Приказ об утверждении перечня документов образующихся в деятельности овд с указанием сроков хранения
Обновлено: 05.05.2024
Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.
Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов
Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.
Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.
ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).
Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.
ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.
Структура номенклатуры дел компании
- подразделение организационных вопросов (канцелярия);
- кадровое подразделение;
- департамент труда и заработной платы;
- отдел экономического планирования, статистики и финансов;
- департамент бухгалтерского учета и отчетности;
- департамент налогового учета и декларирования;
- отдел охраны труда;
- производственно-технический отдел (ПТО);
- другие подразделения.
Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.
Документы канцелярии: как долго их придется хранить
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Присланные для сведения — до минования надобности
После замены новыми
Протоколы совещаний у руководителя
Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
Структурных подразделений — 3 года
После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.
Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения
Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.
Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.
Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Личные дела работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Графики предоставления отпусков
Списки лиц, подлежащих воинскому учету
Списки работников, ушедших на пенсию
Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины
Журнал регистрации трудовых договоров
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.
Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.
Например:
Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.
Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
03. Труд и заработная плата
Положение об оплате труда и премировании
Постоянно или 5 лет после замены новыми
Лицевые счета по заработной плате работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Заявления о выплате материальной помощи
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Листки нетрудоспособности сотрудников
5 лет после исполнения
Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.
Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:
Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов
Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
04. Налоговый учет и декларирование
5 лет после замены новыми
Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
до минования надобности
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения
5 лет (до 18.02.2020 было 4 года)
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Декларации (расчеты) по всем видам налогов
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
Справки о доходах и суммах налога физлиц
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.
С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.
Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов
Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?
ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.
Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).
Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.
Сроки хранения бухгалтерской документации
Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:
Дата публикации: 11.12.2015
Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии Федеральной службы по финансовому мониторингу
Директор Ю.А. Чиханчин
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росфинмониторинга
от ____________ № ______
Положение о Центральной экспертной комиссии
Федеральной службы по финансовому мониторингу
II. Функции ЦЭК Росфинмониторинга
ЦЭК осуществляет следующие функции:
готовит предложения по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Росфинмониторинга и его территориальных органов;
рассматривает предложенияструктурных подразделений Росфинмониторинга и его территориальных органов об изменении или уточнении сроков хранения документов, установленных на основании законодательства Российской Федерации соответствующими перечнями,
а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями;
осуществляеткоординацию деятельности и методическое руководство работой ЭК;
оказывает содействие работникам Росфинмониторинга и его территориальных органов, даетрекомендации по методическим
и практическим вопросам экспертизы ценности документов, делопроизводства, а также по архивному делу, в том числе с целью создания и формирования комплекса документов по истории Росфинмониторинга
и его территориальных органов;
8.5 рассматривает и принимает решение о согласовании:
проекта перечня документов, образующихся в процессе деятельности Росфинмониторинга, с указанием сроков хранения;
проекта номенклатуры делРосфинмониторинга;
сводных описей дел постоянногосрока хранения;
актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
актов об утрате или неисправимом повреждении документов (дел) постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
описей документов по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов на постоянное хранение;
нормативных и методических документовпо вопросам экспертизы ценности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение;
обеспечивает представление в Росархив на согласование:
проектаперечня документов, образующихся в процессе деятельности Росфинмониторинга,с указанием сроков хранения;
проектов типовых и примерных номенклатур дел;
предложений по изменению/уточнению сроков хранения отдельных видов документов, включенных в соответствующие перечни
проектовположений о ЦЭК и Центральном архиве Росфинмониторинга;
8.7обеспечивает представление в ГАРФ на утверждениеописи дел постоянного срока хранения;
8.8обеспечивает направление вГАРФна согласование:
номенклатуры делРосфинмониторинга;
описи дел по личному составу.
III. Полномочия ЦЭК
При выполнении возложенных задач ЦЭК имеет право:
9.1 в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Росфинмониторинга и его территориальным органам
по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел
в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, об упорядочении и оформлении документов, а также по другим вопросам, касающимся делопроизводства, электронного документооборота и архивного дела;
9.2 запрашиватьот начальников структурных подразделений Росфинмониторинга:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, необходимые для определения сроков хранения документов;
9.3 заслушивать на своих заседаниях начальников структурных подразделений об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов;
9.4 приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов научных и образовательных организаций,работников структурных подразделений Росфинмониторинга, территориальных органов Росфинмониторинга, а также представителей ГАРФ;
9.5 информировать руководство Росфинмониторинга и его территориальных органов по вопросам, входящим в компетенцию ЦЭК;
9.6 представлять интересы Росфинмониторинга в Росархивеи подведомственных ему учреждениях.
IV. Организация работы ЦЭК
ЦЭК работает на основании годового плана, утвержденного председателем ЦЭК.
Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК,рассматриваются
на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЦЭКпротоколируются.
Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Решение принимается простым большинством голосов.Право решающего голоса имеетпредседатель ЦЭК.
Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
ЦЭК в лице ее председателя, заместителя председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки документы, подготовленные с нарушением правил в сфере делопроизводства и архивного дела, с указанием соответствующих причин.
Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря ЦЭК.
Читайте также: