход сотрудника на работу;
период предоставления оставшейся части отпуска.

Как обычно, сотрудник должен поставить подпись. То есть, он должен ознакомиться с приказом.

Также отметим, что работодатель должен предоставить сотруднику оставшиеся отпускные дни, учитывая его пожелания. Так, можно по выбору сотрудника присоединить неиспользованную часть отпуска к следующему ежегодному.

Согласно ст. 125 ТК РФ, есть лица, которые не подлежат вызову из отпуска. То есть, работодатель не имеет права вызвать их на работу в их отпуск. К ним отнесены:

Коронавирус и приказы на отпуск

Время пандемии коронавируса 2021 повлияло на работу многих предприятий. В этот период использовали удаленные методы работы, электронный документооборот. Заявления, приказы подавали в электронном виде, одобряли работодатели так же.

После выхода из самоизоляции под всеми приказами, которые накопились за период отсутствия на рабочем месте очно, следует поставить подписи.

Итоги

Приказ на отпуск – неотъемлемый документ в трудовых отношениях между работником и работодателем. Он регулирует количество дней отпуска, дату начала и конца отдыха и другие необходимые организационные моменты.

Директор как и любой сотрудник организации имеет право на отдых. Он так же должен вписать себя в график отпусков и оформить приказ согласно внутренним регламентам организации.

Приказ – это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

ПРИКАЗ

Обратите внимание, что приказы составлен и проверен юристами и является примерным, он может быть доработан с учетом конкретных условий сделки. Администрация Сайта не несет ответственности за действительность данного договора, а также за его соответствие требованиям законодательства Российской Федерации.

Составьте договор,
доверившись опыту юриста

Договор авторского заказа на создание сборника форм и образцов документов с отчуждением исключительного права

Образец договора авторского заказа на создание сборника форм и образцов документов с отчуждением исключительного права, заключаемого между юридическим и физическим лицом

Предмет договора
Права и обязанности сторон
Цена договора и порядок оплаты
Ответственность сторон
Форс-мажор
Конфиденциальность
Разрешение споров
Срок действия и расторжение договора
Дополнительные условия и заключительные положения
Юридические адреса и реквизиты сторон
Подписи сторон

Предмет договора
Права и обязанности сторон
Цена договора и порядок оплаты
Ответственность сторон
Форс-мажор
Конфиденциальность
Разрешение споров
Срок действия и расторжение договора
Дополнительные условия и заключительные положения
Юридические адреса и реквизиты сторон
Подписи сторон

Правила внутреннего трудового распорядка для работников закрытого акционерного общества

Общие положения
Порядок приема, перевода и перемещения работников
Порядок расторжения трудового договора
Права и обязанности работодателя
Права и обязанности работников
Рабочее время
Время отдыха
Оплата труда
Меры поощрения
Дисциплинарные взыскания
Порядок обеспечения работников спецодеждой и форменной одеждой
Порядок вступления в силу и внесения изменений

Общие положения
Порядок приема, перевода и перемещения работников
Порядок расторжения трудового договора
Права и обязанности работодателя
Права и обязанности работников
Рабочее время
Время отдыха
Оплата труда
Меры поощрения
Дисциплинарные взыскания
Порядок обеспечения работников спецодеждой и форменной одеждой
Порядок вступления в силу и внесения изменений

Договор по подбору и реализации туристского продукта

Образец договора по подбору и реализации туристского продукта, заключаемого между юридическими лицами

Предмет договора
Цена договора и порядок оплаты
Права, обязанности и ответственность сторон, порядок реализации туристского продукта
Срок действия и порядок расторжения настоящего договора
Страховое возмещение
Порядок разрешения споров
Особые условия
Юридические адреса и банковские реквизиты сторон
Подписи сторон

Предмет договора
Цена договора и порядок оплаты
Права, обязанности и ответственность сторон, порядок реализации туристского продукта
Срок действия и порядок расторжения настоящего договора
Страховое возмещение
Порядок разрешения споров
Особые условия
Юридические адреса и банковские реквизиты сторон
Подписи сторон

Трудовой договор с испытательным сроком

Общие положения
Обязанности сторон
Оплата труда
Режим работы и отдыха. предоставление отпуска
Ответственность сторон
Основания для прекращения действия трудового договора
Особые условия
Реквизиты сторон
Подписи сторон

Общие положения
Обязанности сторон
Оплата труда
Режим работы и отдыха. предоставление отпуска
Ответственность сторон
Основания для прекращения действия трудового договора
Особые условия
Реквизиты сторон
Подписи сторон

Договор коммерческой концессии для франшизы общественного питания

Образец договора коммерческой концессии для франшизы общественного питания, заключаемого между юридическими лицами

Трудовой договор с учителем старших классов средней общеобразовательной школы

Образец трудового договора с учителем старших классов средней общеобразовательной школы. заключаемого между юридическим и физическим лицом

Читайте также: