Обеспечение физико химической сохранности документов это

Обновлено: 30.06.2024

Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов. Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов

2.11.6.2. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.

Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.

Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.

Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.

Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками.

Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:

состояния их упаковки;

наличия стандартных ракордов;

технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

наличия загрязнений и механических повреждений;

стабильности нитроосновы;

шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;

параметров видеодокументов в видеоканале;

качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;

уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени);

наличия "вирусов" в электронных документах;

наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;

наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.

Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете.

Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят с использованием специального оборудования.

Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры.

Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.

Библиотека подраздела

2.3. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов

2.3.7. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в процессе хранения проводится со следующей периодичностью: для кинофотофонодокументов на нитрооснове - один раз в 3 года; для остальных кинофотофонодокументов - один раз в пять лет.

Примечание. Фотодокументы на магнитной ленте должны подвергаться профилактической перемотке один раз в 1-2 года.

При контроле кинофотофонодокументов определяются состояние поверхностей (эмульсионного слоя, основы, ферромагнитного покрытия и т. д.), состояние перфорационных дорожек (надрывы, надколы, разрывы и т. д.), стабильность нитроосновы, геометрические размеры, изобразительные характеристики кино- и фотодокументов, электроакустические характеристики фонодокументов.

Состояние поверхностей, перфорационных дорожек, геометрические размеры, изобразительные характеристики кинофотодокументов и электроакустические характеристики фонодокументов определяются в соответствии с требованиями п. 2.3.3. - 2.3.5. настоящих Правил.

Стабильность нитроосновы кинофотофонодокументов определяется согласно методике (прил. 33).

По результатам проверки стабильности нитроосновы устанавливаются дальнейшие сроки хранения кинофотофонодокументов на нитрооснове.

Документы с нестабильной основой должны быть изъяты из хранилища. Для сохранения содержащейся в них информации должны быть изготовлены копии этих документов на пленке с триацетатной основой.

2.3.8. Результаты контроля технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов в процессе хранения фиксируются в следующих документах: дефектных ведомостях кинодокумента (прил. 23); книгах учета технического состояния фотодокументов (прил. 34); карточках учета технического состояния фонодокумента (прил. 25).

В случае обнаружения на кинодокументе дефектов составляются дефектные ведомости, которые нумеруются в валовом порядке и учитываются по описи дефектных ведомостей (прил. 23). Дефектные ведомости кинодокумента N 1, N 2, N 3 и т. д. являются вкладышами в акт о результатах проверки технического состояния кинодокумента*1.
_____
*1 О порядке заполнения акта о результате проверки технического состояния кинодокумента см. п. 2.3.3.

Книги учета технического состояния фотодокументов ведутся раздельно на каждый вид фотодокументов*1.
_____
*1 О порядке систематизации фотодокументов по видам см. п. 1.1.8.

Сведения, приведенные в карточке учета технического состояния фотодокумента*1, вносятся в соответствующие графы книги учета технического состояния фотодокументов, а карточка уничтожается.
_____
*1 О порядке заполнения карточек учета технического состояния фотодокумента см. п. 2.3.4.

В графе "Повторные проверки" приводятся даты и результаты повторных проверок с указанием изменений технического состояния фотодокументов в процессе хранения (прил. 34).

При контроле технического состояния фонодокумента заполняется оборотная сторона карточки учета технического состояния фонодокумента*1.
_____
*1 О порядке заполнения карточек учета технического состояния фонодокументов см. п. 2.3.5.

По результатам контроля кинофотофонодокументов делается заключение о необходимости проведения их реставрационно-профилактической обработки, и устанавливаются сроки следующей проверки.

2.3.9. При контроле кинофотофонодокументов, выдаваемых и возвращаемых после выдачи во временное пользование, а также после проведения реставрационных и консервационно-профилактических работ определяются состояние поверхностей (эмульсионного слоя, основы, ферромагнитного покрытия и т. д.), состояние перфорационных дорожек (надрывы, надколы, разрывы и т. д.), геометрические размеры (метраж, усадка), целостность документа (отсутствие вклеек, наличие ракордов и т. д.).

При контроле кинофотофонодокументов проверяется состояние их упаковки. При обнаружении повреждений упаковка подлежит немедленной замене. Результаты контроля фиксируются в соответствующей документации, о техническом состоянии документа (прил. 23, 25, 34).

В случае, если в возвращаемых кинофотофонодокументах обнаружены повреждения, составляется акт (прил. 35), который представляется директору государственного архива для принятия соответствующих мер.

Примечание. Проверка состояния кинофотофонодокументов, выдаваемых и возвращаемых в хранилище сотрудниками государственного архива, осуществляется хранителем фондов.

Приложение В (обязательное). Методика выявления "уксусного синдрома" в страховых копиях на ТАЦ-основе

Приложение В
(обязательное)

В.1 Общее положение

Настоящая методика распространяется на страховые копии кинофотофонодокументов и микроформы страхового фонда и устанавливает методы распознавания "уксусного синдрома" в страховых копиях на ТАЦ-основе по:

В.2 Методика применения индикаторных полосок

Индикаторные полоски "АГФ-ацетат" (далее - индикаторные полоски) предназначены для визуального экспресс-контроля химической стабильности страховых копий на триацетатной основе.

В.2.2 Применение

В коробку с контролируемым материалом закладывают одну индикаторную полоску синей зоной вверх и плотно закрывают крышку коробки. Не менее чем через 2 ч полоску извлекают из коробки и оценивают состояние материала по шкале элемента сравнения. Оценку результатов следует проводить быстро, в течение 5-10 мин.

В.2.3 Оценка результатов

Материал подлежит срочному копированию, если цвет индикаторной зоны полоски желтый или желто-зеленый.

За материалом требуется постоянный контроль в соответствии с инструкцией технического контроля фильмовых материалов, если цвет индикаторной зоны полоски сине-зеленый, темно-зеленый или зеленый.

Материал стабилен, контроль осуществляют в соответствии с инструкцией технического контроля фильмовых материалов, если цвет индикаторной зоны полоски синий.

1 Плотно закрывайте крышки коробок с контролируемыми материалами, деформированные крышки заменяйте. Неплотно закрытые крышки коробок могут оказать влияние на достоверность проведения анализа.

2 В случае получения неоднозначных результатов и при необходимости повторения анализа используют свежие индикаторные полоски.

3 Цвет индикаторной зоны полоски по истечении 10 мин после извлечения из коробки может измениться под влиянием внешних воздействий.

4 Сопоставление цвета индикаторной полоски с цветовой шкалой элемента сравнения следует проводить в условиях нормальной освещенности рабочего места при естественном (рассеянном солнечном свете) или искусственном освещении.

5 Извлекайте из пакета или банки только необходимое для определения количество индикаторных полосок, пакет или банку не держите открытыми.

6 Индикаторные полоски после первого вскрытия упаковки при условии обеспечения ее последующей герметичности можно использовать в течение 6 мес.

7 Не применяйте индикаторные полоски, изменившие цвет при хранении.

В.2.4 Требования безопасности

Индикаторные полоски не выделяют в окружающую среду токсичных веществ и не оказывают вредного влияния на организм человека при непосредственном контакте. При работе с индикаторными полосками специальных мер безопасности и защиты окружающей среды не требуется.

После использования индикаторные полоски подлежат утилизации как бытовые отходы.

В.2.5 Хранение и транспортирование

Индикаторные полоски хранят и транспортируют в упаковке изготовителя при температуре от минус 15 °С до плюс 30 °С, не подвергая воздействию паров химических веществ.

Срок годности - 12 мес с даты изготовления, указанной на упаковке.

В.3 Методика определения кислотности (рН) материала

Данная методика предназначена для определения кислотности ацетатцеллюлозных пленок отечественного и зарубежного производства, включая 35-мм магнитные ленты.

В.3.2 Аппаратура и материалы

При определении кислотности материала применяют следующие аппаратуру и материалы:

- один прибор для измерения кислотности среды - рН-метр любой конструкции с возможностью присоединения комбинированного электрода;

- один специальный плоский комбинированный электрод для измерения рН твердой среды типа стеклянного электрода с твердым внутренним контактом фирмы Наnnа (США);

- пять стеклянных химических стаканов объемом 100 см ;

- дистиллированную воду - 500 см .

В.3.3 Ход определения

На участок пленки, не содержащий изобразительной или звуковой информации, со стороны эмульсионного слоя наносят каплю дистиллированной воды. Через 3-5 с к капле прижимают плоский электрод. Искомое значение рН фиксируют на экране рН-метра.

После измерения рН электрод должен быть тщательно промыт в нескольких сменах дистиллированной воды и храниться до следующего использования в емкости с дистиллированной водой.

Таблица В.1 - Граничные значения рН страховых копий кинофотодокументов и микроформ с разной степенью стабильности ТАЦ-основы

Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов. Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов

состояния их упаковки;

наличия стандартных ракордов;

технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

наличия загрязнений и механических повреждений;

стабильности нитроосновы;

шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;

параметров видеодокументов в видеоканале;

качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;

наличия "вирусов" в электронных документах;

наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;

наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.

Библиотека подраздела

2.3. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов

Стабильность нитроосновы кинофотофонодокументов определяется согласно методике (прил. 33).

Приложение В (обязательное). Методика выявления "уксусного синдрома" в страховых копиях на ТАЦ-основе

Приложение В
(обязательное)

В.1 Общее положение

В.2 Методика применения индикаторных полосок

В.2.2 Применение

В.2.3 Оценка результатов

Материал подлежит срочному копированию, если цвет индикаторной зоны полоски желтый или желто-зеленый.

7 Не применяйте индикаторные полоски, изменившие цвет при хранении.

В.2.4 Требования безопасности

После использования индикаторные полоски подлежат утилизации как бытовые отходы.

В.2.5 Хранение и транспортирование

Срок годности - 12 мес с даты изготовления, указанной на упаковке.

В.3 Методика определения кислотности (рН) материала

В.3.2 Аппаратура и материалы

При определении кислотности материала применяют следующие аппаратуру и материалы:

- пять стеклянных химических стаканов объемом 100 см ;

- дистиллированную воду - 500 см .

В.3.3 Ход определения

проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов.

Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по

При возвращении архивных документов в архивохранилище

осуществляется полистная проверка их физического состояния в

установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается

отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших

их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения

возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной

форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом,

возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение

При транспортировке архивных документов на любые расстояния

соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов.

Для перемещения архивных документов внутри архива используются

передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в

закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.

Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится

Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить

соответствие ф актического наличия дел описательным статьям и итоговым

записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с

затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции,

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в

плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской

академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния

- особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в

- аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов

определяется на основании решения экспертно-методической комиссии ( или

другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности

использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного

раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, м узее, библиотеке, плановая цикличная

проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещени й и друг их

обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы,

проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния

всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в

До начала работы устанавливается полнота учётных документов по

проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть

устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически

числящиеся п о описи номера дел. Проверка пров одится путём сверки

фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс

дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов,

указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние

Все обнаруж енные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел,

технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические

повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист

проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись

отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются

При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок

расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои

места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела

других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим

архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для

немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец

фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи

На основании итоговых записей в листах (листе) проверки

составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается

номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные

данные по итогам проверки: количество дел, ч ислящихся по описям,

количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не

отмеченных в описи, пропущенных но меров, а такж е количество дел,

оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел,

требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации,

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется

отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов

и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать

работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения

- изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;

- проверить правильность итоговой записи в описи, по которой

числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические

ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей

- проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что

позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в

другую опись данной организации, но под другим номером;

- изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-

технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась

- организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в

соответствующих организациях, в деятельности которых образовались

необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;

- проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;

- изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты

На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая

подписывается руководителем архива. Найденные дела подкладываются на

место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с

указанием даты и номера справки. На отсутствующие документы, пути

розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и

подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и

состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные

Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных

документов архива. Страховой копией документа на бум ажной основе

является негативный м икрофильм первого поколения, изготовленный из

соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием

Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной

информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического

состояния уникальных документов и особо ценных документов и

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации

единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед

единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в

При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат.

Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с

руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное

дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или

организацией - изготовителем страховых копий заново.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на

различных материальных носителях и предназначенных для использования с

целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее -

фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием

Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются [4]:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

а) архивные документы на магнитной ленте:

- очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

- замене пересохших и покоробленных склеек;

- оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;

- перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;

в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

- удалению восковых, жировых и иных загрязнений;

- укреплению склеек и просечек;

- переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

- ремонту поврежденных полей кадров.

Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.

Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.

Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Заключение

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах, топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

- проверка наличия и состояния дел;

- создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

- обеспечение физико-химической сохранности документов.

Библиографический список литературы

Источники

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.

Литература

6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

7. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов //Отечественные архивы. - 2001.- № 1.

8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.

9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

Приложение

Форма акта проверки наличия и состояния дел

Официальное наименование Наименование должности

вышестоящего органа руководителя организации

Официальное наименование (личная подпись) подписи

Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____

Настоящий акт составлен комиссией в составе _____________________

(ФИО председателя и членов комиссии) в связи с

Проверкой установлено, что:

1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________

(Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________________________ __________________дел

(Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)

3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________дел.

4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.

5. Имеется неописанные ________________ дела.

6. Всего по архивному фонду имеется в наличии ________________дел,

1) требующих дезинфекции __________________ дел;

2) требующих дезинсекции __________________ дел;

3) требующих реставрации __________________ дел;

4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;

5) требующих восстановления затухающих текстов ____________дел;

6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;

7) выданных во временное пользование __________________ дел.

(Общая характеристика состояния и условий хранения документов. _________________________________________________________________.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)

Читайте также: