Для чего нужен план работы

Обновлено: 14.05.2024

К осознанному планированию я шла долго. Мне всегда казалось, что я тот человек, который способен удержать внутри своей головы тонну информации, распланировать свой день, неделю и месяц, расставить приоритеты и выявить важное.

На практике же бОльшую часть времени я прокрастинировала, так как вся информация, накопившаяся за длительное время, рождала в голове ощущение каши. Конечно же, я делала какие-то дела, но до настоящих результатов мне было очень далеко.

В борьбе с замутненным сознанием и непонимаем, куда бежать и за что хвататься, я выписала все дела, которые крутились в моей голове. Все, что я должна или хочу сделать. Список на листке бумаги каким-то чудесным образом изменил все. Так началась моя история составления планов.

Почему важно составлять планы

Если вы, как и я когда-то, верите, что для эффективной работы вам вовсе не нужен план, попробуйте ради эксперимента написать, чего вы хотите достичь и что вы предпримете для этого. Что у вас получилось? Часто — это разрозненные дела, обрывки мыслей. Иногда — это полный растерянность и неспособность написать даже несколько дел. Но даже в случае, если вы напишите огромный список дел, сможете ли вы за несколько секунд выбрать, какие дела нужно сделать в первую очередь, какие можно отложить, а какие можно вычеркнуть вообще.

План позволяет навести порядок в мыслях и является одним из способов борьбы с прокрастинацией. Одной из причин, почему мы откладываем дела, является непонимание того, что может быть сделано сейчас, в том числе — сложности с выбором задач. Когда в голове крутятся мысли “мне надо сделать это, это, вот это и еще вот то”, вы не можете решиться, за что взяться и заканчиваете свой день, сидя на диване с ощущением паники и того, что все выходит из под контроля, что дел слишком много и вы не справляетесь.

Как написать план, если в голове каша

В ситуации, описанной выше, когда вы обнаружили себя с ощущением перегрузки и незнанием, что же делать сейчас, рецепт прост: берите лист бумаги и пишите. Пишите все, что сидит в вашей голове и не дает покоя. Все дела, которые вам необходимо сделать сегодня, на этой неделе, в этом месяце и даже в этом году. Распишите все, что вас мучает.

Когда список будет готов, я уверена, что вы почувствуете облегчение. Теперь нам требуется распределить дела по важности и срочности.

Посмотрите внимательно ваш список и отметьте звездочкой (или как вам угодно) те дела, которые нужно было выполнить “еще вчера”. Кружочком отметьте те дела, которые важно сделать сегодня, но не прямо сейчас. Стрелочкой отметьте то, что можно перенести или вообще выкинуть из списка. Проделайте это для всех дел на неделю.

Теперь, когда вы провели сортировку дел, вы видите, с чего вам нужно начать. Не откладывайте, берите первое дело с экстремальной срочностью (дело из категории “нужно было еще вчера”) и принимайтесь за его исполнение. Далее переходите к делам, которые нужно завершить сегодня. Если после этих дел остается время, сделайте что-нибудь из списка со стрелочками. Если времени нет — перенесите дела на другие дни.

Как составить план, когда цель слишком большая или абсолютно незнакомая

Год назад я решилась провести вебинар по теме новогодних желаний. Идея меня вдохновляла, желание свернуть горы бурлило внутри, но я ничего не делала. Почему? Потому что не знала, как подступиться к этой новой для меня теме — проведение вебинара. Я, как и многие, была слушателем многих вебинаров, но как организовать процесс с той другой стороны, я не имела представления.

С приближением даты вебинара я поняла, что откладывать больше нельзя. Я села и написала все, что я знаю о вебинарах (что нужна презентация, хороший интернет и т.п.), все дела, которые я уже могу сделать, и все, что я не знаю (как выбрать площадку, как провести трансляцию и т.п.). У меня получилось 2 списка — список задач и список вопросов.

Далее я села и ответила на все свои вопросы. Да, даже если вам кажется, что вы ничего не знаете, на самом деле какой-то ответ у вас все равно имеется. Например, на вопрос “как выбрать площадку для проведения вебинара?” я ответила “спросить Дашу, Лену и Аню (поскольку у них есть опыт вебинаров)”. Эти ответы я также дописала в список задач. В итоге, у меня получился большой список дел, которые я УЖЕ могла начать делать. Задача перестала казаться нереальной. Процесс пошел.

Если сейчас перед вами стоит новая или сложная задача, пугающая вас, сядьте и напишите эти 2 списка, о которых я писала выше. Ответьте на свои вопросы и переходите к чтению текста ниже.

Получив первоначальный список дел, нам необходимо расставить приоритеты, наметить промежуточные результаты и поставить сроки. Если вы проделали упражнение из статьи “ Повышение продуктивности: как взломать свой поведенческий код ” и определили свои условия продуктивности, начинайте внедрять их на этапе планирования (для меня был важен четко определенный конечный срок и результат). Также на этом этапе важно отсечь те дела, которые делать необязательно. Приступая к чему-то новому, мы часто хотим сделать все идеально, поэтому добавляем в список много дел, которые на первом этапе лучше не пытаться реализовать.

Посмотрите на свой список дел и примените к нему правило Паретто. Отсеките все то, что можно отсечь. Когда вы закончите более важные дела и ваша цель будет близка как никогда, тогда вы сможете добавить “красоты”, но пока оставьте лишь самое необходимое, то, без чего ваша цель не будет реализована. Не гонитесь за идеальным решением, начните с прототипа.

Теперь выберите составляющие вашей цели. В примере с вебинаром я выбрала следующие промежуточные подцели:

— написание речи и репетиция,

— техническая подготовка к вебинару (выбор площадки, тест функций, подгрузка презентации и т.п.).

Все свои задачи я разнесла по этим трем категориям.

После этого определите, какая подцель идет первой, какая за ней, а какая параллельно. Написание и репетицию речи я оставила на самый конец, поэтому дела из этого списка я делала в самую последнюю очередь и не отвлекалась на них в начале. Часть дел из технической части я поставила в главный приоритет (выбор площадки), далее пошла подготовка презентации.

Разбейте крупные дела на конкретные действия, запишите все ресурсы, которые вам необходимы…и приступайте! Ваш первый план готов!

Что можно сделать, чтобы помочь себе

  • Ежедневно перед началом работы потратьте 5 минут, запишите свои цели и приоритеты. Это вернет фокус внимания на текущие задачи и поможет избежать зависания в соц.сетях. После того, как вы запишите свои цели и приоритеты, перечислите задачи, которые вы сегодня сделаете.
  • Оформляйте ваши планы таким образом, чтобы вам хотелось на них почаще смотреть. Используйте стикеры, цветные маркеры, красивую бумагу.
  • Не перегружайте свой ежедневный план. Лучше написать меньше, но выполнить список, чем изо дня в день переносить одни и те же задачи, на которые у вас не хватило времени.
  • Заведите себе партнера по планированию и раз в неделю обсуждайте с ним свои задачи и проблемы. Вместе с единомышленниками процесс идет легче.

Как и где планировать

В вопросах планирования важно найти “свои” инструменты. Пробуйте разные способы ведения плана — бумажный, электронный, списки, таблицы, майнд-карты.

В бумажном ежедневнике я использую систему Bullet Journal . Она претерпела некоторые изменения, но в общем, очень мне нравится. Также у меня есть мини-блокнот, в который каждое утро перед работой я переписываю цели и записываю список дел на день.

В дни, когда я не чувствую высокой концентрации, я начинаю планирование с фрирайтинга. Пишу свои приоритеты и спрашиваю себя, что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой цели. Сначала со скрипом, но дела появляются, а фокус становится четче.

В Trello я веду несколько досок, они носят стратегический характер. Туда я записываю все идеи и дела, которые мне нужно обдумать, задачи на дальнее будущее. Там же у меня имеется список клиентов, доработок по сайту и прочее.

Майнд-карты для меня достаточно новый инструмент, но он позволяет по некоторым задачам прописать последовательность действий. Я не использую его повседневно, но для сложных задач он помогает мне наметить главные составляющие и разделить дела по категориям.

Никто не сможет дать вам идеальный рецепт того, как именно вам стоит вести вашу систему планирования, однако без опробования разных методик, прийти к своей собственной будет практически невозможно.

Пробуйте, экспериментируйте с разными методами, планируйте и, конечно же, действуйте!

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Планирование деятельности является частью управления предприятием, что предполагает нахождение приоритетных целей и возможностей их достижения. Это обширная область, включающая план предполагаемых затрат, улучшение состояния структуры, обеспечение согласованности деятельности подразделений. В завершении работы контролируется достижение поставленных результатов.

Что входит в планирование деятельности?

Планирование – это менеджерская задача. Работа происходит по трем базовым направлениям:

  1. Определение текущего состояния предприятия. Задача подразделяется на оценку экономического состояния компании, определение сфер, в которых предприятие функционирует эффективнее всего. Должны быть также найдены сферы, в которых требуется срочное улучшение. На основании текущего состояния можно установить, каких целей можно достигать при имеющихся ресурсах.
  2. Определение стратегических задач. Рассчитываются они исходя из конкурентной среды, технологий, пожеланий руководства, ситуации на рынке.
  3. Определение имеющихся и необходимых ресурсов. Понятие ресурсов включает в себя и технологии, и оборудование, и кадровый состав.

Исходя из данных задач, можно вывести структуру работы по планированию:

  • Нахождение реалистичных целей.
  • Определение показателей, на основе которых можно оценивать деятельность предприятия с точки зрения стратегии.
  • Нахождение перечня приоритетных задач, которые можно решить в данной ситуации и при имеющихся ресурсах.
  • Установление гибкой методики планирования, которая позволит достичь целей, определенных ранее.

Планирование – это комплексная задача, без которой не может обойтись ни одно развивающееся предприятие.

Как проводится анализ планирования?

Анализ предполагает оценку эффективности планирования. Для ее нахождения нужно ввести определенные критерии. Самый простой критерий – прибыльность. Рассмотрим иные показатели:

  • Продуктивность применения трудовых ресурсов.
  • Эффективность работы производственных подразделений.
  • Выгода от инвестиционной деятельности, активов.
  • Расширение предприятия.

На ранних этапах планирования менеджер определяет цели на заданный период. В завершении этого периода фактические показатели сравниваются с целями. Процент от совпадения и будет показателем эффективности плана.

Цели и виды

Рассмотрим основные цели планирования:

  • Установление объективных перспектив структуры.
  • Рациональное применение имеющихся ресурсов.
  • Определение того, какие ресурсы нужно приобрести для достижения поставленных задач.
  • Снижение риска банкротства до минимума.
  • Полноценное осуществление научно-технической политики.
  • Оптимизация контрольных мер.

Планирование позволяет создать объективную картину деятельности предприятия, увидеть его слабые места.

Разновидности

Планирование можно подразделяться на разновидности в зависимости от определяющих признаков. К примеру, признаком является масштаб охвата. Планирование, в свете данной категории, делится на следующие типы:

  • Общее (предполагает определение совокупных целей работы во всех областях предприятия).
  • Частное (относится только к определенной области).

Если рассматривать содержательную часть, выделяются следующие типы планирования:

  • стратегическое (определение дальних целей и ресурсов для их достижения);
  • оперативное (предполагает анализ текущей деятельности и установление тактических целей);
  • текущее (заключается в постановке задач на текущий год).

ВНИМАНИЕ! Стратегическое и текущее планирование дополняют друг друга. Второй вид основывается на поставленных целях в долгосрочной перспективе.

Тип планирования зависит от области, в которой ставятся задачи:

  • производственная часть;
  • финансовая сфера;
  • кадровые вопросы.

Планирование предполагает определение временного отрезка, на который устанавливаются цели и задачи. Исходя из этого, работа может быть:

  • краткосрочной (от месяца до года);
  • среднесрочной (1-5 лет);
  • долгосрочной (более пяти лет).

Планирование может быть:

  • жестким (то есть, его нельзя скорректировать);
  • гибким (план построен с учетом вероятных изменений).

ВНИМАНИЕ! Жесткий метод на предприятиях применяется крайне редко. Ему сложно следовать. Большую эффективность показывает именно гибкая система.

Методы

Метод предполагает инструмент, посредством которого происходит планирование деятельности. Могут применяться сразу несколько методов. Рассмотрим их разновидности:

  • Балансовый. Менеджер определяет баланс между имеющимися потребностями и ресурсами, которые есть на предприятии. Определяется перечень ресурсов, которых нет. Находятся источники их получения;
  • Расчетно-аналитический. Необходим для нахождения показателей, нужных для анализа достижения поставленных целей. Изучается их динамика. Показатели могут быть следующими: прибыльность, производительность, рентабельность, уменьшение себестоимости;
  • Графо-аналитический. Ключевой инструмент данного метода – графики. Они помогают определить связь показателей и прочих факторов. К примеру, прибыльность соотносится с текущей ситуацией на рынке;
  • Программно-целевой. Актуален при работе над программами. Необходим для стратегического планирования. Основная особенность метода – определение эффективности исходя из конкретных результатов. Менеджер ставит цель. Она разбивается на задачи и подзадачи. Обычно цель решает проблему в одной сфере. К примеру, предприятие желает расшириться. Глобальная цель – освоение новых рынков. Задачами может являться заключение договоров в других регионах, аренда помещения, решение транспортных проблем;
  • Экономико-математические методы. Основным инструментом является расчет. Выполняется он при помощи вычислительной техники. Помогает определить количественные показатели. Обеспечивает возможность разработать несколько альтернатив, из которых выбирается наилучшая на данный момент.

Элементы планирования есть в любой организационной структуре. Ярким примером является бизнес-план, составляемый на ранних этапах функционирования компании. По сути, это определение дальнейшей деятельности организации, основанное на объективных предпосылках (к примеру, конкуренция). Бизнес-план решает сразу несколько задач. Он позволяет привлекать инвестиционные средства, обеспечивает видение деятельности компании.

Обычно планированием занимается менеджер. Но, если предприятие очень крупное, данная задача может быть делегирована более узкому специалисту. При осуществлении данной деятельности важно видеть реальную ситуацию, строить план на основании имеющихся внешних и внутренних факторов. Всё это позволит не просто вывести компанию на новый уровень, но и сделать это с максимальной экономией, уменьшением затрат на достижение целей.

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 13 человек(а).

Количество источников, использованных в этой статье: 7. Вы найдете их список внизу страницы.

План работ — это краткое описание целей и действий, с помощью которых человек или группа людей могут достичь поставленных целей, и описание, которое помогает читателю лучше понять всю широту проекта. План работ, неважно, используемый в рабочих или академических целях, поможет организованно работать над проектом. С помощью плана работ вы разбиваете весь процесс на небольшие, выполнимые цели и определяете этапы, через которые вам нужно пройти. Чтобы быть готовыми к будущим проектам, научитесь писать рабочий план.

Изображение с названием Write a Work Plan Step 1

  • На рабочем месте рабочий план помогает начальнику знать, над чем сотрудник будет работать в течение нескольких следующих месяцев. Такой план, как правило, составляют сразу после ежегодного отчета о результатах работы или перед тем, как команда приступает к большому проекту. Рабочий план может также быть результатом заседания, посвященного стратегическому планированию, которое организация проводит в начале календарного или фискального года.
  • В академической сфере рабочий план может помочь студентам создать рабочее расписание для большого проекта. Он также может помочь преподавателям спланировать материалы курса на семестр.
  • В личном проекте рабочий план поможет вам описать, что нужно делать, как вы планируете это делать и к какой дате вы планируете закончить. Персональный рабочий план, хоть это и необязательно, поможет следить за вашими целями и достижениями.

Изображение с названием Write a Work Plan Step 2

  • Вступление должно цеплять и быть коротким. Напомните вашему начальству, зачем вы пишете этот рабочий план. Представьте специфику проекта(-ов), над которым вы будете работать в течение этого периода времени.
  • В предпосылках нужно выделить причины, по которым вы создаете этот рабочий план. Например, изложите детали или статистику последних отчетов, выделите цели которые должны быть поставлены или составьте список рекомендаций или отчетов, полученных вами с прошлых рабочих проектов.

Изображение с названием Write a Work Plan Step 3

  • Цели должны давать общее представление о вашем проекте. Включите в список желаемый конечный результат вашего рабочего плана. Он должен быть общим; например, поставьте цель закончить научную работу или узнать больше о написанном.
  • Задачи должны быть осуществимыми и конкретными. Другими словами, нужно сделать так, чтоб вы могли вычеркивать их из списка по мере выполнения. Например, найти людей на интервью для исследования будет хорошей задачей.
  • В большинстве рабочих планов, если задачи сильно отличаются, их разделяют на краткосрочные, средние и долгосрочные задачи. Например, краткосрочная задача компании увеличить аудиторию на 30 % за три месяца, может сильно отличаться от долгосрочной задачи за следующий год укрепить узнаваемость бренда в социальных сетях. [3] X Источник информации
  • Задачи обычно пишут в действительном залоге и с использованием глаголов действия со специфическими значениями ("планировать," "писать," "увеличить," и "измерить") вместо глаголов с расплывчатыми значениями ("изучить," "понять," "узнать" и так далее). [4] X Источник информации

Изображение с названием Write a Work Plan Step 4

  • Конкретика (Specific). Что именно мы будем делать и для кого? Продумайте для какого слоя населения вы будете предоставлять услуги и что конкретно вы будете делать, чтобы помочь этим людям.
  • Измеримость (Measurable). Можно ли это измерить, дать оценку? Можете ли вы подсчитать результаты? Структурировали ли вы рабочий план так, чтобы "уровень здоровья в южной Африке повысился в 2020?" или структурировали ли вы его так, чтобы "случаи ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке уменьшился на 20 % к 2020?"
    • Помните, что основные данные должны быть исчисляемы, написаны в цифрах. Если вы не знаете коэффициент заболеваемости ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке, будет невозможно с уверенностью утверждать, что этот уровень снизился на 20 %.
    • В некоторых случаях нужно проконсультироваться с экспертами или знатоками, чтобы убедиться, реальны ли задачи вашего рабочего плана.

    Изображение с названием Write a Work Plan Step 5

    • Например, на рабочем месте ресурсы могут включать финансовый бюджет, персонал, консультантов, здания или комнаты и книги. Детальный бюджет может быть лишним, если ваш рабочий план более формальный.
    • В академической сфере ресурсы могут включать доступ к разным библиотекам; такие материалы для исследования, как книги, газеты и журналы; доступ к компьютеру и интернету; профессора и отдельные личности, которые могут помочь вам, если у вас возникнут вопросы.

    Изображение с названием Write a Work Plan Step 6

    Обозначьте любые ограничения. Ограничения — это любые препятствия, которые могут встать у вас на пути к достижению целей и задач. Например, если вы работаете над исследованием для школы, может получиться так, что в вашем расписании не будет достаточно времени на исследование и проверку правописания. По этой причине, возможно, у вас возникнут трудности с расписанием и вам придется пересмотреть его, чтобы успешно закончить свой рабочий план.

    Изображение с названием Write a Work Plan Step 7

    Определите, кто ответственный. Ответственность — первая необходимость для хорошего плана. Кто ответственен за выполнение каждого задания? У вас может быть команда людей, работающих над заданием, но один человек должен обязательно отвечать за то, чтобы задание выполнялось вовремя.

    В своем блоге я не раз упоминал, что регулярно составляю планы на год, месяц, неделю и день. Пришло время поделиться с Вами секретами Полишинеля, которые помогают мне делать это.


    Зачем нужен план работ?

    В моем понимании, план работ — это систематизированная цепочка действий, которые приводят к достижению поставленных целей. Вместо того, чтобы держать весь массив информации в голове, я разбиваю процессы выполнения проектов на этапы, а затем и на небольшие выполнимые задачи. Да, на эту работу уходит некоторое время: пару лет назад на то, чтобы составить план на месяц у меня уходило несколько часов — не меньше.

    Но я на практике убедился — эта работа приносит свои плоды:

    Сейчас я даже представить не могу, как жил без планов. Если раньше мою жизнь можно было описать как хаотичный набор действий, то теперь я уверен, что следую строго по направлению к моим глобальным целям.


    Как приступить к планированию?


    Приступать к планированию месяца нужно за пару дней до его наступления. Так, с первых чисел Вы будете уже в строю и с готовым списком дел.

    Если Вы впервые беретесь за эту работу, постарайтесь выделить 2-3 часа и начать с планирования на год. Пусть это будет легкий поверхностный обзор, но он поможет Вам составить адекватную модель дел на месяц, которая не позволит отклониться от заданного курса.

    Для этого необходимо:

    • Определить жизненные ценности. На первой странице ежедневника пропишите,
      к чему Вы стремитесь, кем видите себя через 10-15 лет и что Вы можете сделать
      за год для приближения к цели.
    • Выделить сферы жизни, которые необходимо развить.
    • Выписать Ваши желания. Подумайте, что делает Вас счастливым?

    Когда основные ориентиры на год готовы, можно приступать к конкретизации целей на месяц.


    Определяем цели

    Что Вам нужно сделать в грядущем месяце, чтобы приблизиться к глобальной цели?
    Какие проекты Вас ожидают?

    При составлении целей придерживайтесь SMART-подхода:


    Разделяем путь к этой цели на этапы

    Вы прописали цели на месяц, на выполнение некоторых из них у Вас уйдет несколько дней, а на какие — несколько недель. Чтобы проекты могли идти параллельно и Вы могли грамотно распределить ресурсы, необходимо разбить цели на задачи.

    Определите, какой набор действий нужно сделать, чтобы достичь желанного результата. Так необходимо поступить с каждой целью. В итоге у Вас получится массив дел, которым нужно уделить внимание в следующем месяце.

    Помните, что это план-минимум. Вполне возможно, что за месяц у Вас появятся новые цели или проекты, которые потеснят изначальные планы. Вы должны быть готовы к этому как морально, так и физически.

    Обозначьте заранее все возможное ограничения, из-за которых придется корректировать планы. Например, Ваш клиент может задержать сроки и согласовать план работ на неделю позже. Продумайте заранее, как Вы будете действовать в сложившейся ситуации.


    Распределяем задачи по неделям и дням


    Теперь нужно взять в руки календарик и распределить задачи и проекты по неделям и дням месяца. Я для этого черчу в блокноте крупный формат календаря на месяц, оставляя под каждым днем место для записи.

    Начинать стоит с фиксированных дел, которые требуют выполнения в сжатые сроки. Например, встречи, сдачи проектов, выплаты и т.д. Эти задачи заносятся в календарь, а затем переносятся в дневной план.

    Также стоит отметить дедлайны целей, которые Вы обозначили на первом этапе.
    Обычно я пользуюсь цветом, отмечая срок завершения.

    Дела, которые можно выполнять в течение всего месяца, я выношу в виде отдельного списка. Он всегда перед глазами, когда я формирую план на неделю или день, и постепенно выполняются.

    Проделали эту работу? Вы великолепны! Теперь каждую пятницу или субботу, когда Вы будете садиться за стол и составлять план работ на неделю, Вам не придется вытягивать дела из головы — все задачи будут перед глазами, а значит ни одна из них не будет забыта.


    Как приучить подчиненных к планированию

    На одним только личных планах я не остановился. Одна из моих жизненных целей — развитие собственной компании. Для ее реализации мне необходимо,
    чтобы сотрудники компании были продуктивны, а без планов этого добиться сложно.


    Я начал с планов и отчетов по каждому дню. Суть этих процессов заключается в следующем: каждый сотрудник составляет план на день, исходя из восьмичасового рабочего дня. Выполнив все дела и собираясь покинуть офис, каждый работник должен отчитаться: какие задачи были выполнены и сколько времени на них ушло.

    С таким подходом мне не нужно стоять у каждого за спиной и следить за тем, чтобы никто не отвлекался на посторонние дела. К концу дня у меня на руках готовый результат, по которому можно судить как продвигается работа по проектам и какова продуктивность каждого работника.


    Образец плана работы на месяц

    Чтобы Вам было ещё проще составить план дел на месяц и на неделю, я нашёл наглядный пример и прикрепил четыре шаблона на выбор:

    Вот пример плана на неделю, его можно продолжать расписывать и на весь месяц:



    Заключение

    Как только Вы перестанете относиться к планированию, как к утомительному процессу, который отнимает свободное время, Вы увидите, к каким результатам он приводит.
    Я считаю, самое сложное в этом деле — начать. Пересильте себя, взгляните на свою жизнь масштабнее и планы станут неотъемлемой ее частью.

    Читайте также: