Какие функции выполнял окружной приказ

Обновлено: 17.06.2024

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Реквизит	Требование к реквизиту
Название компании	Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе.

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Ввести штатное расписание — это основная задача компании

Провести анализ рекламной кампании — это текущая задача

Коротко

Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.

Сейчас читают

Оферта: что это и зачем она нужна

Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье

Как ИП оформить банкротство

Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги

Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

С оставление распорядительных документов может регламентироваться Положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в Инструкцию по делопроизводству. Данная статья может помочь вам описать в этих документах методику составления текстов распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений, указаний, постановлений) 1 .

Для точного и грамотного составления текста приказа необходимо знание языковых норм официально-деловой речи. К особенностям официально-делового стиля относятся: точность, стандартизированность (соответствие речевым шаблонам, приветствуется использование бланков, специальных унифицированных форм), лаконичность и достаточность информативного содержания, логичность, указательно-предписывающий характер изложения, отсутствие экспрессивности.

Текст приказа состоит из 2 взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. Деталями их составления мы дальше и займемся.

Констатирующая часть текста приказа

При выборе того или иного словосочетания необходимо понимать, что означают эти выражения и правильно их использовать в зависимости от конкретной ситуации.

То есть нужно привести все поисковые данные самого документа.

Но если основанием издания приказа стали конкретные положения закона, то лучше сослаться именно на них, указав абзац, подпункт, пункт, часть, статью (именно в таком порядке – от меньшего к большему). Сокращения здесь тоже уместны:

Обратите внимание на разную логику именования структурных частей статей в разных законах:

если внутри статьи идут нумерованные разделы, то они могут оказаться как пунктами, так и частями;
а ненумерованные могут оказаться как частями, так и абзацами.

Поэтому внимательно читайте текст закона (внутренние ссылки), чтобы понять, что как в нем называется, либо обратитесь за разъяснениями к юристу, либо ссылайтесь только на статью, не погружаясь глубже.

Внутри всевозможных Положений, Правил, Инструкций номер абзаца, как правило, является номером пункта. Данные утвердившего их документа приводятся по правилам, описанным выше, в скобках или через запятую (как в Примере 2).

Если поводом издания вашего приказа стали свежие изменения, внесенные в давно изданный нормативный правовой акт то, указывая его данные в конце в скобках, напишите его редакцию, важную для вас:

Пример 2. В констатирующей части ссылаемся на утвержденные Правила в определенной редакции

На основании Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 31.07.2017)

В целях организации работы по экспертизе ценности документов

или

В целях совершенствования систематизации документов

или

В целях приведения нормативной правовой базы отрасли в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации

В связи с очередным отпуском

или

В связи с завершением работы приемочной комиссии

Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать, что бывает очень редко.

прописными буквами (самый оптимальный вариант), или
первая прописная, остальные строчные буквы, или
в разрядку,
реже жирным шрифтом.

Распорядительная часть текста приказа

что надо сделать,
за какое время и
кто из сотрудников за это отвечает.

В качестве исполнителей могут выступать:

как отдельные должностные лица (Пример 9),
так и подразделения (Пример 8), организации (Пример 7).

Если исполнителем назначено подразделение / организация, то, переводя на язык персоналий, за выполнение поручения отвечает его руководитель.

Обратите внимание, что в официально-деловом стиле не указываются полностью имя и отчество исполнителя, а только инициалы. В тексте приказа они идут после фамилии. А должность – перед фамилией. Пропуск фамилии после должности недопустим, ничто не вечно под луной – работники сменяют друг друга, и со временем сложно будет понять, например, какому начальнику отдела кадров давалось это поручение: Петрову Б.В. или Сидорову А.К. Для выяснения этого придется обращаться к другим документам, терять время.

Раньше старались всё поручение уместить в едином предложении. Тогда целесообразно придерживаться следующего порядка: кому – что – когда сделать (Примеры 7–9). Но в последнее время распространяется иной подход (Пример 9.1):

эти 3 части пишутся отдельными предложениями и даже отдельными строками, чтобы их визуально легче было вычленять пользователям документа;
а срок формулируется без предлога.

Пример 7. В распорядительном пункте приказа исполнителем является организация (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)

1. Всероссийскому научно-исследовательскому институту разработать методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 не позднее 30 июня 2018 г.

Пример 8. В распорядительном пункте приказа исполнителем является подразделение (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)

1. Отделу кадров разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.

Пример 9. В распорядительном пункте приказа исполнителем является работник (устаревший вариант формулировки: все ключевые части поручения в едином предложении и срок исполнения указан с использованием предлога)

1. Начальнику отдела кадров Петрову Б.В. разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.

или

1. Отделу кадров (Петров Б.В.) разработать Положение об аттестации работников компании к 01.03.2018.

Пример 9.1. В распорядительном пункте приказа исполнителем является работник (современный вариант формулировки)

1. Начальнику отдела кадров Петрову Б.В. разработать Положение об аттестации работников компании. Срок – 01.03.2018.

или

1. Разработать Положение об аттестации работников компании.

Ответственный – начальник отдела кадров Петров Б.В.

Пример 10. Исполнители – несколько конкретных должностных лиц

1. Проректору по учебной и воспитательной работе Тарасовой С.И. и проректору по научной и инновационной работе Морозову В.Ю. обеспечить внесение изменений в положения и инструкции о деятельности университета в соответствии с новым наименованием университета и действующим законодательством Российской Федерации в срок до 01.12.2018.

Бывает, что поручение дается не конкретному исполнителю (Пример 9) или нескольким определенным лицам (Пример 10), а группе однородных исполнителей: руководителям структурных подразделений (Пример 11), подведомственных организаций (Пример 12) или даже разнородным исполнителям (Пример 13).

Пример 11. Исполнители – руководители структурных подразделений (указываются обобщенно)

Пример 12. Исполнители – руководители однородных организаций (указываются обобщенно)

1. Директорам средних школ Московской области провести Дни открытых дверей. Срок исполнения – 31 марта 2018 г.

Пример 13. Разнотипные исполнители общего поручения

1. Заместителям директора, руководителям всех подразделений и отделов Центра обеспечить контроль за соблюдением подчиненными работниками требований, установленных Правилами техники безопасности, утвержденными приказом от 01.03.2018 № 123.

Каждый пункт поручения, в большинстве случаев, должен содержать срок исполнения. В тексте приказа (как и в дате издания документа) даты могут указываться цифровым либо буквенно-цифровым способом. Главное – выбрать 1 способ и потом придерживаться единообразия в оформлении дат.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему поручаемых работ.

Один исполнитель может иметь несколько предписываемых действий. В этом случае он указывается в основном пункте 1 раз, а поручения разносятся в отдельные подпункты. Каждый подпункт нумеруют и печатают с абзаца (красной строки). Тогда потом точно и легко можно будет сделать ссылку на каждое выданное поручение (Примеры 14 и 15) при контроле их исполнения, оформлении выписки, издании иного документа.

Если сроки их выполнения различаются, то их стоит указывать индивидуально у каждого подпункта поручения (Пример 14). Если срок общий, то лучше его привести единожды для всей группы поручений (Пример 15).

Пример 14. Когда одному исполнителю поручается несколько разных заданий с разными сроками выполнения

2. Начальнику правового управления Семиной Е.А.:

2.1. Организовать проверку . Срок – 01.03.2018.

2.2. Подготовить . Срок – 15.03.2018.

Пример 15. Когда одному исполнителю поручается несколько разных заданий с единым сроком выполнения

2. Начальнику правового управления Семиной Е.А.:

а) организовать проверку ;

Пример 16. Утверждение документа приказом с признанием утратившим силу другого документа

Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. В качестве контролеров в приказах должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей, и которые смогут оценить качество выполнения поручений. Если же в организации техническую сторону этого процесса (контроль сроков исполнения, напоминания и отчет об исполнительской дисциплине) осуществляет специалист из службы делопроизводства или целая группа контроля, то их в распорядительном пункте приказа упоминать не принято – они действуют на основании иных документов.

Если в приказе всего 1 распорядительный пункт, то он не нумеруется.

Пример 17. Пункт о возложении контроля за выполнением приказа

7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по кадровым вопросам Иванова Г.И.

Пример 18. Единственный распорядительный пункт приказа не нумеруется

Срок действия приказа

Приказ всегда начинает действовать с даты его издания (подписания), а вот какие-то решения, поручения в нем могут начать действовать позже, если это специально оговорено в тексте. Например, приказ издан 1 марта, а утвержденный им документ может быть введен в действие через 2 недели (15 марта 2018 г.), чтобы сотрудники успели подготовиться к выполнению новых правил или когда закон прямо оговаривает, что на вступление в силу определенных изменений требуется больший срок (см., например, ч. 2 ст. 74 Трудового кодекса РФ).

Срок действия приказа необходимо отличать от срока его хранения. Срок действия – это период, в течение которого действуют решения, принятые приказом. Он тоже может прямо оговариваться в тексте приказа.

Пример 19. Срок действия решения ограничен 2018 годом

3. Установить ежемесячную надбавку стимулирующего характера к заработной плате в 2018 г. в размере 20% от тарифной ставки 14 разряда архивисту Ворониной В.А.

Если в приказе не оговорен срок его действия, то он действует до тех пор, пока не будет отменен или аннулирован другим приказом. Большинство приказов являются как раз документами с открытой датой.

Отмена приказа влечет за собой:

отмену последствий, которые могли бы произойти в будущем в результате действия приказа, начиная с даты его отмены;
при этом последствия, произошедшие в результате издания приказа и наступившие до даты его отмены, остаются в силе.

Может возникнуть ситуация, когда необходимо внести изменения в уже изданный приказ (неправильно указаны фамилии исполнителей, даты и др.). Хотя единого нормативного документа общегосударственного масштаба о порядке внесения изменений в приказ не существует 3 , необходимо помнить, что внесение любых, даже самых незначительных исправлений непосредственно в текст подписанного распорядительного документа не допускается. Это возможно сделать только путем издания нового распорядительного документа такого же вида (т.е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение – распоряжением и т.д.), в котором необходимо указать вносимые изменения.

Читайте также: