Обмен договорами через эдо

Обновлено: 17.06.2024

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

Обладать обязательными реквизитами.
Соответствовать утвержденному формату.
Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
Необходимость в последующей распечатке документа.
Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
Его преимуществах.
Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
Приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Соглашение об обмене электронными документами может не предполагать подключения оператора ЭДО и допускать использование неквалифицированных сертификатов при подписании, что будет накладывать определенные ограничения. Основным ограничением является обмен теми ЭД (электронными документами), в отношении которых установлены требования передачи только через операторов. Примером таких документов являются электронные счета-фактуры.

Рис. 1 Обмен через оператора

Второй путь представляет собой заключение соглашения с регистрацией ЭД у оператора. Подписав его, организация принимает установленные законодательством правила обмена и признает юридическую значимость ЭД подписанных в системе. При этом компания должна зафиксировать и отразить в учетной политике нормы и способы ведения учета ЭД:

формы ЭД;
порядок хранения отчетности в цифровом виде;
объемы ЭДО;
ситуации, когда невозможно выполнить обмен в цифровой форме и необходимо оформить документы на бумаге.

Данное действие регламентируется Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ (о бухгалтерском учете). То есть, чтобы использовать обмен ЭД, включая первичку, следует зарегистрироваться у оператора, внести правки в учетную политику и заключить соглашение об обмене с контрагентом, который должен выполнить те же самые действия.

Почему важно составлять соглашение об электронном документообороте?

Рассматриваемый документ регламентирует аспекты обмена и подписания ЭД. При этом в нем могут быть прописаны особенности ведение этого обмена, например, выбор вида ЭЦП*.

Также в соглашении могут быть прописаны:

форматы документации;
сроки хранения;
сроки уничтожения.

Все эти условия вместе и представляют собой соглашение, которое фактически является документом-регулятором обмена в цифровом виде.

Какую информацию должно содержать соглашение об ЭДО?

Рассмотрим поподробнее, что может содержать соглашение на ЭДО.

Формат документов

Начиная с 01.01.2013, организации имеют право разработать форму документов, оформленных на бумаге, о чем говорит п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Но если организация задумывается о переходе на цифровой обмен, ей необходимо придерживаться приказа ФНС от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@, в котором утвержден формат ЭД:

Акт приемки-сдачи работ/услуг;
Накладная по форме № ТОРГ-12.

Обращаем внимание на то, что организации при желании могут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, но для этого обязательно должен быть заключен соответствующий договор с оператором ЭДО

Вид электронной подписи

Порядок хранения электронных документов

Порядок хранения в соглашении определяется, в том числе, и для понимания процесса внесения изменений в документы. Он, в свою очередь, должен проходить только с письменного согласования тех лиц, которые являлись подписантами документа. При этом обязательно должна быть внесена дата изменений.

Соглашение об ЭДО между контрагентами – образец

Юридически значимый обмен, то есть подразумевающий использование третьего вида подписи, позволяет сторонам не заключать соглашение, поскольку регулируется на законодательном уровне. Контрагенты в частном порядке договариваются о его составлении в виде доп.соглашения к договору или отдельным документом. Именно поэтому оно не имеет, например, утвержденного бланка или четких правил заполнения.

работать с большинством операторов ЭДО в едином интерфейсе;
настраивать автоматический роуминг с операторами 1С:ЭДО и Контур.Диадок, то есть фактически забыть о том, что такое настройка роуминга;
организовать автоподпись определенных документов без вашего участия;

подписывать документы в Личном кабинете, в 1С или по электронной почте;
настраивать различные маршруты согласования и др.

Технология доступна в качестве в качестве корпоративного внедрения на базе WA:ЭДО КОРП.

Ни для кого не секрет, что электронный документооборот (ЭДО) набирает в России все большую популярность. С каждым годом количество пользователей ЭДО увеличивается в разы, перечень электронных документов, которыми стороны могут обмениваться с помощью ЭДО, также расширяется.

Но есть одна область, практически не затронутая цифровым документооборотом, где основная доля компаний работает по старинке, обмениваясь оригиналами документов. Это внешнеэкономическая деятельность, а именно экспортно-импортные операции (мы не будем затрагивать другие виды деятельности, где трансграничный ЭДО также востребован, например, в банковской деятельности в сфере валютного регулирования и контроля и в иных сферах B2G взаимодействия).

Давайте попробуем разобраться, почему, несмотря на очевидную необходимость и потенциальную востребованность трансграничного электронного документооборота, его развитие осуществляется крайне медленно.

Для организации электронного документооборота, по сути, необходимы несколько вещей:

Усиленная электронная цифровая подпись;
Согласованный формат и перечень передаваемых данных (документов);
Оператор ЭДО

Давайте рассмотрим каждый пункт в отдельности:

Электронная цифровая подпись.

Можно выделить несколько видов электронных цифровых подписей (ЭЦП):

Мы не зря провели небольшой экскурс по видам существующих ЭЦП, поскольку одной из основных сложностей, препятствующих быстрому росту трансграничного ЭДО является, как раз, порядок использования ЭЦП сторонами, находящимися по разные стороны границы.

При трансграничном ЭДО, как и при внутрироссийском, документы должны быть подписаны с двух сторон. С точки зрения процедуры обмена, не имеет значение в какой стране был создан документ и в какую страну он был направлен, проблема кроется в придании легитимности документам, при условии, что в каждой стране могут применяться специальные требования, гарантирующие валидность документа (а точнее валидность цифровой подписи).

Стоит отметить, что если компании обмениваются документами (например, договоры, спецификации, прайс-листы и иные аналогичные документы), которые не требуют передачи третьей стороне (например, контролирующим органам), то процедура обмена может быть организована путем подписания двустороннего соглашения сторон.

Ситуация меняется, если дело касается обмена документами, затрагивающими налоговый учет в каждой из стран. Здесь возникает проблема, как принимать электронные подписи, выданные за рубежом? Например, в России, в соответствии с федеральным законом об электронной цифровой подписи, условия принятия ЭЦП, созданной в соответствии с нормами иностранного права и международными стандартами, следующие:

Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права;

Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение, осуществляются в случаях, установленных международными договорами. Такие электронные подписи признаются действительными в случае подтверждения соответствия их требованиям указанных международных договоров аккредитованной доверенной третьей стороной, аккредитованным удостоверяющим центром.

То есть, для установления факта легитимности иностранной цифровой подписи (подтверждения, что ЭЦП создана с в соответствии нормами права иностранного государства и международными стандартами) требуются услуги посредника, доверенной третьей стороны (ДТС), которая и будет удостоверять действительность иностранной ЭЦП.

Доверенная третья сторона (ДТС) – это организация, которая в соответствии с законодательством государства, имеет право осуществлять деятельность по проверке электронной цифровой подписи в электронных документах, а также проверять, чтобы в пересылаемый документ не вносились изменения. В соответствии с законодательством РФ функцию ДТС выполняет Минкомсвязь России.

При этом следует отметить, что на пути активного развития международного ЭДО есть существенные препятствия:

Правового характера, а именно наличие в каждом государстве своих специфических регулятивных требований к электронному документообороту, к используемым формам и формату обмена;

Технического характера – наличие собственных требований к используемым криптографическим алгоритмам, средствам криптографической защиты информации, прикладному ПО;

Учитывая изложенное выше, возникает резонный вопрос – а возможен ли трансграничный ЭДО сейчас? Наш ответ - Да, возможен.

На практике есть случаи успешной реализации международного ЭДО российскими компаниями с нерезидентами. К сожалению, их не так много, как хотелось бы.

Все случаи успешной реализации таких проектов связаны с использованием ДТС в качестве посредника.

Для трансграничного обмена электронными документами между коммерческими организациями, в качестве ДТС может выступать оператор ЭДО (аккредитованный Минкомсвязи РФ), которому безусловно доверяют стороны предполагаемого документооборота.

Для успешной реализации международного ЭДО требуется заключение трехстороннего соглашения между компанией-резидентом РФ, компанией-резидентом иностранного государства и Оператором ЭДО, в котором стороны:

Признают неквалифицированную ЭЦП;

Гарантируют безопасный обмен документами и контроль действительности используемых цифровых подписей;

Признают оригиналами документы, заверенные (подписанные) определенными типами ЭЦП – неквалифицированной ЭЦП со стороны компании-нерезидента и усиленной квалифицированной ЭЦП со стороны компании-резидента.

Подписанные в результате такого соглашения документы будут признаваться легитимными только в РФ.

Заметим, что в упомянутых случаях успешной реализации проектов по международному ЭДО в России в качестве доверенной третьей стороны использовался один из операторов ЭДО, аккредитованных в Минкомсвязи.

Добавим, что реализованные проекты по международному ЭДО являются, по сути, уникальными проектами, заточенными под документооборот конкретного заказчика, поэтому решение, как правило, достаточно дорогое и подходит скорее крупным компаниям с большими объемами документооборота, где экономический эффект от введения международного ЭДО превысит затраты на его внедрение.

Но, при этом, опыт реализации таких проектов может и будет использоваться в дальнейшем развитии трансграничного ЭДО.

Читайте также: