Почему приказы публикуют без подписи

Обновлено: 02.07.2024

Итак, разбираемся, что делать, если документы подписаны в отсутствие полномочий.

1. Юридически полномочия генерального директора есть, а по факту – прекратились

Довольно распространенная уловка со стороны контрагента, когда преследуется цель не платить по своим долговым обязательствам.

В данном случае можно сообщить контрагенту о том, что:

• положения статьи 53 ГК РФ предусматривают, что юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы управления, сведения о которых включаются в ЕГРЮЛ;

• генеральный директор (ввиду особого статуса) считается действующим до того момента, пока общее собрание не изберет иное лицо или директор самостоятельно не сообщит в налоговый орган, что он больше не является единоличным исполняющим органом (Постановления АС Московского округа от 07.02.2017 по делу № А40-249803/2015, АС Северо-Западного округа от 23.08.2018 по делу № А56-50010/2017, АС Уральского округа от 27.12.2018 по делу № А60-53780/2017).

Рекомендация: перед подписанием договора проверить данные, содержащиеся в ЕГРЮЛ в отношении единоличного исполнительного органа; распечатать выписку из ЕГРЮЛ и подшить к подписанному договору; распечатать и подшить справку об отсутствии в ЕГРЮЛ в отношении юридического лица недостоверных сведений.

2. Отозванная доверенность на совершение юридических действий

Еще одно основание со стороны недобросовестного контрагента с целью не исполнять свои договорные обязательства. В данном случае сразу стоит напомнить вашему контрагенту положения статьи 189 ГК РФ, в соответствии с которой для отзыва доверенности необходимо совершить следующие действия:

• известить об отзыве доверенности поверенного;

• оповестить об отзыве доверенности заинтересованный круг лиц;

• получить оригинал доверенности от поверенного.

Безусловно, для каждого пункта должно быть доказательство, и при несоблюдении хотя бы одного из них контрагент уже не может ссылаться на факт отзыва доверенности.

Таким образом, права и обязанности, которые контрагент приобрел в результате действий представителя с отозванной доверенностью, сохраняют силу для представляемого.

3. У представителя не было никакой доверенности

• наличие на подписанном документе оттиска печати организации. Судебная практика также склоняется к тому, что раз имеется оттиск печати компании на документах, то компания делегировала сотруднику полномочия (постановления АС Западно-Сибирского округа от 01.11.2016 по делу № А67-8683/2015, от 12.10.2017 по делу № А70-15411/2015, АС Московского округа от 24.01.2017 по делу № А40-118928/2016, АС Дальневосточного округа от 27.09.2017 по делу № А59-2271/2016, от 23.08.2016 по делу № А73-6171/2015);

• в отсутствие оттиска печати на документе можно ссылаться на трудовые функции работника (определения ВС РФ от 20.04.2016 по делу № А60-13967/2015, от 03.02.2016 по делу № А56-85927/2014, постановления АС Восточно-Сибирского округа от 18.11.2015 по делу № А10-6408/2014, АС Московского округа от 25.12.2017 по делу № А40-205369/2016, АС Центрального округа от 11.09.2017 по делу № А14-3444/2016). Согласно положениям статьи 402 ГК РФ действия работников должника по исполнению его обязательства считаются действиями должника.

Но! Стоит обратить внимание, что на документе должны стоять и оттиск печати компании, и подпись лица. Наличие на документе только оттиска печати без подписи или при наличии поддельной подписи – явный признак того, что суд не признает полномочия подписавшего лица легитимными. Оттиск печати компании контрагента также должен быть подлинным.

Полномочия сотрудника не подлежат проверке, в случае если один и тот же сотрудник неоднократно подписывал ряд документов, которые в последующем служили основанием для перечисления денежных средств вашей компании.

4. У подписавшего лица ограничены полномочия на заключение сделок и отсутствует соответствующее одобрение компетентного органа ЮЛ

В моей практике был случай, когда столкнулись интересы двух компаний: одна компания – подрядчик, другая – заказчик. Как часто бывает, заказчик не хотел платить по своим обязательствам. Дело дошло до суда. В суде сторона заказчика говорила о том, что у ее директора отсутствовали полномочия по заключению контракта на такую большую сумму (устав компании заказчика содержал ограничения – директор вправе самостоятельно заключать сделки стоимостью до 5 млн руб., во всех остальных случаях необходимо одобрение совета директоров). Конечно, суд не принял такой довод в качестве надлежащего. Исковое заявление компании-подрядчика было удовлетворено в полном объеме.

Судебная практика по данному вопросу по-разному оценивает обстоятельства. Например, одни суды оценивают ссылку в договоре на устав организации как презумпцию знания контрагентом компетенции лица, подписавшего договор (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.05.2010 по делу № А33-2075/2009), в других случаях суды полагают, что подобная ссылка на устав недостаточна как доказательство осведомленности об ограничении полномочий (Постановление ФАС Московского округа от 21.05.2010 № А40-108901/09-25-433).

В случае если имеются ограничения в полномочиях единоличного исполнительного органа, необходимо получить одобрение заключения договора. Одобрение может быть предварительным и последующим. Сложность последующего одобрения заключается в том, что можно так и не получить в виде отдельного документа, в котором будут отражены все существенные условия сделки. Но и здесь не стоит отчаиваться. Последующее одобрение сделки может выражаться и в конклюдентных действиях оппонента, а не только предоставлении решения (протокола).

Последующим одобрением сделки со стороны оппонента могут служить:

• письменное (устное) одобрение (Постановление АС Дальневосточного округа от 08.08.2016 по делу № А73-2050/2015);

• полная (частичная) уплата задолженности, включая пени, штрафы, проценты (постановления АС Волго-Вятского округа от 04.04.2017 по делу № А39-5603/2015, 10 ААС от 24.05.2017 по делу № А41-72503/2016);

• подписание акта сверки задолженности (Постановление АС Северо-Западного округа от 15.07.2016 по делу № А56-67157/2015).

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.

Право руководителя

Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:

Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.

Права работников организации и третьих лиц

ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.

Причины могут быть различными:

болезнь, отпуск, командировка руководителя;
круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
значительные объемы документооборота.

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.

Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).

Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

персональные данные замещающего лица;
перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

Главный бухгалтер и право второй подписи

Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.

В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):

денежные;
расчетные;
касающиеся финансовых обязательств и кредитов.

В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.

Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.

Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.

Право первой подписи — это полномочия по удостоверению всех документов, которые появляются в процессе деятельности организации. Оно принадлежит руководителю, но может передаваться иным гражданам при соблюдении определенных нюансов.

Право первой подписи: что это и кому принадлежит

В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры. Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять. Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.

Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:

Гражданском кодексе РФ;
Федеральном законе от 08.02.1998 №14-ФЗ об ООО;
Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ о бухучете;
Приказе Минфина России от 29.07.1998 №34н;
иных нормативных актах.

По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.

До 2013 года закон запрещал передавать право первой подписи в банке главному бухгалтеру или иному сотруднику, все платежные поручения проходили через руководителя. Сейчас этот запрет снят, и не имеет значения, кто что заверяет. Такие полномочия допускается передать любым гражданам, работающим в компании или на компанию.

Что такое право второй подписи и кому оно принадлежит

Руководители — тоже люди, и иногда они болеют, отдыхают, работают в командировках. Чтобы работа компании не останавливалась, назначаются лица, которые смогут подписывать документы вместо первого лица организации. Чаще всего такими полномочиями наделяют заместителей и главбухов. Разъяснение, что это право второй подписи главного бухгалтера, останется неполным, если не уточнить, что это возможность:

заверять в основном бухгалтерские и финансовые документы — распоряжения на уплату зарплаты и обязательных платежей;
подавать запросы и пояснения в налоговую и внебюджетные фонды;
взаимодействовать с государственными и контролирующими органами.

Нормами гражданского законодательства определяется и что означает право второй подписи, и как наделить соответствующими полномочиями. И важно, что передавать полномочия в этом случае обязательно, а делает это руководитель или замещающий его работник.

При желании или необходимости в организации может отсутствовать сотрудник, имеющий право второй подписи в банке или иной структуре. К примеру, ИП без работников. Он самостоятельно и собственноручно заверяет все необходимые квитанции, декларации, заявления и прочие финансовые и расчетные бумаги. Но он имеет возможность пригласить стороннюю организацию или бухгалтера и передать право второй единственной подписи в банковской карточке конкретному лицу по договору оказания возмездных услуг.

Как передать полномочия

Поскольку уже не действует строгий закон о праве второй подписи и заверять документы разрешено любому сотруднику или третьему лицу, возможны две ситуации:

Полномочия передают штатному сотруднику организации.
Заверять документы сможет стороннее лицо, с которым заключен договор на оказание возмездных услуг или иное соглашение.

В первом случае руководитель издает приказ о наделении одного или нескольких работников полномочиями по заверению определенных документов. В таком распоряжении обычно четко оговаривают, кто и какие бумаги сможет удостоверить в отсутствие начальства, либо передают все сразу.

Нельзя включить в приказ абсолютно любого работника. Если в обязанности сотрудника не входят действия с распределением денежных средств, формированием и направлением платежей, он не сможет и заверять подобные бумаги.

Второй вариант — если компания передала бухгалтерские услуги на аутсорсинг или всю бухгалтерско-финансовую деятельность ведет сторонний специалист. В таком случае сначала заключают договор об оказании услуг, где прописывают обязанности сторон, а в дополнение оформляют доверенность на представление интересов. Особых требований к доверенности нет, она подчиняется нормам гражданского законодательства.

Главбух — второе лицо компании после директора. Обычно у него не только много обязанностей, но и достаточно руководящих прав, в частности есть право подписи финансовых документов, в т.ч. в банке. Но иногда руководитель по каким-то причинам не хочет, чтобы у главного бухгалтера были такие широкие полномочия, что тогда делать? Главбух без подписи — законно ли это, какие преимущества и недостатки есть в этом случае у сотрудника и бизнеса?

А так вообще можно?

Да, закон позволяет принять на работу главбуха, не давая ему права подписи. Хотя конечно полностью этого права главного бухгалтера обычно не лишают, просто ограничивают перечень документов, которые он должен подписывать.

Вместо бухгалтера, без каких-либо дополнительных приказов и доверенностей, документы может подписывать руководитель. Другим сотрудникам делегирование права подписи происходит на основании распорядительного документа (приказа) или доверенности (обычно на разовые операции, например, подписание договора или получение матценностей).

Итак, давайте посмотрим, какие законы позволяют не давать главбуху право подписи :

Сдавайте отчетность через Онлайн-Спринтер . Быстрый доступ, сверка с ФНС за пару кликов, удобное добавление файлов, настройка интерфейса (есть темная тема), календарь бухгалтера.

Прямо сейчас — 30 дней тестирования бесплатно . Полный функционал.

Т.е. если в организации есть главбух, то подписывать документы должен он, если при этом есть рядовые бухгалтеры, то право подписи может быть передано им. Если же руководитель сам составляет документы по операциям в кассе, то и подписывать все будет сам.

Плюсы и минусы главного бухгалтера без подписи

Раньше в банке строго требовали — главбух должен иметь право второй подписи. Если директор хотел только самолично подписывать платежки, он предоставлял в банк приказ, которым возлагал на себя обязанности главбуха . А главный бухгалтер превращался в рядового.

Многие первичные документы и отчетность требовали обязательной подписи главбуха. Но это, во-первых, тормозило работу компании (документы проходили как минимум двойное согласование и визирование — у директора и бухгалтера), а во-вторых, ставили главных бухгалтеров в сложное положение — даже если ты не согласен с каким-то документом, тебе нужно его подписать, иначе его просто невозможно сдать, например, в налоговую.

После того, как подпись главбуха пропала из отчетов и даже баланса, а также перестала быть обязательной в большинстве первичных документов, сразу обозначились плюсы и минусы ее отсутствия.

Плюсы для бухгалтера:

Плюсы для организации:

Главбух занят меньше рутиной и больше глобальными задачами , больше времени может потратить на аналитику, управленческую отчетность, заняться новым направлением (например, госзакупками, автоматизацией учета, регулярной инвентаризацией).
Документооборот ускорится , исчезнут лишние этапы в согласовании. Главбух все равно может иметь право подписи, если установить его локальным актом (приказом).
Можно немного сэкономить на ФОТ — раз у работника не будет лишних полномочий, то и оклад ему можно предложить чуть меньше (хотя, напомним, ответственность у главбуха всегда высокая).

Минусы для бухгалтера:

У главбуха несколько теряется контроль за операционкой. С одной стороны делегирование освободило время, с другой — нужно теперь контролировать подчиненных , перепроверять за ними те же проводки. Хотя бы выборочно. Если ошибется один сотрудник — негативные последствия по цепочке перейдут и на другие участки. В итоге — неверная отчетность, вероятность доначислений.
Должность главбуха предполагает высокий уровень ответственности, но по сути у бухгалтера без подписи возможностей не больше, чем у рядового бухгалтера. При этом, как руководитель бухгалтерской службы, он, например, будет вызываться на допрос в налоговую, отвечать на требования, продолжает нести субсидиарную ответственность наравне с директором , при том, что контролировать большую часть операций уже не может.
Третий минус для главбуха вытекает из плюса для компании — могут предложить меньшую зарплату, т.к. подписывать документов нужно будет меньше. По мнению некоторых руководителей это означает, что и отвечать бухгалтеру ни за что не придется.

Минусы для бизнеса:

Увеличиваются финансовые риски — если раньше все платежи контролировал главбух, то теперь без его ведома сомнительный платеж может провести тот же директор. Не всегда руководитель тщательно проверяет контрагентов и один платеж в адрес не совсем благонадежной компании может обернуться и блокировкой счета, и повышенным интересом налоговиков. Это в лучшем случае. В худшем — организация потеряет деньги, перечислив их мошенникам, компании-банкроту или просто ненадежному контрагенту, который не исполнит обязательства.
Нужно тщательно проработать внутренние и внешние процессы работы с документами, определить круг лиц имеющих право подписи различных документов.

Например, счет-фактуры и накладные будут подписывать менеджеры, а авансовые отчеты бухгалтер по работе с материалами и т.д. Разработка регламентов займет время . К тому же, контрагенты могут запрашивать приказы, доверенности на сотрудников, имеющих право на подпись счет-фактур, чтобы обезопасить себе вычеты по НДС. А значит возрастет количество переписки.

Если главбух ошибся в составлении документа, то привлечь его к ответственности будет труднее, особенно, если бизнес-процессы в компании не регламентированы и доказать, кто составил конкретный документ, невозможно.

Здесь может помочь сервис электронного документооборота, такой как Такском-Файлер . Вы легко определите, кто составил документ и подписал его электронной подписью. Документы не потеряются, а провайдер будет хранить их у себя бессрочно и бесплатно.

Как оформить главного бухгалтера без подписи

Прием на работу бухгалтера не отличается от этой процедуру для любого другого сотрудника.

Берем заявление о приеме на работу, уточняем, какая у сотрудника книжка — бумажная или электронная, будет ли он писать заявление о переходе на ЭТК, оформляем трудовой договор, приказ о приеме, отправляем форму СЗВ-ТД в ПФР, не забываем познакомить главбуха со всеми существующими положениями компании — о зарплате, подотчете, командировках, провести положенные инструктажи по ТБ и тому подобное.

Сотрудника также надо будет ознакомить с его должностной инструкцией — в нее можно как раз внести и сведения о праве подписи документов. Либо оформить для этого отдельный приказ.

А наказать главбуха без права подписи можно?

Конечно, ведь он как и другие сотрудники может нести материальную ответственность. К примеру, если отвечает за работу с наличными. Будет возмещать ущерб, если его нанес — сломал ноутбук, допустим.

Что касается административной ответственности за несвоевременную сдачу отчетности или за нарушения в ведении учета, то в первую очередь она ложится на руководителя. Хотя он может представить доказательства, что фактически за ту или иную операцию отвечает именно главбух. Но опять же без подписи бухгалтера в документах это сделать сложнее .

Отказываться же от уплаты штрафа директору не рекомендуем. Обычно его размер не очень большой. Например, за неподачу нулевой декларации — 1000 рублей, за позднюю отправку СЗВ-М с тремя сотрудниками — 1500. Но если при этом на момент подачи отчета не был уплачен налог или нарушение длящееся (к примеру, не пробивали чеки по онлайн-кассе полгода), то и накажут суровее. Кстати, наблюдать за работой онлайн касс можно в одном кабинете — здесь вы сразу увидите, бьются ли чеки, на какую сумму прошли продажи и что именно было продано, все в режиме реального времени.

В итоге выбор — давать главбуху право подписи или нет, лежит на руководителе, а ему следует взвесить все за и против, которые мы привели в статье. Зачастую наделение главного бухгалтера правом подписи позволяет увеличить ответственность сотрудника и сделать его более внимательным к ведению учета.

Читайте также: