Возмещение представительских расходов ндфл

Обновлено: 15.05.2024

Норматив по представительским расходам — это лимит определенных затрат, которые организация может учесть при налогообложении. Разберемся, что отнести к подобным издержкам и как рассчитать лимит.

Представительские издержки: что входит в состав

В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.

Что относится к представительским расходам:

Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.

доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.

А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.

Принципы нормирования

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов в 2020 году определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.

Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:

Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.

Оплата труда: от чего считать норматив

Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ .

Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:

начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование ( ст. 252 НК РФ ).

Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.

Особенности документального оформления

Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.

Рекомендовано использовать следующие документы:

Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
Акт на списание затрат и платежные документы. Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.

Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.

Налоговый учет

Не все компании могут зачесть при налогообложении представительские расходы: норматив в налоговом учете 2020 могут использовать только налогоплательщики, применяющие общую систему налогообложения. Остальные компании и ИП это делать не вправе.

Фирмы на ОСНО могут не только снизить налог на прибыль, но и зачесть входной НДС с таких затрат. Но важно соблюдать лимит в 4% от ФОТ, подтвердить траты документально и экономически обосновать.

К вопросу об НДС. Вернуть входной налог можно, но только в пределах установленного лимита в 4% от затрат на оплату труда персонала. Если в отчетном периоде траты превысили лимит 4%, то их допустимо перенести на следующий отчетный период.

Пример: налог на прибыль и представительские расходы

транспортные издержки на доставку гостей к месту проведения мероприятия — 20 000 рублей, в том числе НДС — 4000 рублей;
организация питания (завтрак, кофе-пауза, торжественный обед, ужин) — 100 000 рублей, НДС — 20 000 рублей;
услуги обслуживающего персонала буфета — 30 000 рублей;
билеты на театральную премьеру — 10 000 рублей, НДС — 2000 рублей;
проживание гостей в отеле класса люкс — 40 000 рублей;
экскурсия на теплоходе по местным достопримечательностям — 50 000 рублей.

Сумма НДС со всех затрат на мероприятие — 26 000 рублей.

Фонд оплаты труда за 2 квартал 2020 года составил 7 000 000 рублей. 4% от ФОТ — 280 000 рублей.

Следовательно, компания по установленному лимиту вправе зачесть представительские затраты во 2 квартале в сумме не более 280 000 рублей. Но всю сумму издержек на проведение мероприятий учесть нельзя! Так как не все затраты являются представительскими.

Вернуть входной НДС можно только в сумме 24 000 рублей. То есть только с представительских затрат (транспортные услуги и питание). А вот с билетов в театр получить вычет нельзя.

Бухгалтерский учет

Положения о бухучете не требуют отдельного выделения представительских затрат, в сравнении в требованиями налогового учета. Компания вправе относить такие категории издержек в состав прочих расходов. А перечень их необходимо закрепить в учетной политике.

Вообще бухучет представительских затрат представляет собой стандартное отражение операций по принятию и списанию расходов. То есть бухгалтер фиксирует в учете проводки по основным видам деятельности в виде:

списания материальных затрат;
начисления амортизации;
начислений вознаграждений за труд;
отражения услуг сторонних компаний;
прочих трат.

Работы и услуги сторонних организаций приняты к учету в составе представительских затрат

Верховный суд РФ дал разъяснения относительно включения НДФЛ, уплаченного с суммы гонорара судебного представителя, в состав подлежащих возмещению судебных издержек. Это дело, рассмотренное коллегией по экономическим спорам, включено в четвертый в 2018 году обзор судебной практики ВС (читайте о документе на L.R также здесь, здесь и здесь).

Как указывает ВС, суммы НДФЛ, уплаченные с вознаграждения (дохода) представителю налогоплательщика в суде, не уменьшают размер судебных издержек и подлежат возмещению в составе вознаграждения представителю в порядке статьи 110 АПК РФ.

Общество обратилось в суд с заявлением о взыскании с налогового органа судебных расходов на оплату услуг представителя, понесенных в связи с рассмотрением дела об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения.

К судебным расходам общество отнесло сумму дохода, выплаченную представителю, сумму перечисленных обществом в бюджет налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховых взносов.

Определением суда первой инстанции заявленное требование удовлетворено частично, в пользу общества взысканы судебные расходы на оплату услуг представителя. В остальной части заявленного требования отказано, поскольку заявленная к взысканию сумма НДФЛ не относится к судебным издержкам.

Постановлением суда апелляционной инстанции определение суда первой инстанции в части отказа во взыскании судебных расходов в сумме НДФЛ отменено. Суд сделал вывод, что исполнение обществом публично-правовой обязанности по удержанию и перечислению в бюджет сумм НДФЛ не изменяет характер, содержание и размер понесенных им судебных расходов.

Постановлением арбитражного суда округа постановление суда апелляционной инстанции отменено в части отмены определения суда первой инстанции об отказе в удовлетворении заявления о взыскании судебных расходов в сумме НДФЛ. При этом суд указал, что перечисленная обществом в бюджет сумма НДФЛ не может быть расценена как понесенные в ходе рассмотрения спора судебные издержки, поскольку удержание и перечисление в бюджет данного налога свидетельствует об исполнении налоговым агентом своей обязанности, предусмотренной ст. 226 НК РФ.

Судебная коллегия Верховного суда РФ отменила постановление арбитражного суда округа в части отмены постановления суда апелляционной инстанции о взыскании судебных расходов в сумме НДФЛ по следующим основаниям.

В соответствии со ст. 101 АПК РФ судебные расходы состоят из государственной пошлины и судебных издержек, связанных с рассмотрением дела арбитражным судом.

Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей. Указанные лица именуются в настоящей главе налоговыми агентами.

При этом п. 2 ст. 226 НК РФ предусмотрено, что исчисление сумм и уплата налога, в соответствии с настоящей статьей, производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, с зачетом ранее удержанных сумм налога (за исключением доходов, в отношении которых исчисление сумм налога производится в соответствии со ст. 214.7 НК РФ), а в случаях и порядке, предусмотренных ст. 227.1 НК РФ, – также с учетом уменьшения на суммы фиксированных авансовых платежей, уплаченных налогоплательщиком. Особенности исчисления и (или) уплаты налога по отдельным видам доходов устанавливаются ст. 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 214.7, 226.1, 227 и 228 НК РФ.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных настоящим пунктом.

Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается.

При заключении договоров и иных сделок запрещается включение в них налоговых оговорок, в соответствии с которыми выплачивающие доход налоговые агенты принимают на себя обязательства нести расходы, связанные с уплатой налога за физических лиц (п. 9 ст. 226 НК РФ).

Из совокупности вышеприведенных положений ст. 226 НК РФ следует, что организация – заказчик по договору возмездного оказания услуг, заключенному с физическим лицом, являясь налоговым агентом, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ в отношении вознаграждения (дохода), уплаченного привлеченному представителю по данному договору.

Таким образом, выплата представителю вознаграждения (дохода) невозможна без осуществления обязательных отчислений в бюджет. При этом произведенные заявителем как налоговым агентом представителя обязательные отчисления в бюджет не изменяют правовую природу суммы НДФЛ как части стоимости услуг представителя (определение № 310-КГ16-13086).

Все последнее время мы рассказываем о том, что суды немотивированно снижают размер судебных расходов. Однако бывают и такие ситуации, когда вроде бы и есть судебные расходы, но возникают сомнения в том, что клиент (доверитель) действительно заплатил юристу (адвокату) столько, сколько пытается взыскать. Как быть в таком случае? Какими доказательствами можно опровергнуть реальность расходов? Об этом — февральский кейс месяца.

Среди основных концептуальных вопросов, которые иллюстрируются этим делом, следующие:

может ли неуплата НДФЛ с гонорара опровергать реальность расходов на юриста?
могут ли признаки фиктивности расчетно-кассовой операции (РКО) быть препятствием для распределения судебных расходов?
может ли систематическая деятельность юриста, направленная на получение доходов без надлежащего оформления как ИП или без получения статуса адвоката, препятствовать взысканию судебных расходов?
могут ли иные правонарушения в сфере публичных отношений препятствовать взысканию судебных расходов?

Часть 1. Обстоятельства основного дела

Решением Арбитражного суда Новосибирской области иск был удовлетворен, однако апелляция не согласилась и отменила судебный акт на основании многочисленных новых доказательств, которые ответчик не приносил в суд первой инстанции.

В дальнейшем постановление устояло в обеих кассациях.

Часть 2. Судебные расходы

Ссылаясь на принятие в его пользу судебного акта, ответчик обратился в Арбитражный суд Новосибирской области с ходатайством о взыскании судебных расходов с каждого из истцов:

расходы на оплату услуг представителя в размере 50 000 руб.;
транспортные и командировочные расходы в размере 4080 руб.;
судебные расходы за рассмотрение дела в суде кассационной инстанции в размере 17 500 руб.

Казалось бы, обычный и полный для такого случая комплект документов. Суду можно было бы без лишних раздумий удовлетворить заявление, тем более что, к примеру, стоимость услуг юриста соответствовала Методическим рекомендациям по размерам оплаты юридической помощи, оказываемой адвокатами физическим и юридическим лицам, утв. решением Совета Адвокатской палаты Новосибирской области от 21 июля 2015 года (протокол № 9).

Однако в деле оказалось не все так просто.

Ордер есть, а денег нет?

Между тем еще в мае 2017 г. судебными приставами было вынесено постановление об ограничении расходных операций по кассе общества с целью обращения взыскания на наличные денежные средства. Этим же постановлением должника обязали представлять на проверку судебному приставу-исполнителю кассовую книгу организации с документами, подтверждающими приход и расход по кассе, каждые 10 дней.

Таким образом, общество объективно не имело возможности выдавать наличные денежные средства из своей кассы, поскольку она арестована службой судебных приставов.

Поэтому суд сделал вывод, что представленные ответчиком расходные кассовые ордеры являются фиктивными, изготовленными для создания искусственного подтверждения факта оплаты судебных расходов.

В подтверждение факта несения судебных расходов ответчиком были представлены также кассовая книга и отчет кассира за 2018 год. Документ был оформлен с рядом нарушений: последняя страница кассовой книги и отчета кассира не подписаны руководителем, в отчете кассира не содержатся РКО о выдаче денежных средств юристу, хотя в кассовой книге должны содержаться все кассовые документы за отчетный период.

Также отчет кассира содержал приходные кассовые ордеры (ПКО) о получении от директора денежных средств. Основание ― возврат неизрасходованных подотчетных сумм. Примечательно, что эти же суммы были выданы юристу. Однако кассовых документов о выдаче директору подотчетных денежных средств кассовая книга и отчет кассира не содержали.

Суд указал, что ему не ясно, на каком таком основании директору были выданы деньги из арестованной кассы и как так получилось, что сумма возвращенных в кассу подотчетных денег ― ровно такая же, как по договорам оказания юридических услуг. Все это привело к выводу, что реально выдачи подотчетных денег директору и возврата подотчета не было, а значит, не могло быть выдачи денежных средств исполнителю — юристу.

Затерявшийся НДФЛ и страховые взносы

Как в таких случаях бывает, общество являлось налоговым агентом по НДФЛ. Однако стороны договорились, что физическое лицо самостоятельно занимается уплатой своих налогов.

Суд подчеркнул, что условие договоров оказания юридических услуг об уплате НДФЛ самостоятельно исполнителем — физическим лицом ничтожно как противоречащее Налоговому кодексу. Поэтому установление договором самостоятельной уплаты юристом своего НДФЛ не влечет правовых последствий, равно как и факт самостоятельной уплаты им НДФЛ в бюджет.

Более того, НДФЛ юрист оплатил только после того, как вопрос об этом возник в суде, когда сроки уплаты уже истекли.

Страховые же взносы ни юристом, ни обществом так и не были уплачены.

Новые документы в апелляции как злоупотребление процессуальными правами

Благодарим Кирилла Кузнецова, управляющего партнера ЮА ЭКВИ, за предоставленную информацию о деле.

Свои предложения по кейсу марта присылайте через нашу форму или пишите редактору раздела Лине Тальцевой по адресу taltseva[at]igzakon.ru.

Читайте также: