Командировочные облагаются ндфл или нет

Обновлено: 30.06.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Отправляясь в служебную командировку, работник несет расходы в интересах работодателя, следовательно, эти расходы подлежат компенсации. Кроме проезда, оплаты жилья, затрат на проведение переговоров, иных служебных затрат, компенсируются также и суточные. Суточными называют затраты дополнительного характера, связанные с проживанием работника вне привычных ему условий. Как правильно начислить и выдать суточные, чем подтвердить для включения в авансовый отчет, какую роль играют лимиты суточных в этих расчетах, поговорим ниже.

Командировка и нормативы суточных

Вопрос: Инспекция потребовала сдать уточненный расчет по страховым взносам, включив в него выплаченные командированным работникам суточные. Какова ответственность, если не выполнить данное требование?
Посмотреть ответ

Установлены лимиты в целях налогообложения: расходов внутри страны — 700 руб. в сутки, а для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Нижний предел суточных прописан в правительственном постановлении от 02/10/2002 г. №729 и составляет 100 руб. в сутки по России. Документ касается работников государственных бюджетных учреждений, однако на этот нижний лимит должны ориентироваться в выплатах и коммерческие структуры – ухудшение положения работника частной компании, по сравнению с госструктурой, может спровоцировать проверку Роструда или судебный иск против коммерческой фирмы.

Работникам госучреждений, отправляющимся за границу, суточные начисляются по нормам постановления №812 от 26/12/2005 г. и рассчитываются в иностранной валюте.

Важно! Основные общие принципы и требования к начислению суточных изложены в правительственном документе №749 от 13/10/2008 г.

Фирма должна разработать и принять локальный НА по командировкам либо учесть все нюансы порядка, размеров возмещения суточных затрат работнику в колдоговоре. Госучреждение, муниципальное учреждение обязаны руководствоваться нормативными актами властных структур соответствующего уровня.

Вопрос: По работам, выполняемым вахтовым методом, взамен суточных выплачивается вахтовая надбавка за каждый день пребывания на вахте. Если работник совершил прогул, начисляется ли ему за этот день вахтовая надбавка?
Посмотреть ответ

На практике при установлении норм суточных работодатели часто берут за основу предельные лимиты, обозначенные в НК РФ относительно НДФЛ, чтобы минимизировать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, число учетных ошибок и проблем с налоговой.

Однодневные командировки по России работодатель может не учитывать при начислении суточных. В то же время подобное вполне можно прописать в ЛНА и компенсировать работнику даже один день.

Отметим, что вопрос удержания НДФЛ с суммы такой однодневной выплаты спорный:

Выбор, как поступить, предстоит сделать налогоплательщику.

При отъезде в командировку суточные работнику авансируются: рассчитываются заранее и выдаются. Планируемое число дней командировки берется бухгалтером из приказа по организации. При возвращении суточные пересчитывают в зависимости от фактического срока командировки и либо доплачивают работнику, либо ставят на взаиморасчеты с последующим удержанием излишне выплаченной суммы.

Дни считаются по календарю, со дня отъезда до прибытия на место постоянной работы, включая выходные, праздники. Сутки берутся до 0 часов, т.е. с нуля часов считается, что наступили новые сутки командировки. За каждые сутки выдается полная выплата, без пропорциональных расчетов по часам.

В локальных НА могут быть прописаны различные суточные для разных стран, посещаемых командированным. Если командировка предполагает поездку по нескольким зарубежным государствам, суточные считаются по концу дня и стране посещения.

Внимание! Сотрудник, по условиям трудового договора постоянно выполняющий свои обязанности в пути либо имеющий разъездной характер работы, не признается командированным, и суточные ему не выплачиваются.

Примеры расчета суточных

По России

Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

Мартынова находилась в командировке 15 дней.
15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.

За рубеж

Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

Документирование и учет

В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

ФИО работника, его табельный номер;
реквизиты приказа об отправке в командировку;
период командировки;
законодательная норма суточных;
фактическая выдача суточных в день.

Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

Если работник туристической компании направляется в служебную командировку, в том числе продолжительную, на территорию иностранного государства, возникает ли объект обложения НДФЛ в отношении выплачиваемого ему среднего заработка? Меняется ли ситуация, если работник теряет статус налогового резидента РФ? В каких случаях заграничные поездки сотрудника следует квалифицировать в качестве поездок, связанных с разъездным характером работы?

Ключевые моменты.

Возникновение объекта обложения НДФЛ зависит от того, является ли физическое лицо налоговым резидентом РФ и где находится источник получения дохода.

По общему правилу налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Физические лица – резиденты РФ признаются плательщиками НДФЛ в отношении доходов, полученных от источников как в Российской Федерации, так и за ее пределами, нерезиденты – только в отношении доходов от источников в РФ.

Разделение доходов в зависимости от источника установлено в ст. 208 НК РФ. Так, к доходам от источников в РФ (за ее пределами) относится вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в Российской Федерации (за ее пределами) (пп. 6 п. 1, пп. 6 п. 3 ст. 208).

Оба списка являются открытыми, поскольку заканчиваются иными доходами, получаемыми налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в нашей стране (за ее пределами) (пп. 10 п. 1, пп. 9 п. 3).

Ставка НДФЛ составляет 13 %, если не предусмотрено иное. В отношении доходов физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, применяется ставка 30 % (за исключением отдельных видов доходов) (п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

Как указал Минфин, налоговый статус физического лица определяется на каждую дату получения им дохода исходя из фактического времени его нахождения на территории РФ. По итогам налогового периода (календарного года) устанавливается окончательный налоговый статус физического лица в зависимости от времени его нахождения в РФ в данном периоде. 183 дня пребывания в Российской Федерации, по достижении которых физическое лицо признается ее налоговым резидентом, исчисляются путем суммирования всех календарных дней, в которые данное лицо находилось в РФ в течение 12 следующих подряд месяцев (Письмо от 24.06.2019 № 03‑04‑05/46120).

Выплаты при служебной командировке.

Работнику, направленному в командировку, гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок за период нахождения сотрудника в командировке, а также за дни нахождения в пути сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, в целях обеспечения финансирования текущих расходов сотрудника (членов его семьи) в Российской Федерации (Письмо ФНС РФ от 16.01.2013 № ЕД-3-3/81@).

Каким образом облагаются НДФЛ доходы в виде среднего заработка, выплачиваемые сотруднику, направленному в командировка за границу?

Средний заработок – доход от источника за пределами РФ.

По мнению чиновников, в период нахождения командированного работника за пределами РФ ему выплачивается средний заработок, который не является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ и относится к доходам от источников в Российской Федерации.

Получается, при нахождении командированного сотрудника в РФ более 183 календарных дней в течение 12 месяцев, предшествующих дате получения дохода (среднего заработка), такой сотрудник признается налоговым резидентом РФ. Соответственно, его доход от источника в нашей стране облагается НДФЛ по ставке 13 %.

Если на дату получения дохода командированный работник не признается налоговым резидентом РФ, его доход в виде среднего заработка от источника в Российской Федерации облагается НДФЛ по ставке 30 %.

Такие разъяснения можно найти в письмах Минфина РФ от 16.05.2019 № 03‑04‑05/35316, от 26.03.2018 № 03‑04‑05/18898, от 18.01.2018 № 03‑04‑05/2325, от 21.06.2017 № 03‑04‑06/38816, от 22.11.2012 № 03‑04‑06/6‑332.

Ключевой момент

Чиновники считают, что суммы среднего заработка, выплачиваемые командированным работникам, относятся к доходам от источников в Российской Федерации, причем вне зависимости от срока командировки.

Изложенный подход означает, что налогообложение среднего заработка командированного за границу работника отличается от порядка налогообложения вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей за пределами РФ. Такое вознаграждение относится к доходам от источников за пределами РФ. Поэтому если работник приобретает статус нерезидента РФ, то выплачиваемое вознаграждение НДФЛ в Российской Федерации не облагается. Подтверждает это и Минфин.

Физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами РФ, в отношении доходов в виде вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей, полученных от источников за пределами РФ, плательщиками НДФЛ не признаются (Письмо от 31.03.2014 № 03‑04‑06/14026).

Длительная командировка – другая история.

С тем, что средний заработок сотрудника, направленного в служебную командировку, является выплатой, не связанной с исполнением трудовых обязанностей, можно не согласиться, если сотрудник направлен за границу на длительный период. Те же финансисты прокомментировали ситуацию направления работников в командировка за границу на длительный период времени, когда они выполняют трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, по месту работы в иностранном государстве. Получаемое указанными работниками вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства и подлежит обложению налогом на территории этого иностранного государства и в соответствии с его законодательством (Письмо от 23.01.2014 № 03‑08‑05/2271). Такой же подход был применен судьями в Постановлении АС СЗО от 21.06.2016 № Ф07-3166/2016 по делу № А56-31993/2015.

Международным договором РФ предусмотрено иное.

Как известно, правила и нормы международных договоров РФ имеют приоритет по сравнению с правилами и нормами, предусмотренными Налоговым кодексом и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 7 НК РФ). Поэтому если командированный работник утрачивает статус налогового резидента РФ, могут сработать положения международного договора РФ (при условии, что работник получает статус резидента в определенном иностранном государстве, как правило, если он в нем пребывал более 183 дней в соответствующем календарном году). Если работник ездит в командировки в разные страны, то статус резидента иной страны у него, скорее всего, не возникнет (несмотря на утрату статуса налогового резидента РФ), поэтому и положения какого‑либо международного договора РФ в этом случае не применяются.

Предположим, работник турфирмы направляется в служебную командировку на Кипр. Соглашение между Правительством РФ и Правительством Республики Кипр об избежании двойного налогообложения в отношении налогов на доходы и капитал заключено в г. Никозии 05.12.1998 (далее – Соглашение).

Статьей 15 этого соглашения определен порядок налогообложения заработной платы и других подобных вознаграждений, ст. 22 – других доходов, не указанных в предыдущих статьях.

Итак, заработная плата и другие подобные вознаграждения, получаемые резидентом одного договаривающегося государства в отношении работы по найму, подлежат налогообложению только в этом государстве, если только работа по найму не осуществляется в другом договаривающемся государстве. Если работа по найму осуществляется таким образом, полученное вознаграждение может облагаться налогом в этом другом государстве.

Но вознаграждение, получаемое резидентом одного договаривающегося государства в отношении работы по найму, осуществляемой в другом договаривающемся государстве, подлежит налогообложению только в первом упомянутом государстве, если:

получатель находится в другом договаривающемся государстве в течение периода или периодов, не превышающих в совокупности 183 дня в любом 12‑месячном периоде;
вознаграждение выплачивается нанимателем или от имени нанимателя, который не является резидентом другого договаривающегося государства;
расходы по выплате вознаграждения не несет постоянное представительство или постоянная база, которые наниматель имеет в другом договаривающемся государстве.

На основании п. 1 ст. 22 Соглашения виды доходов резидента договаривающегося государства, независимо от источника их возникновения, о которых не говорится в предыдущих статьях, подлежат налогообложению только в этом государстве.

Поэтому если сотрудник российской организации, направляемый в командировку в Республику Кипр, по итогам налогового периода утратил статус налогового резидента РФ, его доходы, не являющиеся вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей, в частности, суммы среднего заработка за время нахождения в командировке, на основании ст. 22 Соглашения подлежат налогообложению в Республике Кипр (Письмо Минфина РФ от 27.06.2016 № 03‑04‑05/37212).

Аналогичным образом ситуация решается при направлении работника в командировку в Узбекистан (Письмо Минфина РФ от 31.03.2014 № 03‑04‑06/14253).

Порядок налогообложения доходов работника, направленного в командировку в США, если он утратил статус резидента РФ, разъяснен в Письме Минфина РФ от 25.01.2019 № 03‑08‑05/4248.

Необходимо учитывать: если международным договором РФ предусмотрено полное (частичное) освобождение от налогообложения в Российской Федерации каких‑либо видов доходов физических лиц – налоговых резидентов иностранного государства, с которым заключен такой договор, освобождение от уплаты (удержания) налога у источника выплаты дохода в РФ либо возврат ранее удержанного налога в РФ производится в порядке, установленном п. 6 – 9 ст. 232 НК РФ.

Суточные, иные возмещаемые расходы.

При направлении в служебную командировку, в том числе зарубежную, работодатель возмещает работнику (ст. 168 ТК РФ):

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются [1] :

расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.

Суточные и суммы возмещения командировочных расходов также не признаются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, поэтому относятся к доходам от источников в Российской Федерации (Письмо ФНС РФ от 19.03.2014 № ЕД-4-2/4938). Поэтому суточные в пределах сумм, эквивалентных 2 500 руб. за каждый день пребывания в загранкомандировке, не подлежат в Российской Федерации обложению НДФЛ независимо от налогового статуса их получателя (Письмо ФНС РФ от 13.07.2016 № ОА-3-17/3228@).

Если освобождение от НДФЛ в отношении суточных, иных командировочных расходов не срабатывает, налогообложение производится с применением ставки 13 %, если работник признается налоговым резидентом РФ, и ставки 30 %, если указанный статус утрачен.

Командировка или разъездной характер работы?

Трудовое законодательство разграничивает поездки в командировки и поездки лиц с разъездным характером работы.

Если пребывание работника за границей обусловлено разъездным характером его работы (что должно быть закреплено в трудовом договоре), то вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ будет рассматриваться в качестве дохода от источников за пределами РФ, налогообложение которых зависит от того, является ли работник налоговым резидентом РФ.

В частности, если работник не будет признаваться налоговым резидентом РФ, то его доходы от источников за пределами РФ в виде вознаграждения по трудовому договору не облагаются НДФЛ в Российской Федерации. Такой порядок налогообложения применяется независимо от государства, в которое направляется сотрудник организации. Установление иного порядка налогообложения противоречило бы принципу равенства налогообложения, установленному ст. 3 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 12.10.2018 № 03‑08‑05/73477).

В каких же случаях поездки работника не являются командировками?

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными заграничная командировка не признаются.

При этом, как подчеркивает Роструд, законодательство не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. Как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.

Статья 57 ТК РФ к обязательным для включения в трудовой договор условиям относит условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.). Поэтому условие о разъездном характере работы должно быть отражено в трудовом договоре.

В силу ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Ключевой момент

Если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить ему разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ (письма Роструда от 27.01.2016 № ТЗ/23677‑6‑1, от 12.12.2013 № 4209‑ТЗ).

Средний заработок, выплачиваемый работнику, направленному российской турфирмой в служебную командировку, рассматривается в качестве дохода от источников в Российской Федерации, поэтому вне зависимости от налогового статуса работника подлежит обложению НДФЛ в нашей стране. Это правило может не действовать, если командированный работник приобретает статус резидента иностранного государства, с которым Российской Федерацией заключен международный договор, предусматривающие иное, нежели нормы Налогового кодекса.

Если пребывание работника за границей обусловлено разъездным характером его работы, то вознаграждение, выплачиваемое за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, облагается НДФЛ, если работник является налоговым резидентом РФ.

[1] Пункт 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки за границу, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка. Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные с деловой поездкой: эта норма регулируется ст. 167 ТК РФ.

Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных?

Разберемся в терминах:

Командировочные предназначены для оплаты базовых потребностей: проживания и проезда. За эти расходы работник должен отчитаться и подтвердить их документально (подойдут квитанции из отеля и чеки об оплате транспорта).
Суточные нужны, чтобы компенсировать дополнительные траты: сюда относятся любые платежи, не согласованные с работодателем заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению — сдавать по ним бухгалтерские отчеты не нужно.

Законом установлено, что возмещение расходов должно производиться авансом. На это прямо указывает Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. И хотя единых правил о сроках выплаты не существует, компания может установить их самостоятельно и закрепить во внутренних актах. Например, в положении о командировках допустимо указать не только период, но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или переводом на банковскую карту.

Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый день пребывания в деловой поездке — включая праздники и выходные дни.

Если работник живет недалеко от города командирования и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения определяется работодателем в индивидуальном порядке и может зависеть от транспортных условий и характера работы.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы не требуют документального подтверждения — в отличие от командировочных. Соответственно, работник вообще не должен аргументировать второстепенные траты, который совершил во время деловой поездки.

Однако суточные придется включить в авансовый отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку в налоговом и бухгалтерском учётах.

Размер суточных в командировках по России и за границу

Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.

Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:

до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах

Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:

оформление виз и загранпаспорта
консульские и аэропортовые сборы
оплата въезда или транзита для автотранспорта
оформление страхового медицинского полиса
другие обязательные платежи

Отличия для бюджетных и коммерческих организаций

Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама нормировать суточные и определять сумму, начисляемую работникам.

Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.

Выплата суточных за дни, проведенные в дороге

Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:

за все будние дни в командировке
за выходные и государственные праздники
за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно, сюда же относятся периоды вынужденных остановок

Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье, а вернулся в следующую субботу. В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.

Нормы суточных в 2021 году

На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без изменений по сравнению с прошлым годом.

Считают сбор по следующей формуле:

Количество дней проживания, за исключением дня заезда
×
размер курортного сбора

Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в Письме Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.

Еще можно почитать

Туту Командировки — удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок. Подробнее

НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году удерживается в порядке, предусмотренном НК РФ. Какие расходы считаются командировочными, какие суммы облагаются НДФЛ, а какие нет, рассмотрим в данной статье.

Какие расходы возмещаются командированному работнику

Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.

До начала командировки работодатель должен:

установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.

В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:

на проезд;
аренду жилого помещения;
дополнительные расходы на проживание (суточные);
иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).

Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.

Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Что из командировочных облагается НДФЛ?

Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.

П. 1 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.

Нужно ли уплачивать НДФЛ при однодневных командировках, читайте в этой публикации .

Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы рассчитали НДФЛ с командировочных. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 1 ст. 217 НК РФ):

стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;

комиссия за услуги аэропортов;
стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
провоз багажа.

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных п. 1 ст. 217 НК РФ.

Итоги

Компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ, если эти расходы подтверждены документально. Что касается налогообложения суточных, то они не облагаются НДФЛ только в пределах норм.

Трудовой кодекс РФ
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: