Типичные ошибки в деловых и процессуальных документах

Обновлено: 17.05.2024

Использование слов в деловом языке должно регламентироваться теми же нормами, что и в литературном языке. Слово должно употребляться с учетом, во-первых, его лексического значения; во-вторых, его стилистической окраски (принадлежности); в-третьих, его лексической сочетаемости.

Распространенной ошибкой в текстах документов являются неоправданные повторы однокоренных слов: Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Тавтология в данном случае легко устраняется путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Также необходимо помнить о другом виде речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов – плеоназме: совместное сотрудничество исправительных учреждений со структурами гражданского общества, при обоюдном взаимном согласии сотрудников всех служб.

Трудность в употреблении вызывают слова-паронимы (близкие по звучанию, но разные по значению): проводить – производить, уплатить – оплатить, военный – воинский, дефектный – дефективный, злобный - злостный. Избежать речевой ошибки в этом случае помогает словарь паронимов. Имея различное значение, в тексте эти слова сочетаются с разными словами: проводить собрание – производить расчет, военный билет – воинский долг. Для того чтобы не допустить ошибки, необходимо точно знать все возможные значения данного слова, а затем установить и сочетаемость этого слова с другими словами.

Нарушение лексической сочетаемости встречается в официально-деловой письменной речи не только в случае употребления одного из слов-паронимов, но и у слов с так называемой регламентированной сочетаемостью: провести контроль (вместо осуществить контроль) и т.п.

Самыми распространенными грамматическими ошибками в текстах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления. Так, например, в деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогомо (вопрос о транспортировке, решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления: доложить происходящее начальнику (правильно: доложить о происходящем начальнику), отметить о важности предпринятых мер (правильно: отметить важность).

Особого внимания заслуживает расширительное употребление дательного падежа с предлогом по. Все чаще в письменных деловых текстах он вытесняет родительный падеж, хотя такая замена возможна далеко не во всех случаях. Она допускается в таких словосочетаниях, в которых и первое, и второе существительные обозначают целенаправленные действия или их результаты. Например, в словосочетаниях: правила перевозки осужденных - правила по перевозке осужденных; меры содействия общественным наблюдательным комиссиям - меры по содействию общественным наблюдательным комиссиям.

При передаче отношений принадлежности использование конструкций с предлогом по является ошибкой:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Родительный падеж
Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний по Самарской области Подразделение по делопроизводству Следственный комитет по Ленинскому району	Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний Самарской области Подразделение делопроизводства Следственный комитет Ленинского района

Подобные ошибки возникают также вследствие неразличения предложных конструкций с предложным падежом и конструкций с дательным падежом:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Предложный падеж
распоряжение по переводу сотрудников распоряжение по премиям	распоряжение о переводе сотрудников распоряжение о премиальных выплатах

Кроме того указанные грамматические ошибки появляются из-за использования формы несогласованного определения вместо согласованного:

Неправильно	Правильно
обязательства по договору обязанности по должности подрядчики по обслуживанию жилищного фонда	договорные обязательства должностные обязанности подрядчики, обслуживающие жилищный фонд

Нередки в деловой письменной речи конструкции с двойным дательным падежом, которые можно отнести и к стилистическим недочетам: договорапо предоставлению услуг по отоплению; . обеспечение подрядчиков по обслуживанию жилищного фонда по Самарскому району; ведение делопроизводства по личному составу Департамента по промышленности. Следует избегать скопления одинаковых падежных форм, так как, помимо неблагозвучия, оно создает дополнительные трудности в восприятии текста.

Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в выборе падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом.

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Употребляются с Р.п. (чего?)

Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога "согласно" с родительным падежом вместо дательного. Верно: согласно инструкции, согласно прилагаемому списку, согласно приказу.

Предложные сочетания с временным значением — "после чего-нибудь" (Род. п.) — пишутся на конце с и: по окончании расследования, по истечении срока заключения, по прибытии комиссии, по возвращении из командировки, — если в их состав входит предлог "по".

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога "до" имеют на конце -я (Род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока отбывания.

Составители деловых бумаг допускают ошибки при употреблении деепричастных оборотов, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Ошибка: Решая вопрос об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима, возникли осложнения с налоговой инспекцией. Правильный вариант: В ходе решения вопроса об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима возникли осложнения с налоговой инспекцией.

Трудность для составителей документов представляет использование числительных в косвенных падежах, особенно при озвучивании текста документа, т.к. в большинстве случаев на письме допускается цифровое обозначение числительных. Здесь необходимо помнить, что при склонении сложных и составных числительных изменяются обе части слова или все слова, входящие в состав числительного. Пример: Общеобразовательное обучение осужденных организовано в 315 (трехстах пятнадцати) вечерних общеобразовательных школах и 521 (пятистах двадцати одном) учебно-консультационном пункте, 339 (трехстах тридцати девяти) профессиональных училищах. В составных порядковых числительных (включая даты) склоняется только последнее слово. Пример: На 1 января 2010 (две тысячи десятого) года; к 2010 (две тысячи десятому) году количество осужденных достигло…; на период до 2020 (две тысячи двадцатого) года; с 25 (двадцать пятого) по 29 (двадцать девятое) января.

Спорным моментом в текстах документов также является склонение ряда фамилий. Следует помнить, что:

1) не склоняются фамилии на –и, -у, -ю, -е и ударный –а (-я) – Шелли, Ротару, Камю, Доде, Ферма;

2) не склоняются фамилии на –о, -ых (-их), -аго (-яго), –ово – Волнянко, Белых, Бердинских, Дубяго, Хитрово, Луценко;

3) не склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к женщинам – письмо от Анны Штайкман; склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к мужчинам – письмо от Николая Штайкмана.

4) не склоняются фамилии, совпадающие по звучанию с именами нарицательными – Мельник, Муха, Соловей.

5) как правило, склоняются иноязычные фамилии на безударные –а (-я) – песни Окуджавы.

Если употребление фамилии в косвенных падежах непоследовательно, т.е. в одних документах фамилия склоняется, а в других – нет, лучше не склонять. Кроме того, в спорных случаях нужно обращаться к сложившимся в семье традициям, учитывать мнение носителя фамилии.

При написании документа важно не только правильно употреблять слова и словоформы, но и соблюдать синтаксические нормы. Нарушения, связанные с синтаксической организацией текста, не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.

При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

· составные и фразеологизированные сказуемые: следует внести ясность, разрешается ввести в эксплуатацию, несет ответственность, принимает на себя обязательства;

· клишированные и устойчивые словосочетания: найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, внести дополнения (уточнения), в установленном порядке, по причине срыва сроков исполнения документов и т.п. – за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями: внести полную ясность, в установленном законом порядке, внести существенные дополнения;

Контроль за выполнением данного постановления возложить на. ;

За нарушение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Предложения и дополнения принимаются в установленном законом порядке.

· причастный и деепричастный обороты. Верно: лицо, ответственноезапожарную безопасность. Неверно: ответственное лицо за пожарную безопасность. Верно: выступая с инициативой, о чем говорилось выше, от лица сотрудников отдела, предлагаем . Неверно: выступая с инициативой от лица сотрудников отдела, о чем говорилось выше, предлагаем.

Нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слова, которое оно распространяет.

Таким образом, при составлении текста документа особое внимание следует обращать на соблюдение языковых норм, нарушение которых приводит к ошибкам, таким как неоправданные повторы, неправильное словоупотребление, тавтология, неудачное построение предложения и др.

© 2014-2021 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.005)

Все сложные случаи словоупотребления, правописания и постановки знаков препинания невозможно уместить в одной статье, поэтому мы решили рассказать о распространенных ошибках в наиболее употребимых текстовых конструкциях, которые были выявлены в результате анализа переписки московских госслужащих. Вас ждет систематизированная в виде таблицы информация: объяснение правил с примерами ошибочного и грамотного написания.

С оставлять деловые письма сложно. С одной стороны, необходимо придерживаться официально-делового стиля речи с его исторически сложившимися чертами и языковыми особенностями, с другой – стремиться к максимальной лаконичности, ясности и доступности для адресата.

Таблица. Типичные ошибки в служебных письмах

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Реквизиты протокола по новым требованиям Гражданского кодекса РФ

С июля 2021 г. начали действовать новые требования ГК РФ к составу сведений протокола заседания / собрания (в т.ч. указывается, что надо отражать в протоколе при дистанционной форме мероприятия через видео-конференц-связь). Мы разобрали каждое изменение – объяснили, как вмонтировать его в существующие реквизиты протокола, показали образец оформления целого документа (отметив в нем сведения, обязательные с точки зрения ГК РФ).

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Редактирование в MS Word: алгоритмы автоматической чистки текста

Что писать в документах: избран, назначен или принят на работу

Руководитель может быть избран или назначен, утвержден в должности и принят на работу. Какие-то из этих действий взаимоисключающие, а какие-то следуют друг за другом и каждое документируется. Поэтому в разных документах могут совершенно обоснованно фигурировать разные термины в отношении одного и того же человека. К сожалению, в законодательстве в ряде случаев мы сталкиваемся с путаницей в терминах. Поэтому еще надо разобраться, какой из них использовать в протоколе коллегиального органа, решении единоличного владельца бизнеса, приказе о приеме на работу и трудовой книжке. Предлагаем свои рекомендации.

Правила написания адресов

Формы написания чисел в тексте документов

заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

Вот один из примеров неблагоприятного исхода дела в связи с ошибкой, изначально допущенной при составлении искового заявления:

В связи с невыполнением определения об оставлении искового заявления без движения, судья возвратил исковое заявление истцам, постановив об этом указанное определение от 24.05.2013.

Не согласившись с определением от 24.05.2013, истцы подали частную жалобу, которая 17.06.2013 была им возвращена в связи с пропуском срока на ее подачу.

В частной жалобе истцы просят определение судьи от 17.06.2013 отменить, ссылаясь на его незаконность.

Судебная коллегия полагает, что определение судьи отмене не подлежит по следующим основаниям.

В силу статьи 332 Гражданского процессуального кодекса РФ частная жалоба может быть подана в течение 15 дней со дня вынесения определения судом первой инстанции.

Возвращая частную жалобу, судья пришел к выводу о том, что истцы пропустили установленный законом срок на ее подачу, а просьбы о его восстановлении в жалобе не содержится.

Из материалов дела следует, что срок на обжалование определения судьи от 24.05.2013 истек— 07.06.2013. Частная жалоба на определение судьи от 24.05.2013 истцами подана, согласно почтовому штемпелю на конверте, 10.06.2013(лист дела 41), то есть по истечении 15-дневного срока на обжалование, предусмотренного статьей 332 Гражданского процессуального кодекса РФ.

Ходатайство о восстановлении пропущенного процессуального срока в порядке, установленном статьей 112 Гражданского процессуального кодекса РФ, истцы не заявляли. Удовлетворение просьбы заявителей о восстановлении пропущенного срока на обжалование определения судьи от 24.05.2013 о возврате иска в соответствии с частью 2 статьи 112 Гражданского процессуального кодекса РФ в компетенцию судебной коллегии не входит.

Одновременно заявителям разъяснено, что в соответствии с пунктом 2 статьи 136 Гражданского процессуального кодекса РФ возвращение искового заявления не препятствует повторному обращению истцов в суд с иском к тому же ответчику, о том же предмете и по тем же основаниям, если истцом будет устранено допущенное нарушение. Данное положение закона разъяснялось судьей в определении.

Таким образом, Определение судьи Скопинского районного суда Рязанской области от 17.06.2013 оставить без изменения, а частную жалобу Л.С., Л.Е. — без удовлетворения.

Следующий пример освещает такую очень распространенную ошибку, как неправильное указание реквизитов сторон.

Департамент муниципальной собственности и городских земель администрации муниципального образования города Краснодара (далее — департамент) обратился в арбитражный суд с иском к предпринимателю К.С.А. о взыскании 43 416 рублей 53 копеек долга по арендной плате за нежилые помещения, 22 003 рублей 47 копеек долга за пользование земельным участком, 2907 рублей 69 копеек пеней, расторжении договора аренды от 03.10.2005 № 460/3 и обязании освободить нежилые помещения общей площадью 88,6 квадратных метров по адресу: город Краснодар, улица Ставропольская, 105.

Решением от 03.04.2013 с ответчика в пользу истца взыскано 43 416 рублей 53 копейки за аренду помещений и 2907 рублей 69 копеек пеней. Суд обязал предпринимателя передать департаменту нежилые помещения. Во взыскании арендной платы за земельный участок отказано, поскольку он является федеральной собственностью.

Постановлением апелляционного суда от 28.06.2013 решение по жалобе департамента изменено: с предпринимателя взыскано 71 479 рублей 69 копеек долга, 2907 рублей 69 копеек пеней и увеличен размер государственной пошлины. В остальной части решение оставлено без изменения.

Департамент в отзыве на жалобу просит отказать в ее удовлетворении, так как в деле имеются сведения о надлежащем извещении ответчика.

Изучив материалы дела, выслушав представителей сторон, поддержавших доводы, изложенные в кассационной жалобе и отзыве, Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа считает, что судебные акты подлежат отмене по следующим основаниям.

В исковом заявлении департамент указал адрес ответчика: город Краснодар, улица Селезнева, 107, квартира 57. По этому же адресу суд направлял предпринимателю телеграмму о назначении судебного заседания определением от 03.12.2012 на 14.01.2013 (листы дела 58, 62). Телеграмма возвращена суду с указанием на то, что дом по улице Селезнева, 107 квартиры не имеет.

Определение от 14.01.2013 об отложении судебного заседания на 14.02.2013 также направлялось предпринимателю по адресу: город Краснодар, улица Селезнева, 107, квартира 57 (лист дела 77) и возвращено без вручения адресату.

Определением от 14.02.2013 судебное заседание отложено на 12.03.2013, соответствующее почтовое уведомление об извещении предпринимателя в материалах дела отсутствует. Из содержания определения от 14.02.2013 следует, что суд считал местом нахождения К.С.А. дом № 107 по улице Селезнева. Резолютивная часть решения судом первой инстанции объявлена 12.03.2013.

Сведений о вручении предпринимателю первого судебного акта — определения от 23.10.2012 о принятии иска к производству и назначении на 03.12.2012 предварительного судебного заседания — в материалах дела не имеется.

Согласно сведениям из Единого государственного реестра юридических лиц по состоянию на 05.10.2011 (лист дела 30) и на 03.12.2012 (лист дела 51) юридическим адресом предпринимателя К.С.А. является город Краснодар, улица Селезнева, 170, квартира 57. По данному адресу направлялись решение суда первой инстанции и уведомления о судебных заседаниях суда апелляционной инстанции, также не врученные адресату. Однако эти обстоятельства, как и публикация судебных актов на сайте арбитражного суда (лист дела 74), не изменяют того, что ответчик в суде первой инстанции не был извещен надлежащим образом. Первый судебный акт не был вручен ответчику по причине его направления по неверному адресу, указанному в исковом заявлении, при наличии правильного адреса не только в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц, но и в договоре аренды.

При указанных обстоятельствах судебные акты, вынесенные с нарушением статей 121, 123 Арбитражного процессуального кодекса РФ, подлежат отмене в силу пункта 2 части 4 статьи 288 Кодекса с направлением дела на новое рассмотрение в суд первой инстанции.

Наиболее логично было бы разделить все ошибки на две группы, в первую из которых входили бы, так называемые, технические ошибки, сделанные ненамеренно, в основном из-за недостатка опыта в написании подобных документов. Во вторую группу следовало бы включить ошибки, влекущие за собой определенные процессуальные последствия.

Начнем с первой группы, с общего оформления документа.

С учетом того, что поданная жалоба, обращение, заявление, предложение или иск впоследствии будут подшиты, отступ на странице слева должен быть больше всех остальных.

Желательно соблюдение красных строк, абзацев и логического разделения текста интервалами в случае, если он достаточно объемный.

Если в тексте есть намерение сослаться на нормы законодательства, то предпочтительнее было бы сначала изложить фактические обстоятельства и только потом обращаться к нормам права. Здесь стоит отметить, что крайне нежелательно переписывать целые главы из законов, вполне достаточно простого указания на нормативный акт и статью из него с абзацами, пунктами или подпунктами, если таковые имеются.

Очень важно, чтобы текст заявления, иска, обращения, предложения, жалобы не был оскорбительным, не содержал угроз, ультимативных требований, ненормативной лексики и другого. В противном случае документ не будет подлежать рассмотрению, а отправителю будет направлен ответ с обращением о недопустимости злоупотребления правом.

В документе должно быть четко сформулирована просительная часть , которую желательно отделить от основного текста интервалом немного больше того, который используется во всем документе.

Естественно, что ошибки в русском языке недопустимы. Перед тем, как отправлять документ следует обязательно несколько раз прочитать его и проверить на наличие грамматических ошибок, которые в некоторых случаях могут быть не такими безобидными, как кажутся на первый взгляд.

Следует заметить, что эта группа ошибок ненаказуема законом, но крайне нежелательна. Никаких шаблонов или обязательных рекомендаций к оформлению жалоб, обращений, заявлений, предложений и исков, конечно, нет, но все же некоторые правила носящие рекомендательный характер должны быть соблюдены.

Что касается второй выделенной группы ошибок. Они будут являться уже прямыми нарушениями требований процессуального законодательства (особенно их следует учитывать при составлении искового заявления).

Срок при подаче любого искового заявления, предложения, жалобы, обращения является очень важным моментом. Для его определения необходимо обратиться к процессуальным кодексам, которые соответствуют характеру совершенного правонарушения или преступления.

Наиболее распространенными принято считать ошибки при составлении жалобы, обращения, заявления, предложения, иска, связанные с отсутствием необходимых реквизитов либо неправильным определением органа или должностного лица, в который она должна быть направлена.

Каждое обращение, жалоба, заявление, предложение, иск в зависимости от характера должен быть направлен именно в тот орган, которому он подведомственен, и где смогут разрешить возникшую проблему.

Типичной ошибкой является также неполное предоставление сведений о лице, направляющем жалобу, обращение, заявление, предложение или иск. Кроме полных фамилии имени и отчества необходимо указывать полный почтовый адрес с индексом и телефон (такие же требования и к определению ответчика при составлении искового заявления). В случае отсутствия фамилии отправителя и его почтового адреса ответ на обращение, предложение, заявление или иск не дается.

В основной части текста, как правило, наиболее часто не указано, какие именно права и законные интересы были нарушены. Мысли должны быть четко сформулированы и логически изложены, следует избегать излишней эмоциональности, но это не говорит о том, что обязательно использование сложных юридических терминов и конструкций, вполне достаточно простых предложений с ясно изложенными мыслями, текст должен быть написан простым доступным языком, так, чтобы его было легко читать, и при поступлении документа в соответствующий орган он не был оставлен без рассмотрения или не принят в связи с отсутствием оснований для его принятия и рассмотрения.

Неверное формулирование требований также может привести к нежелательным последствиям. Требования или предложения должны быть четко и точно сформулированы и пронумерованы. Они должны быть реально выполнимы и в случае их выполнения максимально решать затронутую проблему.

В соответствии с нормами статьи 126 Арбитражного процессуального кодекса РФ к исковому заявлению должны прилагаться документ об оплате государственной пошлины, рассчитанной в соответствии с главой 25.3 Налогового кодекса РФ, либо ходатайство о предоставлении отсрочки, рассрочки, об уменьшении размера государственной пошлины, доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия на подписание искового заявления, документ, подтверждающий соблюдение претензионного или иного досудебного порядка урегулирования спора, если он предусмотрен законом или договором, документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также выписки из Единого государственного реестра юридических лиц или Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей на истца и ответчика, датированные не ранее чем за 30 дней до подачи заявления в арбитражный суд, проект договора, если истцом заявлено требование о понуждении заключить договор, копия определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска.

В жалобе, обращении, заявлении, предложении также обязательно указываются приложения и количество листов в каждом из них. Следует по возможности приложить и доказательства, подтверждающие изложенное в документе (лучше, чтобы это были копии, а не оригиналы; в описании необходимо отметить, приложена копия или оригинал); приложениями могут быть копии жалоб, ответы на них, фотографии, материалы видеосъемки и другое.

Еще один момент, касающийся именно исковых заявлений, — это расчет цены иска. Правила определения цены иска закреплены в статье 91 Гражданского процессуального кодекса РФ и статье 103 Административного процессуального кодекса РФ. На них следует остановиться подробнее и обязательно к ним обратиться при составлении искового заявления, так как это является очень важной и неотъемлемой частью для установления размера государственной пошлины, подлежащей оплате при подаче искового заявления в суд. Необходимо понимать, что цена иска определяется только по имущественным требованиям. Если в иске прописана просьба взыскать деньги, передать имущество, признать право собственности – это имущественные требования. Не входят в цену иска требования неимущественного характера, не подлежащие оценке. Так, одной из частых ошибок является включение в цену иска размера требований о компенсации морального вреда. Это неправильно. Требования о компенсации морального вреда относятся к неимущественным и соответственно не подлежат оценке.

В качестве примера неимущественных требований можно привести требования по жилищным спорам (об определении порядка пользования жилым помещением, о вселении в жилое помещение, о расторжении договора найма жилого помещения), а также требования по семейным делам, делам, связанным с пенсионным законодательством, об оспаривании действий государственных органов и должностных лиц, делам по защите личных прав гражданина.

И последним моментом следует отметить, что не стоит забывать о проставлении даты и подписи в конце документа. Впоследствии если вопрос встанет о сроках выполнения обязательств, например, непроставленная дата на документе будет являться камнем преткновения.

Таким образом, рассмотрев наиболее часто встречающиеся ошибки при составлении жалоб, обращений, заявлений, предложений и исков, можно четко представить, на что следует обращать внимание, какие моменты рассмотреть наиболее подробно, к каким вопросам подойти с наибольшей ответственностью, ведь все в документе, начиная от реквизитов и заканчивая подписью, должно быть проработано так, чтобы впоследствии при его рассмотрении не возникло дополнительных вопросов и проблем, а поднятая в документе проблема была благополучно разрешена.

31 января 2018

Типичные ошибки в консалтинговых документах

Разбор записки по итогам обследования документооборота

композиционная структура текста (организация и структурная упорядоченность, которая отражает расположение, соотношение и взаимосвязь частей текста);
стилистика текста (соответствие научному стилю речи);
языковые особенности аналитического текста (лексика, морфология, синтаксис);
логика изложения материала;
представление данных в форме таблиц;
использование терминов;
качество проведённого анализа (чем выше уровень анализа, чем больше вариантов решения выявленных проблем, тем больше аналитический документ будет отличаться от информативного материала, превращаясь в интеллектуальный продукт).

Ниже мы последовательно разберём все типы ошибок конкретной аналитической записки.

Ошибки в структуре документа

Основные ошибки тут следующие.

что такое версионирование?
это хорошо или плохо, что оно не поддерживается?
кем или чем должно поддерживаться версионирование?
что будет хорошего, если начать поддерживать версионирование?
что надо сделать, чтобы версионирование поддерживалось? 2

Рекомендации по итогам аудита — главная содержательная часть, ради которой проводилось исследование, — состоит всего лишь из двух страниц. Тогда как принятое соотношение части с выводами и рекомендациями: 1/3 от основной части документа.

Стилистические ошибки

Примеры из документа:

В рамках осуществления договорной работы используются;
Автор документа осуществляет определение маршрута согласования;
Автор документа осуществляет отправку документа по ЖЦ документа;
Обработка осуществляется отдельными процедурами документооборота;
Ознакомление с приказом о командировании командируемого лица осуществляется на самом приказе;
Инициаторы в рамках интервью указали.

Слова-маркеры административно-канцелярского подстиля вообще не должны употребляться в тексте аналитической записки. Современная деловая речь допускает использование административно-канцелрского подстиля только в юридической среде (например, полицейский протокол). Использование языковых элементов этого подстиля — пример грубой стилистической ошибки при составлении аналитических документов.

Характерный пример административно-канцелярского подстиля — цепочка отглагольных существительных в родительном падеже:

В случае выявления необходимости одобрения проекта Договора, об этом указывается в Листе согласования, также к нему прилагается заключение;
Анализ последствий заключения Договора на сформулированных условиях с точки зрения отражения в бухгалтерском учете и отчетности.

Подобные формулировки в современных текстах выглядят комично (или трагично, если аналитический документ куплен заказчиком за немалые деньги).

Грамматические ошибки

Здесь мы сталкиваемся с ошибками в выборе конструкций с синтаксическим управлением, неправильным выбором падежа и предлога. Примеры:

По договорам вида. Надо: для договоров вида
Стоимость по договору. Надо: сумма договора
Замечания по договору. Надо: замечания к договору
Порядок по формированию. Надо: порядок формирования
Выписка по протоколу. Надо: выписка из протокола
Должностная инструкция формируется по специалистам. Надо: для каждого специалиста составляется должностная инструкция.

Смешение грамматических форм в списке, например:

В ходе проведения обследования было выявлено:
- сроки согласования не установлены….
- отсутствие возможности
- проверка большинства основных данных…
- формирование заключения …;
- предмет экспертизы …
- отсутствует электронное хранилище …
- отсутствует возможность мониторинга, контроля за ходом согласования комплектов ПУД, меры воздействия не определены.

Синтаксические ошибки

В аналитической записке есть предложения, с нарушенными логическими ударениями и порядком слов в предложении, например:

Для целей контроля исполнительской дисциплины выписки не формируются по протоколам
Но однозначно говорить о том, что требования комплектования выполняются невозможно, т.к. экспертиза ценности документов не проводится
Инициаторы в рамках интервью указали, что распространение типовых форм не применяется широко на практике для ведения договорной работы

Ошибки говорят о низком уровне письменной речи автора, незнании логических основ речи, плохом знании предметной сферы.

Лексические ошибки

В записке есть несколько ошибок, которые относятся к лексическим.

Употребление паронимов — слов, сходных по звучанию и составу, но имеющих различные значения. Употребление одного из паронимов вместо другого приводит к ошибкам. Например: представить и предоставить.

Неверный выбор слова:

Отличия в маршрутизации присутствуют также в зависимости от вида организационно – распорядительного документа
Отличия в маршрутизации присутствуют по документации в зависимости от класса входящего документа/вида входящего обращения

Тавтология:

Как правило, подразделения используют шаблоны договорных документов, ранее созданные на основании договоров, ранее прошедших успешное согласование и подписание.
Для подписания проекта договора за подписью Генерального директора сотрудник подразделения – автор документа (инициатор) осуществляет подготовку

Проектная документация с такими ошибками — это репутационные риски для консалтинговой компании. Автора подобной аналитической записки, лучше не допускать к работе со сложными проектными и методическими задачами.

Орфографические ошибки

Избыточное использование прописных букв: Юридическая экспертиза, Бухгалтерская экспертиза, Поставщик, Исполнитель. Такое использование прописных букв уместно в текстах договоров, но не в аналитической записке. Тем более что одно и то же слово употребляется по тексту как со строчной, так и с прописной буквы.

Логические ошибки

Логические ошибки — это неразличение близких в каком-либо отношении понятий. Автор аналитической записки не различает сферы деятельности, причину и следствие, часть и целое, смежные явления, видовые и другие отношения 3 .

Нарушение соразмерности при делении понятий. Приказы о командировании не могут выделяться в категорию, соразмерную приказам:

В Компании используются следующие виды организационно-распорядительных документов (ОРД):

Нарушение закона исключённого третьего — сопоставленные высказывания должны быть действительно противоречивыми, то есть такими, между которыми нет и не может быть среднего, третьего, промежуточного понятия. Они должны исключать друг друга.

Ошибки в составлении таблиц

Это заключительный и самый важный раздел документа. В нём должна быть дана оценка исследованным процессам документооборота, а также предложены пути решения выявленных проблем. В разделе содержатся преимущества внедрения СЭД. Однако, на этапе подготовки к автоматизации решение о покупке программного продукта уже принято. Кому предназначается эта информация?

кто должен предусмотреть?
как предусмотреть? что конкретно сделать?
сколько времени это займет?
какие преимущества даст?
а сейчас, в чём проблема, что это не предусмотрено?

Если подходить к делу основательно, то рекомендации должны составлять не две страницы текста (по большей части рекламного), а полноценный анализ, страниц на 30.

Заключение

Подведём итог. Задача, стоявшая перед автором аналитической записки, не выполнена. Материал содержит только описание действующих процедур, анализ собранных данных не проведён, отсутствуют выводы и рекомендации. Приведённое описание содержит множество неточностей.

Выявленные ошибки говорят о низком уровне письменной речи автора, незнании логических основ речи, плохом знании предметной сферы (ошибки в терминах и невозможность сделать выводы). Проектная документация с такими ошибками — это репутационные риски для консалтинговой компании. Выявленные ошибки порождают коммуникативный барьер между автором и читателями документа. Автора разобранной нами аналитической записки, лучше не допускать к работе со сложными проектными и методическими задачами.

Читайте также: