Официальный документ удостоверяющий получение чего либо заверенный подписью получателя называется

Обновлено: 01.05.2024

Документы, оформленные на иностранном языке, нуждаются не только в переводе, но в некоторых случаях и в нотариальном заверении такого перевода. Рассказываем, какие документы требуют нотариального перевода и как его сделать.

Нужно ли переводить документы, поступающие в компанию на иностранных языках

В подавляющем большинстве случаев российские организации и ИП оформляют и используют в своей практике документы, составленные на русском языке. Но в некоторых ситуациях, например, когда компания сотрудничает с иностранными контрагентами и поставщиками, возникает необходимость обрабатывать и переводить документы, оформленные на иностранном языке.

Следовательно, если документ, составленный на иностранном языке, так или иначе участвует в документообороте организации/ИП, то он должен быть переведен на русский язык. Документы, используемые компаниями в сфере налоговых правоотношений, в частности, для подтверждения ими понесенных расходов, исключением не являются.

Поскольку в России все официальное делопроизводство ведется исключительно на русском языке, то первичные учетные документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).

При этом в ряде случаев компании должны иметь не просто перевод иностранных текстовых документов, а перевод, осуществленный/засвидетельствованный нотариусом.

Обязателен ли нотариальный перевод документов

Ответ на этот вопрос зависит от того, для чего именно предназначается тот или иной документ и кто выступает в качестве принимающей иностранные документы стороны. Для внутреннего пользования, если это устраивает саму компанию, документы, составленные на иностранном языке, могут вообще не переводиться на русский язык.

Если же документ предназначается для передачи контрагентам, государственным учреждениям или любым третьим лицам, то он обязательно должен быть переведен, так как делопроизводство в нашей стране осуществляется на русском языке.

И если иное не установлено законом, перевод может быть осуществлен любым специализированным бюро переводов или штатным дипломированным специалистом, имеющим документ об образовании по профессии переводчика. Квалификация переводчика при этом существенного значения не имеет. Верность перевода удостоверяется в таких случаях подписью самого переводчика.

Это общее правило. Однако в некоторых ситуациях обычным, незаверенным переводом обойтись нельзя. Тогда от организаций, предпринимателей и рядовых физлиц требуется уже нотариальный перевод иностранных текстовых документов.

Случаи, когда перевод должен быть заверен в нотариальном порядке, оговорены в отдельных законах. Если в законе нет требования о нотариальном переводе того или иного документа, такой документ нотариально заверяться не должен, и принимающая его сторона не вправе требовать от заявителя обратного.

В соответствии с действующим законодательством нотариального перевода требуют следующие документы:

Нужен ли нотариальный перевод документов, используемых в налоговой сфере

Что касается сферы налоговых правоотношений, то НК РФ также устанавливает ряд случаев, когда налогоплательщикам требуется именно нотариальный перевод документов.

Так, нотариального заверения требуют документы, представляемые физлицами – налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченного в иностранном государстве с полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). Иными словами, документы, представляемые во избежание двойного налогообложения.

При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального свидетельствования первичных и прочих документов, используемых в целях бухгалтерского и налогового учета.

Вместе с тем все расходы в целях расчета налогооблагаемой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под таковыми понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.

Свою официальную позицию по этому вопросу ФНС России выразила в письме от 14.09.2018 № БС-4-11/17934@. Речь в письме шла непосредственно о необходимости нотариального заверения документов, подтверждающих соблюдение условий для освобождения от НДФЛ доходов, получаемых при ликвидации контролируемых иностранных компаний. При этом ФНС пришла к выводу, что нотариальному заверению подлежат не только эти, но и любые другие первичные документы, оформленные на иностранном языке.

Для того, чтобы подтверждать расходы, к таким документам во всех случаях должен прилагаться нотариально заверенный перевод на русский язык. Иначе в учете осуществленных расходов компании могут попросту отказать.

Поэтому если организация нотариально не удостоверит перевод подтверждающих документов, в том числе и первичных, она должна быть готова к тому, что у ИФНС могут возникнуть претензии к порядку учета доходов и расходов, и свою правоту налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Как нотариально заверить перевод документа

Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет иностранными языками, перевод в этом случае делает переводчик, а нотариус только свидетельствует подлинность подписи данного переводчика под переведенным документом (ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате).

И в том, и в другом случае переведенный с иностранного языка документ имеет равную юридическую силу и считается заверенным нотариусом. При этом получить нотариальный перевод документа можно как непосредственно в нотариальной конторе, так и удаленно. Заявление об удаленном свидетельствовании верности перевода нотариусом направляется по форме, утв. приказом Минюста от 30.09.2020 № 223.

Заявление с приложением к нему документов, которым требуется перевод, направляется в Федеральную нотариальную палату (ФНП) через единую информационную систему нотариата. Сделать это можно в том числе с использованием единого портала Госуслуг. Заявление и прилагаемые к нему электронные документы принимаются для совершения нотариального перевода при условии, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Затем ФНП направляет поступившее заявление и прилагаемые к нему электронные документы на иностранном языке нотариусу, заявившему в автоматическом режиме о готовности совершить перевод этих документов/свидетельствование верности перевода.

За свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой взимается пошлина. Величина пошлины составляет 100 рублей за одну страницу перевода документа (пп. 19 п. 1 ст. 333.24 НК РФ).

Сам перевод и его нотариальное свидетельствование совершаются сразу же после оплаты заявителем данной пошлины. Срок перевода и его нотариального заверения – не позднее 5 рабочих дней со дня получения от заявителя информации, подтверждающей оплату нотариального перевода (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).

Зачем заверять копии

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

налоговые инспекции;
Пенсионный фонд;
Фонд социального страхования;
банки и микрофинансовые организации;
надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

руководитель (или индивидуальный предприниматель);
главный бухгалтер;
начальник или специалист кадровой службы;
иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
запрещено перекрывать им текст;
применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Начальник отдела кадров

Степанов

Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Можно ли заверить документ надписью от руки

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Порядок опирается на Регламент Удостоверяющего центра Федерального казначейства, утвержденный приказом Федерального казначейства от 31 июля 2015 г. № 197 (в редакции приказа Федерального казначейства от 25 июля 2016 г. № 280, в редакции приказа Федерального казначейства от 12 декабря 2017 г. № 342 вступившего в силу 15.02.2018 г. ).

Термины и определения

Запрос на сертификат – файл, созданный с использованием средств ЭП, содержащий КПЭП и иную информацию о Заявителе и/или о получателе сертификата.

Заявитель – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, с которыми заключен Договор присоединения (Соглашение) к Регламенту Удостоверяющего центра Федерального казначейства * .

Получатель сертификата – руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель или лицо, уполномоченное ими на подписание документов с использованием сертификата от имени Заявителя.

Уполномоченное лицо – лицо, уполномоченное Заявителем на представление документов и сведений, предусмотренных настоящим Регламентом, при получении сертификата за его владельца – на ознакомление под расписку с информацией, содержащейся в сертификате, получения сертификата и Руководства по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи ** .

Компрометация КЭП – ознакомление неуполномоченного лица (лиц) с КЭП; потеря ключевого носителя; нарушение правил хранения и уничтожения КЭП (после окончания срока действия); нарушение печати на сейфе с ключевыми носителями; случаи, когда невозможно достоверно установить, что произошло с ключевыми носителями (в том числе случаи, когда ключевой носитель вышел из строя и доказательно не опровергнута возможность того, что данный факт произошел в результате несанкционированных действий злоумышленника).

Печать – печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или иная печать Заявителя, содержащая его наименование и используемая для заверения подлинности подписи лица, имеющего право действовать от имени Заявителя в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.

Список аннулированных сертификатов (САС) – электронный документ, подписанный ЭП Федерального казначейства, представляющий собой список серийных номеров сертификатов, которые были аннулированы или действие которых было прекращено/приостановлено.

Копия документа, удостоверяющего личность – копия страниц паспорта гражданина Российской Федерации или иного документа, удостоверяющего личность, в соответствии с законодательством Российской Федерации, содержащая фамилию, имя, отчество (если имеется).

1. Договор присоединения (Соглашения) к Регламенту Удостоверяющего центра Федерального казначейства

Взаимодействие ТОФК и Заявителя, в рамках использования электронной подписи, осуществляется на основании заключенного Договора присоединения (Соглашения) к Регламенту Удостоверяющего центра Федерального казначейства

2. Договор об обмене электронными документами

Данное соглашение регулирует взаимодействие ТОФК и Заявителя при электронном обмене документами через ПО (в частности СУФД)

3. Порядок выдачи средства ЭП и Средства создания запроса

Выдача средства ЭП, Средства создания запроса и эксплуатационной документации к ним производится во временное пользование по письменному обращению Заявителя с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) получающего лица в количестве соответствующему количеству получателей сертификатов, с приложением оптического носителя информации с возможностью однократной записи.

При этом, на уполномоченное лицо указанное в обращении, необходимо оформить Доверенность на получение СКЗИ и лицензии на его использование.

Так как в доверенности используются персональные данные, необходимо предоставить Согласие на обработку персональных данных (образец для Курганской области), если ранее не предоставлялось.

При выдаче средства ЭП и Средства создания запроса осуществляется идентификация лица, указанного в письменном обращении Заявителя, по документу, удостоверяющему личность.

Установка, настройка и эксплуатация средства ЭП, Средства создания запроса осуществляется Заявителем самостоятельно в соответствии с требованиями эксплуатационной документации к ним и законодательства Российской Федерации.

Установка средства ЭП оформляется Актом установки средства электронной подписи (скачать), второй экземпляр которого направляется в УЦ ФК (по месту получения средства ЭП) не позднее десяти рабочих дней с момента установки средства ЭП

В случае расторжения Договора присоединения (Соглашения) к Регламенту Удостоверяющего центра Федерального казначейства, Заявитель возвращает ТОФК средства ЭП и эксплуатационную документацию к нему. Средства ЭП деинсталлируются с рабочих станций с оформлением Акта уничтожения средства ЭП (скачать) и утверждаются комиссией Заявителя. Один экземпляр Акта уничтожения средства ЭП передается в УЦ ФК (по месту получения средства ЭП), не позднее десяти рабочих дней с момента расторежниея Соглашения.

4. Порядок создания ключа электронной подписи, запроса на сертификат и заявления на сертификат

Удостоверяющий центр Федерального казначейства выдает два вида сертификатов:

Сертификат Заявителя ( физического лица ), применяется:

(Система удаленного финансового документооборота) (обсуждение на форуме) (Единая информационная система в сфере закупок) (обсуждение на форуме) (Размещение информации о государственных (муниципальных) учреждениях) (обсуждение на форуме) (Государственная интегрированная информационная система управления общественными финансами "Электронный бюджет") (обсуждение на форуме)

Сертификат Организации-заявителя ( юридического лица ), применяется:

(Единая информационная система в сфере закупок) (обсуждение на форуме) (Единая система идентификации и аутентификации) - инструмент для безопасной онлайн-идентификации, цель которой — упорядочить и централизовать процессы регистрации, идентификации, аутентификации и авторизации пользователей. (Государственная информационная система жилищно-коммунального хозяйства) (обсуждение на форуме)

Инструкция подачи запроса на сертификат

5. Комплект документов и сведений, представляемых для создания сертификата

Заявление на получение квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи в Удостоверяющем центре Федерального казначейства с заполненными полями: реквизиты соглашения, реквизиты доверенности от организации (если необходимо), паспортные данные, ключевая фраза, подписи получателя сертификата и лица действующим от имени Заявителя, печать учреждения;
заверенная копия документа, удостоверяющего личность получателя сертификата ( паспорт );
согласие получателя сертификата, уполномоченного лица на обработку персональных данных, содержащихся в копии документа, удостоверяющего личность, оформленное в соответствии с требованиями Закона о персональных данных (скачать образец для Курганской области);
документ или сведения (информация об официальном источнике опубликования и (или) общедоступных изданиях и информационных системах), подтверждающие полномочия лица, действующего от имени Заявителя (например доверенность от организации для Курганской области).
номер СНИЛС получателя сертификата (либо заверенная копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования) по необходимости;
ИНН получателя сертификата (либо заверенная копия свидетельства или уведомления о постановке на учет физического лица в налоговом органе) по необходимости;
ОГРН юридического лица или ОГРН (ОГРНИП)индивидуального предпринимателя (представляется в случае получения сертификата юридического лица);

Дополнительно, в случае подачи документов уполномоченным лицом , необходимо предоставить:

документ или сведения, подтверждающие полномочия получателя сертификата, уполномоченного лица (например доверенность УЛ);
уполномоченное лицо, непосредственно представившее Документы на создание сертификата, в целях идентификации представляет оригинал документа, удостоверяющего его личность (паспорт), с которого снимается копия, удостоверяемая подписями лица и Оператора УЦ.
при этом, уполномоченное лицо предоставляет согласие на обработку персональных данных (скачать образец для Курганской области).

6. Получение и установка сертификата

При получении сертификата владелец сертификата под расписку ознакамливается с информацией, содержащейся в сертификате.

Один экземпляр сертификата на бумажном носителе выдается владельцу сертификата.

Порядок установки сертификата пользователя на ПК пользователя

Порядок установки сертификатов корневых центров на ПК пользователя

Если при открытии сертификата пользователя видите такую картину

значит на вашем ПК не установлены сертификаты корневых центров.

Для работы с сертификатом пользователя, выданного удостоверяющим центром Федерального казначейства по ГОСТ 2001 , необходимо скачать и установить следующие файлы:

Для работы с сертификатом пользователя, выданного удостоверяющим центром Федерального казначейства по ГОСТ 2012 , необходимо скачать и установить следующие файлы:

Все актуальное по корневым сертификатом казначейства можно найти на данной странице:

Устанавливаются корневые сертификаты одинаково и для ГОСТ 2001 и для 2012.

1. Открываем скаченные файлы начиная с Головного удостоверяющего центра (Корневой сертификат ГУЦ.crt или Корневой сертификат ГУЦ ГОСТ 2012.crt) и устанавливаем его в " доверенные корневые центры сертификации ".

После переоткрытия файла видим такую картину:

2. Открываем второй файл - Федеральное казначейство (Подчиненный сертификат УЦ ФК от 04.07.2017.crt или Подчиненный сертификат УЦ ФК ГОСТ 2012.crt). Устанавливаем в " промежуточные центры сертификации ".

После переоткрытия файла видим такую картину:

После всех манипуляций с файлами корневых центров, пользовательский сертификат при открытии должен иметь такой вид:

Для работы с порталом "Электронный бюджет" корневые сертификаты должны быть установлены в "Локальное хранилище"

Поэтому, при установки сертифката, в окне:

необходимо отмечать пункт "Показать физические хранилища" и выбирать "Доверенные корневые центры сертификации - Локальный компьютер - Сертификаты" и "Промежуточные центры сертификации - Локальный компьютер - Сертификаты"

Для пенсионного обеспечения могут приниматься только те иностранные документы, которые выданы компетентными органами (должностными лицами) иностранного государства и надлежащим образом легализованы или удостоверены апостилем.

Кроме того, документ должен иметь перевод на русский язык, заверенный нотариусом или консульским учреждением Российской Федерации. Если перевод документа на русский язык удостоверен иностранным нотариусом, то к нему также применяется требование о легализации или апостилировании, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации.

Консульская легализация или апостилирование – подтверждение соответствия документов законодательству государства их происхождения.

Консульской легализацией иностранных официальных документов является процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочий лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ, и соответствия данного документа законодательству государства пребывания. Легализация не требуется, если договоренности между двумя или несколькими государствами отменяют или упрощают данную процедуру.

Если у России есть с государством договор о правовой помощи, который предусматривает отказ от легализации официальных иностранных документов.

Договор определяет порядок, в соответствии с которым документы, выданные официальными властями одного государства-участника договора (конвенции), рассматриваются как официальные документы и пользуются на территориях других стран-участников договора доказательной силой официальных документов без какого-либо специального удостоверения.

Таким образом, если представлен иностранный документ любого государства, с которым Россия имеет договор о правовой помощи, то такой документ может быть принят для пенсионного обеспечения без какого-либо дополнительного подтверждения его подлинности. Исключения: документы, свидетельствующие о каком-либо льготном статусе гражданина.

Если документ (удостоверение его копии, перевод на русский язык) выдал компетентный орган (учреждение) или должностное лицо иностранного государства-участника Гаагской конвенции.

В соответствии с Гаагской конвенцией единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, печати или штампа, которым скреплен этот документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был составлен. Такой документ может быть принят для це лей пенсионного обеспечения без какого-либо дополнительного подтверждения его подлинности.

Апостиль проставляет компетентный орган иностранного государства на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).

Если документ (удостоверение его копии, перевод на русский язык) выдал компетентный орган (учреждение) или должностное лицо иностранного государства, у которого нет договора о правовой помощи с Российской Федерацией и которое не является участником Гаагской конвенции.

В отношении соответствующих стран действует Административный регламент исполнения государственной функции по консульской легализации документов, утвержденный приказом МИД России от 26 мая 2008 года № 6093.

В настоящее время функции по консульской легализации за границей выполняют российские загранучреждения (посольства и консульства). Российские загранучреждения принимают к легализации предназначенные для использования в России документы, выданные официальными органами и легализованные компетентным органом страны пребывания.

Представление документа, удостоверенного апостилем, не отменяет необходимость перевода документа. Если при этом перевод документа на русский язык удостоверен иностранным нотариусом, то к нему также применяется требование об апостилировании, если иное не предусмотрено международным договором (соглашением) Российской Федерации. При этом удостоверительная надпись нотариуса должна быть составлена на русском языке (переведена на русский язык).

ВАЖНО! Независимо от того, какая страна (имеющая договор о правовой помощи с Россией, являющаяся участником Гаагской конвенции или нет) выдала документ, предъявляется следующее дополнительное требование: если документ составлен на иностранном языке, он должен иметь перевод на русский язык. Верность перевода (подлинность подписи переводчика) свидетельствуется нотариусом, занимающимся частной практикой, нотариусом, работающим в государственных нотариальных конторах, либо консульскими учреждениями РФ.

Читайте также: