Если сотрудник вернулся раньше из командировки нужно ли переделывать приказ

Обновлено: 04.05.2024

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
родители детей с ограниченными физическими возможностями;
родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); ;
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Как считать сроки командировки, если у сотрудника рейс перенесли на следующей день по причине авиакомпании? Считается ли этот день днем командировки?

Дата начала командировки в данном случае не изменится.

Причина задержки работника в командировке (в данном случае – перенос вылета авиакомпанией) является объективной, а сама задержка - вынужденной. Работнику необходимо взять дополнительно справку о переносе вылета в аэропорту (с указанием времени, места и пр. о переносе даты вылета самолета).

Командировкой в соответствии с действующим законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (ст. 168 ТК РФ).

Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определяет Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о командировках), п.11 которого закреплена норма, аналогичная положению ст. 168 ТК РФ.

Абзац 3 п.11 Положения о командировках также предусматривает, что дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п.18 настоящего Положения.

Обратите внимание: В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (Пп.19 Положения о командировках).

Расчет суммы дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места жительства (суточных), осуществлялся исходя из срока пребывания работника в командировке, который по общему правилу определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (п.7 Положения о командировках).

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Если работник не может вылететь объективным причинам (в частности, вылет был перенесен авиакомпанией), то, по нашему мнению, дата начала командировки не изменяется.

В дальнейшем, при необходимости, для продления срока командировки надо издать приказ в произвольной форме, который должен содержать: причину продления командировки; новую дату ее окончания; распоряжение оплатить работнику дополнительные расходы, возникшие из-за продления командировки (на проживание, обмен или покупку нового билета на проезд из командировки, суточные и т.п.) (п.10, 11 Положения о командировках).

С приказом работник сможет ознакомиться по возвращении из командировки.

В отчете о выполненной работе по унифицированной форме N Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался с вылетом в командировку, приложив к данному документу справку из аэропорта о переносе вылета самолета.

В случае если работник по объективным причинам задержался в командировке, для учета расходов, связанных с такой задержкой, необходимы оправдательные документы. В данном случае это может быть справка из аэропорта с указанием времени, места и пр. о переносе даты вылета самолета

Если работник убыл в командировку позже (рейс перенесен), или задержался в командировке, в табеле учета рабочего времени эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов.

Для удобства в локально-нормативном акте или коллективном договоре организации можно дополнительно прописать порядок документального оформления и оплаты суточных при переносе вылета, аварии и иных форс-мажорных обстоятельствах, вследствие которых работник может выехать или вернуться из командировки с опозданием. Это подтверждается в Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 15.11.2017 N Ф04-4257/2016 по делу N А75-12105/2015.

Учитывая вышеизложенное, в рассматриваемой ситуации причина задержки работника в командировке (перенос вылета авиакомпанией) является объективной, а сама задержка - вынужденной. Для возмещения суточных за время вынужденной задержки в командировке работодатель истребует у работника оправдательные документы, подтверждающие факт задержки. Работнику необходимо взять дополнительно справку о переносе вылета в аэропорту (с указанием времени, места и пр. о переносе даты вылета самолета).

Как правило, докладную записку на имя руководителя организации о необходимости отзыва работника из командировки составляет непосредственный руководитель командированного работника. В докладной записке, на наш взгляд, следует указать причину, по которой работника надо отозвать из командировки. Это связано с тем, что именно она является основанием для издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения).

Законодательство не содержит форм документов по оформлению отзыва работника из командировки. Поэтому представляется, что при составлении докладной записки об отзыве из командировки можно воспользоваться рекомендованной формой докладной записки о командировании. Но следует помнить, что содержание такой докладной записки будет прямо противоположным.

Докладную записку непосредственный руководитель работника, отзываемого из командировки, представляет руководителю организации. Сделать это он может лично, а также через секретаря.

На заметку
Докладные записки подлежат регистрации .

Получаем резолюцию руководителя организации

Резолюция представляет собой письменное указание руководителя организации о порядке исполнения или использования документа .

Таким образом, в резолюции на докладной записке должны быть указаны сведения:

— о лице, ответственном за исполнение поручения;

— содержании поручения. В частности, в качестве поручения может быть указано, какой документ необходимо подготовить для отзыва работника из командировки;

— сроке исполнения поручения. К примеру, когда необходимо подготовить соответствующий документ.

Резолюция должна быть собственноручно подписана руководителем организации и датирована .

Подготовить приказ об отзыве из командировки Королева П.С. 04.04.2019.

Подпись руководителя организации

Пример формулировки резолюции на докладной записке об отзыве работника из командировки:

Издаем приказ

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением, постановлением) (далее — приказ) нанимателя . Представляется, что и досрочное окончание командировки (отзыв из нее) должно быть оформлено аналогичным образом, т.е. приказом. Вместе с тем ни обязательной, ни рекомендованной формы приказа об отзыве из командировки (о досрочном окончании служебной командировки) нет. На наш взгляд, для издания такого приказа, можно воспользоваться рекомендованной формой приказа о командировании.

В приказе об отзыве из командировки отражают, в частности, следующие сведения:

— Ф.И.О. и должность (профессию) работника, отзываемого из командировки;

— причину досрочного окончания командировки;

— дату отзыва из командировки (досрочного ее окончания).

КОРОЛЕВА Петра Сергеевича, инженера по наладке и испытаниям производственного отдела, из служебной командировки (г. Брест) 04.04.2019.

Также в приказе необходимо указать должностное лицо, ответственное за контроль исполнения приказа или его отдельных пунктов (если контроль не будет осуществлять сам руководитель организации) .

Обратите внимание!
Отменять приказ о командировании работника, отзываемого из командировки, в данной ситуации, по нашему мнению, неправильно. Ведь работник выполнил поручение нанимателя, причем сделал это досрочно. Вместе с тем издать приказ, вносящий изменения в приказ о командировании в части окончания сроков командировки, представляется возможным. Однако это может быть затруднительным. Ведь соответствующие корректировки понадобится внести в командировочное удостоверение и задание на командировку, если они работнику выдавались . А они находятся у работника, который пребывает в месте командировки.

Регистрируем приказ

Приказ об отзыве из командировки по аналогии с приказом о командировании необходимо относить к приказам по личному составу.

Такие приказы делятся на две группы в зависимости от сроков их хранения. От сроков хранения зависит и литера, которая добавляется к регистрационному номеру приказа . Приказы о командировании могут входить как в одну группу, так и в другую: это зависит от продолжительности командировки (см. схему).

———————————
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет.

Пример

Извещаем работника об отзыве из командировки и ознакомляем его с приказом

Так как процедура отзыва работника из командировки законодательством не закреплена, правил о том, в каком порядке и в какой форме уведомлять работника об отзыве из командировки, тоже нет. Полагаем, сообщить работнику об этом наниматель может одним из следующих способов:

— устно (например, по телефону).

Условия и порядок отзыва работника из командировки, в том числе в части его уведомления о досрочном окончании командировки, нанимателю целесообразно определить в Положении о служебных командировках.

Законодательство о труде не содержит правил и о том, каким образом и в какой срок работник должен быть ознакомлен с приказом об отзыве из командировки. Поскольку в момент издания приказа работник находится в месте командирования, ознакомить его с приказом возможно в устной форме по телефону. А под подпись — после возвращения работника из командировки и выхода на место его постоянной работы. Это также желательно закрепить в Положении о служебных командировках.

Принимаем авансовый отчет и неизрасходованные деньги

После возвращения из командировки работник должен :

— представить в бухгалтерию отчет о расходовании аванса (далее — авансовый отчет) с приложенными к нему документами, подтверждающими совершенные в командировке расходы.

На заметку
Авансовый отчет является первичным учетным документом. Наниматель самостоятельно разрабатывает и утверждает его форму с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам ;

— вернуть неиспользованные суммы аванса (в те же сроки, которые установлены для представления авансового отчета).

Сроки представления авансового отчета и возврата неиспользованных сумм аванса наглядно представлены в таблице:

Обратите внимание!
С 01.06.2019 устанавливается единый срок представления работником авансового отчета и возврата неиспользованных сумм аванса независимо от способа выдачи ему денежных средств на расходы, связанные с командировкой (наличными либо путем перечисления на личную или корпоративную карточку), и вида служебной командировки (по Беларуси или за границу) — не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения, исключая день прибытия .

Специальных сроков представления авансового отчета и возврата неизрасходованного аванса в случае отзыва из командировки законодательство не содержит. Отзыв из командировки, по сути, является ее досрочным окончанием. Поэтому подать в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть оставшиеся деньги работник, на наш взгляд, должен в сроки, указанные выше.

На заметку
Как правило, авансовый отчет представляется лично работником на бумажном носителе. Вместе с тем работник вправе выслать его по почте в виде регистрируемого почтового отправления, а при наличии возможности посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе .
С 01.06.2019 авансовый отчет также можно будет представить посредством электронной почты .

Проверяем данные авансового отчета и утверждаем его

Работник бухгалтерии проверяет содержащиеся в авансовом отчете данные. При командировке за границу авансовый отчет должен быть составлен в валюте произведенных операций .

На заметку
По желанию командированного работника наниматель обязан ознакомить его с порядком составления авансового отчета .

Обоснованность предъявленных к возмещению расходов следует проверять по приложенным к авансовому отчету подтверждающим документам. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета .

Затем, как правило, проверенный авансовый отчет работник бухгалтерии представляет на утверждение руководителю организации.

Обратите внимание!
Документ может утверждаться двумя способами :
— посредством проставления должностным лицом (как правило, руководителем организации) в грифе утверждения собственноручной подписи или
— издания распорядительного документа (приказа, распоряжения).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

На практике утверждение авансового отчета обычно производится первым способом.

Пример

Принимаем отчет о результатах командировки

Целью командировки является выполнение поручения нанимателя. Поэтому вернувшийся из командировки работник, как правило, докладывает о ее результатах. Он может сделать это одним из следующих способов:

— письменно, если в организации предусмотрена подготовка письменного отчета о выполнении задания.

Обратите внимание!
Срок представления такого отчета и порядок его оформления определяются нанимателем самостоятельно, если иное не установлено законодательством ;

На заметку
Следует различать:
— отчет о результатах командировки, который информирует о выполнении задания;
— авансовый отчет, содержащий сведения о расходовании полученных денежных средств.

Кроме того, если в организации ведется журнал учета работников, выбывающих в командировки, то в нем необходимо указать день фактического прибытия работника из командировки, а также, по нашему мнению, номер и дату приказа об отзыве из командировки, поскольку работник возвращается из нее досрочно.

Если работникам, направляемым в командировку, выдаются командировочные удостоверения, то помимо указанного журнала в организации может вестись журнал регистрации командировочных удостоверений. Тогда отметку о дате прибытия к месту постоянной работы необходимо проставить в нем и в командировочном удостоверении.

Напомним, что законодательство не обязывает нанимателей вести указанные журналы, а также выдавать командировочные удостоверения .

С какими трудностями при оформлении документов сталкивается бухгалтер, если работник направлен в командировку в выходной день? Как в данном случае выдать деньги под отчет? Какие рекомендации по данному вопросу поступили со стороны Минфина?

Оформляем документы при выезде работника в командировку в выходной день.

В случае, когда сотрудник выезжает в командировку в выходной день, необходимо оформить (ч. 1 ст. 166, ч. 2, 5, 8 ст. 113 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о командировках):

документы о направлении в командировку. Основной документ – приказ о направлении в командировку (по унифицированной форме Т-9 или форме, разработанной самостоятельно). Если работник выезжает в выходной день, он должен быть указан как первый день командировки. Последним днем командировки считается день возвращения в место постоянной работы (он тоже может быть выходным);
документы о привлечении к работе в выходной день. Это соответствующее уведомление, письменное согласие сотрудника на такую работу, приказ о привлечении к работе в выходной.

При привлечении к работе в выходной день следует помнить, что некоторых работников запрещено привлекать к данной работе, кроме того, есть работники, которых нужно ознакомить с правом отказаться от работы в такой день. В соответствии с трудовым законодательством к работе в выходной день нельзя привлекать:

инвалидов, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению (ч. 7 ст. 113 ТК РФ);
несовершеннолетних работников (ст. 268 ТК РФ);
женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч. 7 ст. 113, ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, если такая работа запрещена им по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).

Беременную женщину нельзя привлекать к работе в выходной день (ч. 1 ст. 259 ТК РФ) даже при наличии ее согласия на такую работу.

Отдельные категории работников вправе отказаться от работы в выходной день, даже если получение их согласия не предусмотрено ч. 3 ст. 113 ТК РФ (ч. 7 ст. 113, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14, п. 15 Постановления Пленума ВС РФ от 28.01.2014 № 1):

женщины с детьми в возрасте до трех лет;
инвалиды;
матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, а также опекуны и другие лица, воспитывающие детей такого возраста без матери;
работники (в том числе опекуны и попечители), имеющие детей-инвалидов;
работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Это обусловлено тем, что работодатель обязан ознакомить их с правом отказаться от работы в выходной день под подпись (поле для подписи можно предусмотреть в уведомлении работника о работе в выходной день). Исключений, которые бы позволяли не знакомить работника с указанным правом, законом не предусмотрено.

Отказ от работы в выходной день работников, которые имеют на это право, не является дисциплинарным проступком (абз. 2 п. 14 Постановления Пленума ВС РФ № 1).

Если день возвращения из командировки также выпадает на выходной, нужно:

до оформления приказа о направлении в командировку, в котором последним днем командировки указан выходной, получить письменное согласие работника на работу в выходной и издать приказ о его привлечении к работе в такой день;
кроме оформления документов о привлечении к работе в выходной день, внести изменения в приказ о направлении в командировку. Такая ситуация возникает в том случае, если день возвращения в приказе указан как рабочий, но возникла необходимость вернуться в место постоянной работы в выходной (например, при продлении или сокращении срока командировки).

Порядок оплаты дня выезда в командировку (возвращения из нее), совпавшего с выходным днем.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения о командировках, Письмо Минтруда РФ от 09.07.2019
№ 14‑2/В‑527).

Выезд, приезд и нахождение командированного работника в пути в выходной или нерабочий праздничный день по распоряжению работодателя относятся к случаям привлечения работника к работе в выходные или праздники (Письмо Минтруда РФ от 13.10.2017 № 14‑2/В‑921). Следовательно, дни выезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере.

Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения о командировках).

Ранее Роструд представил разъяснения, согласно которым оплата труда по правилам ст. 153 ТК РФ производится только в том случае, если командированный работник работал в выходные дни, а сохранение среднего заработка за дни нахождения в пути, приходящиеся на выходные, Положением о командировках не предусмотрено (Письмо от 20.06.2013 № ПГ/5136‑6‑3).

Однако следует учитывать, что работник направляется в командировку по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы вне зависимости от того, на какой день недели (выходной или рабочий) выпадает день выезда или приезда (п. 4 Положения о командировках).

Кроме того, в дни командировки работник обязан выполнять служебные обязанности и указанные дни согласно ст. 106 ТК РФ не включаются во время отдыха работника (то есть во время, когда работник не выполняет свои должностные обязанности, а использует их исключительно по личному усмотрению), что свидетельствует о правомерности учета дня выезда в командировку в составе рабочего времени.

В повышенном размере производится оплата часов, фактически отработанных в выходной или нерабочий праздничный день. Если на выходной или праздник приходится часть рабочего дня (смены), в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (от 0 до 24 часов) (ч. 3 ст. 153 ТК РФ, Письмо Минтруда РФ от 09.07.2019 № 14‑2/В‑ 527). Конкретные размеры оплаты работы в выходной или праздник могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

При этом оплате в повышенном размере подлежат только часы, проведенные в выходной день в пути (определяемые, например, на основании проездных документов работника).

Помимо оплаты работы в выходной в двойном размере, за день выезда в командировку (возвращения из нее) работнику полагаются суточные (п. 11 Положения о командировках).

По желанию сотрудника за работу в выходной день может быть предоставлен другой день отдыха.

Работникам, с которыми заключены трудовые договоры на срок до двух месяцев, полагается только повышенная оплата, то есть они не могут взять отгул за работу в выходной день (ч. 1, 3, 4 ст. 153, ст. 149, ч. 2 ст. 290 ТК РФ, п. 4, 5 Положения о командировках, Решение ВС РФ от 20.06.2002 № ГКПИ2002‑663, Письмо Минтруда РФ от 13.10.2017 № 14‑2/В‑921).

За нарушение порядка оформления и оплаты выезда работника в командировку (возвращения из нее) в выходной день возможно привлечение работодателя:

к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ – за нарушение процедуры оформления документов при направлении работника в командировку, когда выезд в командировку (возвращение из нее) выпадает на выходной (например, если не получено письменное согласие работника на работу в выходной день);
к административной ответственности по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ – при невыплате или выплате в неполном размере компенсации в виде платы за работу в выходной, которая полагается работнику в связи с выездом в командировку (возвращением из нее) в выходной день;
к материальной ответственности по ст. 236 ТК РФ – если выплата компенсации за работу в выходной произведена с опозданием.

Как выдать деньги под отчет в случае внеплановой командировки в выходной день?

Рекомендации по вопросу выплаты подотчетных сумм в ситуации, когда сотрудник направлен во внеплановую (экстренную) служебную командировку в выходные или праздничные дни, представлены Минфином в Письме от 10.07.2019 № 02‑06‑10/51195.

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства установлены Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У. Согласно п. 6.3 этого документа для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или ИП, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу юридического лица (ИП) либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

По мнению чиновников, в такой ситуации выдавать денежные средства сотруднику целесообразно через уполномоченных сотрудников (подотчетных лиц – раздатчиков). При этом Минфин привел аналогию с порядком, применяемым при выдаче заработной платы, денежного довольствия, стипендий, предусмотренным п. 167 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Порядок выдачи денежных средств через уполномоченных сотрудников (подотчетных лиц – раздатчиков) работникам, направляемым внепланово (экстренно) в служебную командировку в выходные, праздничные дни, можно определить правовым актом работодателя (наймодателя) с учетом требований ЦБ РФ, ТК РФ, иных нормативных правовых актов.

Отметим, что в своей работе коммерческие организации не руководствуются Приказом Минфина РФ № 157н, однако для них будет полезной рекомендация установить порядок выдачи денег в нормативном локальном акте организации.

Читайте также: