Какие права имеет пользователь архивных документов

Обновлено: 28.05.2024

Системы электронного документооборота или, сокращенно, ЭДО используются многими компаниями ежедневно. Нередко сложности возникают с хранением постепенно растущего количества документации.

Узнаем о том, что такое электронный архив, чем он отличается от традиционного бумажного аналога, как сформировать такой архив и как учитывать документы в нем. Кроме того, рассмотрим другие важные вопросы работы с системами ЭДО и цифровыми архивами.

Бумажный архив – возможные проблемы пользователей

Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:

С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.

Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.

Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив

Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.

Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия

Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.

Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.

Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями

Ели нескольким работникам одновременно предстоит воспользоваться одним и тем же документом, переводить бумагу в электронный формат нужно будет обязательно.

Мы перечислили только основные минусы классических архивов, с учетом которых их все чаще заменяют электронными аналогами.

Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?

Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.

Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.

Организовать электронный архив можно следующими способами:

Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.

Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:

Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.

Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.

Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.

Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков

Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.

С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.

Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.

Эффективность и простота использования архива

Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.

Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади

Реальное помещение под архив документов вам не потребуется.

Формирование цифрового архива – пошаговое руководство

Если вы решили организовать на своем предприятии электронный архив, вам потребуется провести предварительную подготовку. Советуем придерживаться той последовательности действий и выполнять те этапы, которые мы сейчас перечислим.

Решение вопроса с функциональностью архива

Доступные пользователям функции;
Метод хранение документов;
Источники поступления информации и т.д.

Вы должны примерно понимать, какой станет сформированная вами система.

Проанализируйте работу своего предприятия

Определите, какие документы будут поступать в архив на хранение и какие бумаги следует подвергнуть оцифровке прежде всего.

Составьте план приоритетов блоков

Разработайте план, в котором будет указана очередность внедрения блоков в цифровую систему. В блоках могут содержаться документы разного типа.

Оцените имеющийся бумажный архив

В случае необходимости, можно постепенно сканировать бумажный архив. Как правило, оцифровке подвергают бумаги, оформленные в течение последнего года. Так как потребность в них возникает чаще всего.

Внесите оцифрованные документы

После того, как информация будет оцифрована, ее нужно будет внести в систему и приступать к работе.

Как работать с электронными документами в цифровом архиве?

Перед тем, как документация будет передана в цифровой архив, осуществляется оценка ее ценности – также по регламентированным нормам. Критериями оценки являются:

Степень сохранности;
Метод содержания;
Возможность длительного хранения и т.д.

Главная стадия формирования электронного архива – внесение упорядоченной документации на цифровые носители. В данном вопросе также есть ряд требований – они предъявляются к соответствию носителей стандартам ГОСТа, к программному обеспечению (должно быть лицензированным), к шифрованию и форматам записи файлов, и т.д.

Завершающая стадия – проверка носителей, на которых уже находятся документы, формирование и отправка файлов в систему на хранение.

Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?

Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:

№ единицы хранения в соответствии с описью;
№ описи дел;
№ фонда архива.

Информация вкладыша электронного носителя:

Название предприятия;
Название подразделения;
Данные об ограничении доступа;
Время записи файла на цифровой носитель;
№ описи.

Требования, в соответствии с которыми цифровая документация должна поступать в электронные архивы, установлены TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012. В соответствии с регламентами, нужно формировать опись с перечислением документов, которые входят в конкретное дело. Саму опись следует прикладывать к делу, впоследствии с ее помощью можно будет искать документы для уничтожения или, например, необходимой обработки, изменения. Все описи нужно объединять в одном реестре, благодаря чему осуществлять в будущем поиск необходимых документов также можно будет в сокращенные сроки.

Передавая документы в электронный архив, свое действие нужно заносить в учетную книгу поступления носителей. Факты хранения должны значится в книге учета дел (единиц хранения). Отметим, что любые записи, включая перечисленные сейчас, можно заносить в электронном формате. В таком случае электронный архив будет целиком автоматизированным. Это весьма удобно: все документы, в том числе бумаги по бухучету, смогут поступать в отсканированной форме. При желании, их всегда можно будет перевести в бумажный вид, не столь удобный в использовании, однако в ряде случаев необходимый. Напоследок отметим, что все усилия по оцифровке документов и формированию электронного архива полностью окупают себя в сокращенные сроки.

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Рис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи. При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Правила и сроки хранения электронных документов

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Основным изменением стала обязанность и продавцов, и покупателей хранить данные бухгалтерские документы в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Электронные счета-фактуры должны храниться совместно:

С квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем.

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и цифровых) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137.

Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. То есть ЭСФ (равно как и бумажные) необходимо сохранять в течение четырех лет.

Рис.2 Хранение финансовой отчетности

Требования ГОСТ к хранению электронных документов

В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.

Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:

Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.

Пока полностью заменить бумажные документы электронными не получится, но в 2022 г., вероятно, такая возможность появится. При этом уже сейчас электронный архив позволит наладить взаимодействие как внутри компании, так и вовне – с контролирующими органами и контрагентами. Это удобно и выгодно

За жизненный цикл компании скапливается большое, а чаще огромное количество документов. Причем организации обязаны обеспечить сохранность многих из них. В такой ситуации удобно использовать электронные архивы.

Сегодня организации успешно внедряют системы долговременного хранения документов. Например, в судах общей юрисдикции Москвы благодаря электронному архиву заметно упростилась работа с поступающими материалами по судебным делам. Внедренное КРОК ИТ-решение помогло повысить доступность материалов для сотрудников судов, граждан, адвокатов и ускорить передачу дел между инстанциями.

Обязана ли организация создавать архив? И как электронный архив поможет бизнесу?

Архив – это система хранения документов и данных, которые подлежат длительному хранению в соответствии с нормативно-правовыми актами РФ и регламентами компании.

Организации обязаны обеспечивать сохранность ряда документов в течение установленных сроков хранения (о них будет сказано ниже). При этом создание архива является правом, а не обязанностью коммерческой организации. Потому компании сами решают, надо или не надо формировать архив.

Архивы создают не только для сохранения документов, но и для их учета и использования. Под архивным документом подразумевается материальный, т.е. физический, носитель с зафиксированной на нем информацией. Этот носитель должен: иметь обозначения (реквизиты), позволяющие его идентифицировать, и подлежать хранению в силу своей значимости для общества.

Эти задачи ставят перед собой организации из разных отраслей экономики. Например, в одном из банков мы сейчас обсуждаем запуск электронного архива для клиентских досье. Благодаря этому архиву банк сможет оперативно предоставлять сведения о клиентах по запросам от аудиторов, правоохранительных органов и проверяющих служб. Система агрегирует данные клиента, связывает их и создает структуру в его досье. Доступ к досье планируется реализовать через виртуальный читальный зал. Комплектование документов по разным критериям поможет быстро найти информацию о клиенте и его операциях за год, квартал или месяц, найти его запросы, касающиеся продуктов банка, и документы, которые он подавал. Планируется внедрить систему распознавания, которая позволит автоматически вносить большую часть данных в карточки документов как при сканировании бумажных носителей, так и при использовании документов из сетевых ресурсов, электронной почты и внутренних систем банка.

С чего начать создание электронного архива?

До создания архива придется изучить нормативно-правовую базу и определить сроки хранения документов.

Чтобы осуществить перевод документов долговременного хранения из бумажного в электронный вид, целесообразно провести аудит и разделить их на виды (категории). Это поможет определить, какие документы и сколько надо хранить в силу закона, а по каким документам сроки хранения организация может определить самостоятельно, исходя из своих внутренних правил.

Документы юридического лица можно разделить на:

правоустанавливающие документы, лицензии, разрешения и пр.;
локальные нормативные акты;
кадровые документы;
договорные и первичные финансовые документы (договоры, акты и пр.);
доверенности;
письма.

Этот перечень можно продолжать сколь угодно долго. Составляться он должен с учетом специфики и направленности деятельности юрлица.

Как долго нужно хранить документы?

Различия в сроках хранения бумажных и электронных документов законодательством не установлены. Определены лишь общие сроки хранения:

Наиболее полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в Приказе Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

То есть при определении сроков хранения документов нужно учитывать в совокупности требования корпоративного, гражданского, налогового законодательства и указания регуляторов (например, указание Банка России от 25 ноября 2009 г. № У-2346).

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Хранению в течение установленных сроков подлежат подлинники документов (подлинником является первый или единичный экземпляр документа 1 ). Если документ был изначально составлен и подписан в бумажной форме, то в ней он и должен храниться. Оцифрованный документ (электронный образ – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе 2 ) даже после проставления на нем электронной подписи равнозначным оригиналу не считается. Поэтому создание электронного архива оцифрованных документов в первую очередь необходимо для быстрого поиска документов и доступа к ним. Оригиналы бумажных документов уничтожать нельзя, так как контролирующие органы вправе потребовать их предоставления в течение установленных сроков хранения.

Документы, изначально составленные и подписанные с помощью систем электронного документооборота с проставлением электронной подписи, могут храниться в течение установленных сроков без распечатывания на бумаге. Минфин России неоднократно давал такие разъяснения в своих письмах.

Обеспечивает ли система электронного архива аутентичность документа?

Конечно, иначе в чем смысл? Достоверность документации обеспечивается за счет создания в электронном архиве надежной среды хранения и контроля целостности каждого документа в фоновом режиме.

В системе электронного длительного архива валидность электронной подписи проверяется при приеме документов по настроенным процедурам и операциям, например при импорте документов из различных источников – ERP, СЭД. Как правило, для обеспечения легитимности, длительного хранения и открытия документов (даже, скажем, по прошествии 20–30 лет) используется импорт документов в PDF/A и добавляется штамп с информацией о подписи. Формат PDF/A рекомендован ВНИИДАД и является сертифицированным стандартом архивирования по ISO 19005-1:2005.

Для получения лицензии удостоверяющий центр (УЦ) проходит проверку на соответствие требованиям законодательства в надзорных органах. Затем проводятся аккредитация и регистрация УЦ в Реестре Минсвязи аккредитованных удостоверяющих центров. Далее оформляется регламент работы с УЦ. Только после этого центр может выдавать сертификаты электронной подписи.

Если сертификат ЭП выдан аккредитованным центром, статус УЦ в случае прекращения его работы можно подтвердить, запросив соответствующую информацию у надзорного органа. Данные об отозванных сертификатах ЭП не удаляются, а передаются в другой УЦ.

Таким образом, собранные доказательства при формировании архивной ЭП останутся действительными. При необходимости проведения экспертизы даже в случае ликвидации УЦ, выдавшего сертификат ЭП, информацию о статусе как УЦ, так и ЭП можно восстановить.

Что будет дальше?

1. В 2021 г. вступили в силу поправки о дистанционной работе в ТК РФ (ст. 312.1–312.3). Принят в первом чтении законопроект № 1162885-7, которым предлагается внести изменения в ТК РФ в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Данные изменения дадут возможность легитимно создавать электронные архивы кадровых документов.

2. В мае 2021 г. на рассмотрение в Госдуму передан законопроект № 1173189-7, направленный на регулирование использования и хранения электронных документов. Законопроект предполагает внесение изменений в НК РФ, федеральные законы и приказы профильных министерств, касающихся хранения документов и легитимного создания электронных архивов без дублирования на бумаге. Законопроект планируется утвердить до конца 2021 г., что позволит уже в следующем году перейти на цифровое хранение документов.

Способы хранения электронных документов

Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.

Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.

Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники. Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны. А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива. Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.

Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.

Для всех перечисленных способов требования и правила со стороны закона идентичные.
Далее процессы и особенности хранения электронных документов мы будем рассматривать на примере облачных архивов.

Читайте также: