Электронные трудовые книжки законопроект в каком чтении

Обновлено: 04.05.2024

Решение о введении электронных трудовых книжек принято окончательно и бесповоротно. Сейчас на рассмотрении Госдумы находятся три законопроекта (на момент передачи журнала в типографию законопроекты приняты в первом чтении):

Рассмотрим, что нас ожидает в связи со скорым принятием этих законов.

В переходный период (2020 год) уже будет немало изменений в нашей практической деятельности. Рассмотрим основные восемь.

1. ВВОДИТСЯ ПОНЯТИЕ СВЕДЕНИЙ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Федеральным законом об изменениях в персучете вводится понятие сведений о трудовой деятельности (далее — СТД), под которыми понимается информация о трудовой деятельности и трудовом стаже граждан, включающая сведения об их приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении.

Аналогичное, но несколько расширенное определение будет в ч. 1 новой ст. 66.1, которая вносится Федеральным законом об изменении ТК РФ: СТД — это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (включающая сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора), которая представляется работодателем в информационную систему Пенсионного фонда РФ.

2. НАЧИНАЯ С 2020 ГОДА НУЖНО БУДЕТ ЕЖЕМЕСЯЧНО ПРЕДСТАВЛЯТЬ В ПФР СТД О РАБОТНИКАХ

Федеральным законом о персучете предусмотрено, что каждый работодатель будет обязан не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Пенсионный фонд СТД о каждом своем работнике[2].

Федеральный закон об изменении ТК РФ предписывает Пенсионному фонду разработать, согласовать с Минтрудом РФ и утвердить форму представления СТД в информационную систему ПФР.

СТД включают в себя следующую информацию:

1) место работы. Здесь указываются:

• наименование страхователя и сведения о его переименованиях (основания переименований и реквизиты документов о переименованиях);

• регистрационный номер страхователя;

2) выполняемая работа и периоды работы:

• сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя;

• наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации);

• сведения о переводах на другую работу;

• сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;

• реквизиты соответствующих приказов.

3. С 1 ЯНВАРЯ 2021 ГОДА РАБОТОДАТЕЛИ ОБЯЗАНЫ ОТПРАВЛЯТЬ В ПФР КАК ЕЖЕМЕСЯЧНЫЕ СВОДНЫЕ СТД, ТАК И СТД О КАЖДОМ ПРИНЯТОМ И УВОЛЕННОМ РАБОТНИКЕ

Начиная с 1 января 2021 года работодатели будут обязаны:

1) продолжать формировать и направлять в ПФР ежемесячные сводные СТД;

2) не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа направлять СТД о приеме на работу и увольнении каждого работника.

СТД будут передаваться в ПФР:

• работодателями, имеющими 25 и более работников, — обязательно в электронной форме;

• работодателями, имеющими менее 25 работников, — в электронной или бумажной форме по своему усмотрению.

Все электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП).

Пенсионный фонд и организации, поставляющие работодателям программное обеспечение, будут обязаны разработать соответствующие дополнения и интегрировать их в используемое работодателями программное обеспечение. Можно надеяться, что для отправки в ПФР любых СТД будет достаточно двух-трех кликов мышкой.

4. В 2020 ГОДУ РАБОТОДАТЕЛЮ НЕОБХОДИМО СДЕЛАТЬ НЕМАЛО

Федеральным законом об изменении ТК РФ работодателю предписывается в течение 2020 года выполнить следующее:

1) при необходимости подготовить, принять или внести изменения в локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;

2) также при необходимости внести изменения в коллективные договоры, если они имеются;

3) обеспечить техническую готовность к передаче СТД в электронном виде в информационную систему ПФР;

4) уведомить работников в письменной форме:

• об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием и ведением СТД в электронном виде;

• о праве работников на ведение работодателем трудовой книжки на бумажном носителе при условии подачи работниками письменного заявления не позднее 31 декабря 2020 года;

• о том, что в случае непредставления такого заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается и она будет выдана работникам на руки.

[2] Поскольку какие-либо оговорки либо исключения в законопроекте отсутствуют, СТД следует сдавать как на работников, принятых на основную работу, так и на работников-совместителей.

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку, которая обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.

На сайте ПФР создана специальная страница для просвещения россиян на тему внедрения электронных трудовых книжек.

Проекты

Плюсы

удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Даты перехода

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Что там будет

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

место работы;
периоды работы;
должность (специальность, профессия);
квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
основания прекращения трудового договора.

Как получить данные из своей книжки

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет ПФР, а также на портале госуслуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

Что делать работодателям

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с ПФР.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям подлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

А если вдруг сбой в системе?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных. Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

Ф.И.О. работника;
место работы;
периоды работы;
должность (профессия, специальность);
квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

у последнего работодателя;
по запросу в ПФР или МФЦ;
в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:

а) временной нетрудоспособности;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

Передавать в ПФР данные о работниках

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".

По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.

С 01.01.2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (прием на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.

В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).

В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевелся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

Для случаев увольнения и приема на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 01.01.2021 направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

Если число работников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

Еще одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем работнику по запросу последнего. Кроме того, ее нужно будет выдать работнику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Какое наказание предусмотрено за несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек

Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

C 1 января 2021 года в организациях появились электронные трудовые книжки, а 2020 год считался переходным периодом. Переход может стал практически одномоментным.

Государственная Дума во втором чтении утвердила законопроект об электронных трудовых книжках. На данный момент ожидается, когда этот нормативно-правовой акт превратится в закон. О том, что нас ждут впереди электронные трудовые было впервые озвучено на 1 Международном Форуме Труда в Санкт-Петербурге с высоких трибун. И процесс по созданию электронного учета сведений о трудовой деятельности работников был запущен.

Самые главные вопросы, которые волнуют работников:

Электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года. Все ли работники должны переходить на электронный учет трудового стажа? Можно ли отказаться от такой версии трудовой книжки?

В настоящее время любой работник имеет право оставить традиционную трудовую (трудовую книжку на бумажном носителе) и пользоваться ей в последующее время.

А также все работники, которые хотят, чтобы учет их трудового стажа осуществлялся только в электронном виде, должны также написать подобное заявление.

Заявление о своем решении пишут абсолютно все работники в течение 2020 года и вплоть до 1 января 2021 года.

Когда работодатель выдаст работнику трудовую книжку, если он изъявил желание перейти на электронную?

Если работник выразил желание вести электронную трудовую книжку с 2021 года, то бумажную версию работодатель выдаст работнику на руки после 1 января 2021 года на самостоятельное хранение.

Опытные кадровики рекомендуют обязательно сделать заверенную копию существующей книжки на бумажном носителе на последнем месте работы и скан копию бумажной версии, и хранить все копии отдельно на случай утраты. А до момента перехода на электронный учет трудового стажа, желательно, через личный кабинет Госуслуг или в своем отделении ПФР, получить данные из Пенсионного фонда о своем стаже и сверить его с записями в трудовой. Как показывает практика, у некоторых работников он не совпадает. Таким образом, необходимо в обязательном порядке в течение 2020 года обратится в ПФР и написать заявление о внесении правильных данных в личное дело. Это поможет при выходе на пенсию.

Какую трудовую книжку должен оформить работодатель на впервые поступившего работника?

Если к вам в организацию в 2020 году будет поступать на работу молодой специалист, ранее нигде не работавший, то вы, как работодатель, должны будете завести трудовую книжку на бумажном носителе в обязательном порядке, и далее работнику, до конца 2020 года, нужно предложить написать заявление о переходе на электронную трудовую или остаться на бумажной до 2027 года.

Какую книжку должен оформить работник с 1 января 2021 года для вновь поступающих на работу?

Если работник устроится на работу впервые, начиная с 1 января 2021 года, то все данные о трудовом стаже будут учитываться только в электронном виде.

Что делать работодателю, если работник находится в отпуске по уходу за ребенком?

Если ваш работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то в этом случае работник не обязан являться на работу и писать заявление в 2020 году, а работодатель не вправе требовать от работника. Когда подойдет срок выхода из отпуска, работник должен будет выполнить эту процедуру.

Как часто нужно передавать сведения в ПФР работодателям о своих работниках и их трудовом стаже.

Работодатели будут передавать сведения о каждом работнике в Пенсионный Фонд с 1 января 2020 года ежемесячно и не позднее 15 числа каждого месяца.

Если в организации происходит прием на работу или увольнение работника, то работодатель обязан передать эти сведения в ПФР в течение рабочего дня, следующего за приемом или увольнением.

Как получить электронную книжку при увольнении?

Порядок увольнения подразумевает, что работник в последний рабочий день получает трудовую книжку на руки. В случае, если сохранена бумажная версия, то весь порядок увольнения сохраняется прежним.

Если работник выбрал электронную версию, то в день увольнения любой работодатель обязан выдать все сведения о трудовой деятельности работника либо на бумажном носителе, либо в электронном виде (если есть такая возможность).

Где работник может получить выписку из трудовой книжки?

Любой работник сможет получить выписку

— у своего работодателя;

— в отделении ПФР;

— в отделении МФЦ.

И самый главный вопрос: а нужно ли переходить на электронную трудовую книжку работникам предпенсионного возраста?

Получайте качественные знания в Академии дополнительного образования, которые обязательно пригодятся вам в каждодневной работе!

Читайте также: