Такси в командировке за границей налоговый учет

Обновлено: 03.05.2024

Содержание

Состав расходов при направлении сотрудника в заграничную командировку
Суточные в период заграничной командировки
Включение командировочных расходов при заграничной поездке в расчет налогооблагаемой базы
Включение расходов на наем жилого помещения в заграничной командировке в расчет налогооблагаемой базы
Включение расходов на такси в заграничной командировке в расчет налогооблагаемой базы
Включение в расчет налогооблагаемой базы расходов на проезд к месту заграничной командировки и обратно
Экспертное мнение к вопросу о том, на какую дату валютные расходы пересчитываются в рубли
Законодательное регулирование
Типичные ошибки:
Ответы на распространенные вопросы про налоговый учет расходов на зарубежную командировку

Служебная поездка за рубеж – это разновидность командировок, на которую распространяются те же правила, что характерны для поездок внутри России. Работник так же получает распоряжение о необходимости отъезда от своего начальства, руководство определяет продолжительность поездки и дает служебное задание. Командировочные расходы компенсируются вернувшимся из поездки подчиненным по правилам, прописанным в локальных нормативных актах компании или в коллективном договоре. В данной статье мы расскажем про налоговый учет расходов на зарубежную командировку – про состав расходов при зарубежных командировках, выплату суточных во время заграничных командировок, включение расходов в расчет налогооблагаемой базы, пересчет валютных расходов в рубли.

Состав расходов при направлении сотрудника в заграничную командировку

Согласно тексту Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, отъезд подчиненного в служебную поездку возможен только после получения распоряжения от руководства компании, начальство должно установить период пребывания работника в командировке, определить сложность и объем служебного поручения и возместить расходы сотрудника, связанные с исполнением его трудовых функций вне места постоянной занятости. В состав командировочных затрат (вне зависимости от того, куда направляется сотрудник – в другую местность на территории РФ или за рубеж) включаются:

Затраты на оплату съемного жилья (номера в гостинице, места в хостеле или квартиры).
Затраты на покупку проездных билетов.
Иные затраты, имеющие отношение к факту проживания вне постоянного места жительства (суточные).
Прочие затраты, по согласованию с начальством командированного работника.

Помимо перечисленных затрат, существуют также дополнительные расходы, характерные исключительно при организации служебной поездки за границу:

затраты на оплату медицинской страховки, обязательной для заграничных поездок.
расходы на уплату сборов (аэродромных, консульских).
затраты на оформление выездных документов, в т.ч. заграничного паспорта и визы;
затраты на уплату сбора за право въезда (или транзита) автомобиля;
расходы на уплату прочих сборов и обязательных платежей.

Важно! Все перечисленные выше расходы, как общие, так и дополнительные, подлежат учету при исчислении налога на прибыль. Подобные затраты уменьшают налогооблагаемую базу.

На каждый пункт расходов в поездке должны иметься оправдательные документы. Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан представить их бухгалтеру работодателя в течение 3 дней с момента приезда, тогда же необходимо отчитаться за потраченный аванс и вернуть излишки средств, если таковые имеются, в кассу предприятия.

Важно! Если документы, подтверждающие расходы в заграничной командировке, составлены на иностранном языке, необходимо передать их профессиональному переводчику самой организации или в бюро переводов для осуществления их перевода на русский язык.

Суточные в период заграничной командировки

Важно! Какими-либо документами наподобие квитанций и чеков подтверждать обоснованность выплаты суточных не требуется, об этом говорится в тексте Письма ФНС РФ от 03.12.2009 № 3-2-09/362 и Письма Минфина РФ от 24.11.2009 № 03-03-06/1/770.

За время пребывания командированного сотрудника в пути к пункту назначения за пределами РФ ему начисляются суточные:

при проезде через территорию субъектов РФ (по правилам, утвержденным в отношении суточных, выплачиваемых работникам, выехавшим в командировку внутри страны);
при проезде по территории зарубежной страны (по правилам, утвержденным в отношении выплат, производимых сотрудникам, отправившимся в служебную поездку за границу).

Следует помнить о том, что день пересечения российской границы (будет определен по отметкам в паспорте от пограничных органов) учитывается при подсчете дней, за которые суточные начисляются:

в рублях при въезде в Россию;
в иностранной валюте при выезде за рубеж с территории России.

Руководитель фирмы должен заранее побеспокоиться о том, чтобы размер суточных был прописан в коллективном договоре предприятия или в локальном нормативном акте. Величина выплаты может быть любой, но ее необходимо дифференцировать в зависимости от того, в какие именно страны направляются подчиненные. Если возможно такое, что сотрудник поедет в командировку, в течение которой побывает на территории сразу двух иностранных государств, суточные на дату пересечения границы этих стран должны быть начислены в соответствии с нормами, касающимися страны, в которую направлялся работник.

Включение командировочных расходов при заграничной поездке в расчет налогооблагаемой базы

Как уже было сказано, налоговое законодательство позволяет уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на суммы расходов предприятия по заграничной командировке.

Включение расходов на наем жилого помещения в заграничной командировке в расчет налогооблагаемой базы

Важно! Если вернувшийся из заграничной командировки сотрудник не может документально доказать факт оплаты съемного жилья, расходы на выплату ему компенсации бухгалтер не может учитывать при расчете налогооблагаемой базы.

Порядок и размеры возмещения затрат на оплату командированным за рубеж сотрудником съемного жилого помещения определены положениями статьи 168 ТК РФ. Все расходы должны быть непременно подтверждены платежными документами (квитанциями, счетами за пребывание в номере отеля). В тексте пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ сказано о том, что бухгалтер предприятия работодателя имеет возможность учесть затраты на выплату подчиненному данной компенсации в составе прочих расходов.

Если в счетах за проживание в гостиничном номере НДС выделен отдельной строкой, налог может быть также учтен при исчислении налоговой базы компании.

Включение расходов на такси в заграничной командировке в расчет налогооблагаемой базы

Расходы на проезд, понесенные командированным сотрудником в период пребывания в заграничной служебной поездке, компенсируются по тем же правилам, что затраты, имевшие место в поездке на территории России. Так, затраты на оплату услуг перевозчиков при проезде к пункту назначения и назад к фирме работодателя (а еще из одного города в другой населенный пункт, если служебное задание предполагает нахождение сразу в нескольких удаленных друг от друга предприятиях) включают:

расходы на оплату услуг, связанных с предоставлением постельного белья в поездах и с оформлением проездных документов;
расходы на оплату услуг общественного транспорта (с предоставлением документальных доказательств факта несения затрат) к пункту отправления транспорта (аэропорту, станции, пристани) и от пункта прибытия транспорта, если они расположены за пределами города.

Важно! Сотрудники Министерства финансов России допускают включение в состав расходов в целях налогообложения затрат фирмы на компенсацию проезда командированного за рубеж сотрудника в такси. Но только если оформлены платежные документы, и доказана экономическая обоснованность пользования услугами таксиста.

Включение в расчет налогооблагаемой базы расходов на проезд к месту заграничной командировки и обратно

Важно! Если командированным за рубеж сотрудником был приобретен электронный проездной билет, в качестве подтверждения несения затрат на его оплату выступает контрольный купон, полученный через интернет в электронной форме (выписка из АСУ пассажирскими перевозками). Также необходимо сохранить посадочный талон на самолет в случае приобретения электронного авиабилета. Должен быть проставлен штамп аэропорта о досмотре (или выдана справка с подтверждением полета).

Если факт поездки и покупки билетов на самолет, поезд или водный транспорт подтвержден документально, расходы фирмы на проезд командированного сотрудника могут быть учтены при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Если работник поехал в зарубежную командировку на личном автотранспорте, фактический срок нахождения в пункте назначения должен быть прописан в служебной записке – ее сотрудник относит в бухгалтерию по возвращении из поездки вместе с путевым листом, квитанциями, счетами, чеками ККТ и прочими бумагами, доказывающими факт эксплуатации личного транспортного средства в служебных целях.

Экспертное мнение к вопросу о том, на какую дату валютные расходы пересчитываются в рубли

Согласно тексту пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ, налогоплательщикам позволено производить операции при оплате/компенсации затрат командированного сотрудника в валюте, если командировка была заграничной. Также разрешено проводить в валюте операции при погашении неистраченного командировочного аванса.

Если произошло так, что деньги поступили в кассу фирмы с валютного счета на одну дату, а выдача аванса из кассы была произведена на другой день, возникает курсовая разница. Еще одна курсовая разница будет отмечена на дату возврата сотрудником, вернувшимся из командировки, неистраченного аванса в валюте. Согласно п. 3 ПБУ 3/2006, днем совершения операции для затрат компании в валюте, имеющих отношение к заграничным служебным поездкам, признается дата утверждения авансового отчета. Это и будет дата признания расходов, на которую их суммы нужно пересчитать в рубли по курсу Центробанка. Так не возникнет разницы между налоговым и бухгалтерским учетом при признании в составе расходов затрат в валюте на служебную поездку за рубеж.

Если же аванс для заграничной поездки был выдан в рублях из-за отсутствия на предприятии валютного счета, наниматель возмещает сотруднику фактически понесенные расходы. Речь идет о сумме в рублях, на которую была приобретена валюта в обменном пункте. Что касается отражения расходов:

сумма компенсации будет рассчитана по курсу, прописанному в документах на покупку валюты или обмена остатка аванса на рубли;
сумма возмещения будет учитываться по курсу Центробанка на день выдачи сотруднику подотчетной суммы (если нет документов о покупке валюты).

Законодательное регулирование

Об утверждении положения об особенностях направления работников в служебные командировки

О возможности уменьшения налогооблагаемой базы на сумму НДС, выделенного отдельной строкой в счетах за проживание в заграничной гостинице (налоговый учет расходов на зарубежную командировку)

О возможности включения в расходы затрат на оплату такси командированного за рубеж сотрудника (налоговый учет расходов на зарубежную командировку)

Типичные ошибки:

Ошибка: Бухгалтер фирмы включил в состав расходов при исчислении налога на прибыль затраты компании на оплату проживания командированного за границу сотрудника. При этом подвтерждающих факт несения расходов документов нет.

Комментарий: Если документов, подтверждающих расходы на оплату съемного жилья в период пребывания сотрудника в зарубежной командировке, не имеется, такие затраты не могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Ответы на распространенные вопросы про налоговый учет расходов на зарубежную командировку

Вопрос №1: Нужно ли выплачивать сотруднику суточные за дни заграничной служебной поездки за время вынужденной задержки?

Ответ: Если работник вынужден был остаться за рубежом на срок, превышающий изначально оговоренное время, выплата суточных будет зависеть от решения начальства. Необходимы будут документы, доказывающие факт вынужденной задержки.

Вопрос №2: Как выплачивать суточные сотруднику, который выехал в заграничную командировку? Он вернулся к месту постоянной работы в тот же день.

Ответ: Суточные должны быть выплачены в иностранной валюте в сумме 50% нормы затрат на начисление суточных. Норма расходов должна быть прописана в коллективном договоре или иной внутреннем нормативном акте компании.

Администрация хозяйствующего субъекта может направлять своих сотрудников в командировки с выполнением ими установленных руководством служебных заданий.

Законодательством на вопрос, можно ли брать в расходы оплату за такси в командировке, отвечает положительно, если они согласованы с руководством и экономически обоснованы.

Можно ли брать такси в командировке

Работник, которого направляют в служебную поездку, или его непосредственный руководитель производить предварительный расчет своих командировочных расходов, чтобы определить сколько ему необходимо получить средств.

Для этого составляется служебная записка. В ней можно предусмотреть использование такси в качестве средства, чтобы доехать в аэропорт (на вокзал) и обратно, а также, чтобы добраться непосредственно к месту командировки непосредственно.

Обосновывается это тем, что выезжать работнику придется в позднее время, когда общественный транспорт уже не работает, или для оптимальнее по времени будет использование для доставки такси.

Внимание! Такси работник может использовать только, если данный момент согласован с администрацией компании. Получить согласие руководства можно до поездки, а также во время нее, запросив разрешение через имеющиеся средства связи.

Обязанность работодателя осуществить возмещение расходов на командировку, в том числе и такси, предусмотрена ТК РФ. Кроме этого, в его локальных актах предприятия может быть уточнен порядок и объем такого возмещения.

В каких случаях можно взять в расходы проезд на такси в командировке

Вернувшись из командировки, сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором на основании имеющихся подтверждающих документов происходит включение расходов по командировке в расходы.

Бухгалтер примет расходы на такси от него в случае, если они согласованы с администрацией фирмы, экономически обоснованы и подтверждены соответствующими документами.

НК РФ предусматривает, что расходы по командировке включаются в состав прочих расходов. В их состав включаются затраты на проезд сотрудника к месту назначения служебной поездки и обратно, в том числе и расходы на такси.

Для экономического обоснования желательно от работника получить служебную записку, в которой он отразит необходимость использования данного способа проезда к месту назначения и обратно. В качестве обоснования можно в служебке отразить график работы общественного транспорта, при котором оптимальнее использовать такси, удаленность места назначения и т. д.

Документы, которые работником представляются для подтверждения произведенного расхода, должны иметь все обязательные реквизиты, предусмотренные нормами. К ним относятся наименование, реквизиты, адрес поставщика услуги, номер и дата документа, описание оказанной услуги, стоимость проезда, дата и подпись в приеме платежа.

Важно! При этом налоговики порой очень требовательно относятся к полноте и правильности проставления данных реквизитов. Так, они могут снять расход на такси, если на квитанции не будут проставлены ИНН перевозчика, адрес расположения или номер телефона.

Это произойдет даже в том случае, если ИНН указан, а значит есть возможность провести идентификацию перевозчика, но остальные реквизиты отсуствуют.

Какие необходимы подтверждающие документы

Для организации важно помнить, что если необходимо оплатить сотруднику расходы на найм такси, последнему должен правильно оформить подтверждающие документы и сдать авансовый отчет.

Для того, чтобы подтвердить расходы на использование такси работник обязательно должен предоставить документ на оплату услуг.

В качестве него обычно выступают:

Кассовый чек, который печатает таксиметр;
Квитанция БСО, которую оформляет сам водитель (встречается достаточно редко).

Постановление Правительства устанавливает перечень реквизитов, которые должна содержать квитанция — наименование, серия и номер и т.д.

Данные правила обязательны для соблюдения, и заменить квитанцию любым другим документом нельзя, поскольку эта возможность не предусматривается законом. Это особенно актуально для электронных систем такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber).

Если компания заключила прямой договор с указанными службами и все операции оплачиваются безналично с банковского счета, то для подтверждения расходов будет достаточно распечатки из электронной системы такси и выписки с банковского счета организации.

В этом случае обычной распечатки из электронной системы будет недостаточно, поскольку она, скорее всего, не будет содержать все обязательные реквизиты, и в первую очередь — серию и номер квитанции. Однако есть мнение Минфина, которое заключается в следующем.

Внимание! По итогам поездки гражданину на электронную почту (в случае ее указания в личном кабинете) должно прийти письмо с данными по поездке. В случае предоставления документа об оплате услуг (выписки с банковской карты), а также распечатки данного письма, расходы можно будет принять к учету

НДФЛ с расходов на проезд

Если необходимость воспользоваться такси в командировочной поездке полностью обоснована и вызвана сложившейся необходимостью, то у работника не возникает экономическая выгода. А это значит, что НДФЛ рассчитывать и удерживать не нужно. Такого рода поездки вызваны интересами организации, а не работника.

У организации обязательно должны быть подтверждающие документы. В них указывается тот факт, что такси использовалось работником в служебных целях. Помимо этого, Желательно прописать обоснованность таких затрат во внутренних документах, к примеру, в положении по командировкам.

Также, расходы работника на найм такси не нужно учитывать в составе базы по расчету страховых взносов. Объектом их обложения являются выплаты работникам при двухсторонних трудовых отношениях либо согласно договору подряда. Предметом последних обычно являются оказание гражданином определенных услуг либо выполнение работ для заказчика.

Внимание! При оплате услуг за найм такси либо автомобиля без водителя, польза возникает у организации, а не работников. Поэтому, облагать указанные затраты страховыми взносами нет необходимости.

Однако, если организация оплачивает расходы на такси, которые не подтверждены документально, либо признаны необоснованными, то данные суммы необходимо обязательно обложить НДФЛ и страховыми взносами. Ведь в такой ситуации это будет рассматриваться как получение работником выгоды.

Как отразить в учете расходы на такси

НК устанавливает, что затраты на такси субъект бизнеса имеет право включать в состав прочих расходов при расчете налога на прибыль. Но делать это допускается только в том случае, когда на руках есть необходимые подтверждающие документы — кассовый чек с поездки либо БСО.

Кроме этого, рекомендуется с работника запросить письменную объяснительную — по какой причине ему пришлось воспользоваться указанным видом транспорта. Например, необходимость доехать в аэропорт, расположенный далеко от города, либо отсутствие остановок общественного транспорта возле места его проживания в командировке.

В бухгалтерском учете данные расходы относятся к обычным расходам. Их необходимо отразить в учете в момент утверждения авансового отчета.

Составляются следующие проводки:

Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (Пока оценок нет)

Читайте также: