Телеграмма телефонограмма факсограмма характеристика документов особенности оформления

Обновлено: 19.05.2024

Выполнила: студентка 4 курса

Информационно справочные документы

Процесс принятия управленческихрешений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации.Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится вразличных источниках, но важнейшее место среди них занимаютсправочно-информационные документы:

Документы этой системы играютслужебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительнымдокументам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, необязывают действовать строго определенным образом, как распорядительныедокументы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения,иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или инойспособ управленческого воздействия.

Особенностью этих документовявляется то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника круководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителюорганизации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Возможно, если бы в 1846 годуУильям Кук не открыл фирму ElectricTelegraphCompany-однуиз первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своимиколониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение призналадаже Королева Виктория (QueenVictoria).

В XX веке телеграмма уже отошла, а второйплан из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 годупришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.

Вид документа, определяемый способом передачиинформации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и полученияинформации во многом предопределяют своевременность и правильность принятиярешения. Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передаетсяпо телеграфу.

Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой необеспечивает своевременного решения вопросов.

Порядок телеграфной связирегламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденнымиПостановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г . №1108 (с изменениямиот 14 января 2002 г .).

Телеграммы подразделяются накатегории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная) с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”) с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”) уведомление телеграфом уведомление телеграфом срочное с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”) заверенная с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”) с доставкой на художественном бланке по случаю траура с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

Чаще всего отправляют телеграммысрочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, апростая до 6 часов.

Категории и виды телеграмм,не допускаемых в телеграфном обмене длястран СНГ

Телеграммасодержит следующие реквизиты:

Слова втелеграммах для подсчета делятся на:

Действительныеслова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, ателеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплатателеграмм.

В ответныхтелеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, накоторый дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается списокрассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Тексттелеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом неискажается содержание: в частности, отрицание “не” опускать нельзя), ссокращенными обозначениями знаков препинания:

Все цифровыеданные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерациидомов, индексах документов. Знаки “N”, “+”, “-” и другие следует писать словами: номер или НР,минус, плюс и т.д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Тексттелеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставятрегистрационный номер телеграммы (см. приложение 1).

В телеграммахне используются сложные, многословные предложения, характерные для деловыхписем, выбор делается в пользу болеекоротких слов;

Предпочтение отдается нейтральной и конкретнойделовой лексике, употребление которой не вызывает толкований;

Нерекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, алишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграммдолжен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Тексттелеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев,исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись втелеграмме оформляется отдельной строкойи начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней частителеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурногоподразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки.Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Телеграммы оторганизаций и учреждений, подписанныедолжностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организацииили печатью “Для телеграмм” В телеграммах, подписанных должностными лицаминескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатьюсоответствующей организации или учреждения.

Подаваемаяотправителем телеграмма должна бытьчетко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфногобланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки,внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должныбыть заверены подписью отправителя.

Телеграмма недолжна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количестваслов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Допускаетсяуменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей о категориителеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы – только на первойтелеграмме.

Обязательнымиреквизитами телефонограммы являются:

передавшего и принявшего телефонограмму;

Поступившаятелефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключениемподписи.

Телефонограммадолжна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 какдля делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”.Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

Телефонограммыпишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первойчасти телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, вовторой – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица.Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (см. приложение2).

Желательно,чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящихтелефонограмм.

Телефонограммасоставляется в одном экземпляре и подписывается руководителем илиответственными исполнительным.

Факсограмма (телефакс, факс)

Получаемая набумажном носителе копия документа (письменного, графического,изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощифаксимальной аппаратуры).

Факсограмма при соблюдении установленныхпроцедур обладает юридической силой, вэтом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существуеткаких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых ксоответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускаетсяволнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. Налицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов отнадписей на оборотной стороне (см. Приложение3).

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

1.1 История развития телеграммы

Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).

В XX веке телеграмма уже отошла, а второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.

1.2 Характеристика телеграммы

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь - не более 10 часов)

телеграмма-письмо (не более 24 часов)

срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

уведомление телеграфом срочное

с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой на художественном бланке по случаю траура

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ

заверенная: Эстония, Литва;

срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;

художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

указание категории телеграммы;

отметка о виде телеграммы;

телеграфный адрес получателя (условный или полный);

текст (содержание телеграммы);

регистрационный делопроизводственный номер;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без абзацев, переноса слов. (ПРИЛОЖЕНИЕ А).

Первый экземпляр направляется на телеграф, второй – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами телеграммы являются:

отметка о категории (пресса, срочная, обыкновенная и т.п.) и виде (с уведомлением; с доставкой почтой; с оплаченным ответом и т.п.);

телеграфный адрес получателя;

регистрационный индекс (номер);

почтовый адрес организации-отправителя;

подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме не ), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными обозначениями: ТЧК – точка; ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов. Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований. Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отравителя, наименование организации-отправителя, должность, инициалы, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес, пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм”. В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

наименование учреждений адресанта и адресата;

реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (Приложение 2).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

3. Факсограмма (телефакс, факс)

3.1 Характеристика факсограммы

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (Приложение 3).

В процессе данной работы были рассмотрены основные характеристики телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Следует отметить, что в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Басаков М.И. Делопроизводство. М.: 2002г.

Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Документационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997.

Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.:ТетраСистемс,1999.– 288 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: 1999г.

Наименование вида документа (ТЕЛЕГРАММА)

ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ ДОЛЖЕН БЫТЬ ПРЕДЕЛЬНО КРАТКИМ БЕЗ СОЮЗОВ ПРЕДЛОГОВ ЗНАКОВ ПРЕПИНАНИЯ. ЦИФРЫ И ЧИСЛА КАК ПРАВИЛО ПИШУТ ПРОПИСЬЮ ТЕКСТ ОФОРМЛЯЮТ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ ЧЕРЕЗ ДВА ИНТЕРВАЛА УКАЗАНИЕ НА ДОЛЖНОСТНОЙ ЛИЦО ОТ ИМЕНИ КОТОРОГО ПОСЫЛАЕТСЯ ТЕЛЕГРАММА

Справочные данные организации- отправителя

Наименование организации отправителя

Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия

Справочные данные об организации

00.00.0000 №00 Должность_____________

Заголовок к тексту И.О.Фамилия___________

Наименование должности ___________________________________ И. О. Фамилия

Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О

Тел. 00 00 00 Тел. 00 00 00

Время передачи: 00 час.00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:___________________

Справочные данные об организации Должность_________________

00.00.0000 №00 Телефон___________________

На № от 00.00.0000 Факс______________________

Заголовок к тексту

Должность _________________________________________________________ И.О.Фамилия

Значение и роль информации в работе менеджера

. ); - информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные . – отправителя телеграммы, подпись, дата подписания телеграммы, отпечаток печати предприятия - отправителя. 4. Телефонограмма – это .

Информационно-справочные документы (4)

Бухгалтерские документы, документооборот и его значение

. докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования . указания); Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные .

Договор поставки (20)

. устанавливаться также путем обмена письмами, телеграммами, телефонограммами, факсами и др. Договоры поставки заключаются на .

Организация делопроизводства в муниципальных органах власти

. справочные (справки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и факсы). Методы исследования. Обобщенный анализ, синтез . представлена докладными и объяснительными записками, телеграммами, телефонограммами и факсами. Большая часть информационно-справочной .

Хранение телефонограмм

Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет (ст. 258).

Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон

Концентрировать внимание на одной беседе, внимательно слушать
5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго и занимать его
5

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.

По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

прием всех телефонных вызовов и их систематизация;
ответы абонентам;
фильтрация вызовов;
соединение руководителя с абонентом в случае необходимости.

Главная задача секретаря в работе с телефоном — освободить руководителя от вызовов, не адресованных ему. В лице секретаря руководитель обретает своеобразную защиту от ненужных звонков, так как они нарушают нормальный режим работы и разбивают рабочий день руководителя на короткие обрезки времени. Такая дробность рабочего времени мешает руководителю сосредоточиться

Не согласованные заранее звонки и непредсказуемые темы для обсуждения вынуждают руководителя резко переключать внимание на решение возникающих задач

Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

В регламенте совместной работы с руководителем по предварительной договоренности можно оговорить определенные отрезки времени, когда:

все телефонные вызовы руководитель принимает сам;
телефонные вызовы принимает секретарь, их систематизирует и только самые важные подключает к аппарату руководителя.

Секретарь должен знать круг лиц и организаций, с которыми следует соединять руководителя в любое время.

Организация и ведение телефонных переговоров относятся к административным функциям секретаря, бездокументному обслуживанию руководителя.

Однако практика показывает, что в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров образуются документы, без которых работа секретаря не была бы эффективной, а переданная руководителю информация — полной, достоверной и своевременной.

Рассмотрим основные виды бланков, образующихся в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров:

— телефонный бланк секретаря;

— трафаретный бланк входящих звонков;

— бланк исходящих телефонных разговоров.

Анализу подлежит также такой вид информационно-справочного документа, как телефонограмма.

Автор обращает также внимание на учетные формы (журналы):

— журнал (блокнот) входящих телефонных переговоров;

— журнал входящих телефонограмм;

— журнал исходящих телефонограмм.

Для удобства систематизации телефонных звонков по указанию руководителя у секретаря, как правило, имеется телефонный бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть:

отклонены;
перенесены (повторный звонок);
пропущены к руководителю.

Может быть использован и другой вариант телефонного бланка секретаря (см. табл. 2).

Пример и образец оформления телефонограммы

В них передается информация о:

решении текущих вопросах;
указаниях руководства;
событиях в будущем, планируемых мероприятиях.

При составлении можно ориентироваться на такой образец.

В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника. Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде.

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка. Рекомендуем по теме 13.12.2017 26.08.2017 14.01.2018 18.07.2017 29.11.2018 28.09.2017 Добавить комментарий Популярные статьи

Телефонограмма

Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия.

Как составить телефонограмму образец. Телефонограмма – это что такое

В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия.

Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.71, оформление телеграмм, телекса, факсаТелеграмма — документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108 (с изм. от 14 января 2002 г.).Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная и др.

Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ).

При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью.

Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение.

Информационные докладные записки о

Организация и документирование телефонных переговоров

Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

В современном мире к массовым коммуникациям относят:

действия, включающие в себя огромные общности людей (религиозные, политические собрания, художественные выставки, форумы и т.д.);
технические средства и сети, такие как телефон, телефакс, компьютер.

Процесс коммуникации — диалог между людьми, при этом многие дискуссии по сути своей являются переговорами, хотя таковыми и не называются. Следовательно, даже не подозревая, каждый из нас становится участником личных или деловых переговоров.

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

многократно повышается оперативность решения вопросов и проблем;
отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другие города, учреждения в пределах одного города для выполнения каких-либо обстоятельств дела;
по телефону можно также изложить просьбу, отдать распоряжение (совершить управленческое действие) и т.д.

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

лимит времени (особенно в междугородних и международных звонках);
ограниченные возможности восприятия информации только на слух.

Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 954.

Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

вежливость (употребление вежливых форм общения, доброжелательный тон);
краткость (говорить о самом главном, по существу, без лишних подробностей);
логичность (последовательность в изложении материала);
средний темп речи, четкость произношения, особенно фамилий и чисел (в случае необходимости — по слогам или буквам);
сдержанность (умение вести разговор спокойно, без лишних эмоций, терпеливо).

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. табл. 1).

Как пишется телефонограмма образец. Какую информацию можно передать телефонограммой? Оформление служебных писем

Передача-прием и оформление телефонограмм

Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства.

Оформить телефонограмму можно на:

— общем бланке учреждения здравоохранения;— специальном бланке телефонограммы (Дополнение 1);— трафаретном бланке (Дополнение 2);

— чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре с обязательным воспроизведением таких реквизитов:

Название учреждения здравоохранения;. название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);. дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);. регистрационный индекс документа;. адресат;. текст документа;. подпись;

. фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).

Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.

Дополнение 1

Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке.

Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов.

Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами.

Дополнение 2

Главный врач (личная подпись) В.Ф. Савельев

Передавая телефонограмму, следует придерживаться такой последовательности:

Представиться и назвать номер своего служебного телефона;. назвать вид документа;. продиктовать текст телефонограммы (и убедиться в правильности записи его абонентом);. назвать должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму;

. записать название должности, фамилию человека, который принял телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приема.

О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале.

Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.

Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).

Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.

Особенности оформления и передачи факсограмм

Статью в полном объеме читайте в № 4 2011 г. журнала ” Медична практика: організаційні та правові аспекти “

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Оформление телеграмм, телефонограмм, факсов

Недостатком телефонограмм является техническое обеспечение процесса передачи (качество телефонной связи).

Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

После этого документ возвращается в подразделение с отметкой о дате передачи и подписью передавшего его лица.

Более обширные вопросы целесообразно решать в ходе личных встреч, сели, конечно, этому не препятствуют некие особые обстоятельства, расстояние или нехватка времени; если плохая связь, необходимо предупредить собеседника о повторной связи, Б случае произвольного разъединения на линии перезванивает тот, кто звонил.

Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а также может быть просто принята к сведению. . Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).

В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью. При передаче указывают должность и фамилию передавшего телефонограмму, номер его телефона и время передачи, а так же должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона последнего и время приема……..

Документы, которые также вас могут заинтересовать

Согласие работника на обработку персональных данных
Заказ на выдачу дел
Лист фонда
Номенклатура дел структурного подразделения организации
Форма 7-п. Адресный ярлык на посылку
Отчет о командировке
Итоговая запись к номенклатуре дел организации
Лист ознакомления с локальными нормативными актами
Авианакладная
Отказ от подтверждения денежных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств бюджета города Климовска Московской области
Отказ от подтверждения денежных обязательств Люберецкого финансового управления Министерства финансов Московской области
Отказ на обращение о возможности примыкания к существующему железнодорожному пути
Отказ Министерства финансов Московской области от постановки на учет или санкционирования оплаты в случае непринятия на учет бюджетного обязательства по основаниям, установленным законодательством Российской Федерации и Московской области, а также в случае представления документов, не соответствующих требованиям
Отказ заказчика от договора подряда с требованием вернуть предоплату и возместить причиненные убытки (в случае, когда подрядчику была уплачена предоплата, а работы не проводились)
Отказ гражданина от проведения медицинского вмешательства
Отказ в согласовании документов территориального планирования, документации по планировке территории, архитектурно-строительной проектной документации, разрабатываемой для исторических поселений Московской области, и градостроительных регламентов, устанавливаемых в пределах территорий зон охраны объектов культурного наследия, включаемых в правила землепользования и застройки муниципальных образований
Отказ в рассмотрении жалобы в Федеральной антимонопольной службе по рассмотрению дел по признакам нарушения законодательства Российской Федерации о рекламе (образец)
Отказ в рассмотрении жалобы Федеральной антимонопольной службой России по исполнению государственной функции по осуществлению контроля за деятельностью администратора торговой системы оптового рынка электрической энергии (мощности) (образец)
Отказ в приеме информации, содержащейся в заявлении о включении молодежного (детского) общественного объединения в Федеральный реестр молодежных и детских общественных объединений, пользующихся государственной поддержкой (образец)
Отказ в приеме документов о передаче прав и обязанностей по договору водопользования другому лицу (образец)

учета входящих и исходящих телеграмм, телефонограмм

Начат “__” ___________ ___ г. Окончен “__” _________ ___ г.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Журнал учета входящих документов в аппарате (управлениях, отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
Журнал учета входящих документов администрации городского поселения Сычево Волоколамского муниципального района Московской области
Журнал учета входящих документов в администрации городского округа Рошаля Московской области
Журнал учета входящих документов Миграционной службы г. Москвы
Журнал учета входящей корреспонденции. Форма N 1
Журнал учета входящих документов, связанных с осуществлением деятельности по ведению реестра владельцев инвестиционных паев фонда
Журнал учета входящих документов, поступивших в адрес Госадмтехнадзора Московской области
Журнал учета входящей корреспонденции, подлежащей регистрации. Форма N 1
Журнал учета входящих несекретных документов в МВД России
Журнал учета входного контроля материалов и конструкций

Как и сколько хранятся телефонограммы?

Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.

Учебная работа. Реферат: Телеграмма, телефонограмма, факс

1.1 История развития телеграмы…………………………………………..……4

Перечень использованной литературы…………………………………………13

С древних времен человек ведет переписку с для себя схожими. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Непринципиально на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния средством письма. Наверное уже тогда существовали деловые письма, при помощи которых человек производил обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение . Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика всходит еще к седоватый древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, методы дизайна и работы с ней создавались и шлифовались веками. Почти все виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Большая часть документов , создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно-справочные документы докладывают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, разрешают избрать тот либо другой метод управленческого действия . Они не содержат поручений, не обязывают делать поручения.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши деньки. Связи компании с наружными организациями, потому что конкретно письма соединяют организацию-автора с иными учреждениями.

1. Телеграмма

1.1 История развития телеграммы

Может быть, если б в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги , сейчас мы бы с вами жили совершенно в другом мире. Уже в 1874 году в Англии услугами телеграфа можно было пользоваться в 20 тыщах городов и деревень. Страна также имела связь с США

В XX веке телеграмма уже отошла, а 2-ой план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который употребляется в почти всех странах до сего времени .

1.2 Черта телеграммы

Телеграмма – обобщенное заглавие разных по содержанию документов , выделяемых в одну категорию по особенному способу передачи текста : по телеграфу либо телетайпу.

Вид документа, определяемый методом передачи инфы по каналам телеграфной связи.

Телеграммы в вариантах, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросцев.

порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ

Группы и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для государств СНГ , призванная регулировать отношения сотрудничества между государствами, ранее входившими в состав СССР)

1. заверенная: Эстония, Литва;

2. срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;

3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.

Телеграмма содержит последующие реквизиты:

· указание группы телеграммы;

· отметка о виде телеграммы;

· телеграфный адресок получателя (условный либо полный);

· текст (содержание телеграммы);

· регистрационный делопроизводственный номер;

· адресок и наименование отправителя (помещается под чертой).

слова в телеграммах для подсчета делятся на:

Действительные слова нужны для контроля корректности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов делается оплата телеграмм.

Телеграммы оформляются на особых типографских бланках, а в случае их отсутствия на обыкновенной бумаге. Печатают телеграмму в 2-ух экземплярах на одной стороне листа через два интервала строчными знаками, без абзацев, переноса слов. ( приложение А).

1-ый экземпляр направляется на телеграф, 2-ой – подшивается в дело.

Неотклонимыми реквизитами телеграммы являются:

· отметка о группы (пресса, срочная, обычная и т.п.) и виде (с извещением; с доставкой почтой; с оплаченным ответом и т.п.);

· телеграфный адресок получателя;

· регистрационный индекс (номер);

· почтовый адресок организации-отправителя;

· подпись должностного лица , от имени которого передается текст;

текст телеграммы различается так именуемым телеграфным стилем, составляется в максимально сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частички (не считая
), знаки препинания. Числа и числа пишутся словами. Цифрами обозначаются лишь заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов . Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют лишь в том случае , когда их отсутствие может исказить смысл текста . Допускается обозначение символов препинания условными обозначениями: ТЧК – точка; ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. В телеграммах не употребляются сложные, многоречивые предложения , соответствующие для деловых писем, выбор делается в пользу наиболее маленьких слов. Предпочтение отдается нейтральной и определенной деловой лексике, употребление которой не вызывает истолкований. Не рекомендуется употреблять сверхизбыточную лексику, не несущую новейшей инфы , а только повторяющую уже произнесенное.

текст телеграмм должен содержать лишь определенную информацию , отражающую существо ситуации. текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превосходить 2-ух машинописных страничек. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строчкой и начинается с абзаца. В подписи обязана быть указана фамилия создателя телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адресок отравителя, наименование организации-отправителя, должность, инициалы, фамилия исполнителя и дата отправки. Оборотный адресок , пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответственной организации либо печатью “Для телеграмм”. В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций либо учреждений, любая подпись заверяется печатью соответственной организации либо учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма обязана быть верно и разборчиво написана либо написана на лицевой стороне телеграфного бланка либо на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем либо по требованию оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма не обязана содержать наиболее 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она обязана быть разбита оператором связи на несколько частей по 300 слов любая, передаваемых как отдельные телеграммы.

2. Телефонограмма

Неотклонимыми реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

· текст и подпись.

Поступившая телефонограмма обязана иметь те же реквизиты, что и отправляемая, кроме подписи.

Телефонограмма обязана иметь заголовок, он составляется в согласовании с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” либо “о”. к примеру , “О изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам коротко, верно, ординарными предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие отдать телефонограмму, во 2-ой – предпринимаемые деяния. Телефонограмма излагаются от первого лица . Размер телефонограммы не должен превосходить 50 слов ( приложение 2).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается управляющим либо ответственными исполнительным.

3. Факсограмма (телефакс, факс)

3.1 Черта факсограммы

Факсограмма при соблюдении установленных процедур владеет юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в особом заверении.

Не существует каких-то особых требований дизайна документов , предъявляемых к соответственному виду документа: печататься точным, контрастным шрифтом .

Не допускается волнистость либо деформация вещественного носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не обязано быть морщин, пятен, извивов и рельефов от надписей на обратной стороне ( приложение 3).

В процессе данной работы были рассмотрены главные свойства телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Необходимо подчеркнуть, что в истинное время в управленческой практике употребляются основным образом документы, сделанные любым образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, также с внедрением графики, рисунка, фото , звука- и видеозаписи, и на особом материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с внедрением соответственного носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На нынешний денек в управленческой практике преобладающим методом документации является компьютерная печать. Но ряд документов , к примеру заявление, пояснительные записки создаются обыденным рукописным методом.

Перечень литературы:

1. Басаков М.И. Делопроизводство. М.: 2002г.

3. Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Документационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997.

4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое управление. – Мн.:ТетраСистемс,1999.– 288 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: 1999г.