Что в суде означает дело оформлено

Обновлено: 14.05.2024

Прекращение производства по делу в гражданском процессе – это один из способов закрыть спор. Причем спор может прекратиться, даже не начавшись, если судья выяснит, что разрешение подобного конфликта не в его компетенции. Но если уже использовалась эта форма закрытия дела, то возобновить его будет нельзя. Участникам придется найти другой повод для инициации защиты своих нарушенных прав через суд.

Основания, на которых может быть прекращено дело

В Гражданском процессуальном кодексе РФ выделена отдельная статья, чтобы озвучить все основания, по которым судья может прекратить дело. И это не просто право судьи, а его обязанность, если кто-либо из участников или сам судья заявит о наличии основания для прекращения дела, то избежать этого будет уже невозможно.

Дело должно быть прекращено, если :

Иск должен быть рассмотрен не в рамках гражданского процесса;
Заявление подано для защиты прав другого лица, но у заявителя нет на это полномочий;
Истец требует оспорить акты, которые не затрагивают его интересов;
Спор между сторонами уже был решен судом или третейским судом;
Ранее судом были зафиксированы отказ истца от своих требований или заключение мирового соглашения;
Гражданин, выступающий как сторона по делу, умер, или организация ликвидирована, а правопреемство в спорных правоотношениях не допускается.

В процессуальном законодательстве список оснований является исчерпывающим, в статье отсутствует норма, допускающая прекращение дела по иным основаниям.

Порядок прекращения производства по делу в гражданском процессе

Как только исковое заявление поступает в суд, оно рассматривается на предмет соответствия законодательству. Основания для отказа в принятии иска частично пересекаются с основаниями для прекращения дела. И если иск все же будет принят к рассмотрению, потому что основания для отказа в его принятии не были выявлены, то дело все равно не будет рассмотрено, но сделано это будет при помощи другого процессуального действия – прекращения дела.

В интересах ответчика найти причину для прекращения рассмотрения, поэтом он может заявить в суд ходатайство, где мотивировано объяснит на основании чего он требует прекратить процесс. Составить такое ходатайство поможет адвокат по гражданским делам, который знает все тонкости ведения судебных тяжб.

Судья выносит определение о прекращении производства по делу в гражданском процессе. Интересно, что в статье об отказе в принятии иска сказано, что на определение судьи может быть подана частная жалоба. По отношению к определению о прекращении дела такой оговорки в законе нет.

Последствия прекращения дела для участников

После того как дело прекращено судом, и об этом вынесено определение, истец больше не может обратиться в суд с иском, где указан тот же предмет спора, и те же основания. В зависимости от ситуации истцу придется придумать другой способ получения судебной защиты. Например, если между сторонами было заключено мировое соглашение, а оно не выполняется, тогда подается иск уже с требованием выполнить обязательства по мировому соглашению.

Исключение, выявленное в ходе судебной практики

Порой судебная практика идет в разрез с нормами законодательства. К подобным случаям можно отнести прекращение производства по делу в гражданском процессе, касающегося развода. Согласно правилам судопроизводства, супругам дается месяц (ст.23 СК), в ходе которого можно решить спорные вопросы, отозвать исковое заявление, тем самым прекратить рассмотрение дела на начальной стадии, до логического окончания и вынесения решения.

Если примирение длилось недолго, истец может подать повторный иск, содержащий по факту тот же предмет и правовые основания. Отличие заключено только в причине развода. Суд обязан принять ходатайство, оно подлежит рассмотрению в установленном порядке. Если бы законодательство РФ не предусматривало повторную подачу заявления в судебный орган и не давало бы разрешение на данное действие, оно не соответствовало бы принципам права демократического государства, декларируя отсутствие свободы выбора у граждан.

Действия процессуального характера, регулируемые, в частности, главами и статьями ГПК РФ, содержат множество нюансов. Мурзакова Е. М. окажет квалифицированную помощь гражданам, которых интересует такой вопрос, как прекращение производства по делу в гражданском процессе. Разобраться в тонкостях самостоятельно человеку без юридического образования крайне сложно. Прояснить возникшую ситуацию поможет звонок по номеру 8 (495) 505-24-50.

Если суд направил Вам судебное извещение, но Вы его не получили, то это еще не значит, что Вы не были извещены надлежащим образом. По действующему процессуальному закону риск неполучения судебных извещений несет их получатель. И незнание правил извещений может дорого обойтись стороне судебного процесса.

В нашей практике было немало случаев, когда клиент узнавал о вынесенном в отношении него решении суда или судебном приказе уже после вступления судебного акта в законную силу. Узнавал только тогда, когда деньги уже были списаны с его счета либо когда “на пороге” объявлялись судебные приставы-исполнители. В связи с истечением сроков обжаловать такие судебные акты затруднительно.

Подобное возможно благодаря особым правилам судебных извещений, которые изложены в гл.10 ГПК, гл.12 АПК и гл.9 КАС.

Согласно этим правилам, юрлицо достаточно известить один раз о начавшемся судебном процессе и в дальнейшем оно уже самостоятельно должно предпринимать меры по получению информации о движении дела.

Физлицо, являющееся участником гражданского процесса, необходимо извещать о каждом судебном заседании.

Однако, что значит извещать? Должен ли суд располагать доказательствами того, что адресат получил судебное извещение (судебный акт)? Ответ — нет, не должен. Законодателем установлена фикция надлежащего извещения.

юрлицу — по адресу, указанному в ЕГРЮЛ;
индивидуальному предпринимателю — по адресу, указанному в ЕГРИП;
физлицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, — по последнему известному месту его жительства. Как правило, этот адрес указывает сам истец. Это может быть адрес регистрации гражданина по месту жительства или пребывания либо адрес, который гражданин указал в договоре или в переписке.

Лицо считается извещенными надлежащим образом, если несмотря на почтовое извещение, адресат не явился за получением судебного извещения (копии судебного акта).

Но это правило “работает” только если отделением Почты России была соблюдена процедура доставки почтовых отправлений разряда “Судебное”.

Реальность такова, что эта процедура соблюдается нашими почтальонами далеко не всегда. Это дает ответчику шанс восстановить пропущенный срок на обжалование судебного акта (представление возражений) и отменить судебное постановление.

На практике, как правило, почтальоны в двери не стучатся и сразу скидывают извещение в почтовый ящик. Это нарушение, но его трудно доказать. Гораздо проще доказать другое нарушение, которое заключается в несоблюдении процедуры двойного извещения.

Не врученное адресату почтовое отправление разряда “Судебное” хранится в отделении почтовой связи 7 календарных дней. День поступления и возврата почтового отправления, а также нерабочие праздничные дни, установленные трудовым законодательством РФ, не учитываются (п. 34 Правил).

Таким образом, по вернувшемуся в суд почтовому конверту можно определить, была ли соблюдена процедура двойного извещения.

Вышесказанное означает, что для того, чтобы снизить риски надо регулярно проверять свой почтовый ящик.

Физлицам следует периодически проверять на сайте суда общей юрисдикции, который рассматривает дела по их месту жительства, информацию о наличии судебных производств с их участием.

Если все-таки Вы получили судебный акт, срок обжалования которого (представления возражений) уже истек, то следует искать уважительные причины для восстановления этого срока.

К таковым причинам можно отнести не только вышеуказанные нарушения правил доставки почтой судебной корреспонденции, но и отсутствие гражданина в месте жительства из-за болезни, нахождения в командировке, отпуске, в связи с переездом в другое место жительства и т.п. (п.34 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 27.12.16 №62).

Что касается существа апелляционной жалобы, то следует помнить, что рассмотрение дела в отсутствие кого-либо из лиц, участвующих в деле и не извещенных надлежащим образом о времени и месте судебного заседания является безусловным основанием для отмены решения суда первой инстанции (ст.330 ГПК, ст.270 АПК).

Данное основание для отмены судебного акта нельзя недооценивать.

В нашей практике был случай, когда нам удалось обжаловать решение суда общей юрисдикции по мотиву ненадлежащего извещения ответчика несмотря на то, что в судебном заседании участвовал представитель ответчика.

Иначе говоря, в гражданском процессе, если извещен представитель, то это еще не значит, что извещен его доверитель. В арбитражном процессе эта логика не работает, так как в ст.123 АПК есть норма, которой нет в ГПК — лица, участвующие в деле, считаются извещенными надлежащим образом, если судебное извещение вручено представителю лица, участвующего в деле.

Поэтому участие в судебном заседании представителя ответчика не исключает применение подп.2 п.4 ст.330 ГПК в качестве основания для отмены решения суда.

Что такое судебное представительство? Это предусмотренные законом процессуальные действия, которые осуществляет гражданин, например, юрист в ходе судебного разбирательства, отстаивая интересы истца или ответчика.

Закон позволяет гражданам — участникам конфликтной ситуации самостоятельно вести дело в суде. Но если они не обладают определенными знаниями и навыками в области права и юриспруденции, то не смогут эффективно защищать свои права и интересы. Именно поэтому имеет смысл обратиться к юристу или адвокату за получением квалифицированной помощи.

Полномочия представителя оговариваются в доверенности. Порядок ее удостоверения зависит от правового статуса доверителя. Если истцом, ответчиком или третьим лицом выступает организация, доверенность подписывает ее руководитель. Гражданину следует оформить доверенность в нотариальной конторе.

Все нюансы взаимоотношений доверителя и представителя, в частности, стоимость услуг, объем работы, период ее выполнения, прописываются в соглашении об оказании юридических услуг.

Судебное представительство допускается при рассмотрении любой категории гражданских, административных дел и на всех стадиях разрешения спора.

Кто имеет право быть представителем в суде?

Процессуальные нормы строго оговаривают, кто имеет право представлять интересы других лиц при рассмотрении гражданских или административных споров. В числе главных условий закон называет:

Дееспособность.
Наличие доверенности.

Соблюдения этих требований будет вполне достаточно, чтобы защищать права граждан в мировых или районных судах. Если же дело рассматривается в других судебных инстанциях, к представителю предъявляются повышенные требования – наличие высшего профессионального образования в сфере юриспруденции или учёной степени, например, кандидата или доктора наук.

Некоторые категории граждан могут быть представителями в силу закона. Так, интересы детей может представлять их мать или отец. Оформлять каким-то образом свои полномочия или же иметь соответствующее образование не требуется. Однако родители вправе поручить ведение судебного дела профессиональному юристу.

В действующем законодательстве есть и запреты. Так, не вправе выполнять функции представителя работники суда, следственных органов, прокуратуры. Запрет не распространяется на случаи, когда указанные лица выступают в качестве законных представителей или же представляют в суде свои организации.

Какие документы должен иметь представитель?

Основной документ – это письменное полномочие быть представителем, иными словами – доверенность. Ее можно оформить в любом нотариальном офисе. Ничего самому писать ненужно, — все сделает нотариус. Главное – объяснить ему, для чего и зачем требуется этот документ. Обычно судебная доверенность содержит в себе основные полномочия, которыми будет обладать представитель.

Иногда можно обойтись и без этого документа. Например, если интересы стороны по делу представляет юрист со статусом адвоката, то он может предъявить в суде собственное адвокатское удостоверение.

С юристом без статуса заключается самый обычный договор об оказании услуг, в котором предусматриваются основные условия и правила. Но договор или соглашение, в отличие, от доверенности или адвокатского удостоверения, предъявлять в суде не нужно. Это понадобится только в том случае, если какая-либо сторона по делу попытается взыскать судебные расходы.

В этом случае нужен сам договор, а также документ, который подтверждает несение денежных расходов на оплату услуг представителя.

Нужно ли представителю юридическое образование в 2022 году?

Еще одним необходимым документом может являться диплом юриста, или наличие научной степени в юридической сфере. До 2019 года в законе не было упоминаний об этом. Однако в закон внесли поправки, которые существенным образом изменили текущую ситуацию.

В ряде судебных процессов представитель ответчика или истца должен доказать суду, что он обладает профессиональным юридическим образованием. Подтвердить это можно, представив документы об образовании:

Диплом об окончании образовательного учреждения
Свидетельство о наличии научной степени в области права

Если дело рассматривает мировой судья или федеральный судья районного суда, то подтверждать свое образование не нужно. Но если решения этих судебных инстанций были обжалованы, и дело передано вышестоящему суду, наличие юридического образования будет обязательным.

Документ об образовании должен быть представлен в подлиннике. Копия допускается в том случае, если ее достоверность должным образом удостоверена. Оформить копию диплома можно у любого нотариуса.

В каких делах нужен представитель?

Закон это не регламентирует. Нет обозначенного перечня гражданских дел, в которых обязательно должны участвовать представители. Это означает, что абсолютно любой человек, в любом гражданском деле может лично себя защищать. Вопрос в другом, — будет ли такая защита эффективной, если дело непростое?

При рассмотрении самых обычных типовых дел услуги представителя вряд ли потребуются. Например, можно самому подать в суд исковое заявление о разводе и при этом не приглашать в суд представителя. Исход такого дела практически предрешен, с ведением такого дела в суде справится любой гражданин.

Но есть дела сложные, когда нужно доказывать наличие или отсутствие самых различных фактов и обстоятельств, когда нужно знать, как сформировать правовую позицию по делу, какие доказательства представить и как их добыть. Такую работу лучше доверить специалисту.

Как оформить договоренность с представителем?

Ранее указывалось, что необходим договор или соглашение. Самое главное – обговорить все существенные условия, а именно:

Какой объем работы должен выполнить представитель
В какую сумму выльется судебное представительство
В каком порядке и в какие сроки будет производиться оплата.

Естественно, что оформлять такой договор у нотариуса не нужно. Наличие подписей заказчика и исполнителя будет вполне достаточно для того, чтобы договор имел необходимую юридическую силу.

При желании стороны в любой момент могут его изменить, например, скорректировать предмет договора или же условия о порядке и размере вознаграждения представителя. Любые изменения должны быть оформлены так же, как и сам договор, — то есть в письменной форме.

Нужно ли присутствовать в суде, если есть представитель?

Решение этой дилеммы находится в компетенции истца или ответчика. Если у стороны по делу есть юрист, который представляет его интересы, в суд можно не ходить. Если выбран этот вариант, следует знать, что свое отсутствие в судебном заседании нужно оформить в письменном виде.

Следует подать заявление, в котором указать о своем отношении к иску и просить суд о рассмотрении дела в свое отсутствие.

Представитель, если он юрист, проведет дело без своего доверителя, при необходимости даст показания, представит доказательства, примет участие в их исследовании и выступит с заключительной речью.

Выводы

Итак, что такое судебное представительство? Это представление интересов одного гражданина другим. Правила 2022 года позволяют любому участнику гражданского дела может пригласить в суд свое доверенное лицо, — представителя. Обычно в такой роли выступают профессиональные юристы.

Представительство возникает на основании договор, который заключается между сторонами. Также необходима доверенность, где перечислены все полномочия представителя.

В ряде случаев и доверенность не нужна, если в деле принимают участие законные представители. Например, таковыми считаются родители или опекуны, представляющие интересы несовершеннолетнего гражданина при рассмотрении какого-либо гражданского дела.

В мировом и районном суде юристу не обязательно доказывать наличие профессионального образования. Но если дело рассматривает апелляционная, кассационная инстанция, то справки об окончании юридического ВУЗа будут обязательными.

Методы исправления ошибки

В первом квартале по графику, утвержденному руководителем организации, началась процедура передачи дел на архивное хранение по описям, которые подготовлены ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В процессе реальной передачи дел даже после заранее проведенной архивом проверки качества их формирования и оформления часто выявляются ошибки, которые необходимо оперативно исправлять. Но на полное переоформление обработанных дел и подписанных описей, как правило, в подразделении и в архиве уже нет никаких ресурсов, а на процесс приема-передачи дел обычно выделяется не более 2 недель.

Что делать, если в дело оказались подшитыми документы с различными сроками хранения?

документы постоянного и временного сроков хранения (до 10 лет включительно; свыше 10 лет) необходимо группировать в разные дела;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.

Сотрудник архива (или ответственный за архивное хранение, если архив в организации не создан) в присутствии передающего дела полистно просматривает документы дела постоянного хранения и проводит их экспресс-экспертизу.

Например, в деле с приказами по основной деятельности выявлены приказы по личному составу об изменениях фамилий, командировках и изменении графика работы, которые имеют временные сроки хранения и не должны находиться в данном деле. Принимается решение об их полном изъятии из сформированного дела постоянного срока хранения и передаче в отдел кадров для формирования в дела по личному составу за соответствующий год или для возможного уничтожения в связи с истечением сроков хранения. Так, в 2019 году можно выделить к уничтожению приказы об отпусках и командировках за 2013 год.

Возврат неправильно подшитых в дело приказов осуществляется сотруднику, который непосредственно передает дела в архив. Акт приема-передачи в этом случае не составляется, т.к. архив не принимает эти документы в составе дела, представленного на архивное хранение данным подразделением. А в другое подразделение (в нашем примере – в отдел кадров) служба делопроизводства и архив должны передать изъятые документы по акту приема-передачи.

Сведения об отпуске или командировке отражаются в личной карточке по форме № Т-2 с указанием даты и номера приказа, в расчетной ведомости о выплате заработной платы, а также в документах персонифицированного учета, налоговой отчетности и отчетов в ПФР. Некоторые из перечисленных документов, содержащие сведения о выплатах в период отпусков и командировок, имеют более длительный, в основном 50-летний срок хранения, формируются в дела по личному составу в отделе кадров и бухгалтерии. Справки социально-правового характера в последующем могут быть выданы на их основании. Учитывается и тот факт, что заключительный этап экспертизы ценности документов будет проведен в архиве. Причем в случае ликвидации организации дела постоянного срока хранения с аннотацией о содержащихся в них приказах по личному составу об изменении фамилий после экспертизы ценности могут быть переданы в государственный или муниципальный архив вместе с другими делами по личному составу.

Во втором варианте все имеющиеся в деле постоянного срока хранения документы по личному составу не изымаются из него. Проводится такая же экспресс-экспертиза приказов по личному составу, после которой дело не переформировывается и количество листов в нем не перенумеровывается. Изменения вносятся в учетные документы дела, в опись дел и на обложку дела:

Такой способ, связанный прежде всего с переоформлением учетных документов к делу, применяется организациями, которые не являются источниками комплектования и самостоятельно организуют архивное хранение документов в соответствии с требованиями действующего законодательства и Правил работы архивов организаций.

Командировки могут быть краткосрочными (до 30 дней) и долгосрочными, соответственно приказы о направлении сотрудников в командировку могут иметь разные сроки хранения и формироваться в разные дела:

приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных командировках и дисциплинарных взысканиях – 5 л. (ст. 19 б) Перечня 2010 г. 1 );
приказы о приеме, переводе, совмещении, увольнении, поощрениях, длительных командировках, всех видах отпусков за тяжелые, вредные и опасные условия труда, отпусках без сохранения заработной платы, отпусках по уходу за ребенком – 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ 2 ).

Приказы об изменении графиков работы, которыми не изменяются условия заключенных трудовых договоров конкретных сотрудников, относятся, как правило, к категории приказов по административно-организационной деятельности и подлежат хранению в течение 5 л. (ст. 19 в) Перечня 2010 г.). Если же в приказе идет речь об изменении графика работы конкретных сотрудников, изменении условий заключенных трудовых договоров, то он является приказом по личному составу и хранится 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

К приказам по личному составу со сроком хранения 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) относятся также приказы об изменении фамилий, имен и отчеств сотрудников.

При методической помощи архива передающий дела сотрудник службы делопроизводства изымает из дела постоянного хранения все документы с временными сроками хранения (полное изъятие). Куда они перемещаются:

1. Приказы об изменении графиков работы, отнесенные к административным приказам, службой делопроизводства будут помещены в дела в соответствии с годами их завершения в делопроизводстве. В зависимости от количества они могут также составить второй том приказов по административно-организационной деятельности за тот же календарный год.

2. Приказы по личному составу и с 50-летним, и с 5-летним сроками хранения передаются в отдел кадров для формирования в соответствующие дела с учетом года издания (завершения в делопроизводстве). Документы и дела передаются из не связанных подчиненностью друг другу подразделений всегда по акту приема-передачи (такой акт показан в Примере 1, обычно он оформляется без грифа утверждения либо сразу с двумя грифами: начальника передающего подразделения и принимающего; регистрационный номер такому акту, как правило, не присваивается, а вот дата обязательна).

Пример 1. Акт приема-передачи документов из отдела ДОУ в отдел кадров

Что нужно изменить в оформлении дела, в котором остались только приказы по основной деятельности? Последовательность действий такая же, как и при обычной архивно-технической обработке, только заново прошивать дело не потребуется. Алгоритм исправления выявленных ошибок в процессе передачи документов в архив следующий:

1. Поскольку из-за изъятых документов нарушилась порядковая нумерация листов, необходимо внести в нее исправления. Номер листа документа, ранее проставленный графитным карандашом, зачеркивается карандашом тонкой косой чертой и рядом с ним проставляется новый валовый порядковый номер. Если изъятых документов не очень много (в пределах 10–20), то перенумерация может не осуществляться, а все изъятые документы и пропущенные номера листов дела фиксируются во внутренней описи документов дела и в итоговой записи к ней;

3. В подписанном листе-заверителе к данному делу необходимо зафиксировать изменение количества листов документов, вписать пропущенные номера листов в связи с изъятием, указать изъятие приказов по личному составу в табличной части листа-заверителя и еще раз подписать его (Пример 3).

на обложке дела к заголовку от руки дописывают с красной строки кратко содержание оставшихся в деле приказов по личному составу – об изменении фамилий с указанием номеров листов дела (Пример 4);
такая же аннотация вносится в опись дел, что требует перепечатки и перенумерации одного или нескольких ее листов, но в настоящее время это не слишком сложно, т.к. все проекты описей изготавливаются по шаблонам (утвержденным формам в соответствии с Правилами работы архивов организаций) в электронном виде (Пример 5).

Пример 4. Добавление аннотации к заголовку дела на его обложке

Пример 5. Оформление аннотации к заголовку дела в описи дел постоянного хранения

Алгоритм исправления ошибок, выявленных в процессе передачи документов на архивное хранение, без изъятия документов почти такой же.

1. Во внутренней описи документов дела проставляются сроки хранения всех ошибочно включенных в него документов по личному составу, чтобы в последующем в архиве на заключительном этапе экспертизы ценности, можно было принять окончательное решение о судьбе всего дела и конкретных документов в его составе.

Взаимодействие с подразделениями

ответственность за организацию работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей (п. 1.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2019 № 44);
номенклатура дел и опись дел структурного подразделения подписываются руководителем структурного подразделения (приложения 23 и 26 к Правилам работы архивов организаций), который отвечает за документальный фонд своего подразделения.

В пределах своих полномочий осуществления методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях (кстати, необходимо проверить, внесена ли эта функция в положение) служба делопроизводства проводит переговоры, а потом и направляет руководителям подразделений, в делах которых обнаружились документы с различными сроками хранения, служебные записки о правильном порядке и схеме формирования дел (Пример 8). Если нарушений немного, то их перечисляют в тексте служебной записки, а если они существенные, то целесообразно их оформить в качестве приложения или отдельной схемы формирования дел (Пример 9).

Пример 8. Служебная записка о необходимости исправления ошибок

Пример 9. Схема формирования дел с приказами по личному составу

Заметьте, что переутверждать номенклатуру дел отдела кадров в данной ситуации не нужно, т.к., разрабатывая и передавая в подразделения схемы формирования дел, служба делопроизводства выполняет свою функцию ведения номенклатуры дел организации (проверьте, внесена ли эта функция в положение о вашем подразделении).

Какова судьба приказов по личному составу, изъятых из дела постоянного срока хранения?

Если за 2017 и более ранние годы приказы по личному составу уже сформированы в дела и обработаны, то для изъятых приказов об изменении фамилий сотрудников и о направлении в долгосрочные командировки (срок хранения одинаковый – 50 лет), может быть предусмотрено объединение их во второй том дела с приказами по личному составу, имеющими такой же срок хранения. Причем заголовок второго тома может быть конкретным.

Пример 10. Формирование из изъятых документов отдельного тома дела, куда они изначально должны были быть подшиты

Кроме того, когда служба делопроизводства и архив вместе со службой безопасности на основании приказа руководителя и по графику проводят ежегодные проверки организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, необходимо путем быстрого пролистывания проверять правильность формирования дел постоянного срока хранения и по личному составу. Все выявленные нарушения фиксируются в акте и быстро устраняются, ответственные за ведение делопроизводства получают оперативные консультации, а сводный акт (справка) о проверке направляются первому руководителю.

Исправление ошибок в формировании дел производится под методическим руководством службы делопроизводства и сотрудника архива (или лица, ответственного за архивное хранение). Его можно сделать по описанным в этой статье алгоритмам. Да, это потребует внимательности и тоже трудоемко, но позволит за счет аннотирования описей, уточнения заголовков и внесения изменений в учетные документы о составе дела не переформировывать дела в процессе непосредственной передачи на архивное хранение.

Читайте также: