Копия трудовой книжки для чего нужна

Обновлено: 05.05.2024

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т⁠—⁠Ж что скажут?

Этот материал обновлен 24.08.2021

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД . Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:

Фамилия, имя, отчество работника.
Место работы.
Должность, профессия, специальность, квалификация, а с июля 2021 года — код трудовой функции.
Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Минусы электронной трудовой книжки

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Копия трудовой книжки, как правило, входит в комплект документов, запрашиваемых банком при оформлении ипотечного кредита. О том, зачем банку нужна эта копия, как ее получить, сколько она действует, а также возможна ли ее замена на другой документ, — в нашем материале.

Зачем банку копия трудовой книжки

Ипотечный кредит оформляется обычно на большую сумму и на продолжительный срок. Поэтому банку, выдающему такой кредит физлицу, необходимо убедиться в:

наличии у заемщика постоянной работы;
отсутствии длительных перерывов при смене мест труда;
стремлении к сохранению или повышению профессионального уровня;
отсутствии среди причин увольнения связанных с дисциплинарными проступками.

Все эти моменты свидетельствуют о том, что у заемщика присутствует постоянный доход на момент рассмотрения заявки на кредит, и он принимает меры к тому, чтобы такие поступления оставались постоянными или росли. Т. е. позволяют банку расценивать его как надежного плательщика.

Для получения вышеуказанной информации традиционно используется копия трудовой книжки, выданная работнику его текущим работодателем и заверенная им подписью ответственного за это лица и печатью.

Как получить копию и сколько она действует

Сама трудовая книжка в период работы хранится у текущего работодателя, обязанностью которого является ведение этого документа (ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Трудовая книжка относится к числу документов, связанных с работой, и копия с нее должна быть выдана работнику по его заявлению в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Срок действия для такой копии законодательно не установлен. Поэтому в отношении такого срока нужно ориентироваться на требования, предъявляемые банком, помня о том, что у каждого конкретного банка эти требования могут быть своими.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите пошаговую инструкцию о том, как получить ипотечный кредит: как выбрать банк, какие предоставить документы, как заключить договор и рассчитаться с продавцом.

Документы, заменяющие копию трудовой книжки

Электронная база, аккумулирующая сведения для электронной трудовой книжки (за ее ведение ответственен ПФР), будет содержать отражаемые в этом документе данные лишь с 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Собираться эти сведения должны в отношении всех лиц, оформляемых на работу по трудовому договору вне зависимости от того, что работник может выбрать продолжение ведения трудовой книжки на бумаге (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Для лиц, выбравших бумажный вариант ведения трудовой книжки (решение о выборе нужно принять до окончания 2020 года — п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), правила получения информации из нее не изменятся до тех пор, пока они не прекратят работать (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ) или не примут решения о переходе на электронный документ, отражающий сведения о трудовой деятельности (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Т. е. им придется запрашивать у работодателя копию трудовой книжки при наличии необходимости в ней.

Лица, выбравшие электронный способ формирования данных о трудовой деятельности, получат бумажную трудовую книжку на руки с записью о дальнейшем электронном ее ведении (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Периоды работы после 2019 года для них будет характеризовать другой документ — сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Причем работодатель сможет его сформировать лишь за период работы у него. Получение же полной информации, накопленной в электронной базе, окажется возможным (ст. 66.1 ТК РФ):

в МФЦ — там будет выдаваться бумажный документ, заверенный подписью и печатью;
в ПФР — здесь можно получить как бумажный, так и электронный документ, заверенный квалифицированной электронной подписью;
через портал Госуслуг — тут доступным окажется только электронный документ.

За период до 2020 года лица, перешедшие на электронную трудовую книжку, смогут предъявлять в банк находящуюся у них на руках бумажную трудовую книжку с тем, чтобы банк сделал с нее копию и самостоятельно ее заверил.

Со временем электронный способ накопления сведений о трудовой деятельности окажется единственно возможным, поскольку для лиц, впервые принимаемых на работу после 2020 года, бумажная трудовая книжка оформляться уже не будет (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

kopiya_trudovoy_knizhki_v_elektronnom_vide._kak_poluchit.jpg

Где взять копию электронной трудовой книжки

Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в Пенсионном фонде. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.

Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:

Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем. Однако при непосредственном личном обращении заявителя в Пенсионный фонд, ведомство имеет возможность выдать ему справку о трудовой деятельности в разных форматах, по его желанию: либо на бумаге, либо в электронном виде (ст.66.1 Трудового кодекса РФ).

Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Но в этом случае в документ включат сведения о трудовой деятельности только в этой конкретной компании, а предыдущие места работы в ней не отразятся. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведет трудовые книжки на бумажном бланке. Напомним, что кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, не отказавшихся от их бумажного формата. Если сотрудник желает отказаться от бумажной трудовой книжки, ему следует до 31.12.2020 подать соответствующее заявление работодателю (п.2. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).

Работник вправе письменно запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р в любой момент, пока он у него трудится (документ выдается в течение трех рабочих дней после подачи заявления). При увольнении СТД-Р предоставляется в последний день работы в обязательном порядке.

Бывший работодатель предоставлять копию электронной трудовой книжки не обязан.

По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.

Как сделать копию электронной трудовой книжки

Итак, сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам по формам СТД-ПФР либо СТД-Р. По содержанию они похожи, но, как уже отмечалось, выдаются разными лицами и содержат информацию о разных периодах работы гражданина: СТД-ПФР охватывает весь трудовой путь, а СТД-Р только период работы у конкретного работодателя. Порядок заполнения указанных форм определен в Приложении № 3 к Приказу Минтруда РФ № 23н.

Форма СТД-ПФР

По запросу гражданина выдается Пенсионным Фондом РФ – на основании информационных ресурсов ведомства. В форме СТД-ПФР указываются:

ФИО гражданина;
дата его рождения и номер СНИЛС;
вид трудовой книжки, который он пожелал вести – бумажный или электронный, дата подачи соответствующего заявления.

Затем следует информация о его трудовой деятельности (с момента первого трудоустройства и до дня подготовки справки):

наименование работодателя;
дата и вид кадрового события (прием на работу, увольнение, перевод);
трудовая функция гражданина в поименованной компании, ее код (при наличии), структурное подразделение;
причины расторжения трудового договора;
документ, на основании которого произведено увольнение;
признак отмены ранее сделанной записи в электронной ТК.

Справка подписывается уполномоченным лицом ПФР. Если она запрашивается в цифровом виде, документ заверяется электронной квалифицированной подписью.

Форма СТД-Р

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Трудовая книга – основное документальное подтверждение места работы, должности и периодов занятости гражданина. Его сохранность обеспечивается работодателем. В случае необходимости работнику выдается копия трудовой.

Зачем нужна копия трудовой книжки?

Заверенный дубликат требуется в нескольких случаях. Запросить его вправе такие учреждения, как:

банки и кредитные организации;
компании-работодатели;
Пенсионный фонд;
органы социальной защиты населения;
судебные органы;
визовые центры.

При составлении заявки на получение кредитных средств, требуется указание места трудоустройства.

Заполненную анкету на получение кредита могут попросить подтвердить заверенной копией трудовой

Если сумма займа большая, то помимо заполнения специального раздела, понадобится и подтверждение. Подтверждением наличия постоянного места работы является запись в трудовой книге. Доказать факт рабочего положения могут только те граждане, которые оформлены официально и проведены в компании согласно нормам Трудового кодекса.

Для банка такой документ может говорить:

о наличии источника дохода;
о размере дохода;
о стаже.

Размер дохода не указывается в трудовой книге. Однако по должности и усредненному показателю в регионе можно сделать выводы о примерной величине дохода потенциального заемщика.

При составлении анкеты на поиск новой работы требуется информация о предшествующих местах. Указать точные данные можно с помощью полученной копии. Если на момент заполнения резюме сотрудник уже уволился, то копия не требуется, поскольку книжка вручается на руки.

Оформление пособий, единичных материальных выплат, льгот или субсидий всегда сопровождается подготовкой обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги, заверенная работодателем.

Начисление пенсии нередко сопровождается запросом дубликата. Связано это с тем, что в электронной базе содержатся сведения только за последние 15 лет.

Информацию о стаже и начислениях рабочего населения можно узнать по номеру СНИЛС

Данные за предшествующие периоды можно получить исходя из трудовой книги. Однако на момент ухода на пенсию не все будущие пенсионеры увольняются с работы. В таком случае будущий пенсионер запрашивает сканированный дубликат.

Суд запрашивает подтверждение мест трудоустройства в случаях бракоразводного процесса с участием детей. Дубликат может понадобиться как матери, так и отцу. Матери – для подтверждения своего статуса и возможности содержать ребенка, отцу – при расчете алиментных выплат.

При получении разрешения на въезд в другое государство доказательство присутствия постоянного места работы является преимуществом. Сведения о постоянном трудоустройстве и фиксированном доходе являются важными для других стран, поскольку последние должны быть уверены в том, что приезжающего удерживают определенные обязательства в своей стране.

Сроки и порядок выдачи копии трудовой книжки

Дубликат подготавливается по запросу работника. Им является письменное заявление. Однако предприниматели с малым штатным составом могут выдать дубликат и на основе устной просьбы. Крупные фирмы и госкорпорации ведут учет выданных документов. В учетных данных (книжных или электронных) отмечается основание для выдачи.

Пример заявления на получение копии трудовой книжки

Обращение составляется в двух экземплярах. Один – для работодателя, второй – для сотрудника. Обращение составляется вручную или печатается. В тексте должны содержаться следующие сведения:

наименование организации/предпринимательства;
ФИО руководителя;
отдел и должность сотрудника;
ФИО сотрудника;
прошение о выдаче копии;
основание;
дата;
подпись.

Официально утвержденного образца такого заявления нет. Однако в каждой крупой организации есть свои бланки и образцы.

По Трудовому кодексу (ст. 62) представитель работодателя должен выдать скан-копию трудовой книжки в срок до 3-х дней после подачи обращения сотрудником.

Правила оформления копии документа

Чтобы дубликат имел юридическую значимость, его требуется верно заверить. Для этого есть определенные правила официального заверения копии трудовой книжки.

Во-первых, выполняется копирование всех листов, на которых есть запись. Первым листом считаются основные сведения ее владельца.

Заверить документ можно двумя способами:

каждую страницу по отдельности;
вместе все документы, заранее их скрепив.

При первом варианте все необходимые отметки делаются на каждом листе. При втором варианте документы сшиваются, на место скрепления приклеивается небольшой лист бумаги – пломба, на которой делаются все отметки.

Правильная прошивка листов

Копия содержит обязательные отметки. К ним относятся:

Важно! При несоблюдении последнего пункта, так же как и всех остальных, копия считается недействительной.

В организациях с большим документооборотом обычно используется оттиск

Куда обращаться для получения копии трудовой?

Чтобы сделать копию трудовой книжки, потребуется обратиться к работодателю. В соответствии с правилами проставить отметку о том, что копия верна, и сотрудник работает по настоящее время, может лишь ограниченный круг лиц. К ним относятся:

директор фирмы;
предприниматель;
бухгалтер;
кадровый работник.

Если лицо работает на индивидуального предпринимателя, то, зачастую, все кадровые и финансовые вопросы решаются им же. Если предприятие крупное, то за сохранность трудовых документов отвечает кадровый отдел. На него же и возложена обязанность по их заверению. Это может быть как специально назначенный специалист, так и руководящий отделом.

Нередко бывает, что ответственность по ведению кадровой документации в компании возложена на бухгалтера. В таком случае необходимо обращаться к нему.

Заверять копию трудовой может руководитель или специально назначенный сотрудник

Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа

За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.

Субъект	Сумма (руб.)
должностное лицо	1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение)
предприниматель	1000-5000
юридическое лицо	30000-50000

За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается. Суммы представлены в таблице ниже.

Субъект	Сумма (руб.)
должностное лицо	10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет)
предприниматель	10000-20000
юридическое лицо	50000-70000

Срок действия копии трудовой книжки

Законодательно установлено периода действия нет. Однако спустя определенный промежуток времени туда могут быть внесены новые сведения: о переводе, повышении или увольнении. Поэтому сделать копию один раз и пользоваться ею в дальнейшем не получится.

Сроки действия устанавливаются организациями, которые запрашивают дубликат. Как правило, этот период ограничивается 1 месяцем.

Период действия копии трудовой ограничен

Распространённые ошибки при оформлении копии трудовой

Правильно заверить копию трудовой книжки совсем не сложно. Но и тут допускаются неточности. Самые часто допускаемые:

постановка отметок не на всех листах при условии, что они не прошиты;
оформление копии сотрудником, не имеющим такого права;
простановка оттиска печати за пределами копии;
отсутствие указания места хранения;
неправильная сшивка страниц копии.

Сотрудник, запросивший документ, после его выдачи должен сам убедиться в верности его заполнения.

Читайте также: