Чем отличается конференция от собрания работников

Обновлено: 25.04.2024

Здравствуйте! Два месяца назад я занял должность инженера по ОТ и ТБ в одном из филиалов одного из Университета. В Университете есть профсоюз, но работники исполняющие свои трудовые обязанности в Филиале в профсоюзе не состоят. Для принятия большинства локальных актов Филиала необходимо учитывать мнение представительного органа работников. Директор Филиала являясь представителем Работодателя (согласно доверенности) обязан создать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организации, но не обязан всех из под палки гнать на общее собрание (конференцию). А Работникам вообще все до лампочки, не хотят ни собираться, ни выбираться, ну и т.д. Есть у кого-нибудь опыт подобных ситуаций? Что можно предпринять? Не говоря о том, что правила внутреннего трудового распорядка не примешь, элементарно инструкции по ОТ без мнения уполномоченных не утвердишь.

А причем здесь аттестация рабочих мест?

на общем собрании (конференции) работников для осуществления указанных полномочий тайным голосованием может быть избран из числа работников иной представитель (представительный орган)

Собрание работников считается правомочным, если на нем присутствует более половины работающих. Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов.

Надо полагать, что в конференции участвуют делегаты, избранные работниками структурных подразделений организации — для нас это было бы проще, т.к. собрать вместе преподавателей и работников других категорий просто не реально. Но это мои домыслы, ничего по данному вопросу не нашел.

В чем разница между общим собранием и конференцией работников?

Собрание работников считается правомочным, если на нем присутствует более половины работающих. Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов.

В чем разница между общим собранием и конференцией работников?

Если Вам поможет…..могу предложить

Полож._об_уполномоченных_представителях.doc 57К 1556 Количество загрузок:

Да, еще есть образец протокола по проведению выборов уполномоченных лиц. Если нужно, скажите.

Спешите делать добрые дела, Вам это обязательно зачтется…и словно оттолкнувшись от стекла к Вам ваша доброта вернется!

Здравствуйте!
Два месяца назад я занял должность инженера по ОТ и ТБ в одном из филиалов одного из Университета. В Университете есть профсоюз, но работники исполняющие свои трудовые обязанности в Филиале в профсоюзе не состоят.
Для принятия большинства локальных актов Филиала необходимо учитывать мнение представительного органа работников. Директор Филиала являясь представителем Работодателя (согласно доверенности) обязан создать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организации, но не обязан всех из под палки гнать на общее собрание (конференцию). А Работникам вообще все до лампочки, не хотят ни собираться, ни выбираться, ну и т.д.
Есть у кого-нибудь опыт подобных ситуаций?
Что можно предпринять? Не говоря о том, что правила внутреннего трудового распорядка не примешь, элементарно инструкции по ОТ без мнения уполномоченных не утвердишь.

Согласовывайте все документы по охране труда в профсоюзе Университета (Вы же пишите, что там имеется профсоюз)! Или собирите 3-5 человек наиболее сознательных работников филиала, проведите агитацию (совместно с профкомом Университета) и выберите из их состава уполномоченного на основании пункта 1.1. Институт уполномоченных создается для организации общественного контроля за соблюдением законных прав и интересов работников в области охраны труда на предприятиях всех форм собственности независимо от сферы их хозяйственной деятельности, ведомственной подчиненности и численности работников и пункта 1.2. В зависимости от конкретных условий производства в структурном подразделении может быть избрано несколько уполномоченных. Численность, порядок их избрания и срок полномочий могут быть оговорены в коллективном договоре или ином другом совместном решении работодателя и представительного органа работников (постановление Министерства труда РФ от 8 апреля 1994 г. N 30).

Ст. 399 ТК РФ:
Надо полагать, что в конференции участвуют делегаты, избранные работниками структурных подразделений организации — для нас это было бы проще, т.к. собрать вместе преподавателей и работников других категорий просто не реально. Но это мои домыслы, ничего по данному вопросу не нашел.
В чем разница между общим собранием и конференцией работников?
Если Вам поможет…..могу предложить

Полож._об_уполномоченных_представителях.doc 57К 1556 Количество загрузок:
Да, еще есть образец протокола по проведению выборов уполномоченных лиц. Если нужно, скажите.

Добрый день. Не могли бы вы подсказать, как правильно составить протокол по проведению выборов уполномоченных лиц?

Как-то так: Протокол № 1 собрания коллектива бригады 1-го потока участка вышивки и вязания от 12.12.2010 г. На собрании присутствовало… Председателем собрания выбран:… Секретарём собрания выбран:… На повестке дня рассматривался вопрос об избрании уполномоченого по охране труда. Выступил… Предложил выбрать… За — … Против — … Воздержались — … Решением собрания уполномоченым по ОТ выбран… Подписи председателя и секретаря.

Добрый день. Не могли бы вы подсказать, как правильно составить протокол по проведению выборов уполномоченных лиц?

Посмотрите пример протокола, только там сразу и по выборам уполномоченного и члена комитета, не нужное убрать

Действ. статский советник

На каждом предприятии или в организации должен быть либо штатный работник профсоюза, либо назначенный приказом директора.

Надо полагать, что в конференции участвуют делегаты, избранные работниками структурных подразделений организации — для нас это было бы проще, т.к. собрать вместе преподавателей и работников других категорий просто не реально. Но это мои домыслы, ничего по данному вопросу не нашел.
В чем разница между общим собранием и конференцией работников?

Да, Вы правы. Так и есть: общее собрание работников всего коллектива организации и конференция избранных делегатов, представляющая интересы этого коллектива.

В чем разница между собрание и сессия и конференция ?Пожалуйста, приведите примеры.

Собрание:

— это присутствие людей, ОРГАНИЗАЦИОННО НЕ ПОСТОРОННИХ ДРУГ ДРУГУ (члены одной организации, родители школьников) для обсуждения и решения каких-либо вопросов.

Моя мама пошла на родительское собрание в школе.

— также имейте ввиду, что под собранием мы понимаем совокупность предметов, собранных по какому-либо принципу (собрание редких книг, собрание картин определенного художника).

Конференция — совещание ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ каких-либо ОРГАНИЗАЦИЙ, групп, ГОСУДАРСТВ, УЧЕНЫХ для обсуждения определенных вопросов.

Конференция — собрание ДЕЛЕГАТОВ.

Международная конференция по вопросу глобального потепления состоялась 10 января 2017 года.

2 февраля 2017 года в Женеве открылась международная конференция по разоружению.

* на всякий случай — даты придуманы)))

— ПЕРИОД ВРЕМЕНИ, в течение которого парламент проводит заседания и принимает правомочные решения.

Иногда (относительно представительного органа) пишут, что это ФОРМА РАБОТЫ представительного органа власти или местного самоуправления, представляющая собой ПЕРИОДИЧЕСКИЕ СОВМЕСТНЫЕ ЗАСЕДАНИЯ депутатов.

Первое заседание осенней парламентской сессии начнется во вторник.

— также имейте ввиду, что сессия — это еще период времени, в течение которого студенты сдают обязательные после изучения каких-либо дисциплин зачеты и экзамены (например, зимняя, летняя сессия в университете).

В зимнюю сессию у нас было пять экзаменов.

— еще есть сессия на сайте — серия запросов к серверу, которые были сделаны одним пользователем в течение определенного периода времени.

НЕСКОЛЬКО СОВЕТОВ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ УЧРЕДИТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ (КОНФЕРЕНЦИИ)

1. Обязательно проводите регистрацию делегатов (полностью Ф.И.О., должность) и приглашенных гостей. При проведении конференции у каждого делегата необходимо собрать протоколы, подтверждающие их полномочия.

2. Не позволяйте представителям администрации вмешиваться в работу собрания (конференции).

3. Выберите председательствующего и секретаря собрания (конференции).

4. На регистрации проводите выдачу заявлений о вступлении в профсоюз и на перечисление профвзносов, после завершения собрания (конференции) их обязательно соберите.

5. Обязательно ведите протокол собрания (конференции).

6. После завершения собрания (конференции) на основании принятых решений составьте список учредителей (полностью Ф.И.О., адрес, паспортные данные, подпись).

7. В случае если на собрании (конференции) будет принято решение о проведении тайного голосования при избрании председателя профкома, то необходимо заранее изготовить соответствующие бюллетени.

Распространенные ошибки инициативной группы:

а) многие присутствующие на собрании (конференции) первый раз видят проекты документов и слышат о кандидатурах в руководящие органы. Поэтому копии документов необходимо раздать делегатам предварительно;

б) собрание (конференцию) пытаются провести во время, являющееся рабочим для части или всех участников собрания, без согласия на то работодателя.

В этом случае работодатель имеет право воспрепятствовать проведению такого мероприятия. Но если получено согласие или собрание проводится в нерабочее время, работодатель не имеет права препятствовать. Собрание (конференция) также будет правомочным, даже если оно соберется не на территории предприятия;

в) инициативная группа прилагает все усилия, чтобы собрать как можно больше работников на собрание (конференцию). В результате созыв собрания (конференции) затягивается, само собрание (конференция) часто становится неуправляемым из-за того, что на нем присутствует много случайных людей, а то и провокаторов от администрации. На учредительном собрании (конференции), где нет еще понятия член профсоюза, может присутствовать кто угодно. И это лишний аргумент в пользу проведения конференции, а не собрания (присутствовать можно всем, но голосуют только делегаты).

Как с юридической, так и с моральной стороны нет ничего зазорного в том, чтобы сначала создать организацию на четко определенных принципах (которые обеспечат ей работоспособность), а потом уже призвать работников присоединиться к организации и признать эти принципы.

Конференция – (ср.-век. лат. conferentia, от лат. confero - собираю в одно место) – собрание, совещание представителей каких-либо организаций, групп, государств, а также отдельных лиц для обсуждения определенных вопросов.

В высшем учебном заведении утверждение Устава и поправок к нему, выборы ректора на должность, избрание Ученого совета вуза, а также принятие коллективного договора, изменений и дополнений к нему проводятся на общем собрании коллектива или собрании представителей всех категорий работников и обучающихся. Это собрание представителей имеет название – Конференция представителей научно-педагогических и иных категорий работников и обучающихся в высшем учебном заведении.

При организации конференции руководствуются документами:

Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации № 71 от 14. 02. 2008.

Уставом вуза и поправками к нему.

Положением о Конференции представителей научно-педагогических и иных категорий работников и обучающихся в высшем учебном заведении, утверждаемым действующим Ученым советом вуза (приложение 1).

Работа по организации Конференции

Решение о проведении Конференции принимается действующим Ученым советом вуза, который утверждает:

дату проведения Конференции;

порядок избрания делегатов на Конференцию;

нормы представительства от научно-педагогических работников вуза и его филиалов, работников иных категорий вуза и его филиалов и обучающихся очной формы обучения вуза и его филиалов;

Комиссию по проведению Конференции.

Очень важное место в организации Конференции отводится работе Комиссии.

Комиссия информирует всех работников и обучающихся в вузе о проведении Конференции: рассылает информационные письма о проведении Конференции, о порядке избрания делегатов на Конференцию и нормах представительства от каждой категории работников и обучающихся (приложение 2), образцы протоколов (приложение 3) и иные документы.

Комиссия утверждает перечень мероприятий по проведению конференции (приложение 4), график проведения общих собраний работников и обучающихся по избранию делегатов на Конференцию.

В обязанности Комиссии также входит размещение объявления и информации по проведению Конференции на доске объявлений и Web -сервере вуза.

Члены Комиссии принимают документы об избрании делегатов Конференции (подлинные протоколы собраний работников и обучающихся) и формируют список делегатов Конференции, который утверждается на заседании Комиссии.

Комиссия отвечает за подготовку удостоверений делегатов Конференции, организацию регистрации делегатов и ксерокопирование материалов Конференции.

В завершение работы Комиссия составляет регламент проведения Конференции (приложение 5), а также готовит проекты документов, принимаемых Конференцией.

Все заседания Комиссии оформляются протоколами.

В случае проведения Конференции по выборам ректора на вакантную должность в обязанности Комиссии входит также:

рассмотрение документов, поступивших от кандидатов на должность ректора вуза;

подготовка списка кандидатов на должность ректора вуза и заключений по кандидатурам;

подготовка формы бюллетеня для тайного голосования для утверждения Ученым советом вуза;

осуществление иных мероприятий, необходимых для проведения выборов ректора вуза.

В случае проведения Конференции по избранию Ученого совета вуза в обязанности Комиссии входит:

формирование списка кандидатов в состав Ученого совета вуза;

подготовка баллотировочных бюллетеней для тайного голосования по числу избираемых в состав Ученого совета для утверждения Ученым советом вуза.

Порядок избрания делегатов на Конференцию

В соответствии с законодательством порядок избрания делегатов на Конференцию и нормы представительства от всех категорий работников и обучающихся определяются действующим Ученым советом вуза.

Делегаты Конференции избираются из числа научно-педагогических и иных категорий работников и обучающихся в высшем учебном заведении 1 . При этом представительство научно-педагогических работников (в соответствии с Уставом вуза) должно составлять не менее 80% от общего числа делегатов Конференции, а членов Ученого совета вуза – не более 50% от общего числа делегатов.

Делегаты Конференции избираются на общих собраниях или конференциях научно-педагогических работников вуза и его филиалов, работников иных категорий (АУП, УВП, ПОП) вуза и его филиалов и обучающихся очной формы обучения вуза и его филиалов 2 .

Решение об избрании делегатов принимается простым большинством голосов открытым или тайным голосованием (по усмотрению коллектива) при участии в голосовании не менее 50% от числа работников или обучающихся соответствующих коллективов. Результаты голосования оформляются протоколом, который представляется в Комиссию.

Порядок проведения Конференции

За 1 час до начала Конференции проводится регистрация делегатов Конференции: делегаты расписываются в листе регистрации и получают именные удостоверения, подписанные председателем Комиссии и заверенные гербовой печатью вуза, а также повестку дня и материалы Конференции.

За 15 минут до начала Конференции регистрирующие подводят предварительные итоги и передают лист с итогами регистрации в президиум Конференции.

Конференцию открывает и ведет ректор вуза (далее – председатель) 3 . По решению делегатов Конференции право ведения Конференции может быть передано также другому лицу.

Председатель предлагает избрать секретаря Конференции. Открытое голосование.

Председатель на основании листа регистрации объявляет о правомочности Конференции. (Заседание Конференции является правомочным при участии в нем не менее 2/3 избранного состава делегатов Конференции).

Председатель предлагает утвердить регламент Конференции:

избрание мандатной и счетной комиссий;

утверждение очередности и продолжительности выступлений;

определение порядка и времени, необходимого для проведения голосования (в случае тайного голосования).

Регламент утверждается делегатами Конференции открытым голосованием.

Председатель предлагает утвердить состав мандатной комиссии
(в составе не менее 3 чел.). Открытое голосование.

Председатель предлагает утвердить состав счетной комиссии (в составе не менее 3 чел.). Открытое голосование.

Мандатная комиссия приступает к работе сразу после избрания. В распоряжение мандатной комиссии предоставляются протоколы собраний по избранию делегатов, проводимые в вузе и его филиалах.

Мандатная комиссия избирает председателя, секретаря комиссии и оформляет это решение протоколом. Протокол подписывается председателем, секретарем, членами комиссии и заверяется гербовой печатью вуза.

После проверки полномочий делегатов Конференции мандатная комиссия составляет протокол, который подписывается председателем, секретарем, членами комиссии и заверяется гербовой печатью вуза.

Председатель мандатной комиссии оглашает результаты проверки полномочий делегатов Конференции, которые утверждаются открытым голосованием.

После подтверждения полномочий делегатов Конференции председатель предлагает перейти к повестке дня Конференции.

После всех выступлений и обсуждений делегаты Конференции открытым или тайным голосованием принимают решения по вопросам повестки дня Конференции.

Делегаты голосуют лично, голосование за других лиц не допускается.

Все решения Конференции (в соответствии с Уставом вуза) принимаются простым большинством голосов открытым или тайным голосованием при наличии не менее двух третей списочного состава делегатов.

Открытым голосованием принимается Устав вуза, изменения и дополнения к нему; коллективный договор, изменения и дополнения и нему и др. Подсчет голосов производится избранной счетной комиссией.

Тайным голосованием на Конференции избирается ректор вуза и члены Ученого совета вуза.

Для проведения процедуры тайного голосования в специально отведенном месте устанавливаются кабины для голосования и урны для баллотировочных бюллетеней, которые опечатываются до начала голосования.

Счетная комиссия избирает председателя и секретаря, это решение оформляется протоколом, который подписывается всеми членами комиссии и заверяется гербовой печатью вуза.

Счетная комиссия раздает делегатам Конференции под расписку баллотировочные бюллетени, подписанные председателем Комиссии по проведению Конференции и заверенные гербовой печатью вуза.

До подсчета голосов председатель счетной комиссии в присутствии членов комиссии погашает неиспользованные баллотировочные бюллетени.

Члены счетной комиссии вскрывают урны с баллотировочными бюллетенями, производят подсчет голосов и составляют протокол (протоколы) по итогам голосования.

После оформления протокола (протоколов) счетная комиссия запечатывает баллотировочные бюллетени в конверт (конверты), которые подписываются членами счетной комиссии и опечатываются гербовой печатью вуза.

Протоколы счетной комиссии по итогам голосования оглашаются ее председателем и утверждаются делегатами Конференции открытым голосованием.

Председатель объявляет о завершении работы Конференции.

Перечень документов, которые входят в состав дела Конференции

повестка дня Конференции,

протокол заседания Конференции с приложением листа регистрации делегатов,

протоколы заседания мандатной комиссии,

протоколы заседания счетной комиссии,

стенограмма заседания Конференции,

материалы к заседанию Конференции,

протоколы заседаний Комиссии по проведению Конференции,

протоколы собраний научно-педагогических работников вуза и его филиалов, работников иных категорий (АУП, УВП, ПОП) вуза и его филиалов и обучающихся очной формы обучения вуза и его филиалов об избрании делегатов Конференции,

баллотировочные бюллетени (в случае тайного голосования).

В случае выборов ректора на должность к делу прилагаются:

документы кандидатов на должность ректора вуза,

копия документов избранного ректора, направленных на утверждение в Рособразование.

В случае избрания Ученого совета вуза к делу прилагаются:

документы о выдвижении в состав Ученого совета.

1 К научно-педагогическим работникам вуза относятся: преподаватели штатные, преподаватели-совместители, в т.ч. иностранные преподаватели, научные сотрудники штатные, научные сотрудники-совместители; к работникам иных категорий относятся: штатные сотрудники и сотрудники-совместители административно-управленческого персонала (АУП), учебно-вспомогательного персонала (УВП), прочего обслуживающего персонала (ПОП); к обучающимся относятся: студенты очной формы обучения, обучающиеся по программам бакалавра, специалиста, магистра, аспиранты очной формы обучения, докторанты – в т.ч. иностранные.

2 Если в вузе значительное число филиалов, территориально удаленных от головного вуза, делегаты на общеуниверситетскую Конференцию могут избираться представителями всех трех категорий работников и обучающихся, т.е. филиалы проводят на местах собрания работников и обучающихся, которые избирают делегатов на три конференции, проводимые в головном вузе: конференцию научно-педагогических работников филиалов, конференцию АУП, УВП, ПОП филиалов и конференцию обучающихся очной формы обучения филиалов. Эти три конференции представителей филиалов избирают делегатов на общеуниверситетскую Конференцию.

3 Кроме Конференции по выборам ректора на должность, которую ведет председатель Комиссии по проведению Конференции.

Совещание – это инструмент, который помогает команде эффективно обсуждать возникшие проблемы и находить оптимальные решения. Но есть риск превратить его в бесполезную говорильню. Что нужно делать, чтобы этого не произошло, рассказывает тренер-консультант компании "Системы эффективных технологий" БОРИС МАСТЕРОВ.

"У сотрудников может создаться ощущение, что они зря теряют время"

СЕКРЕТ ФИРМЫ: Чем совещания отличаются от заседаний?
БОРИС МАСТЕРОВ: В самом слове уже заложено некоторое определение: "со-вещание", то есть люди вместе что-то обсуждают. Но этого недостаточно, чтобы встреча считалась совещанием. Должен быть второй признак: на совещании обязательно принимается решение. Многие совещания проваливаются из-за того, что не предусмотрено принятие решения, нет итогового продукта. И тогда это может быть групповой отчет подчиненных руководству, планерка по постановке задач, обмен мнениями, распространение информации – все что угодно, но не совещание.

СФ: А в чем разница между совещаниями и обычными переговорами?
БМ: Совещания обычно проводятся в рамках одной организации, а переговоры – с внешней стороной. Вообще-то совещание – это нечто среднее между переговорами и мозговым штурмом. Так, в переговорах основной аспект – это согласование интересов сторон, а потом уже выработка решения. А на совещаниях сначала идет вычленение и анализ проблемы, которую мы решаем в рамках одной организации, а потом мозговой штурм для ее решения.

СФ: Очевидно, повод для совещания должен быть серьезным. Вряд ли нужно обсуждать на нем покупку туалетной бумаги.
БМ: А почему бы и нет? Вопрос в том, кто должен быть участником такого совещания. Например, директор ставит задачу перед начальником административно-хозяйственного отдела: обеспечить офис всем необходимым. Это не совещание, а постановка задачи. Потом начальник приходит к себе в отдел и говорит подчиненным: "Нам надо обеспечить вот это, какими будут ваши соображения?" И в конце они вместе наметят план – что надо сделать, к какому сроку и кто за что будет отвечать. И вот это уже совещание.

СФ: Бывает, что человека пригласили на совещание, а там решаются совсем "не его" вопросы.
БМ: Возьмем для примера компании с иерархической системой управления. В них совещания нужно проводить либо для координации действий сотрудников, либо для постановки задач. И об этом людям надо говорить заранее. Иначе они будут думать, что собрались для обсуждения, а на самом деле решение принимает исключительно гендиректор. Тогда у сотрудников может создаться ощущение, что они зря теряют время и обсуждают вопросы, не относящиеся к их компетенции.

СФ: А если я имею отношение к теме обсуждения, а меня не пригласили?
БМ: Это очень часто служит инструментом манипуляций. Тебя не пригласили – это наказание, отстранение от власти.

СФ: Как часто нужно созывать совещания?
БМ: Единых рекомендаций нет. Надо исходить из бизнес-задач организации и ее устройства. Хорошо, если совещания проводятся в определенный день и время, например, директор собирает планерки по понедельникам. В организации, где работает команда управленцев, обычно совещаются чаще. Если компания работает по проектному принципу, то совещания проводит руководитель проекта, а генеральному директору на них делать особенно нечего.

СФ: Может ли успешно совещаться большая группа людей, или число участников лучше ограничивать?
БМ: Это опять-таки зависит от многих факторов. Если вопрос подготовлен, у людей есть материалы, ситуация проанализирована и стоит лишь задача выработки решения, то эффективны и большие совещания, в которых участвуют 20-25 человек. Кстати, на подготовку больших совещаний (например, стратегических) уходит до двух месяцев.

"Иногда русские жуют вопрос несколько часов"
СФ: Как правильно сформулировать повестку совещания?
БМ: Если не продумать повестку, можно провалить все совещание, превратив его в многочасовое заседание, на котором непонятно, что обсуждают. Например, директор приглашает всех руководителей отделов. В повестке дня – вопрос об экспорте продукции, который готовит руководитель отдела продаж. Народ пришел, сел и приготовился слушать. А директор потом жалуется: "Я-то хотел, чтобы они приняли активное участие, подбросили свои идеи, чтобы было что-то вроде мозгового штурма". Но сама повестка дня задала такую ситуацию, что людям фактически нечего было делать.

СФ: Как же должен был поступить директор, чтобы присутствующие включились в обсуждение?
БМ: Например, сформулировать повестку так: "Согласование действий по реализации программы экспорта". Тогда сотрудники включатся, начнут говорить о том, что надо сделать, обсуждать, согласовывать интересы и т. д. Результатом совещания может стать определенный план-график.

СФ: В чем же здесь хитрость?
БМ: Во-первых, все понимают, что будет принято решение. Во-вторых, они понимают, что решение будет совместным и за него придется отвечать.

СФ: Долгие совещания всех утомляют. Наверное, должны быть ограничения по времени?
БМ: Повестку дня всегда ставит руководитель. И он же должен спрогнозировать, сколько времени она займет. Американцы, например, заседают часто, но недолго и всегда четко регламентируют время. Если не уложились – откладывают вопрос на следующий раз либо принимают решение, исходя из того уровня анализа, который достигнут на данный момент. Кстати, по этому поводу возникают разногласия. Я в начале 90-х работал с несколькими СП, и вот типичное высказывание американцев: "Эти русские – болтуны, они могут жевать один и тот же вопрос несколько часов, и потом расходятся, почему-то очень собой довольные". А наши менеджеры об иностранцах говорили так: "Они записывают в своих книжечках, что через полгода мы встречаемся в 15.00 и подписываем проект договора. И после этого спокойно расходятся, почему-то весьма довольные собой". Для американцев решение – это план действий. В России все наоборот: пока не понял, действовать не буду. Поэтому наши менеджеры на совещании создают единое видение, общую картинку. Создали, вздохнули, вытерли пот и разошлись. А дальше – в рабочем порядке.

СФ: Что же нужно сделать, чтобы совещание было эффективным и не превратилось в бесполезную говорильню?
БМ: Есть абсолютно точные этапы и даже приемы. Нужно договориться, что за чем будем делать, а также добиться озвучивания своей позиции каждым участником. Например, проводится совещание по выработке принципов стимулирования персонала. Регламент должен предусматривать очередность выступлений и то, каким образом будет приниматься решение. Сначала идет анализ проблем, существующих в этом вопросе, обязательно высказываются все. Как правило, совещание ведет руководитель, он дает всем слово, не допускает споров и свою точку зрения высказывает наравне с прочими участниками. А потом начинается этап набрасывания идей, как эту проблему решить.

СФ: А почему бы сразу не начать с конкретных предложений?
БМ: Если готовые предложения вбрасываются сразу, то можно увязнуть в спорах. Один скажет: "Нужно сделать так, чтобы люди получали премию в зависимости от общей прибыли компании". Тут же вскочит финансовый директор: "Простите, почему зарплата моих людей должна зависеть от того, как сработал отдел продаж?" И начнутся дрязги. Если же сначала обсудить, какую именно проблему мы решаем, то и предложения будут переформулироваться. Например, во время предварительного обсуждения все пришли к выводу, что компании нужно "ужать" расходы, но при этом мотивировать персонал. Как тогда надо премию давать? Скорее, от общей прибыли. Если стратегическая задача – увеличить продажи, то и критерием премирования будет показатель, связанный с объемом продаж (а для отдела закупок – экономия). Сразу возникают разные системы стимулирования. Это важнейшее правило: сначала договоритесь, о чем будете договариваться.

СФ: Бывает, что разговор подходит к концу, а руководитель вдруг говорит: "Раз уж мы все здесь собрались, давайте обсудим еще один вопрос".
БМ: Если вопрос не был заранее внесен в повестку, то лучше этого не делать. Когда руководитель своей волей ставит новую задачу – это большой минус, он может психологически зачеркнуть итог прошедшего совещания. Люди все решили, возникло ощущение "какие мы классные" – и вдруг новый вопрос. Конечно, бывают экстренные ситуации, но в таком случае надо просто согласовать расширение повестки с присутствующими: "Мне нужно решить эту проблему сейчас. Не могли бы вы задержаться, чтобы помочь?" Это совершенно другая постановка вопроса.

"Работа с пространством – волшебная вещь"
СФ: Какая обстановка помогает создать во время встречи рабочую атмосферу?
БМ: Если совещание проходит в кабинете директора, то Т-образный стол пространственно сразу выделяет руководителя: все взаимодействия пойдут через него, такая конфигурация обозначает собравшимся, что решения принимает именно он. Кроме того, директор всех видит: остальные сидят в ряд и высказывают свои мнения ему или тому, кто напротив. Такая обстановка идеальна для создания атмосферы отчета, постановки задач. Либо атмосферы конфронтации. Если руководитель чувствует конфликт в организации, который нужно вскрыть, есть замечательный способ: он садится во главу стола, конфликтующие стороны сажает друг напротив друга. Это треугольник конфликта. Когда конфликт вскрылся, задача руководителя – перевести его на уровень анализа. Для этого конфигурацию нужно поменять, и начальник может выйти из-за стола, пересесть на другое место, сделать перерыв, пересадить участников и т. д. Работа с пространством общения вообще потрясающая вещь, почти волшебная.

СФ: Нужно ли делать перерывы во время совещания?
БМ: Обязательно. Здесь есть несколько вариантов. Первый – формальный: договориться делать каждый час перекур на пять минут. И выдерживать это соглашение в обязательном порядке, даже если кого-то придется прерывать на полуслове. Второй вариант – делать перерыв после логических кусков: обсудили проблему, перерыв, набрасывание предложений. Можно брать тайм-аут и по ходу дела, например, когда разгорелись страсти. Предпочтительнее все же первый вариант, с четко регламентированными перерывами.

СФ: Но ведь обидно, когда тебя обрывают на середине фразы.
БМ: Если такая система входит в правило, то мышление организуется, совещания будут менее эмоциональными, но зато более нацеленными на результат из-за чисто дисциплинарных вещей. Я знал организацию, в которой одна минута опоздания на понедельничное совещание стоила $100. И платили, даже если опаздывали по объективным причинам. Просто это был элемент организационной культуры, правила игры.

СФ: Зачем такие строгие санкции?
БМ: В той компании были заложены жесткие конкурентные отношения между командами, зарабатывающими деньги. И вот представьте себе: человек опоздал на три минуты, народ радостно потирает руки: "Ага, 300 долларов на стол". Это эмоциональная разрядка, подпитка конкурентной среды, но одновременно и вывод ее на иронический уровень. Разумеется, такой метод применим далеко не во всех организациях.

СФ: Ход совещания как-то фиксируется?
БМ: Теперь, перенимая западный опыт, все чаще пишут на специальных досках. Это признак хорошей управленческой культуры. Такая фиксация полезна даже в том случае, если руководитель в конечном счете сам принимает решение. С помощью этого приема можно подстраховаться от манипуляции, которая называется "делегирование ответственности наверх".

СФ: Когда подошел момент принятия решения, кто именно должен его принимать?
БМ: Этот вопрос нужно оговаривать с самого начала. Пока не сказано, кто будет принимать решение, совещание начинать бесполезно. Решение всегда чье-то. Представим, что обсуждается стратегический вопрос: открытие сети торговых точек. Принимает решение генеральный директор. Это означает, что он позиционирует себя как верховный руководитель. Кто в этом случае несет ответственность за результат принятого решения? Естественно, он сам. Остальные будут отвечать только за деятельность своего подразделения.

Вообще, если процедура построена грамотно и решение действительно принимается, то это средство изменения организационной культуры или способа руководства и делегирования ответственности. Если же сначала: "Давайте посоветуемся", а в конце: "Мы здесь посовещались, и я решил",– это обман. Такой поворот возможен, только если заранее было объявлено: "Результатом совещания должно быть мое решение на основании ваших мнений".

СФ: Как делегировать ответственность за решение всем участникам совещания?
БМ: Для этого оно должно быть подлинно совместным. В этом случае руководителю лучше выступать в роли процедурного лидера, то есть он просто организует процедуру, чтобы люди приняли совместное решение. Тогда участники, анализируя проблему и предлагая решение, психологически берут на себя ответственность. Если при этом договорились, что утверждаться оно будет голосованием, директор может, конечно, приравнять свой голос к трем. Но это обязательно должно быть оговорено заранее.