Образец ответа на требование налоговой о предоставлении документов вне рамок налоговой проверки

Обновлено: 02.07.2024

Михаил Мухин , действительный государственный советник РФ 3-го класса, президент, главный эксперт-координатор Центра финансовых экспертиз и аудита

Что вправе требовать вне рамок проверки

Вне рамок налоговых проверок инспекторы вправе требовать документы или информацию по любой сделке у ее участников или иных лиц, которые располагают такими данными (п. 2 ст. 93.1 НК). Запросить документы и информацию вправе, когда ревизии нет ни у одного из участников сделки. Когда ИФНС запрашивает сведения при проверке контрагента, действуют иные правила. Запрошенные документы и информацию по сделкам впоследствии используют при планировании выездных проверок. Критерии отбора кандидатов на выездные проверки – в таблице.

Инспекторы могут запросить в одном требовании документы и информацию сразу по нескольким сделкам. Налоговое законодательство это не запрещает (письмо Минфина от 15.10.2018 № 03-02-07/1/73833). Кодекс также не ограничивает количество документов и информации, которые могут запросить.

Но ИФНС вправе запросить данные, когда в них есть обоснованная необходимость (письмо ФНС от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216). Инспекторы должны соблюдать принципы целесообразности и разумности и не истребовать документы и информацию произвольно. Например, не запрашивать документы в объеме, который сами не смогут проверить. Истребование большого объема документов не повод, чтобы признать требование незаконным. Но при оценке правомерности штрафа УФНС и суды учитывают:

необходимость в требуемых документах и информации;
возможность инспекторов изучить запрошенный объем бумаг;
возможность изготовить и представить копии в большом объеме;
наличие ходатайства о продлении срока сдачи бумаг.

Если ИФНС в требовании пренебрегает этими принципами, это дает право отказать в представлении запрошенных данных и сослаться в отказе на разъяснения ФНС. Даже если ИФНС впоследствии оштрафует, суд такой штраф может отменить или существенно снизить с учетом смягчающих обстоятельств.

В требовании ИФНС должна отразить, что документы и информация нужны именно вне рамок налоговых проверок (приложение 17 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628). Из требования также должно быть понятно, в рамках какой сделки нужно представить документы или информацию.

Если ИФНС четко не обозначит, по какой сделке нужны сведения, и впоследствии привлечет вас к ответственности за неисполнение требования, штраф можно оспорить.

Какие документы вправе запросить

Вне рамок проверок вправе запросить документы по конкретному договору. Это могут быть любые документы, которые стороны составляют, когда заключают и исполняют сделку. Например, сам договор, накладные, акты приема-передачи и т. д.

Какие документы ИФНС вправе запросить вне рамок проверки

Вне рамок налоговых проверок инспекторы могут запросить документы, срок хранения которых еще не истек (письмо Минфина от 30.04.2019 № 03-02-08/32313). Общий срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета – четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК).

Но не стоит ориентироваться исключительно на дату документа. Например, договор, который действует в течение длительного времени, должен храниться более длительный срок. Документы за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, надо хранить в течение всего периода, пока учитываете этот убыток, плюс четыре года.

Если срок хранения документов истек, вы вправе их не представлять. Но, чтобы избежать штрафа, письменно уведомите ИФНС о том, что у вас нет запрошенных документов.

Направьте в ИФНС уведомление о невозможности представить данные, если у вас нет запрошенных документов или информации. Уведомление составьте на бланке из приказа ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204. На этом же бланке оформляют уведомление в ИФНС об отказе повторно подавать ранее представленные документы.

Какую информацию вправе запросить

Вне рамок проверок инспекторы запрашивают информацию по сделке, когда этих данных нет в конкретных документах. Например, об обстоятельствах, при которых стороны заключили и исполнили договор.

В ответ на требование подготовьте письмо с информацией в произвольной форме. Требовать аналитическую информацию, например, специальные расчеты, прогнозы, расшифровки, инспекторы не вправе (п. 4 письма ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309 и постановление Верховного суда от 09.07.2014 № 46-АД14-15) .

В какой срок исполнить требование ИФНС

Срок ответа на требование вне рамок проверок зависит от того, каким способом инспекторы его направили. Сроки и порядок их расчета можно определить в таблице ниже или при помощи сервиса.

Сроки ответа на требование вне рамок проверок

Как получили требование	Срок ответа (в рабочих днях)
Лично в ИФНС	10 дней с даты, когда получено требование (абз. 2 п. 5 ст. 93.1 НК)
По почте	16 дней с даты, когда инспекция отправила требование (п. 4 ст. 31, абз. 2 п. 5 ст. 93.1 НК)
По ТКС	10 дней с даты отправки квитанции о приеме требования (абз. 2 п. 5 ст. 93.1 НК)
Через личный кабинет на сайте ФНС	11 дней с даты размещения требования (п. 4 ст. 31, абз. 2 п. 5 ст. 93.1НК)

Как представить документы и информацию

Документы и информацию можно передать на бумаге или в электронном виде. В Кодексе нет специальных правил для подачи документов и информации вне рамок проверки, поэтому руководствуйтесь общим порядком.

Передавайте документы и информацию с сопроводительным письмом и описью, чтобы не представлять данные повторно, если инспекция снова их запросит. Письмо и опись составьте в произвольной форме.

Продлевать срок – право, а не обязанность инспекции, поэтому нет гарантии, что срок увеличат. Но впоследствии уведомление с просьбой продлить срок поможет в суде уменьшить штраф за несвоевременное представление документов. Судьи учитывают, обращались ли вы с ходатайством о продлении срока, принимала ли ИФНС какое-либо решение по этому поводу, каким было решение (письмо ФНС от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216).

Дополнительные полномочия ИФНС вне рамок проверки

Инспекторы вне рамок проверок, помимо запроса документов и информации, вправе проводить другие контрольные мероприятия. Например, вызвать представителя организации или ИП в инспекцию, чтобы получить устные пояснения (подп. 4 п. 1 ст. 31 НК). Вызов свидетеля на допрос также не требует проведения налоговой проверки (ст. 90 НК). Но штраф за неявку свидетеля возможен только в рамках дела о налоговом правонарушении (ст. 128 НК).

Осмотры помещений допустимы в рамках налоговой проверки. Но НК допускает возможность осмотра вне рамок ревизии, если владелец помещения против него не возражает (ст. 92 НК). Без проверки инспекторы могут проводить осмотры помещения в рамках Закона о госрегистрации (п. 4.2 ст. 9 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

Проводить выемку документов и назначать экспертизу вне рамок налоговой проверки инспекторы не вправе (ст. 94, 95 НК).

Ответственность

Если проигнорировать запрос ИФНС или представить документы и информацию с опозданием, штраф 5000 руб. За повторное нарушение в течение календарного года оштрафуют на 20 000 руб. Такая ответственность прописана в статье 129.1 НК. Что именно этой нормой должны руководствоваться ИФНС в данном случае, ФНС сообщала в письмах от 27.06.2017 № СА-4-9/12220 и от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216.

Должностное лицо, например, руководителя, могут также привлечь к административной ответственности по статье 15.6 КоАП. Штраф может составить от 300 до 500 руб.

Коммерческие предприятия довольно часто сталкиваются с необходимостью предоставить в налоговую инспекцию пояснения по какому-либо вопросу. Для того, чтобы эти пояснения не привели к дальнейшим проверкам со стороны надзорного органа, к составлению ответа следует относится крайне внимательно, скрупулезно и не затягивать с его отправкой.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Наиболее частые вопросы от налоговой

Обычно требование предоставить пояснения поступает через некоторое время после сдачи всевозможных отчетов и деклараций, так что поводом для них может стать любая, даже самая незначительная ошибка или неточность в документах. Во многих случаях разъяснения требуются по НДС, указанному к возмещению, из-за несоответствии сведений о налогооблагаемых базах в декларациях по налогу на прибыль и опять же НДС, при расхождении данных у контрагентов. Вопросы могут вызвать необоснованные убытки при проверке начисления налога на прибыль, подача уточненной декларации или расчета, в которых исправленная сумма налога к уплате меньше, чем в присланных первоначально и т.д.

В какой форме приходит требование

Налоговая инспекция может выслать требование о пояснениях как в бумажном, так и в электронном виде. При этом, в случае, электронного послания, налогоплательщик обязан отреагировать на него в течение пяти рабочих дней. Если же данный документ пришел в бумажном виде, на него также необходимо дать ответ в кратчайшие сроки, причем вне зависимости от того, имеется ли на нем печать налоговой инспекции или нет.

Порядок действий при получении требования

После того, как налогоплательщик получает требования о пояснениях, он должен сверить переданные в налоговую документы с имеющимися у него на руках данными.

В первую очередь, при проверке декларации по НДС, анализу подвергаются указанные в ней суммы (на предмет их соответствия с суммами по всем входящим и исходящим счетам-фактурам). Далее аналогичным образом исследуются даты, номера счетов-фактур, и прочие реквизиты (ИНН, КПП, адреса и т.п.).

Если вопросы возникли по декларации УСН или по налогу на прибыль, следует проанализировать все суммы расходов и доходов, которые были приняты для их расчета. Идентично приведенному алгоритму проверяются и все другие виды документов, вызвавшие вопросы у налоговой инспекции.

Внимание: закон не говорит о том, что пояснения должны быть даны именно в письменной форме, т.е. это значит, что они могут быть предоставлены и устно. Однако во избежание дальнейших разногласий, лучше все-таки озаботиться составление письменного ответа.

Как поступить, когда требование налоговой несправедливо

Случается, что налоговая инспекция требует пояснений необоснованно, т.е. в отчетности не было допущено никаких ошибок. В таких ситуациях игнорировать письма от налоговой тоже нельзя.

Во избежание каких-либо санкций (в том числе и внезапных налоговых проверок) необходимо своевременно уведомить надзорную службу о том, что в соответствии с информацией предприятия, все предоставленные сведения верны.

В любом случае, при составлении ответа надо помнить, что для налоговой важно даже не столько содержание письма, сколько сам факт ответа на требование.

Как оформить ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений

Использование электронного формата возможно только при наличии у организации электронной цифровой подписи.

К пояснению могут быть приложены какие-либо дополнительные документы – их наличие нужно отразить в содержании ответа.

Образец составления ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Как уже говорилось выше, унифицированной формы ответа для дачи пояснений налоговой нет, так что составлять его можно в произвольном виде. Стоит отметить, что форма ответа должна быть предельно корректной и стандартной с точки зрения правил оформления подобного рода бумаг.

Вначале слева или справа (не имеет значения) нужно указать адресата, т.е. именно ту налоговую инспекцию, куда отправляется ответ. Здесь нужно вписать ее номер, а также район и населенный пункт, к которому она относится.
Далее указывается отправитель письма: пишется название предприятия, его адрес (фактический), а также номер телефона (на случай, если у налогового инспектора возникнут какие-либо дополнительные вопросы к пояснению).
Далее в ответе следует сослаться на номер требования (а таким документам налоговая служба всегда присваивает номера), и его дату (отметим: не дату получения, а именно дату составления), а также коротко обозначить суть вопроса.
После этого можно приступать непосредственно к даче пояснений. Их следует писать максимально подробно, со всеми нужными ссылками на документы, законы, нормативные акты и т.п. Чем тщательнее будет оформлена эта часть ответа, тем больше шансов на то, что налоговая будет им удовлетворена.

Ни в коем случае нельзя давать в ответе недостоверные или заведомо ложные сведения – они будут быстро обнаружены и тогда последуют немедленные санкции со стороны налоговиков.

Налоговая инспекция вправе требовать, чтобы организация предоставила какие либо документы и информацию вне рамок проверки в двух случаях:

инспекция ведет налоговую проверку контрагента организации;

инспекции для осуществления налогового контроля нужна информация по конкретной сделке.

Рассмотрим оба случая и разберемся, какими должны быть требования ФНС по закону.

Требования при проверке контрагента

Как налоговая направляет требование

Порядок запроса информации у налогоплательщика при проверке его контрагента указан в статье 93.1 НК.

Когда контрагент и организация, у которой запрашивают документы, учтены в одной и той же инспекции, ИФНС напрямую требует нужные документы у организации.

Если в разных — инициатор проверки контрагента сперва направляет поручение в инспекцию по месту учета организации. Последняя направляет требование самой организации. К нему должна быть приложена копия поручения от инспекции, которая инициировала запрос.

В копии поручения указывают, при проведении какого именно мероприятия налоговикам потребовались документы и информация. Также она позволяет проверить, соответствуют ли сведения поручению инспекции-инициатора запроса.

Требование составляется на основании поручения от инспекции контрагента и не может выходить за его рамки. Если налоговая запрашивает другие документы, такое требования является незаконным.

Но если инспекция вовсе не приложит к требованию копию поручения, суд может не признать это грубым нарушением. Поэтому отсутствие копии — не повод игнорировать требование. А вот обжаловать его в таком случае можно. И если налогоплательщик выиграет суд, то сможет потребовать возмещения расходов на исполнение требования согласно статье 35 НК.

Что налоговая может потребовать

Налоговая вправе запросить не только документы по налогам и сборам, но и другие документы и информацию по проверяемому налогоплательщику. При этом налоговики не обязаны обосновывать свои требования и доказывать, что сведения необходимы при проверке контрагента.

Нет ограничений и по периоду проверки контрагента. Если инспекция запросила документы за период, который не охвачен проверкой, организация должна отреагировать на требование.

Требования по конкретной сделке

Согласно пункту 2 статьи 93.1 НК по требованию ИФНС налогоплательщик должен представлять документы и информацию по конкретным договорам с конкретными контрагентами, даже если он не являться стороной договора. Но только если сделка совершена в рамках договора.

Налоговая не может запросить данные в отношении операций:

по получению бюджетных субсидий;

по выплате дивидендов;

по внесению вкладов в имущество организации;

по внесению вкладов в уставный капитал организации.

Других ограничений по составу запрашиваемых документов или информации нет. Адресатом требования может быть участник сделки или другие лица, у которых есть нужные для проверки данные по сделке. Налоговая вправе требовать документы или информацию по нескольким сделкам.

В то же время нельзя запросить документы или информацию, которые не относятся к конкретной сделке. Налоговая должна указать в требовании сведения, которые позволяют идентифицировать сделку, согласно приказу ФНС № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018 года.

Судебная практика показывает, что инспекция не обязана указывать в требовании реквизиты договора или сделки, достаточно обозначить стороны и тип договора. Требование признают обоснованным, если по перечню запрашиваемых документов налогоплательщик может сам определить, какая сделка заинтересовала налоговую.

Штрафы за неисполнение требования

Налогоплательщик обязан отреагировать на требование ИФНС о представлении документов, даже если считает его незаконным.

известить инспекцию об отсутствии запрошенных документов;

исполнить требование в установленный срок;

обратиться в инспекцию с заявлением о продлении срока представления документов.

Если налоговый агент не отреагирует на требование представить документы за 10 рабочих дней со дня его получения, ИФНС может оштрафовать на 10 000 рублей на основании пункта 2 статьи 126 НК .

Если вовремя не выполнить требование по запросу документов и информации, налогоплательщика могут оштрафовать за неисполнение каждой части запроса. За непредставление документов оштрафуют на 10 000 рублей, информации — на 5 000 рублей по статье 129.1 НК.

Более того, согласно статье 138 НК срок на исполнение требования не приостанавливается, когда его обжалуют в вышестоящем управлении ФНС. Приостановить требование, которое обжалуют, может только суд.

Широкие полномочия налогового органа и их ограничения

Налоговому праву присущ императивный характер норм (т.е. эти нормы не допускают выбора, требуют безусловного исполнения). В этом несложно убедиться, ознакомившись с содержанием ст. 23 Налогового кодекса РФ, которая устанавливает обязанности налогоплательщиков. Одной из них является обязанность представлять в налоговые органы и их должностным лицам в случаях и в порядке, которые предусмотрены НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность такого исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления). Уже из содержания одной этой статьи очевидно наличие расширенных полномочий налогового органа по отношению к налогоплательщикам.

В соответствии со ст. 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента, у лица, которое осуществляет (осуществляло) ведение реестра владельцев ценных бумаг, или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора или страховых взносов, налогового агента), эти документы (информацию), в том числе связанные с ведением реестра владельца ценных бумаг. Следующим же пунктом указанной статьи допускается истребование документов при рассмотрении материалов налоговой проверки. А далее предусматривается возможность истребования документов (информации) и вовсе вне рамок проверок.

Несмотря на широкие полномочия налогового органа, законодатель предусмотрел и ограничения. Так, в НК РФ установлено, что налоговый орган вправе истребовать документы (информацию) вне рамок налоговых проверок только при возникновении обоснованной необходимости относительно конкретной сделки и при указании сведений, позволяющих идентифицировать эту сделку.

По нашему мнению, наличие четкого механизма истребования и его оснований благоприятно отразилось бы на правоприменительной практике и уменьшило бы количество негативных последствий, с которыми сталкиваются налогоплательщики после того, как получают такие требования, будучи зачастую не осведомленными о законности истребования, порядке исполнения и последствиях непредоставления документов (информации).

Чтобы определить правомерность истребования налоговым органом документов вне рамок налоговых проверок, следует разобраться в трех аспектах. Рассмотрим каждый из них.

Какой налоговый орган может истребовать документы?

С 2007 г. Министерство финансов придерживается единообразного подхода и неоднократно давало разъяснения в письмах от 6 августа 2019 г. № 03-02-08/59105, от 22 января 2014 г. № 03-02-07/1/2057, от 19 апреля 2007 г. № 03-02-07/1-190 и от 29 марта 2007 г. № 03-02-07/1-146. Так, ведомство сообщило, что налоговый орган, осуществляющий налоговые проверки или иные мероприятия налогового контроля, может направлять поручение об истребовании документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора или страховых взносов, налогового агента), в налоговый орган по месту учета лица, у которого должны быть истребованы указанные документы (информация).

Следовательно, истребовать документы (информацию) может как налоговый орган, проводящий налоговую проверку или иное мероприятие налогового контроля, так и налоговый орган по месту нахождения лица, у которого истребованы документы (информация).

Отождествляет ли законодатель документы и информацию?

Из контекста статьи кажется, что понятия эти если не тождественны, то очень схожи. Чтобы разобраться в данном вопросе, необходимо проанализировать иные нормы НК РФ и обратиться к другим законодательным актам.

Применение ответственности, предусмотренной ст. 129.1 НК РФ, ввиду отсутствия единообразия в терминологии не могло не стать причиной судебного прецедента. Так, Постановлением Президиума ВАС РФ от 5 февраля 2013 г. № 11890/12 было установлено, что неправильная квалификация налогового правонарушения является основанием для признания решения налогового органа в части привлечения к ответственности недействительным.

Что значит обоснованная необходимость?

После длительного рассмотрения дела суд кассационной инстанции направил его на новое рассмотрение, результатом которого и явилось указанное выше решение Арбитражного суда г. Москвы. Арбитражный суд Московского округа, отменяя судебные акты, указал, что в целях соблюдения баланса между правом налогового органа выставить требование и обязанностью общества его исполнить содержание требования должно однозначно свидетельствовать о том, что обязанность представить документы (информацию) возложена на общество законно и налоговому органу действительно необходимо было их получить.

Отсюда можно сделать вывод, что обоснованная необходимость включает следующие составляющие:

мероприятие налогового контроля, в ходе которого требуются запрашиваемые документы (информация);
указание контрагента или конкретной сделки.

Представители юридической науки справедливо отмечают, что при указании контрагента, сведения о котором запрашивает налоговый орган, должна проводиться налоговая проверка 1 . Если налоговый орган указывает на совершение конкретной сделки, направляя требование о предоставлении документов (информации), действия налогового органа правомерны. Причины определения периода, к которому относятся истребуемые документы, не влияют на правомерность истребования документов вне рамок налоговой проверки относительно конкретной сделки (Решение Арбитражного суда Новосибирской области от 24 сентября 2020 г. по делу № А45-15387/2020).

Отметим, что, несмотря на длительное применение ст. 93.1 НК РФ, единообразия правоприменительной практики не выработано. Так, некоторые суды занимают позицию, согласно которой для налогового органа не имеет значения обоснованность. Например, отсутствие в оспариваемом требовании указания на проведение мероприятия налогового контроля и причин для истребования документов не свидетельствует о недействительности требования, поскольку данный недостаток носит формальный характер и не пресекает полномочия налогового органа, которые прямо предусмотрены ст. 93.1 НК РФ (Решение Арбитражного суда Новосибирской области от 24 сентября 2020 г. по делу № А45-15387/2020).

Таким образом, применение п. 2 ст. 93.1 НК РФ само по себе безоговорочно не возлагает обязанности на налогоплательщика. Более того, применение этого пункта налоговым органом для целей, не указанных в НК РФ, является заведомым превышением им своих полномочий.

1 Брызгалин А.В., Анфёрова О.В. Представление информации по запросу налогового органа // Налоги и финансовое право. – 2015. – № 5. – С. 102–105.

Читайте также: