Кадровый учет ип на усн

Обновлено: 18.05.2024

Ведение бухучета ИП на УСН — это не обязанность, а права предпринимателей. Упрощенцы организуют бухгалтерский учет по собственному желанию и не отчитываются в ФНС.

Должен ли ИП на УСН вести бухгалтерский учет

Если индивидуальные предприниматели учитывают доходы, расходы или иные показатели экономической деятельности, они вправе не вести бухгалтерский учет (п. 1 ч. 2 ст. 6 402-ФЗ). То есть, когда ИП отражает доходы и расходы в КУДИР — книге учета доходов и расходов и представляет ее в налоговую службу по запросу инспектора ( ст. 23 НК РФ ), он соблюдает ключевое условие о фиксации доходов и расходов и не обязан отчитываться в ИФНС по бухгалтерии ( ст. 346.24 НК РФ ).

И еще один нюанс: хотя ведение бухгалтерского учета ИП на УСН необязательно, это не освобождает предпринимателя от кадрового учета (при наличии наемных сотрудников) и фиксации кассовых операций. Кроме того, все упрощенцы ведут налоговый учет.

Пошаговая инструкция, как ИП вести бухгалтерию самостоятельно

В 402-ФЗ и НК РФ не закреплено, как вести бухгалтерию ИП на УСН 6 % или 15 %. Предприниматель самостоятельно решает, вести ему бухучет или нет. Для упрощенцев на доходной системе сложности не возникнут: им придется отражать поступления, применять к ним единую ставку в 6 % и ежеквартально перечислять аванс.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какую отчетность и в какие сроки сдает ИП на УСН. Используйте эти инструкции бесплатно.

Актуальная пошаговая инструкция по ведению бухгалтерии у ИП на УСН такова:

Перед регистрацией бизнеса или переходом на упрощенную систему провести расчеты планируемых поступлений и затрат и выбрать способ налогообложения — 6 % или 15 %.
Зарегистрировать предпринимательство. Проверить перечень обязательных отчетов для предпринимателя-упрощенца и для налогового агента, если привлекаются наемные сотрудники.
Выбрать способ бухучета (если предприниматель решил его вести официально) — самостоятельно или с привлечением внештатных специалистов (на аутсорсинге). Для самостоятельного ведения понадобится установить специализированную программу для бухучета.
Вести КУДИР. Это необходимо и для фиксации хозяйственных операций, и для отчетности перед налоговой инспекцией.
Собирать и систематизировать все подтверждающие документы — договоры, выписки из банка, первичку, кадровые приказы и проч. Эти бумаги понадобятся для подтверждения расходов и для возможных налоговых проверок.

Каковы сроки сдачи отчетности для ИП в 2021 году

Большинство ИП на УСН не ведет бухгалтерский учет и не сдает в инспекцию бухгалтерскую отчетность. Но упрощенцы обязательно сдают налоговую отчетность — декларацию по УСН. Срок сдачи для предпринимателей — 30 апреля следующего года. В эти же даты надлежит уплатить исчисленный налог с учетом перечисленного авансирования. Кроме декларации упрощенцы представляют КУДИР по запросу ИФНС. Форма книги утверждена приказом Минфина № 135н от 22.10.2012 .

Применение УСН не освобождает от исполнения функций по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ с заработной платы сотрудников. Предприниматели, выступающие налоговыми агентами, подают отчетность по сотрудникам и их зарплате. Среди обязательных форм — 6-НДФЛ, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-М и СЗВ-ТД при кадровых перемещениях. Сроки сдачи таковы:

6-НДФЛ в ИФНС — не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным периодом, а годовой расчет сдают до 01.03 следующего года;
РСВ в ИФНС — до 30-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
4-ФСС в Соцстрах — до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, на бумаге и до 25-го числа — в электронном виде;
СЗВ-М в ПФР — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным;
СЗВ-ТД в ПФР — на следующий день после приема или увольнения работника и до 15-го числа следующего месяца при переводе на другую постоянную работу (если не было кадровых перемещений, СЗВ-ТД не сдают).

Порядок сдачи этих отчетов утверждают контролирующие ведомства. Если у индивидуального предпринимателя нет наемных работников, он не обязан сдавать кадровую отчетность.

Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2020 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики. Рассмотрим порядок организации кадрового делопроизводства на предприятии.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2020 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 — скачать или разработать самостоятельно?

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
кадровая структура организации;
штатное расписание;
график отпусков;
документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

трудовые контракты;
книга по учету движения трудовых книжек;
книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
табель по учету времени работы;
персональные карточки сотрудников;
кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
должностные инструкции и другие документы;
журнал учета проверок контролирующими органами.

Также могут издаваться следующие документы:

положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

Трудовой кодекс РФ
постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приняв работника, предприниматель обязан в течение 3 дней оформить с ним трудовой договор и сделать запись в трудовой книжке, оформить кадровые документы. Затем встать на учет в Соцстрахе (ПФР ставит на учет сам, с помощью налоговой), вовремя платить зарплату и взносы. Если он нарушит нормы законода, ему грозит ответственность:

административная ответственность — штраф до 50 000 рублей или приостановление деятельности до 90 дней;
налоговая ответственность — штраф зависит от тяжести нарушения;
уголовная ответственность — штраф до 200 000 рублей или лишение свободы в срок до 2 лет.

Какой договор заключить

В зависимости от вида работ можно заключить трудовой или ГПХ.

Трудовой договор заключают, если работник выполняет работу по определенной должности (сторож, шофер, продавец). Этот договор регулируется Трудовым кодексом РФ. Работодатель вносит запись в трудовую книжку, платит отчисления на пенсионное, медицинское, социальное страхование. Работнику положена регулярная зарплата, отпускные, больничные и компенсации при увольнении.

Гражданский договор заключают, если работника наняли для выполнения определенной задачи (ремонт офиса). Договор регулируется гражданским кодексом. Запись в трудовую книжку не делается. При заключении ГПХ с ИП страховые взносы не платятся, так как предприниматель уже платит взносы “за себя”. Гарантии по этому договору — только те, о которых договорились работодатель и работник.

Поэтапное оформление работника

Для оформления работника нужны документы:

трудовая книжка (если это трудовой договор);
паспорт;
СНИЛС;
военный билет;
диплом об образовании;
свидетельства о рождении детей, если есть.

Трудовой договор оформляется так:

Шаг 1. Попросите работника написать заявление о приеме на работу.

Шаг 2. На основании статьи 57 ТК РФ оформите трудовой договор в 2 экземплярах. Первый экземпляр отдается сотруднику, второй — остается у вас.
В договоре обязательно должны быть:

реквизиты организации;
ФИО предпринимателя и работника;
паспортные данные сотрудника;
график работы;
сведения о заработной плате и премиях;
трудовые обязанности;
дата заключения договора и подпись.

Шаг 3. Проведите для нового сотрудника вводный инструктаж, познакомьте компанией и локальными актами.

Шаг 4. Оформите приказ о приеме на работу.

Шаг 5. Заведите личную карточку для нового сотрудника.

Шаг 6. В течение недели со дня подписания трудового договора сделайте запись в трудовой книжке.

После приема первого сотрудника сообщите об этом в ФСС — в течение 30 календарных дней со дня подписания договора. Если вы не успеете этого сделать, то за 90 дней просрочки грозит штраф — 5000 рублей, а дольше — 10 000 рублей.

Для регистрации в Соцстрахе нужны:

заявление;
копия вашего паспорта;
трудовые книжки сотрудников;
ГПХ, если в них прописаны отчисления на травматизм.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан каждые полмесяца выплачивать работнику зарплату. Сроки выплат прописаны в трудовом договоре. Если выплаты поступили несвоевременно, предпринимателю грозит административная или материальная ответственность.

Если сотрудник оформлен по трудовому договору, то он имеет право на ежегодный отпуск и больничные. Раз в месяц из заработной платы работника удерживается НДФЛ, который составляет 13%, и перечисляется в бюджет.

ИП перечисляет страховые взносы за сотрудников по трудовым договорам (но не по ГПХ). Взносы платят до 15 числа каждого месяца на реквизиты налоговой и ФСС.

Отчетность по сотруднику

С наймом работников у ИП увеличивается количество отчетов. Их придется сдавать в 3 инстанции.

Налоговая:

Раз в год сдавайте отчет о среднесписочной численности работников. Он предоставляется до 20 января — за предыдущий год.
Справка 2-НДФЛ сдается раз в год до 1 апреля. В ней собрана информация о доходах и вычетах сотрудников.
Справка 6-НДФЛ сдается каждый квартал до 1 числа следующего квартала. В ней — суммы подоходного налога, который работодатель рассчитал, удержал с зарплат работников и перечислил в бюджет.

Пенсионный фонд:

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Информация о страховом стаже сдается раз в год по итогам года — до марта следующего года.
Отчет по форме СЗВ-М сдают ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В нем передаются сведения о работодателе и работниках.

Соцстрах: сдаем отчет по форме 4-ФСС один раз в квартал до 25 числа следующего квартала, если предприниматель платит взносы по несчастным случаям.

Передайте заботу о начислениях, налогах, взносах и отчетах в руки надежного бухгалтера. СКБ Контур найдет и проверит специалиста под вашу специфику и бюджет. Получайте бухгалтерские услуги под контролем Контура.

Индивидуальный предприниматель может принимать на работу сотрудников, также как и организация-работодатель. В главе 48 ТК РФ описываются особенности труда сотрудников, работающих у ИП.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Поговорим о видах удержаний из заработной платы, очередности и ограничениях их размера. Также из материала вы узнаете про типы доходов, из которых удержания не производятся.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Нужен ли ИП бухгалтерский учет?

Для ответа на поставленный вопрос рассмотрим подробнее текст ФЗ-402. Упомянутая ст. 6 декларирует:

освобождение от ведения БУ индивидуальных предпринимателей;
необходимость вести учет показателей НУ согласно виду предпринимательства, который был избран.

Таким образом, налоговый учет необходим, с одновременным освобождением от БУ ИП на любой налоговой системе.

Внимание! Предприниматель имеет право вести учет бухгалтерских показателей, но не обязан это делать.

Правильно организованный бухгалтерский учет означает наличие в любой момент времени оперативной и надежной информации о работе бизнеса, полный контроль за денежными и материальными ресурсами.

Кроме того, часто при организации ИП предприниматель начинает с малого, а затем расширяет бизнес, преобразовывая его в другие формы (например, регистрируя ООО), при которых ведение бухучета является обязательным.

Как начать и сделать все правильно?

Для ведения БУ к услугам предпринимателя множество программ и электронных сервисов, кроме того, учет можно вести и в бумажных регистрах БУ. Если предприниматель решил сэкономить средства и взяться за дело самостоятельно с нуля, нужно понимать, что учет придется вести беспрерывно до конца года.

Начать следует с планирования, ответив при этом на ряд вопросов, касающихся в том числе и НУ. Это закономерно, ведь традиционно налоговые показатели базируются на данных бухгалтерского учета:

Какая система налогообложения подходит вашему бизнесу? Необходимо произвести предварительные расчеты доходов и расходов ИП за период.
Какие формы отчетности и куда сдает ИП? Обратите внимание на сроки сдачи и не пропускайте их во избежание штрафов, внеплановых проверок.
Будут ли привлечены наемные работники? Ведение учета по кадрам и заработной плате – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Отчетность работодателей едина для всех.

Далее приступают непосредственно к формированию системы передачи и обработки бухгалтерских данных, позволяющих учитывать особенности конкретного бизнеса. Пошаговый процесс налаживания бухгалтерского учета с нуля включает в себя приведенные ниже этапы.

Выбор: упрощенный учет или стандартный, обычный

Большинство ИП на старте имеет фактически статус субъекта малого бизнеса. Они могут начать вести бухучет по упрощенной форме (ст. 6 ФЗ-402, ч. 4).

использование ограниченного числа счетов синтетического учета;
делать упрощенные бухгалтерские записи хозяйственных операций;
составление бухгалтерской отчетности по упрощенной форме.

Можно полностью отказаться от применения двойной записи.

Определитесь, как технически вести учет по выбранному варианту

самостоятельное ведение учета на бумажных носителях;
самостоятельное ведение учета с помощью электронных средств, программ и сервисов;
передача полномочий по ведению БУ сторонней фирме.

Если бухучет ведется без двойной записи, используют Книгу учета доходов и расходов, которую заполняют либо чернилами черного цвета на бумаге либо, что намного практичнее, в электронном виде. Исправление ошибок в электронном формате не представляет сложностей, поэтому лучше использовать его. Самый простой вариант – таблицы exel, word. В КуДИР каждый день заносятся данные о доходах и расходах ИП. В конце года Книгу следует распечатать, пронумеровать и прошить.

При подборе сторонней компании для ведения БУ целесообразно сравнить цены на аналогичные услуги, оценить собственную платежеспособность и выбрать оптимальный вариант.

Организуйте правильное хранение всех документов

Бумаги, имеющие отношение к бизнесу ИП, сразу же после начала работы нужно распределить по папкам:

договоры с деловыми партнерами;
расходные первичные документы;
выписки банка;
бланки строгой отчетности и отчетность по ККМ;
входящие документы сторонних организаций, и пр.

Особое внимание уделите кадровой документации и документам по заработной плате, если имеются наемные работники.

В общем случае первичные бухгалтерские документы хранятся 4 года, если они используются при подсчете налогов (НК РФ ст. 23 п. 1 пп. 8). В то же время ФЗ-402 устанавливает 5-летний срок хранения документов БУ (ст. 29 п. 1). Лучше в этом случае руководствоваться максимальным сроком.

Нюансы и рекомендации

Отметим еще несколько важных нюансов, о которых необходимо помнить предпринимателю при организации бухгалтерского учета.

Сверяйтесь с ИФНС, Фондами не реже раза в год по налогам, дабы избежать ненужных переплат и задолженностей. Правильно организованный бухгалтерский учет послужит основой для исправления возможных ошибок.

Не пренебрегайте советами грамотных специалистов, консультантов, коллег по бизнесу, опытных бухгалтеров на начальном этапе организации БУ. Отслеживайте изменения законодательства, касающиеся вашего бизнеса.

Читайте также: