Опись электронных документов постоянного хранения образец заполнения

Обновлено: 27.04.2024

Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

Для временного хранения.
Для постоянного хранения.
Не подлежащие хранению.

Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.

Общий порядок передачи документов в архив

Процесс происходит в несколько этапов:

Экспертиза и отбор документов.
Подготовка и оформление.
Составление описей.
Передача в архив.

Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Подготовка и оформление дел

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
Для дел временного хранения за тот же период - в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Передача в архив

Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

Нюансы работы с документами

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
Определение законченности сводной описи.

Рассмотрим подробнее каждый аспект.

Срок хранения временных документов

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Оформление обложки при смене названия

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

Постоянные — №1.
Временные — №2.
Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Рис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи. При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Правила и сроки хранения электронных документов

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Основным изменением стала обязанность и продавцов, и покупателей хранить данные бухгалтерские документы в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Электронные счета-фактуры должны храниться совместно:

С квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем.

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и цифровых) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137.

Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. То есть ЭСФ (равно как и бумажные) необходимо сохранять в течение четырех лет.

Рис.2 Хранение финансовой отчетности

Требования ГОСТ к хранению электронных документов

В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.

Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:

Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.

Опись дел — это перечень документов, отправленных в архив организации. В небольших учреждениях архивными делами занимается, как правило, кадровый работник или секретарь, и разобраться в предъявляемых требованиях без специального образования бывает непросто. Данная статья поможет вам правильно составить опись дел для разных видов документов.

Зачем нужна

В каждой организации имеется огромное количество различных бумаг. Часть из них подлежит временному или постоянному хранению в архиве предприятия. Для того чтобы систематизировать и упорядочить все эти документы, они вносятся в соответствующий перечень, получивший название опись дел или архивная опись, которая позволяет в случае необходимости быстро найти нужное дело и ознакомиться с его содержанием.

Такие бланки, как учредительная и регистрационная документация, приказы, распоряжения и акты по основной деятельности, годовые программы, планы и отчеты и т. д., должны храниться в фирме постоянно, до последнего дня ее существования. Для того чтобы не запутаться в них и ничего не потерять, составляется опись дел постоянного хранения, образец заполнения которой можно скачать ниже.

Образец

Как написать

Подойдем к этой задаче последовательно и заполним форму по шагам.

1. Заполняем шапку

Здесь все достаточно просто и стандартно: вносим полное наименование организации в соответствии с уставом и штатным расписанием.

Присваиваем номер и вписываем наименования дел так, как они называются в номенклатуре дел подразделения (индекс). Указываем количество листов (не страниц!). Под последними датами понимаются даты регистрации или составления самого первого и последнего дела.

Обратите внимание, что шестой столбец не заполняется в данном случае, но в седьмом можно сослаться на пункт перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, почему это дело постоянного хранения.

3. Подводим итоги

Здесь указываем, сколько всего у нас получилось дел, ничего сложного.

4. Подписываем

Первым подписывает ответственный за делопроизводство в подразделении и ставит фактическую дату

5. Согласовываем

Далее ответственный делопроизводитель идет к руководителю подразделения, которое отвечает за организацию и контроль всего документооборота в рамках предприятия. Их обычно называют отделы документационного обеспечения или канцелярия. Там, после того как руководитель этого подразделения убедится, что все в порядке, он согласует опись и также ставит фактическую дату.

Обратите внимание, что поле для согласования экспертной комиссией в данном случае осталось пустым. Это потому, что в данном подразделении нет экспертной комиссии. Если бы она была, там были бы реквизиты ее протокола, а начальнику канцелярии пришлось бы показывать этот протокол.

6. Утверждаем

После того как все подписали и согласовали, несем на подпись своему руководителю (отдела).

Можно скачать заполненный образец.

Как написать предисловие

После того как все заполнено, согласовано и подписано, остается последний важный пункт в составлении архивного перечня, а именно

оформление титульного листа;
составление оглавления;
общей итоговой записи;
заверительной надписи;
предисловие.

Предисловие к описи дел постоянного хранения, образец

В предисловие вносится самая важная информация об организации в тот период времени, к которому относятся входящие в него бумаги:

изменения наименования фирмы (если были);
описание структуры и направлений деятельности;
характеристика включенных дел и т. д.

Предисловие подписывает составитель, а также сотрудник, ответственный за архив.

Предисловие к описи дел постоянного хранения, пример которого вы видите выше, можно скачать.

Документы по личному составу

Скажем прямо, это особая группа дел, которые вносятся в строго установленном порядке в отдельный архивный перечень. К ним относятся:

личные дела и карточки бывших работников;
списки сотрудников;
протоколы заседаний комиссий по личному составу и т. д.

Опись дел по личному составу (образец) выглядит и заполняется точно так же, как и по бумагам постоянного хранения, с тем лишь отличием, что заполняется шестой столбец (почему, указано в шаге № 2 нашей инструкции).

Данный вид архивного справочника заполняется аналогично тем, что были рассмотрены выше. Его подписывает составитель с указанием должности, визирует начальник кадровой службы и утверждает руководитель.

Используя данный материал, вы сможете разобраться во всех нюансах оформления архивных справочников, даже таких, как опись личных дел по личному составу.

Здравствуйте, дела со сроком хранения до ликвидации организации необходимо их передавать в архив по описи , если да, то в какую опись включать или их можно хранить в отделе?

Здравствуйте,у меня стаж 27 лет операционной мед.сестры .Награждена медалью мера Москвы и присвоено звание почетный медработник города Москвы .Имею ли право на ,,Ветеран труда .

Здравствуйте. У меня есть удостоверение Ветеран завода, общий трудовой стаж около 40 лет. Имею ли я право на получение звания Ветеран труда?

Здравствуйте, я давно уже ветеран труда. Я награждена званием почетный работник государственной статистики. Имею ли я какие-то либо льготы к пенсии ?

Добрый день, имеют ли право на получение звания Ветерана труда если награждены Почетной грамотой Министерства энергетики до 2016?

Добрый день! Имею благодарность Государственной корпорации по космической деятельности Роскосмос, стаж 31 год. Даёт ли это право на получение Ветерана труда?

Спасибо. Подскажите нормативный документ, где это закреплено, потому что нам отказывают в присвоении звания, хотя стаж на момент награждения составлял 36 лет

Здравствуйте! Награждена Почетной грамотой Министерства образования Российской Федерации в 2003 году, трудовой стаж 37 лет- имею ли я право на звание Ветеран труда? Спасибо.

дает ли право на звание Ветеран труда Нагрудный знак за заслуги в образовании РТ?если я проживаю не в Татарстане

Добрый день!
Имею страхового стажа более 20 лет и три почетных грамоты от министерства СССР ( 1980 - 1989 гг.). Записи о награждении этими почетными грамотами с указанием номеров и дат приказов Министра имеются в трудовой книжке. На самих грамотах стоят синие гербовые печати Министерства СССР и подписи Министра с расшифровкой и с указанием дат и номеров приказов.
УСЗН не признает эти грамоты ведомственными знаками отличия в труде потому что они за большой трудовой вклад в развитие отрасли, но не за продолжительный добросовестный труд.
Я считаю, что требование за продолжительный труд связано с требованием 15 лет стажа в одном ведомстве. Считаю, что эти требования распространяются на награжденных после 01 июля 2016 года. УСЗН ЮАО Москвы так не считает.
Что тогда означает 388 ФЗ, где сказано, что за гражданами которые по состоянию на 30 июня 2016 года награждены ведомственными знаками отличия в труде сохраняется право на присвоение звания Ветеран труда ?
Я трактую это так, что я по состоянию на 30 июня награждена ведомственными знаками отличия в труде - значит имею право на звание Ветеран труда.
А УСЗН говорит, что я неверно трактую Закон. Они говорят, что если бы мои грамоты давали право на Ветерана труда до 01 июля 2016 года - тогда да это право по 388 ФЗ сохранилось бы. А так как мои грамоты и до 01 июля 2016 года не давали права на звание Ветеран труда то и несмотря на то, что я награжденная по состоянию на 30 июня 2016 года я не имею права. Если бы имела право - то тогда сохранила бы.
Теперь мой вопрос: имела ли я право на Ветерана труда до 01.07.2016 ?
Вернее вопрос: являлись ли по состоянию до 01 июля 2016 почетные грамоты за трудовой вклад Министерства СССР от 1980- 1989 гг ( на даты награждений проработала в министерстве 4 , 7 и 9 лет). ведомственными знаками отличия в труде, дающими право на звание Ветеран труда?
Кто из нас неверно трактует Закон?

Есть благодарность несуществующего ныне Министерства спорта, туризма и молодежной политики за работу в сфере молодежной политики. Нынешнее министерство спорта среди наград для получения звания Ветеран труда отметило только почетный знак За развитие физической культуры и спорта. Я так понимаю, что моя награда вообще ничего не весит в плане получения Ветерана труда?

Добрый вечер.Я получила почётную грамоту Министерство просвещения РФ за заслуги в сфере образования и добросовестный труд( 30 лет стажа) , имею ли я право на присвоение звания ‘Ветеран труда’

Награжден медалью 15 лет ПФР (Пенсионный фонд) в 2005 году. Общий стаж с 1983 года - 36 лет. Звание Ветеран труда могут дать? Мордовия

Здравствуйте я артист балета уже на пенсии за выслугу 20 лет. У меня есть почётная грамота министерства культуры Российской Федерации с 2012г. Я обратился в cоответствующие органы, там мне сказали что ветеран труда дается только тем кто работал не менее 25 за выслугу лет у мужчин. Да законе написано не менее 25 лет для мужчин и 20 лет для женщин или выслугу лет. Я не понимаю мне придётся ещё пять лет работать? Но я уже Пенсионер..

Добрый день, пенсионные возраст не является препятствием для трудовой деятельности, если не хватает выслуги то вариантов два - смириться или доработать

Здравствуйте!У меня есть Почетная грамота Президиума Центрального Комитета Профсоюза работников народного образования и науки РФ от 2004 года.Дает ли она Звание Ветерана Труда?

Добрый день . У меня имеется почетная грамота министерства строительства от 2010 года. Подал заявку и мне пришел отказ что я не имею общий стаж 40 лет . В строительстве я отработал более 15 лет .? Общий стаж 31.5 лет. Это правомерно?

Имею медаль 90лет ДОСААФ награждалась Москвой генералом колмаковым а.п.учитывался стаж у. Меня 26. Лет стажа

Добрый день, если не согласны с решением органов социальной защиты, имеете право обжаловать это решение в суде. Почетная грамота вообще дает право на присвоение почетного звания, но смотрю нормативку и не вижу приказа от 2010 года, есть приказ Приказ Минстроя России от 07.09.2016 N 623/пр, но он от 2016 года. Вообще законодательство о ветеранах труда находится полностью в ведении регионального законодательства, отказ конечно взывает вопросы, по стажу потому что по стажу (см. статью 7 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ (ред. от 02.12.2019) О ветеранах) у Вас все ок

Добрый день, обращайтесь в органы социальной защиты населения по месту своего проживания с приложением оригиналов документов по стажу и награждению

Здравствуйте! Подскажите--имею ли я право на получение звания Ветеран труда, если у меня общий трудовой стаж более 34 лет, из них 16,5 лет проработала контролером охраны на филиале Московского Машиностроительного Завода в городе Тейково ?

медаль 70 лет ВС СССР имеет сейчас силу получения Ветаран труда. Ранее я точно знал, что имеет, а сейчас?

Если есть знак отличия, то имеете, обратитесь в органы социальной защиты населения по месту проживания

Ведомственная награда Федерального казначействаБлагодарность Федерального казначействадаёт ли право на получение Ветеран труда?

Я ветеран труда с 1999 года. Работающий пенсионер, стаж 48 лет. Утратил удостоверение. Прочитал, что для восстановления надо заново предоставить все документы, но сейчас другой перечень наград. даже министерство другое. Но и после 99 года у меня есть звание от МПР и экологии - Отличник разведки недр и министерские грамоты. Достаточно ли этого для восстановления документов?

Вам надо обратиться для начала в органы социальной защиты населения по месту своего проживания, далее действовать по ситуации

Имею юбилейную медаль 40 лет БАМ от Министерства транспорта,подписанная министром. Получил в 2014 г. В то время она считалась ведомственной. (Приказ Минтранса РФ от 5.11.2013 √334.) Даёт ли право получить звание Ветеран труда?

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, я награжден медалью Министерства Обороны Российской Федерации за участие в военном параде в День Победы, приказ Министра Обороны РФ есть удостоверение . Имею право на звание Ветерана труда ?

Добрый день! Имеете, эта медаль ведомственный знак отличия, который дает право на присвоение звания, обращайтесь в органы социальной защиты населения по месту своего проживания

Здравствуйте! Я имею награды МВД за отличие в службе 1,2,3 степени, общий рабочий стаж более 30лет, служба СА и МВД 20л с +. Имею ли право на ветерана?

У меня 50 лет стажа работы в энергетике из ных 20 лет работал на Крайном Севере и сейчасработающий пенсионер.Имею1.Диплом общероссийское отрасловое обединение работодателей электроэнергетики.2.Почетная грамота РусГидро.3.Благодарность министерство энергетики Российской Федерации.Я могу притендовать на Ветерана труда.?

Полагаю, что нет, обратитесь в органы социальной защиты населения по месту проживания с заявлением, надо смотреть законодательство Вашего региона

Здравствуйте. Я награждён нагрудным знаком Отличник погранвойск 2 ст. Приказ подписан командиром северо-западного пограничного округа кгб СССР. Имею ли я право на звание Ветеран труда?

Здравствуйте.распоряжегием законодательного собрания свердловской области награждён малым серебрянным знаком законодательного собрания свердловской области за многолетний добросовестный труд и высокий профессионализм. Стаж 27 лет.имеются лот основания для присвоения звания ветеран труда.спасибо.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (пункт 3.6.1 Основных правил).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 3.6.3 Основных правил).

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 3.6.8 Основных правил).

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно (пункт 3.6.9 Основных правил). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (пункт 3.6.13 Основных дел). В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела (пункт 3.6.7 Основных правил).

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки (пункт 3.6.16 Основных правил).

Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по установленной форме (Приложение 9 к Основным правилам), подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются (пункт 3.6.18 Основных правил):

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (пункт 3.7.25 Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа (статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Читайте также: