Электронный архив в суде это

Обновлено: 05.05.2024

Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда —совокупность архивных документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).

Признаки единицы систематизации документов архивного фонда в архиве суда:
1.структурный(принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям суда);
2.хронологический(по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

3.функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, а также тем и вопросов, которых касается содержание документов);
4.номинальный(о делопроизводственной форме — по видам и разновидностям документов);
5.корреспондентский(по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6.географический(в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов);
7.авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

В судах судебной системы Российской Федерации наиболее востребованными при ведении деятельности по систематизации документов общего и судебного делопроизводства являются хронологический, структурный и тематический признаки.

Систематизация документов в архивных фондах судов может осуществляться двумя способами: способом непосредственной, не учетной систематизации, а также картотечным способом.

Возможным, но не обязательным способом систематизации документов в архивах судов судебной системы Российской Федерации является ведение топографических показателей в архиве.

Комплектование архивов судов электронными судебными документами.

Способ передачи в архив суда электронных документов:
Первый способ. На сегодняшний день электронные документы в архив суда могут предаваться в составе судебного дела, на физически обособленном материальном носителе однократной записи в виде контейнеров электронных дел, включающих электронные документы;
Второй способ. Может быть реализован по средствам действующего в суде программного обеспечения. (Данный порядок комплектования архивов электронными документами закреплён в п. 7.1. Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций).

4.Сроки хранения и виды оформления дел. Требования при формировании дела. Правила нумерации и подготовки описи дел.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию.

Оформление и подготовка к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению, производят работники отделов дело/ судопроизводство судебных коллегий и судов, на которых возложена обязанность по ведению архивов.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
В отношении дел временного срока хранения (до 10 лет включительно применяются правила частичного оформления (допускается возможность не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи).
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела

- запрещается группировать в дела черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполнительные документы, несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, а также документы, подлежащие возврату.

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.

- включать в дела по одному экземпляру каждого документа (например, если первоначальная поступила копия документа с помощью фукса, а после этого поступил оригинал документа посредством иных средств связи, то копия этого документа в дело не группируются, а на оригинале документа ставится отметка о дате поступление его копии переносится необходимое визирование и справка).

- группировать в дела документы одного календарного года (за исключением некоторых категорий дел, например, судебные дела, переходящие дела)

-Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.

- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (входящие- по датам поступление, исходящие-по датам отправления)

- дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

- переписка группируется, как правильно, за календарный год и систематизируются в хронологической последовательности- документ-ответ следует за документом-запросом.

В целях обеспечения сохранности документов, включённых в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа- заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым карандашом или нумератором.
Правила нумерации листов в деле:

●Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому дому или части отдельно.

● Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрационный материалы, представляющее самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

● Сложенный лист разворачивается и нумеруются в правом верхнем углу

●Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруются как один лист.

● Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруются отдельно

● Подшитые в дело конверты нумеруются- при этом в начале нумеруются конверт, а затем очередным номером каждое вложение и конверт.

Подготовка описи дел-это создание архивного справочника, представляющего перечень заголовков дел, который предназначен для идентификации дел: раскрытие их состава и содержания целью систематизации внутри фонда и обеспечения учета документов.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения в том числе по личному составу.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирование и оформление дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел суда.
При просмотре дел проверяется: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включённых в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность её составления; правильность оформление обложки дела ; наличие и правильность листа заверителя дела.
В случае обнаружения нарушения установленных правил формирование и оформление дел они должны быть устранены.
Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется начальником отдела дело/ судопроизводства, согласовывается с председателем экспертной комиссии суда и утверждается председателем суда (судебной коллегии).

5.Перечень документов федеральных судов с указание сроков хранения. Правила исчисления сроков хранения.
Перечень документов федеральных судов с указанием сроков хранения является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов.
Перечень документов федеральных судов с указанием сроков их хранения используется при классификации документов, составлении номенклатура дел и формирование дел по номенклатуре в делопроизводстве. Он служит целям обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.

Срок хранения документов- это период времени в течение которого должно обеспечиваться сохранение документа в составе архивного фонда суда, архивного фонда Российской Федерации.

Категория судебного дела:	Срок хранения:
О взыскании алиментов и об увеличении (уменьшении) размера алиментов	До прекращения права на получение алиментов
По спорам, вытекающим из трудовых правоотношений	постоянно
О праве собственности на землю	постоянно
О защите прав потребителей	5 лет ЭПК
Об оспаривании решений, действий (бездействий) органов государственной власти, органов местного самоуправления, должностных лиц, государственных и муниципальных служащих	5 лет ЭПК
О признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим	постоянно
Дела о преступлениях, за которые назначено наказание в виде пожизненного лишения свободы	постоянно
По преступлениям небольшой тяжести	постоянно
Материалы о замене наказаний в случае злостного уклонения от отбывания исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими видами наказания	5 лет ЭПК
Материалы об освобождении от наказания в связи с болезнью осужденного	5 лет ЭПК
Дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях	5 лет ЭПК

Правила исчисления сроков хранения для различных категорий судебных дел:

Гражданские, административные дела: обращение к исполнению вступившего в законную силу определения об оставлении иска, жалобы без рассмотрения; вынесение судебного приказа и обращение его к исполнению

Уголовные дела: погашение судимости, вступление в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела

Дела об административных правонарушениях: обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта; вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу

· Классификация документов, образующихся в деятельности суда –процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризуют судопроизводство и судебное делопроизводство.

· Систематизация архивных документов - деятельность специалистов, обеспечивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из поступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.

· Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда —совокупность архивных документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).

· Инструкция по судебному делопроизводству- является основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

· Документы временного хранения- хранение документов до уничтожения в течении сроков, которые установлены в НПА (кратковременный- до 10 лет и долговременный- свыше 10 лет)

· Документы постоянного хранения-хранение документа без определения срока (бессрочно)

· Подготовка описи дел- это создание архивного справочника, представляющего перечень заголовков дел, который предназначен для идентификации дел: раскрытие их состава и содержания целью систематизации внутри фонда и обеспечения учета документов.

· Срок хранения документов- это период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе архивного фонда суда, архивного фонда Российской Федерации.

Основные идеи славянофильства: Славянофилы в своей трактовке русской истории исходили из православия как начала.

Методы исследования в анатомии и физиологии: Гиппократ около 460- около 370гг. до н.э. ученый изучал.

Как оформить тьютора для ребенка законодательно: Условием успешного процесса адаптации ребенка может стать.

Электронные документы и их отличия от образов

Приказ Верховного судьи № 251 от 27 декабря 2016г.;
Приказ № 252 от 27 декабря 2016г. (относительно обращений в Арбитражный суд).

Важно: система электронного документооборота, именуемая ЭДО, распространяется исключительно на процессуальные документы

Для идентификации автора используется цифровая подпись, оформляемая в соответствии с требованиями Минкомсвязи РФ специальными компаниями, получившими государственную аккредитацию.

Электронный образ - это скан любого процессуального документа, или его копия.

Основные требования к файлам ЭДО

Для успешной обработки поступающих в информационную систему документов разработан свод правил, определяющих жесткие требования к ЭДО. Так, электронный образ должен соответствовать следующему шаблону:

Размер сканированной копии не должен отличаться от оригинального;
Изображение должно быть черно-белым/серым;
Подписи, печати и иные реквизиты образа должны хорошо читаться;
Файл должен иметь формат PDF;
Максимальный размер - не более 30 Мб;
Файл должен быть назван в соответствии с его содержанием, набор букв в имени станет однозначным отказом в приеме системой;
Все значимые для рассмотрения судебного дела рисунки и изображения сканируются в цвете.

Электронный документооборот в суде предполагает, что создаваемые на компьютере документы будут отвечать следующим требованиям:

Формат - PDF;
Размер - до 30 Мб;
Имя должно отражать главную суть документа;
Направляется файл вместе с зашифрованной ЭЦП.

Электронно-цифровая подпись должна принадлежат лицу, составившему документ.

Обращение в суд посредством ЭДО

Порядок подачи электронных документов в суд в общем виде выглядит так:

В выбранной форме обращения заявитель указывает следующие сведения:

Вариант обращения (лично или через законного представителя);
Кто является автором - физическое или юридическое лицо, ИП;
Наименование суда - адресата документа;
Краткое содержание обращения, набрать текст можно в онлайн-редакторе;
Приложения, оформляемые как сканы с важных бумажных документов или варианты их электронных версий;
Подтверждение факта уплаты государственной пошлины (квитанция прикрепляется к обращению специальной кнопкой).

После этого заявление можно считать сформированным и готовым к отправке. Электронный документооборот в суде предполагает получение отклика от системы о принятии заявления к производству. Если файлы содержат какие-либо противоречия или не соответствуют общепринятым требованиям, заявитель получает мотивированный отказ.

Квалифицированная помощь от Такснет

Самостоятельная подача документов по интернету чревата получением отказа. Немногие физические и юридические лица знакомы с правилами и положениями, на основании которых формируется и функционирует электронный документооборот в судах общей юрисдикции. Сложности могут быть связаны с техническими неполадками в компьютере, отсутствием ЭЦП, формированием неполного пакета документации и т.д.

Сэкономить время и силы можно, обратившись в компанию ТАКСНЕТ. Наши специалисты знают, как организован документооборот в суде. Профессиональная консультация и помощь являются гарантией получения положительного ответа от информационной базы данных. Подаваемые обращения составляются крайне корректно и соответствуют всем требованиям, актуальным на день отправки. Мы поможем сформировать электронные документы или их образы, а также проследим статусы их рассмотрения ЭДО в суде. Оказываем разовые услуги и предлагаем комплексное обслуживание клиентов, чья деятельность непосредственно связана с судебными обращениями.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

Организация ежегодной экспертизы ценностей.
По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
Каждый из файлов проверяется на читабельность.
В опись включается запись о приеме-передаче.
Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
Учитываться должны все электронные документы.
В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

Дата предоставления документа.
Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
Наименование структурного подразделения.
Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
Поиск нужного документа не требует много времени.
Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Совет Судей РФ сегодня опубликовал на своем официальном сайте Постановление Президиума Совета судей Российской Федерации от 5 августа 2010 г. № 233 "О возможности формирования электронных архивов федеральных судов общей юрисдикции".

Ниже следует текст Постановления:

" Заслушав и обсудив доклад начальника Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации Смертина Л.А. по вопросу о возможности формирования электронных архивов федеральных судов общей юрисдикции (в соответствии с постановлением Президиума Совета судей от 15.04.2010 № 221), Президиум Совета судей Российской Федерации отмечает следующее.

Вопрос хранения судебных документов актуален для судов общей юрисдикции. Во многих судах нет мест для хранения дел и других документов используя архивные стеллажи. Практика ведения архивов в судах общей юрисдикции сложилась давно и сохраняется в неизменном состоянии как в судах районного, так и областного звена. Суды испытывают трудности с выделением и обустройством отдельных специализированных помещений для архивов, поэтому и обращение к информации требует довольно много времени и больших затрат человеческого труда.

На сегодняшний день в архивах судов общей юрисдикции находится на хранении более 120 млн. гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях. Из них общее количество судебных дел со сроком хранения до 5 лет составляет 59,8 млн. единиц; до 10 лет — 9,7 млн. единиц; свыше 10 лет — 11,2 млн. единиц; постоянного срока хранения — 6,6 млн. единиц.

Архивные помещения федеральных судов общей юрисдикции занимают площадь около 155000 кв. метров, что вдвое меньше нормативов, предусмотренных Сводом правил по проектированию и строительству (СП 31-104-2000*) зданий судов. В то же время затраты на содержание этих площадей значительны.

Создание системы электронных архивов позволит решить следующие актуальные задачи, стоящие перед судами общей юрисдикции в рамках судебной реформы, в том числе с учетом требований Федерального закона от 22.12.2008 № 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации": создать электронный архив материалов всех дел, судебных решений, аудио- и видеопротоколов судебных заседаний; обеспечить удобный и оперативный доступ к информации непосредственно с рабочих мест сотрудников суда; предоставить расширенные возможности поиска, в том числе возможность проводить поиск по тексту документов; гарантировать сохранность и неизменность всех электронных документов; контролировать поступление документов в архив и автоматизировать процесс представления отчетности; предоставить доступ к публичной части архива через сеть "Интернет".

Учитывая отсутствие готового решения, необходимость проведения указанных предварительных мероприятий, а также ограниченное финансирование, целесообразно осуществлять поэтапный ввод системы электронного архива в областных и равных им судах.

На первом этапе внедряется участок сканирования судебных документов, который позволяет приступить к формированию информационного ресурса и более эффективно реализовывать положения названного выше Федерального закона, отрабатываются организационно-технические вопросы. Первый этап включает в себя оснащение участками сканирования всех областных и равных им судов до конца 2011 года включительно.

Второй этап оснащения областных и равных им судов электронными архивами с обеспечением санкционированного доступа пользователей к юридически значимым документам — до конца 2015 года.

Оснащение судов составностью 5 и более судей предлагается осуществлять с 2015 до конца 2020 года при решении вопроса о дополнительном финансировании.

Учитывая большой объем и сложность этой задачи, на предварительном этапе целесообразно проведение научно-исследовательской работы (НИР), что позволит более полно учесть особенности судов, найти наиболее эффективные решения, снизить риски при проведении организационно-технических мероприятий.

На основании изложенного Президиум Совет судей Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Информацию, изложенную в докладе начальника Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации Смертина Л.А., принять к сведению.

2. Судебному департаменту при Верховном Суде Российской Федерации обеспечить поэтапное проведение мероприятий по оснащению судов общей юрисдикции, в первую очередь областных и равных им судов, для формирования электронных архивов в рамках развития Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие". "

Читайте также: