Для чего нужен акт о выполненных работах

Обновлено: 19.05.2024

Акт приема работ по договору — это документ, подтверждающий выполнение работ и оказание услуг по договору в указанном объеме и соответствующего качества.

Для того чтобы подтвердить, что все услуги, о которых договорились стороны, оказаны и заказчика удовлетворяет их качество, составляют акт выполненных работ по договору оказания услуг. Его подписание предусмотрено ст. 720 ГК РФ (Приемка заказчиком работы, выполненной подрядчиком) в качестве подтверждения выполнения работ подрядчиком. Но ее применяют и к обсуждаемым правоотношениям на основании ст. 779 ГК РФ (Возмездное оказание услуг).

Основания для составления

На основании норм действующего российского законодательства акт приемки — это подтверждающий выполнение обязательств по соглашению. Основание для его составления — окончание взаимоотношений, выполнение полностью или частично указанных в контракте условий. В данном документе фиксируют и отступления от предусмотренного порядка. Но в соответствии со ст. 720 ГК РФ заказчик не вправе ссылаться на ненадлежащее исполнение обязательств, если недостатки результата исполнения контракта не указаны в документе о приемке, либо в нем не указано, что у заказчика есть право на предъявление недостатков в дальнейшем (например, при обнаружении скрытых дефектов).

Нормы Гражданского кодекса не устанавливают обязательность составления такого документа, но он часто используется на практике. Форма приложения к договору разрабатывается самими сторонами. Акт часто является приложением к контракту, которое в силу подписания приложения сторонами становится обязательным для них. В ряде случаев составляется акт выполненных услуг без договора, заключенного в письменной форме. Например, для подтверждения выполнения сделки, заключенной устно.

Бланк

Ранее использовались унифицированные бланки по форме №КС-2, номер по ОКУД 0322005, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №100 от 11.11.1999. Но с января 2013 года эти формы не являются обязательными.

Бухгалтеры рекомендуют в качестве шаблона использовать универсальный передаточный документ и акт оказанных услуг к договору формировать на его основе. ФНС РФ отдельно разъяснила в приложении к Письму №ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013, что можно использовать универсальный передаточный документ. При этом необходимо учитывать, что ФЗ-402 от 06.12.2011 предъявляет обязательные требования к содержанию первичного учетного документа, которым и является обсуждаемый документ в соответствии со ст. 9 этого закона. А письма ФНС России от 22.04.2019 №ЕД-4-15/7638, от 23.12.2015 №ЕД-4-15/22619 утверждают, что УПД разрешается дополнять любыми другими показателями для отражения специальных условий сделок.

Впрочем, документ разрешено составить самим с учетом собственных интересов сторон правоотношения.

Порядок оформления

В соответствии с ч. 2 ст. 9 ФЗ-402 форма акта в договоре, составленная по правилам, применяемым к первичному документу, должна включать следующие реквизиты:

наименование;
дату оформления;
наименование гражданина или организации, составившей его;
вид и объем услуг в денежной и натуральной форме с указанием принятой единицы измерения;
сроки предоставления (опционально: например, важно при услугах, связанных с арендой);
цена;
должности лиц, участвовавших в составлении;
подписи этих лиц.

Рекомендуется включить реквизиты основного контракта и графу, в которой в случае необходимости заказчик впишет оценку качества услуг, оказанных исполнителем (выявленных недостатках).

Эти реквизиты указывают в таком виде, чтобы была возможность их идентифицировать, так как они необходимы для составления бухгалтерской отчетности.

Образец

В качестве образца приведем акт к договору возмездного оказания услуг, используйте его как подсказку для составления собственного документа.

Индивидуальный предприниматель – сам себе начальник, и он должен уметь разбираться с множеством форм документации. Мы уже рассказывали о налоговых декларациях, всевозможных книгах, договорах, а сегодня поговорим об актах выполненных работ.

Акт выполненных работ (АВР) и оказанных услуг является документом, который подтверждает факт выполнения определенных обязательств, которые оговорены в договоре между ИП и заказчиком. Документ подтверждает, что одна сторона оказала необходимые услуги, соответственно, второй стороне следует совершить оплату.

Законодательно форма акта не закреплена. По сути, акт выполненных работ – это условное обозначение для многих документов. Бумаги могут называться актом приемки выполненных работ, приемки-сдачи или сдачи оказанных работ и так далее. Но сути дела это не меняет. Важно, чтобы название было оговорено сторонами в момент подписания договора, и впоследствии акты были названы соответственно.

Акты выполненных работ являются обязательными для тех предпринимателей, которые оказывают услуги другим ИП или организациям. А вот при взаимодействии с физлицами они не обязательны (исключение – строительные работы). Однако здесь могут потребоваться другие документы. Например, при оказании физлицам бытовых услуг (ремонт одежды, обуви, сантехнические, электромонтажные работы) исполнитель должен оформлять бланк заказа.

В таком бланке должна содержаться следующая информация:

ФИО предпринимателя
Юридический адрес предпринимателя
Сведения о государственной регистрации ИП
Наименование оказываемой бытовой услуги
Цена услуги
Дата оформления заказа и срок оказания услуги
Другие важные сведения (цена материала, процент износа изделия и пр.)
Подписи исполнителя и потребителя.

А что должно быть в акте выполненных работ?

Определенной универсальной формы для актов нет. Это значит, что любая организация может самостоятельно разработать для себя шаблон. Но важно, чтобы в нем имелись основные данные для сверки.

В произвольной форме акта должна быть указана следующая информация:

Акт выполненных работ обычно выглядит как таблица с шапкой из основной информации о договоре. Образец можно скачать, например, тут.

Когда ждать денег?

Здесь есть два варианта. Первый – оплата услуг после того, как составлен и подписан акт выполненных работ. То есть средства перечисляются уже после того, как результат принят заказчиком. Если заказчик не удовлетворен качеством работ, он может отказаться от подписания акта до того момента, пока исполнитель не устранит недоработки. В этом случае важно, чтобы все мелочи, форс-мажоры, сроки и детали работы были заранее прописаны в договоре.

Второй вариант – к слову, очень распространенный – работа по предоплате. То есть предприниматель сначала получает деньги, потом оказывает услуги, и только потом составляется акт выполненных работ. Если заказчик не примет работы и не подпишет акт – полученную предоплату придется вернуть. В случае, когда стороны не могут договориться полюбовно, окончательное решение принимает Экономический суд.

Сколько хранить акты выполненных работ?

Акт относится к первичным бухгалтерским документам (на основании него производится оплата). Для такого рода документов срок хранения составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки. Если проверка к вам не приходила, то хранить нужно 10 лет.

Другие сопроводительные документы

Дополнительно к договору и актам выполненных работ могут прилагаться пояснительные документы. Например, техническое задание или перечень оказываемых услуг. Утвержденных форм для них тоже нет – главное, указать, к какому именно договору они относятся.

Например, в техническом задании можно прописать конкретные параметры услуги, которую ИП будет оказывать клиенту. Так, в техзадании для предпринимателя, который ведет социальные сети заказчика, нужно привести названия пабликов, количество и объем постов, которые будут публиковаться, их тематику и время публикации – словом, все значимые параметры. Важно исключить любые разночтения, чтобы максимально быстро получить качественный результат.

Если ИП выполняет для заказчика несколько видов работ, цена на которые отличается, к договору должен быть прикреплен перечень оказываемых услуг. Там обязательно нужно указать наименование услуг, их краткое описание, сроки исполнения работы и стоимость. Пример бланка можно найти здесь.

Тщательное ведение бухгалтерии предпринимателя – верный способ избежать многих проблем как с заказчиками, так и с контролирующими органами. Лучше не лениться и тщательно оформлять всю необходимую документацию, чтобы не пришлось тратить заработанные деньги на штрафы и адвокатов. Успехов в делах!

Этот документ фиксирует приёмку проделанной работы и полученный результат. Подписать его должны как заказчик, так и подрядчик. Оформлять акт приёмки работы согласно п. 4 ст. 753 ГК РФ необходимо только в случае строительного подряда. При оказании услуг законодательство не требует составлять акт. Но на практике акт подписывают и в этом случае, поскольку он является доказательством удовлетворительного завершения отношений между заказчиком и исполнителем.

Документ можно применять в бухгалтерском и налоговом учёте для подтверждения доходов или расходов. Акт выполненных работ по договору оказания услуг допустимо использовать в качестве доказательства в случае судебного спора. Его подписание фиксирует дату окончания работы, и согласно п. 1 ст. 711 ГК РФ, заказчик с этого момента обязан оплатить ее. Таким образом, акт является одним из необходимых документов в хозяйственных отношениях.

Поскольку закон требует обязательно составлять акт только по договору подряда, то в остальных случаях в договор включают условие о том, что после приёма результата оформляют двусторонний акт выполненных работ. По договору оказания услуг подписывают акт об предоставленных услугах. Также в договоре можно определить прочие условия, а именно:

форму и содержание документа;
порядок его оформления, передачи и визирования;
последствия отказа от подписи.

Как оформляется акт выполненных работ

Унифицированный вариант документа предусмотрен только для приёма результата строительно-монтажных работ. Это форма КС-2, скачать бланк которой можно здесь. Во всех остальных случаях используют рекомендуемые шаблоны или составляют собственные, например, на основе той же КС-2.

Законодательство обязательные требования к содержанию акта не устанавливает. В соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона о бухучёте № 402-ФЗ формы первичных документов, для которых нет унифицированных вариантов, утверждает руководитель организации, а составляет их сотрудник, ответственный за ведение бухгалтерского учёта. Бланки для государственных структур оформляют в соответствии с бюджетным законодательством. Коммерческие организации кроме самостоятельно разработанных форм могут применять универсальный передаточный документ, шаблон которого рекомендован ФНС в письме от 21 октября 2013 г. N ММВ-20-3/96@

Какие сведения должны быть в акте

При оформлении акта желательно учитывать требования Закона о бухучёте к первичным документам. Для подтверждения факта хозяйственной деятельности в нём должны быть указаны:

дата составления;
название организации, выставляющей акт;
перечень видов и объёмы работ;
информация о цене в виде итоговой суммы и по каждой позиции отдельно;
должности и подписи лиц, которые отвечают за оформление документов.

Печать на акте проставлять не обязательно. Согласно ч. 2 ст. 9 Закона 402-ФЗ оттиск печати не входит в перечень необходимых для первичного документа реквизитов.

Для исключения спорных ситуаций стороны вправе добавить в акт дополнительные сведения.

Реквизиты договора, на основании которого он составлен. Это особенно важно, если между сторонами заключено сразу несколько договоров на работы или услуги.
Информация о выявленных недостатках. Обычно в акте указывают, что работа сделана качественно и в срок, у заказчика нет претензий. При этом в соответствии с п. 2 ст. 720 ГК РФ заказчик имеет возможность указать на изъяны, обнаруженные в ходе приёмки работ. Но если такой раздел не предусмотрен в акте, (например, используется форма КС-2) то у него не будет такой возможности. В этом случае лучше отказаться от подписания, составить отдельный документ с перечислением недостатков и передать его исполнителю. Если акт будет подписан без замечаний, то заказчик в последующем не вправе ссылаться на изъяны, которые могли быть выявлены во время приемки.

Порядок подписания

Если акт будет передан способом, отличным от указанного в договоре, он будет считаться ненадлежаще доставленным.

По общему правилу документ подписывают в бумажном варианте, сделать это должны уполномоченные сотрудники заказчика и исполнителя лично. Факсимильное удостоверение акта допускается только в случае, когда это предусмотрено договором.

Использование УПД в качестве акта выполненных работ

Форма универсального передаточного документа (УПД) разработана на основе счёта-фактуры и дополнена обязательными реквизитами в соответствии с Законом о бухучёте. ФНС предлагает его использовать как объединённый документ, тогда он будет иметь статус 1, либо просто как передаточный акт со статусом 2, который проставляется в соответствующей графе. Во втором случае обязательные для счёта-фактуры поля не заполняют значениями, а ставят в них прочерки.

Стороны договора могут дополнять УПД любыми данными, поскольку это рекомендованная к применению форма, а не унифицированная. Условие о составлении акта выполненных работ в виде УПД должно быть прописано в договоре. Посмотреть образец, скачать word-формат универсального передаточного документа можно здесь.

Акт оказанных услуг

Унифицированной формы этого документа нет, её можно разработать самостоятельно. Удобнее всего согласовать вариант акта, как приложение к договору, и использовать только его. Если же требования к форме документа договором не предусмотрены, то обычно его составляет исполнитель и предлагает заказчику для подписания.

Законодательство не требует обязательного оформления акта, который подтверждает оказание услуг. Но стороны могут самостоятельно предусмотреть его необходимость, определить его форму и сроки составления. Обычно документ содержит следующие сведения:

название с указанием номера договора и даты его заключения;
сведения о сторонах;
номер и дату подписания;
перечень услуг, их вид и объём;
общая стоимость;
период оказания;
наличие или отсутствие претензий к качеству услуги и срокам её предоставления;
количество экземпляров;
подписи сторон.

Акт оказанных услуг составляют в двух экземплярах. Оттиски печати ставят при их наличии в организации, поскольку обязательным реквизитом первичного учётного документа он не является. Стороны вправе включать любые дополнительные условия по своему усмотрению, добавить раздел для описания выявленных недостатков. Также в акте можно указать, что он является основанием для окончательного расчёта по договору.

Какие реквизиты наиболее важны

Несмотря на то, что закон не предусматривает для актов обязательных реквизитов, указание в них определенных сведений позволит избежать разногласий и споров между сторонами.

Номер и дата заключения договора. Особенно важно указывать их, если между заказчиком и исполнителем заключено несколько договоров на разные виды услуг. Без этих реквизитов невозможно определить, к какому конкретно договору относится данный акт, в случае судебного спора его не примут как доказательство предоставления услуги.
Сведения о выявленных недостатках. Если во время приёмки у заказчика возникли претензии по качеству или срокам, ему следует указать это в акте. При отсутствии в документе соответствующего раздела, заказчик может отказаться его подписывать и проставить отметку о том, что услуги не приняты в связи с обнаруженными недостатками. Информацию о них излагают в отдельном документе, например, претензии, и направляют её исполнителю. Если такую отметку не сделать, то в случае спора исполнитель может заявить, что отказ от подписи был немотивированным, и услуги придётся оплатить.
Сведения о передаче заказчику результата предоставления услуги, например, проекта договора, отчёта об оценке и т.д.

Срок подписания

При заключении договора об оказании услуг необходимо определить дату подписания акта. Это связано с тем, что часто услугой пользуются уже во время её оказания. В этом случае срок подписания определяют по правилам ст. 190-194 ГК РФ. Это может быть конкретная дата, наступившее событие или окончание определенного периода. Если срок в договоре не согласован, то акт оказанных услуг необходимо подписать в течение 7 дней с момента предъявления заказчиком или исполнителем соответствующего требования.

Если заказчик не подписывает акт

При выполнении работы исполнитель может предъявить её конечный результат. При оказании услуг иногда бывает сложно доказать факт их предоставления. Поэтому заказчик может без причины отказаться подписывать акт и оплачивать услугу. Чтобы исключить такую возможность, в договоре желательно предусмотреть следующие условия:

исполнитель вправе оформить односторонний акт, если заказчик уклоняется или немотивированно отказывается от подписи;
односторонний акт подтверждает факт получения услуг и считается основанием для оплаты.

Таким образом, составление завершающего документа после выполнения работ или оказания услуг является необязательным, но крайне желательным действием. Наличие акта и его правильное оформление позволит избежать споров и разногласий между сторонами договора.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Письмо Минфина России от 30 декабря 2020 г. N 02-07-07/116657 О применении актов о приемке выполненных работ унифицированной формы N КС-2 и справки о стоимости выполненных работ и затрат унифицированной формы N КС-3

Обзор документа

Письмо Минфина России от 30 декабря 2020 г. N 02-07-07/116657 О применении актов о приемке выполненных работ унифицированной формы N КС-2 и справки о стоимости выполненных работ и затрат унифицированной формы N КС-3

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел письма по вопросам проведения проверки соответствия формы и содержания актов о приемке выполненных работ унифицированной формы N КС-2, справки о стоимости выполненных работ и затрат унифицированной формы N КС-3, законодательству и иным нормативно-правовым актам, регулирующим вопросы отчетности в сфере строительства; соответствия законодательству и иным нормативно-правовым актам, регулирующим вопросы отчетности в сфере строительства, включения в акты о приемке выполненных работ унифицированной формы N КС-2 и в справку о стоимости выполненных работ и затрат унифицированной формы N КС-3 несмонтированного оборудования и материалов без выполнения строительно-монтажных работ, и сообщает.

В соответствии с положением о Министерстве строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации (далее - Минстрой России), утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18.11.2013 N 1038, Минстрой России является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области строительства.

Вместе с этим Департамент считает возможным высказать позицию относительно применения первичных учетных документов и отражения в учете объектов бухгалтерского учета (активов и обязательств, подтвержденных первичными учетными документами).

В соответствии со статьей 19 Федерального закона N 402-ФЗ экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, в том числе возникающих при осуществлении закупок для строительных работ.

В соответствии с положением о Министерстве финансов Российской Федерации (далее - Минфин России), утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 329, Минфин России не наделен полномочиями проведения проверок в отношении получателей бюджетных средств, в частности направленных на оценку полноты и правомерности исполнения ими бюджетных полномочий (правомерности исполнения Федеральной службой обязательств, принятых за счет средств федерального бюджета).

Методология бюджетного учета определена федеральным стандартом бухгалтерского учета "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н (далее - СГС Концептуальные основы), приказом Минфина России от 1.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению", приказом Минфина России от 30.03.2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н), и иными федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов.

Согласно пункту 20 СГС Концептуальные основы факты хозяйственной жизни отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов и (или) сводных учетных документов.

Первичные (сводные) учетные документы согласно пункту 21 СГС Концептуальные основы должны составляться в момент совершения фактов хозяйственной жизни.

К бухгалтерскому учету принимаются первичные (сводные) учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (пункт 23 СГС Концептуальные основы). При формировании первичных учетных документов к бухгалтерскому балансу принимаются документы, составленные по унифицированной форме (пункт 25 СГС Концептуальные основы). Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом N 52н.

В Приказе N 52н унифицированные формы документов по принятию результатов строительных работ по государственному контракту не установлены. Приказами Минфина России не регламентируется обязанность применения форм КС-2, КС-3 и порядок их заполнения. При этом формы КС-2 и КС-3 не относятся к обязательным унифицированным документам, согласно нормативно-правовым актам регулирующих ведение бухгалтерского учета государственных финансов.

Исполнителем государственного контракта, не являющимся учреждением (организацией) бюджетной сферы, положения нормативно-правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета государственных финансов, в частности Приказа N 52н, не распространяются.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 6.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" при оформлении первичных учетных документов заполняются обязательные реквизиты, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В рассматриваемом в запросе случае, применение форм документов согласно обычая делового оборота (КС-2 и КС-3), по мнению Департамента, не противоречит нормативно-правовым актам, регулирующих ведение бухгалтерского учета государственных финансов.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе

С.В. Сивец

Обзор документа

Как пояснил Минфин, применение форм документов согласно обычаю делового оборота (КС-2 и КС-3) не противоречит нормативно-правовым актам по бухучету государственных финансов.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Читайте также: