Для чего нужен список сотрудников

Обновлено: 28.04.2024

Должностная папка работника — не обязательный, но очень нужный документ в работе кадрового отдела и всего предприятия в целом. Она помогает постоянно улучшать эффективность работы действующего сотрудника, незаменима при приеме на должность нового человека. В отличие от должностной инструкции, дающей только общие понятия о функциях, папка позволяет вникнуть во все тонкости работы в кратчайшие сроки.

Должностная папка — что это?

Многие путают данное понятие с должностной инструкцией. Однако последний вариант предполагает сухой список обязанностей. Должностная папка — это набор документов, подробно описывающих, как и когда работнику выполнять определенную функцию. Именно в ней содержатся пошаговые инструкции для каждого действия.

В стандартный набор для должностной папки входят:

политики и приказы, регулирующие деятельность сотрудника на определенной должности;

чек-листы для каждой функции;

календарь регулярных действий;

список контрагентов, с которыми приходится контактировать при выполнении обязанностей;

шаблоны документов, необходимых в процессе работы;

цели должности (результаты, ожидаемые руководителем от данного сотрудника);

описания успешных действий (определенные алгоритмы, делающие работу более продуктивной, собираемые опытным путем);

список подчиненных, их контакты;

к кому обращаться в случае форс-мажорных ситуаций или стихийных бедствий (например, что делать при отключении электроэнергии или прорыве водопровода).

Справка! Должностная папка составляется непосредственно для определенного набора функций и применима только для одной должности.

Для чего нужна должностная папка

Нередко один специалист выполняет функции нескольких должностей. Особенно часто так происходит в небольших компаниях. В такой ситуации работник часто концентрируется только на одной функции, которую посчитал основной, и забывает обо всех остальных.

Кроме того, сотрудник может даже не предполагать, что он должен выполнять дополнительные действия, так как на предыдущем месте работы такой обязанности не было. Также возможна ситуация, в которой по аналогии с предыдущей должностью работник начинает заниматься совершенно другими делами, не входящими в его компетенцию. Все это вносит сумятицу, нарушает должностные связи, замедляет процесс работы, делая ее менее продуктивной.

Например, начальник отдела продаж занимается руководством и переговорами с важными клиентами. Кроме того, в его обязанности входит и работа с недовольными заказчиками для снятия негатива. Но если не разработана должностная папка, последняя функция чаще всего забывается. В результате появляется огромное количество плохих отзывов, влияющих на репутацию компании. Владельцу приходится создавать отдел для борьбы с ними или пользоваться услугами сторонних фирм, что влечет дополнительные затраты.

Более того, если начальник отдела продаж не осознает, по каким критериям выбирают важных клиентов, он может начать заниматься обычными. Тем самым сотрудник берется за выполнение чужих обязанностей, забывает о своих, вносит неразбериху в работу отдела.

Наличие должностной папки позволяет полностью осознавать все обязанности работника и методы их выполнения. Опираясь на нее, любой сотрудник в состоянии самостоятельно организовать свою работу, не замедляя деятельность других, не отвлекая руководителя и коллег вопросами и уточнениями. В масштабах даже небольшой компании повышение продуктивности работы после внедрения должностных папок заметно уже спустя 1-2 месяца.

Должностная папка является отличным инструментом и при приеме на работу сотрудника. Каждому HR-специалисту известно, насколько хлопотно введение в должность нового работника. Это занимает время и требует определенных усилий.

Нужно подобрать сотрудника, который будет заниматься обучением, введет в курс дела, расскажет о нюансах работы компании. Для того чтобы новичок начал эффективно выполнять свои обязанности, зачастую требуется потратить от 2 недель до месяца. В это время компания теряет прибыль, так как и обучающий, и обучаемый не в состоянии полноценно работать. Кроме того, затрачиваются ресурсы на оплату труда специалиста, занимающегося обучением новичка. Ошибки и недоработки, неизбежные в начале деятельности нового работника, также лягут на фирму грузом финансовых потерь. Не менее важно, что большое количество новичков уходит на этапе обучения, не выдержав эмоциональной нагрузки, связанной с непониманием нюансов работы. А это накладывает дополнительные хлопоты на HR-отдел, затраты на новый поиск и обучение.

Наличие должностной папки позволяет существенно уменьшить период обучения, сократить расходы и снизить вероятность ухода новичка.

Как создать должностную папку

Необходимо понимать, что должностная папка создается непосредственно для определенной должности. К примеру, если начальник отдела продаж совмещает деятельность и руководителя, и менеджера по работе с важными клиентами, у него должны быть две отдельные папки.

Прежде всего создается список функций, за выполнение которых отвечает сотрудник. В этом поможет должностная инструкция. Далее в папку (подойдет обычный скоросшиватель) собираются описания каждого процесса.

Вам понадобится бланк передачи функции. В нем указывают:

каждый шаг выполнения функции описывают подробно (кому позвонить, какой документ составить, куда его передать);

к каждому этапу делают список инструментов (что понадобится для его выполнения);

указывают, как найти инструменты (если это электронные документы — путь к папке, если это физические вещи — где они лежат);

к каждому шагу делают список контрагентов (если они участвуют в процессе);

в подробностях описывают действия, если процесс идет не по плану.

Созданные бланки для каждой функции помещают в папку, туда же вставляют приказы и политики, касающиеся должности. Для удобства составляют краткое содержание, чтобы сотрудник понимал, какая информация содержится в материале и как ее быстро найти.

Создание папки и описания функций следует поручить сотруднику, который выполняет их на данный момент. Руководитель не знает всех нюансов и не сможет сделать полноценное описание.

Хранится папка на рабочем месте сотрудника. Если на должность приходит новый работник, в его задачу входит ознакомление со всем этим материалом. Обязанность HR-специалиста — провести затем небольшой экзамен. Не стоит заставлять работника учить информацию наизусть. Достаточно, чтобы он знал, где найти описание нужного действия и как его использовать.

Также важно разместить в папке информацию о критериях оценки деятельности сотрудника. Следует описать, по каким стандартам и кем будет оцениваться результативность его работы.

На первый взгляд процесс создания должностных папок кажется громоздким. Но если его провести, в будущем работа компании станет значительно продуктивней. Кроме того, так как в процессе развития фирмы список функций любого сотрудника может меняться, их легко обозначить в уже существующей папке. А при передаче отдельных функций другому должностному лицу никаких проблем и временных затрат не будет.

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

заявление о приеме на работу;
анкета;
копия паспорта;
копии актов гражданского состояния;
копии документов воинского учета;
копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
приказы о поощрениях или наложении взысканий;
договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
докладные и объяснительные записки;
акты нарушения трудовой дисциплины;
приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

страницы паспортов;
свидетельства о присвоении ИНН;
карточки СНИЛС;
свидетельства о браке и рождении детей;
военные билеты.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

об образовании;
о повышении квалификации;
об отсутствии судимости;
аттестационных листов;
характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
каждый лист нумеруется;
документы подшиваются в хронологическом порядке;
сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
максимальное количество листов в одном томе — 250;
каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

У предпринимателя хранится стандартная информация о работниках: имя, контакты, номер паспорта, прошлые места работы. Такая информация — персональные данные людей. Собирать, хранить и удалять её нужно по правилам из закона.

Если персональные данные хранить неправильно, бизнес оштрафует Роскомнадзор. В ещё худшей ситуации личная информация утечёт к банкам, конкурентам и бывшим супругам работников. Тогда к штрафу добавится обязанность компенсировать моральный вред.

Чтобы избежать штрафов и судов, нужно один раз настроить работу с персональными данными сотрудников. Хорошая новость в том, что это несложно сделать самостоятельно. Рассказываем как.

Основная информация о персональных данных:

Глава 14 Трудового кодекса РФ

Закон № 152-ФЗ О персональных данных

Положение об особенностях обработки персональных данных без средств автоматизации

Каких работодателей касаются правила о персональных данных

Каждый человек сам решает, что и кому сообщать о себе. Это его частная жизнь, она конфиденциальна.

Чтобы информация о частной жизни не распространялась, действуют правила работы с персональными данными. Это следует из ст. 2 Закона № 152-ФЗ.

Предприниматели и организации, заключившие хотя бы один трудовой договор, отвечают за утечку сведений о частной жизни работников. Считается, что работодатели — операторы персональных данных. Они собирают информацию, хранят её в кадровых документах, передают в налоговую и пенсионный фонд. Основание — ст. 3 и 7 Закона № 152-ФЗ.

Правила работы с персональными данными не изменятся, если число работников вырастет до десяти или двух тысяч по всей стране.

Бизнесу без наёмного персонала в этом плане меньше хлопот. За свои паспортные данные и номера банковских карт предприниматели отвечают сами. Требований нет, составлять документы не надо.

Что такое персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация о человеке, из которой можно понять, о ком речь — ст. 3 Закона № 152-ФЗ.

Более ясного определения нет. Поэтому работодатели обязаны следить за всеми документами, где есть имена, даты рождения, адреса и подобные сведения о работниках.

Вот список для ориентира:

Кадровые документы — трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, приказы об отпусках и выговорах, заявления на отпуск.

Копии документов от работника — паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении детей.

Бухгалтерские документы — расчётные листы по зарплате и премиям. Любые сведения о зарплате — это в принципе персональные данные, они секретны. Так сказано в Письме Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681.

Фото работника — например, на пропуск.

Отпечатки пальцев — это биометрические персональные данные. Для них те же правила.

Неформальные документы — резюме, анкеты, характеристики, тесты на психологическую совместимость скорпиона и змееносца в активной фазе луны.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Что будет за нарушение закона о персональных данных

За утечку персональных данных и даже формальные ошибки работодатели отвечают по административной, гражданской и уголовной ответственности.

Административная ответственность: штрафы

Работу с персональными данными контролируют Роскомнадзор и прокуратура. С внеплановой проверкой приходят по жалобе работника, в том числе бывшего.

Штрафуют за избыточный сбор данных, отсутствие в кадровой документации согласия работника, утечку и отказ уточнить сведения по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа — до 75 000 ₽.

Попасть на административную ответственность можно за сам факт нарушения закона. Проверяющие не будут разбираться, была ли реальная опасность, что мошенники оформят микрозайм по копии паспорта.

Компания использовала копии документов людей как черновики. Это незаконное распространение персональных данных. Прокуратура назначила штраф 25 000 ₽ — дело № 44а-1189/2018.

Гражданско-правовая ответственность: моральный вред работнику

Если по вине работодателя стали известны факты из частной жизни, работнику полагается компенсация морального вреда.

Дела о моральном вреде рассматривает суд по иску работника. Сумма компенсации зависит от последствий и бывает ощутимой.

Скриншот трудового договора с размером зарплаты работника попал в интернет. Компания не уследила или не придала этому значения. По всей видимости, был резонансный спор, но правило секретности персональных данных действует и тут. Работник отсудил 25 000 ₽ — дело № 33-4172/13.

Уголовная ответственность

В тяжёлом случае утечки данных о человеке через СМИ, интернет или как-то ещё публично на руководителя заводят уголовное дело по ст. 137 УК РФ.

В уголовном деле смотрят на реальный вред личной и семейной жизни человека. Например, на ютуб слили видео с камер в офисе — так жена менеджера узнала об измене.

Наказание грозит вплоть до лишения свободы на четыре года. Но такие дела, конечно, редкость.

Не уследивших за персональными данными кадровика, бухгалтера и директора можно уволить и переложить на них убытки от штрафов. Посмотрите нашу статью про дисциплинарную и материальную ответственность работников.

Правила работы с персональными данными работника

Правила о персональных данных разбросаны по разным законам. Мы собрали их в один столбик и упростили:

🔐 Персональные данные работника обрабатывают только с его письменного согласия.

🔐 Персональные данные работника нельзя никому сообщать без его согласия — ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Даже коллегам и членам семьи. Но есть исключения, связанные с угрозой жизни и здоровью. Например, врачам скорой помощи можно сказать про аллергию.

🔐 Работодатель берёт от работника только нужные для работы сведения — ст. 86 ТК РФ.

О политических взглядах, вероисповедании и сексуальной ориентации расспрашивать нельзя. Про здоровье можно выяснить только то, что нужно для конкретной рабочей функции.

🔐 Персональные данные получают у самого работника. Когда нужные сведения есть только у третьей стороны, с работника берут письменное согласие.

🔐 Работодатель на свои деньги обеспечивает физическую сохранность документов с персональными данными. Хранить документы в надёжном месте — одна из главных его обязанностей.

🔐 Данные о работнике должны быть точными и свежими. Работодатель обязан заменять, обновлять и удалять информацию по просьбе работника — ст. 5 Закона № 152-ФЗ.

🔐 Работник в любое время может получить бесплатно копию документов с персональными данными — ст. 89 ТК РФ.

🔐 В фирме назначают ответственного за персональные данные. Этого специалиста знакомят с правилами работы из закона.

Как настроить работу с персональными данными: инструкция

Чтобы законно собирать и хранить информацию о персонале, надо составить несколько скучных документов и кому-то поручить постоянную бумажную работу (возможно, самому себе). Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.

1. Составьте и утвердите локальный нормативный акт — Положение о защите персональных данных работников.

Обычно положение дублирует закон. Знакомьте с ним письменно каждого работника. Подписи удобно собирать на обратной стороне положения.

2. Назначьте ответственного за персональные данные.

Так нужно в силу ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ.

Назначенный человек будет отвечать за сбор согласий с работников и физическую защиту документов. Возьмите с него обязательство о неразглашении данных. Брать трудовые книжки, договоры и копии паспортов сможет только он.

ИП и организации с одним учредителем ответственным назначают себя.

3. Берите с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных.

Отсутствие согласия — популярный повод для штрафа. Отдельно оформлять согласие не надо, если пользуетесь типовой формой трудового договора для микропредприятия. В форме есть строка о согласии на обработку.

Если планируете получать сведения о человеке у третьих лиц, например, рекомендации с прошлых мест работы или справки о судимости, возьмите согласие и на это.

4. Храните документы с персональными данными в надёжном месте.

Критериев надёжности нет. Какие конкретно нужны меры безопасности и как не допустить утечку, решает работодатель. Это его право по ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ и п. 15 Положения.

Для хранения подойдёт сейф или ящик на замке. К такому месту не должно быть доступа у других людей, кроме ответственного за персональные данные.

Хранить информацию в электронном виде разрешено только на сервере в России по ст. 18 Закона № 152-ФЗ.

5. Уничтожайте персональные данные полностью.

Ненужные резюме, заявления и копии паспортов уничтожают. Сделать это надо так, чтобы никто не смог посмотреть и взять данные из них. Такое требование прописано в п. 10 Положения. Пользуйтесь шредером или мелко порвите бумаги.

Аналогичное требование к удалению данных с сервера: чтобы не осталось копий.

6. Если нужно, уведомляйте Роскомнадзор.

По общему правилу работодатель не обязан сообщать Роскомнадзору о сборе и хранении персональных данных.

Однако при использовании информации о людях не только в кадрах и бухгалтерии, работодатель отправляет уведомление — ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Например, когда сообщает банку о заработке сотрудника или подтверждает визовому центру место работы. В обоих случаях это передача персональных данных. Надо уведомлять Роскомнадзор.

А при работе через сайт с именами и контактами клиентов, вам совершенно точно нужен важный документ — Политика конфиденциальности.

Сделали все документы? Пройдите самопроверку на сайте Роструда. Это бесплатно и штрафов за найденные нарушения не будет.

7. Исполняйте требования закона не только формально.

Работодатель в курсе личной жизни подчинённых. Он давал справку о доходах для кредита, видел больничный лист на ребёнка и знает о недавнем разводе администратора.

Постарайтесь никому не рассказывать о жизни работников. Так вы не нарушите закон.

Статья актуальна на 09.02.2021

В процессе работы у кадровика либо бухгалтера часто возникает необходимость сформировать список сотрудников компании по каким-либо определенным критериям. Рассмотрим самые популярные варианты: например, руководитель поставил задачу кадровику предоставить перечень сотрудников с личными данными (дата рождения, паспортные данные, ИНН, Снилс). При правильном ведении учета и заполнения личных карточек сотрудников все эти данные можно оперативно сформировать в программе. Заходим в раздел Кадры-Кадровые отчеты-Личные данные сотрудников.

В открывшейся форме нужно установить отбор по дате, организации (в случае если в базе их несколько), далее нажимаем кнопку Настройка, здесь мы можем добавить отборы по сотрудникам, если нужны не все, либо по должностям. Для настройки вывода необходимых параметров переключаем Вид на расширенный

Переходим на вкладку Поля и сортировка, галочками отмечаем необходимые значения для вывода в отчет.

Далее нажимаем Закрыть и сформировать. Проверяем результат.

Если список сформировался с ФИО не в алфавитном порядке, то потребуется сделать дополнительную настройку. В разделе Настройки-Дополнительные Настройки:

Указать необходимые приоритеты для формирования отчетов.

Рассмотрим следующую задачу. Бухгалтеру нужно сформировать список работающих физических лиц с номерами телефонов и адресами электронных почт. Эти данные так же хранятся в карточке сотрудника, чтобы вывести общий список заходим в Кадры-Кадровые отчеты-Контактная информация сотрудников.

Принцип работы с отчетом аналогичен предыдущему случаю, устанавливаем даты формирования отчета, выбираем организацию, идем в настройке, задаем необходимые параметры. Проверяем сформировавшийся отчет. В список попадут те сотрудники, у которых требуемые данные заполнены в личной карточке.

Так же может возникнуть потребность в отчете по занимаемым должностям и условиям труда для анализа данных руководителю. Под эти нужды есть отдельный отчет, находится он так же в списке кадровых отчетов, называется Штатные сотрудники. Схема формирования однотипная, через настройки задали нужные отборы:

В открывшейся форме отчета переходим в настройки и устанавливаем отборы по дате увольнения: больше либо равно 01.01.2018 и меньше либо равно 31.12.2019, нажимаем закрыть сформировать

Таким образов в отчет попадут все уволенные за период с 2018 по 2019г.

Эти же данные можно вывести через отчет Кадровые изменения.

В шапке отчета задаем требуемый период 01.01.2018 по 31.12.2019г, переходим в настройки и устанавливаем Вид события-увольнение.

Полученный результат будет соответствовать предыдущему отчету, вопрос выбора отчета в данном случае остается на усмотрение пользователя.

В заключении рассмотрим еще один быстрый и простой способ формирования отчета по кадровым данных сотрудников. Заходим в раздел Кадры-Сотрудники, в этой форме переходим по кнопке Еще-изменить форму

отмечаем пункты, которые необходимы нам в отчете, далее нажимаем Применить

Затем снова кнопка Еще-вывести список-ОК.

Полученный результат сохраняем либо распечатываем.

Так же напоминаем, что периодически необходимо актуализировать персональные данные сотрудников, такие как паспортные данные. В программе реализована дополнительная проверка по ведению учета, при заполненных паспортных данных и дате рождения, при достижении сотрудником возраста смены паспорта в списке сотрудников будет выходить дополнительное предупреждение, для его анализа нужно открыть карточку сотрудника и будет доступно пояснение.

В данном ситуации необходимо связаться с сотрудником и запросить новые паспортные данные и ввести их карточку сотрудника по ссылке Личные данные

Далее по синей ссылке История изменения документа, удостоверяющего личность. Откроется окно для ввода данных по новому документу, затем ОК, Записать и закрыть.

Кадры решают все. Сотрудники выполняют широкий фронт работы и влияют на многие бизнес-процессы в организации. Без людских ресурсов ни одна компания не смогла бы существовать. Ценные кадры часто помогают опередить конкурентов, увеличить выручку и стабилизировать бизнес.

Зачем и когда нужно?

Многие не понимают, зачем им знать сотрудников организации? Ведь нужно отталкиваться от себя, а не смотреть на другие компании. Однако такой подход в корне неверный. Если не анализировать конкурентов в отрасли, можно потерять клиентов, лишиться прибыли и отойти на вторые роли в бизнесе.

О чем говорит наличие штата сотрудников:

Полноценная экономическая и хозяйственная деятельность;
Долговременное нахождение на рынке и стабильность работы;
Учёт в ФНС и других органах.

Если в компании числятся подозрительные лица без намека на профессионализм – есть риск нарваться на мошенников.

Когда еще нужно знать сколько сотрудников числится на предприятии:

Анализ конкурентов

Недостаточно просто знать о контрагентах. Необходимо анализировать их деятельность, учитывать успехи, подсматривать фишки, нововведения. Если вы проводите глубокий анализ конкурента, узнайте и штат компании. Это позволит составить объективную и максимально полную картину. Отсутствие сведений о сотрудниках организации – большое упущение. А вдруг там ценные кадры или иностранные специалисты?

Переманивание кадров

Изучение процессов в организации

Если вы входите на рынок с нуля, необходимо оценить внутренние процессы в успешной компании контрагента, скажем, в сфере грузоперевозок. Отчет о численности водителей, логистов, операторов колл-центра, технических сотрудников и руководящего состава даст объективную картину. На ее основе вы сможете сделать выводы о будущей команде вашей организации. Например, сколько всего людей задействовать, с какой квалификацией, каких кадров не хватает прямо сейчас и т.д.

Легальные способы узнать и что для этого нужно – ТОП 3

Напрямую узнать информацию вряд ли получится. Поэтому есть несколько легальных способов найти сведения о штате компании. Ими можно пользоваться абсолютно законно, поскольку они не нарушают ничьих прав и свобод.

Способ 1

Как узнать численность персонала организации:

Бывает, что информация на сайте некорректная. В таком случае можно сообщить об ошибке в ФНС, воспользовавшись формой обратной связи.

Способ 2

Да и поиск ограничивается рамками одного-двух офисов. Если у компании несколько филиалов, да еще и в разных городах России – второй способ нерационален.

Способ 3

Третий способ посложнее. Придется запастись терпением и поискать сотрудников конкурента в интернете. Для этого подойдут социальные сети: Вконтакте, Instagram, Facebook и другие. Также зайдите на тематические форумы и сайты поиска работы, например – Avito или HeadHunter (hh). Если сотрудник компании регулярно обновляет резюме, значит он ищет лучшие условия. Вы можете откликнуться и выслать ему предложение на собеседование. В любом случае на таких сайтах можно выяснить ФИО, телефон и другие контакты работников.

Минус в том, что список персонала предприятия узнать не удастся. Зато можно связаться с интересующими кандидатами.

Возможные трудности

Самостоятельный анализ конкурентов подходит всем, но таит в себе объективные сложности.

С чем предстоит столкнуться?

Много времени. Разузнать обо всех работающих в компании за 1-2 дня не получится. Глубокий анализ занимает не один месяц. За это время контрагент может обновить штат, пригласить новых квалифицированных специалистов из-за границы, перекрыть источник утечки информации… Да и сам поиск отнимает драгоценное время.
Репутационные риски. Если действовать топорно, конкурент спокойно вас обнаружит. Стоит ли говорить о подмоченной репутации? Так вполне возможно вместо списка ФИО чужих сотрудников испортить отношения в деловых кругах.
Нарушение закона. Иногда желание узнать о контрагенте толкает на нечестные методы. И реальность такова, что пойманному может грозить уголовное наказание, например – за промышленный шпионаж по ст. 183 УК РФ.

Наш сервис – узнать быстро и просто

Мы оказываем услуги по поиску количества сотрудников, в том числе по ИНН. По завершению поиска вы получите выписку с детальной информацией о штате конкурента.

Наиболее полные сведения о работающих в организации (вплоть до ФИО, зарплаты и контактов).
Собираем информацию за 2, 3 или 4 дня – в зависимости от тарифа.
Четкая структура с комментариями экспертов.
Абсолютно легальные методы поиска информации.

Зачем унижаться перед конкурентами и рисковать деловой репутацией? Доверьте поиск нам, и мы найдем всех сотрудников вашего контрагента без лишнего внимания с его стороны.

Осведомлён — значит вооружён. В условиях конкурентной борьбы эта истина приобретает особое значение. Например, найти бывших сотрудников какой-либо фирмы и узнать все подробности о деятельности компании — это отличный вариант не повторить чьих-то ошибок и способствовать более успешному развитию своей компании. Когда может помочь информация о персонале организации и фонде заработной платы? Как узнать подобные […]

Организовать компанию в условиях жёсткой конкурентной борьбы — задача не из лёгких. Добиться успеха — ещё труднее. В любом деле опыта набираешься путём проб и ошибок, а также беря пример с тех, кто уже прошёл путь становления и развития. Лучший способ узнать нужные сведения — провести анализ конкурентов. Например, выяснить, какой численности необходим штат для […]

Информация о доходах конкретного человека может быть интересна многим. И не всегда причиной подобного интереса является простое любопытство. Расскажем, в каких случаях это необходимо и как узнать зарплату человека. Зачем и когда нужно Причины могут быть самыми различными. Приведём примеры наиболее распространенных ситуаций, которые побуждают искать способы, выяснить доход постороннего человека. С целью взыскания алиментов […]

Читайте также: