Нужно ли подписывать протокол в контуре

Обновлено: 07.07.2024

Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя. Работодатель должен этот листок принять и заполнить свою часть.

Что такое электронный больничный лист

Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.

Ваш работник может оформить электронный больничный лист, если:

ваша компания готова к работе с ЭЛН: для этого нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с отделением фонда соцстрахования о работе с ЭЛН;
у медучреждения есть возможность оформления ЭЛН: это сотрудник должен узнать и проверить сам;
сотрудник дал письменное согласие медучреждению на оформление электронного больничного.

Если ваша компания не работает с ЭЛН и не собирается, работник должен оформлять обычный больничный на бумаге. Вы не обязаны принимать электронные больничные до 2022 года. С 1 января 2022 года все больничные будут только электронными.

Зачем нужны электронные больничные

Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и фонду социального страхования. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.

Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз потратить время на подключение к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывает с бумажными листками.

Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.

Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.

Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности

Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни оплачиваются ФСС. Поэтому, если сотрудник болеет меньше трех дней, больничный в фонд можно не подавать. Но если болезнь затягивается, номер листка и дату нужно внести в электронный реестр для фонда социального страхования, ФСС перечислит пособие работнику.

Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и фонд социального страхования работают с больничным.

Сотрудник. Он обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист. Чтобы больничный лист открыли в электронной форме, сотрудник должен подписать согласие на открытие ЭЛН в медорганизации. Если работник не согласен, до 2022 года ему откроют обычный больничный на бумаге.

Врач. Открывает больничный лист в день обращения. Он заполняет свою часть листка в электронной системе ФСС: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.

Талон с датой и номером ЭЛН выдают сотруднику, номер листка сотрудник должен передать работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе. По окончании лечения больничный закрывают.

Работодатель. Сотрудник сообщает работодателю о болезни, травме или декрете и сразу передает номер электронного больничного листка. Когда врач закроет больничный, работодатель заполняет свою часть листка нетрудоспособности: указывает данные о страховом стаже и среднем дневном заработке. Потом подписывает листок квалифицированной электронной подписью и отправляет сведения в ФСС.

Подробнее о заполнении листка расскажем дальше.

Фонд социального страхования. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.

Схема работы с электронным листком нетрудоспособности

Как начать работу с электронными больничными

Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.

Заключить соглашение об информационном обмене с фондом страхования. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте ФСС.

Взять номер больничного у сотрудника. Врач сообщит номер электронного больничного сотруднику, он должен передать его вам. Если он забыл или потерял номер, посмотреть его сотрудник может в своем личном кабинете застрахованного на сайте ФСС по логину и паролю от портала госуслуг.

Если вы подписали с сотрудником соглашение об обработке персональных данных, вы можете узнать этот номер самостоятельно — достаточно ввести СНИЛС сотрудника.

Заполнить часть работодателя. Работодателю нужно указать сведения о доходах и страховом стаже работника. Электронные больничный выглядит как на бумаге — графы и поля такие же, только теперь их заполняют на компьютере.

Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете ФСС. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе ФСС.

Что нужно для работы с электронным больничным

Квалифицированная электронная подпись.
Зарегистрироваться на портале госуслуг и на сайте фонда страхования.
Заключить соглашение с фондом.
Номер больничного или СНИЛС сотрудника.

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Что такое электронный больничный лист

Ваш работник может оформить электронный больничный лист, если:

ваша компания готова к работе с ЭЛН: для этого нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с отделением фонда соцстрахования о работе с ЭЛН;
у медучреждения есть возможность оформления ЭЛН: это сотрудник должен узнать и проверить сам;
сотрудник дал письменное согласие медучреждению на оформление электронного больничного.

Зачем нужны электронные больничные

Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности

Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и фонд социального страхования работают с больничным.

Подробнее о заполнении листка расскажем дальше.

Схема работы с электронным листком нетрудоспособности

Как начать работу с электронными больничными

Что нужно для работы с электронным больничным

Квалифицированная электронная подпись.
Зарегистрироваться на портале госуслуг и на сайте фонда страхования.
Заключить соглашение с фондом.
Номер больничного или СНИЛС сотрудника.

В настоящее время имеется устойчивая тенденция к ужесточению административной ответственности, проще говоря, размер штрафов за различные административные проступки постоянно растет. Например, многие статьи Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ), устанавливающие ответственность в области предпринимательской деятельности, дополнены примечаниями, указывающими, что индивидуальные предприниматели несут ответственность как юридические лица. Это увеличило сумму штрафа для предпринимателей в десятки раз.

Ранее многие считали, что даже если с наказанием и вообще фактом совершения нарушения они не согласны, то все же проще, быстрее и дешевле заплатить штраф в 500-1000 рублей, чем заниматься его оспариванием. Теперь же, когда размер штрафа вырос многократно, ситуация, согласитесь, уже иная, имеет смысл пытаться оспорить постановление о назначении наказания. Кроме того, любой из нас не застрахован от необоснованного привлечения к административной ответственности во всех сферах жизнедеятельности — от дорожного движения до отдыха и рыбалки.

В этой связи каждому полезно знать базовые правила поведения при составлении протокола об административном правонарушении.

Протокол — это документ, который составляет должностное лицо (сотрудник полиции или иного контролирующего или надзорного органа), после выявления (обнаружения) административного правонарушения. С момента составления протокола, в подавляющем большинстве случаев, и начинается собственно производство по делу об административном правонарушении. Здесь важно понимать, что протокол — это документ, который только фиксирует событие правонарушения, наказание за проступок (штраф или иное) при его составлении не назначаются. Протокол и иные доказательства будут в дальнейшем рассматриваться судьей или иным уполномоченным административным органом и по итогам этого рассмотрения и принимается документ — постановление по делу об административном правонарушении (в арбитражном суде — решение суда), которым может быть или назначено наказание или прекращено производство по делу.

В большинстве случаев протокол составляется сразу — там, где имело место событие правонарушения (на месте ДТП, на рабочем месте, дома и т.п. — в зависимости от существа нарушения). Однако нередки и ситуации, когда нарушителя вызывают на другой день и в другое место для составления протокола, а сразу после обнаружения нарушения вручают лично или направляют по почте (иным образом) только уведомление о времени и месте составления протокола (это характерно для нарушений выявленных позже, чем их фактически совершили, в рамках контрольных или надзорных мероприятий и при длящихся нарушениях — например, вы не подали декларацию). Закон разрешает отложить составление протокола до 2 суток с момента выявления административного проступка, однако несоблюдение этого срока, на практике случается часто и не считается грубым нарушением (не позволит вам ответственности избежать).

Из изложенной общей схемы, есть несколько исключений:

— в некоторых случаях допускается проведение административного расследования, о чем выносится определение (прокурором опять же — постановление), а протокол составляется только после окончания такого расследования. Это допустимо по категориям правонарушений, перечисленных в ст. 28.7 КоАП РФ в случаях, когда необходимо проведение экспертиз или иных процессуальных действий, требующих временных затрат. По фактам побоев (ст. 6.1.1 КоАП РФ) и мелкого хищения (ст. 7.27 КоАП РФ) расследование проводится обязательно

— иногда стадия составления протокола отсутствует в принципе, сразу выносится постановление с назначением наказания. Это возможно, если лицо, выявившее нарушение, имеет полномочия и на рассмотрение дела, а наказание назначается в виде предупреждения или штрафа. Если лицо, привлекаемое к ответственности, оспаривает событие нарушения или не согласно с наказанием, то составляется и протокол.

— не составляется протокол и в случае выявления правонарушений в области дорожного движения (глава 12 КоАП РФ), зафиксированных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств

Протокол, согласно КоАП, является доказательством по делу (иногда даже единственным), все что там записано, может использоваться против вас.

С другой стороны, грубые нарушения, допущенные должностным лицом при составлении протокола, могут являться основанием для прекращения дела судом или иным органом административной юрисдикции, даже если административное правонарушение вы совершали.

Таким образом, понятно — в зависимости от того, что и как отражено в протоколе, как проходила процедура его составления, во многом и решится дальнейшая судьба всего вашего дела, и именно поэтому важно знать, как правильно действовать.

Итак, что важно помнить, если вы находитесь в ситуации составления в отношении вас протокола об административном правонарушении.

1. Не имеет никакого смысла отказываться от подписания протокола или не являться по вызову для его составления (если протокол составляется не сразу). Административный орган прекрасно обойдется без вашей подписи и явки (в КоАП есть соответствующие процедуры) и никаких особых сложностей вы не создаете и себе ничем не помогаете.

3. Основные моменты процедуры такие — составление протокола должностным лицом, ваше ознакомление с протоколом, подписание вами протокола, внесение вами замечаний по его содержанию и письменных объяснений. Именно в такой последовательности. Вы должны быть последним лицом, которое знакомится с протоколом и что-то в нем пишет. Если вам передают протокол для ознакомления и подписания, то прочитав его, задайте вопрос: будут ли вносится в протокол еще какие-либо сведения (изменения) составившим его лицом. Если да — верните, пусть сначала все заполнит, если нет — смело во всех незаполненных местах бланка протокола (пока — кроме разделов с вашими замечаниями и пояснениями) ставьте Z. Это нужно для того, чтобы после вашего ознакомления с протоколом там ничего нового не появилось.

5. Вы имеете право сделать замечания по содержанию протокола. Помимо уже упоминавшейся пометки о том, что права вам не разъяснили или не указали ваших свидетелей, здесь можно и нужно отметить все иные недостатки протокола. Он должен содержать указание на место его составления, должность, фамилию и инициалы лица, составившего протокол, сведения о вас, место, время совершения и событие правонарушения, статью закона, предусматривающую административную ответственность за данное административное правонарушение. Укажите, если есть ошибки в описании события нарушения (неправильное место, время, иные обстоятельства — количество, продолжительность чего-либо и т.п.). Если такие ошибки есть, а вы подпишите без замечаний – значит вы согласились с написанным. Опровержение будет возможно только с помощью других достоверных доказательств. Также отметьте отсутствие нужных сведений, непонятный почерк, наличие исправлений. Если замечаний у вас нет или осталось свободное место — ставьте Z.

Также вы должны знать, что лицо, привлекаемое к административной ответственности, вправе пользоваться юридической помощью защитника (адвоката или иного лица по доверенности). Такая помощь может оказываться не только при рассмотрении дела по существу, но и на стадии составления протокола. По нашему опыту явка для составления протокола об административном правонарушении с адвокатом способна существенно поменять позицию административного органа. Явка с адвокатом означает, что лицо будет отстаивать свою позицию и скорее всего — в дальнейшем обжаловать постановление по делу. В случае проигрыша дела расходы на адвоката будут взысканы с административного органа, и этот факт заставляет соответствующих должностных лиц в сомнительных случаях прекращать производство.

Надеемся, что эти несложные правила помогут вам выйти из ситуации с административными наказаниями с наименьшими потерями и, как минимум, не навредить самим себе.

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Из изложенной общей схемы, есть несколько исключений:

Читайте также: