Как подписать заявление электронной подписью

Обновлено: 05.05.2024

В наших предыдущих статьях мы детально разобрали виды электронных подписей и преимущества, которые они дают для компаний и частных лиц. Несмотря на то, что использование ЭЦП для подписания документов стало привычной практикой, некоторые форматы файлов могут вызвать определенные трудности.

Когда необходимо подписать документ с помощью ЭЦП, мы чаще имеем дело с документами MS Office.

Детально рассмотрим процедуру подписания таких файлов, а затем перейдем к более редким форматам электронных документов.

Для участия в электронном аукционе получите ЭЦП для торгов и пройдите аккредитацию на электронных площадках.

Что такое электронная подпись документов?

Это электронный объект, который помогает установить авторство и удостоверится в аутентичности и целостности цифрового документа.

В зависимости от используемого вида ЭЦП, это современное средство защиты электронной информации поможет подтвердить авторство и проследить изменения, внесенные в документ после его подписания.

Стандартная процедура

Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, необходимо сначала создать текст документа, затем добавить строку подписи и саму подпись.

Процедура подписания документа может отличаться в зависимости от используемого программного обеспечения. Рассмотрим стандартную процедуру, рекомендованную для файлов седьмой версии MS Office.

Для добавления строки подписи в файл MS Office, необходимо:

Поместить курсор в то место в подписываемом документе, куда необходимо добавить строку ЭЦП.
Во вкладке Вставка выбрать группу Текст, далее навести курсор рядом со строкой “Строка подписи” выпадающего меню и выбрать “Строка подписи Microsoft Office”.
Осуществить настройку подписи в соответствующем диалоговом окне (ввести сведения о лице, подписывающем документ).
При необходимости, создайте строку для еще одной подписи, следуя трем вышеуказанным пунктам.

Для подписания строки документа, необходимо выделить саму строку ввода ЭЦП. Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, обратитесь к диалоговому окну “Подпись” и выполните одно из следующих действий:

введите свое имя рядом со значком Х (добавится печатная версия ЭЦП);
также возможно использовать изображение своей рукописной подписи (нажмите кнопку “Выбрать рисунок”);
если Вы пользуетесь планшетным компьютером, Вы можете добавить свою рукописную подпись (введите свое имя рядом со значком Х);
если Вы используете специально программное обеспечение для ЭЦП, просто нажмите кнопку “Подписать”.

Вы также можете создать невидимую подпись, которая не видна в содержании документа, но может быть отображена путем нажатия строки “Подпись”, расположенной в строке состояния в нижней части экрана.

Электронная подпись документов: проще не бывает!

В основе подписания HTML- XML- и PDF-документов лежит вышеописанный принцип с некоторыми поправками. Чтобы подписать документ в формате HTML, необходимо создать скрытое hidden-поле в соответствующей форме. Но работа в web-браузера максимально упрощена для пользователя ЭЦП.

XML-документ подписывается, как обычный файл Office. Самая активная работа с файлами в формате XMLdsig осуществляется при поддержке программы КриптоАРМ и приложения Microsoft Office InfoPath 2003.

Надежный крипто-помощник

Использование специального программного обеспечение, предназначенного для выполнения криптооперций и управления цифровыми сертификатами, значительно облегчает процедуру подписания документов с помощью ЭЦП.

КриптоАРМ является самой распространенной программой для подобных криптооперций на территории СНГ. Помимо шифрования и надежного хранения данных, она предоставляет широкие возможности для того, чтобы быстро и удобно подписать документ с помощью ЭЦП:

можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов;
можно использовать как простую, так и усиленную электронную подпись;
можно создать не только первичную, но и дополнительную (подпись документа двумя и более лицами) и заверяющую (конечная подпись документа вышестоящим сотрудником) ЭЦП;
при работе с документами MS Office (Word, Excel, PowerPoint) возможно использование видимой и невидимой электронной подписи. Подписать документ с помощью ЭЦП можно двумя способами. Если в файл нужно добавить две или более подписи, для уменьшения риска возникновения ошибок используются видимые строки подписи. Если же документ подписывает одно лицо, используется невидимая ЭЦП;
КриптоАРМ также позволяет снабдить лицо, подписывающее документ инструкциями (используйте поле Инструкции для подписывающего), самому подписывающему лицу добавить свой комментарий (поставьте соответствующий флажок), отображать дату подписания документа;
ограничение подписываемых файлов по размеру определяется исключительной объемом свободной памяти вашего компьютера;
одновременно может обрабатываться неограниченное количество файлов.

Для обеспечения юридической легитимности документов в формате PDF используется программа “КриптоПро PDF”. С ее помощью осуществляется подписание документов Adobe Acrobat и Adobe Reader 7 версии и выше.

Сегодня мы рассмотрели различные стратегии подписания цифровых документов, созданных в самых распространенных электронных форматах.

Подписать электронной подписью документ — это значит подтвердить юридически значимое действие в информационной системе. Для бюджетников свои правила получения и настройки ЭЦП.

Какая подпись нужна бюджетникам

Электронная подпись подтверждает каждое действие владельца и придает документу юридическую значимость. Деятельность бюджетного учреждения невозможна без электронной цифровой подписи. Ее используют и руководители, и главные бухгалтера, и администраторы определенной области функционирования организации. Всеи им приходится разбираться, как подписать документ электронной подписью.

Простая ЭП. Необходима для визирования регистров внутреннего и внешнего электронного документооборота. Простой подписью заверяют письма, бланки, спецификации, счета. Основа ее защиты — пароли и кодировка.
Усиленная неквалифицированная. Она обладает более серьезными механизмами защиты. В основе такой подписи заложена криптографическая обработка данных, она фиксирует пользователей и все вносимые изменения.
Усиленная квалифицированная.Она наиболее совершенна в плане информационной защиты. Методологию шифрования сертифицирует ФСБ. Все данные, передаваемые по каналами связи и подписанные УК ЭЦП, зашифрованы на высшем уровне. Выдать усиленную ЭЦП могут только те удостоверяющие центры, которые получили специальную аккредитацию.

Именно усиленная квалифицированная ЭЦП должна использоваться в бюджетных учреждениях. Получить ее можно только в территориальных отделениях Федерального казначейства — ТОФК.

Когда нужно подписывать документы

Деятельность бюджетных учреждений предусматривает использование ЭЦП и в области государственных закупок, и для визирования отчетности, передаваемой по телекоммуникационным каналам связи, и для ведения электронного документооборота с контрагентами и вышестоящими организациями.

Все периодические и итоговые отчеты в территориальные органы ИФНС, ПФР, ФСС и Росстат заверяются электронно руководителем, а в некоторых случаях и исполнителем.

Вся закупочная деятельность ведется только с использованием усиленной квалифицированной ЭЦП. Каждый контрактный управляющий или иной ответственный сотрудник обязан знает, как подписать документ ЭЦП. Для полноценного ведения государственных закупок необходимо подписывать:

планы закупок и планы-графики;
закупочную документацию и извещение;
протоколы закупок;
государственные контракты;
исполнительные документы.

Если у сторон возникнут разногласия в ходе исполнения контракта, организация вправе обратиться в арбитражный суд, предоставив документы, подписанные ЭП. Такая документация будет иметь ту же юридическую силу, что и бумажная, скрепленная рукописной подписью и печатью.

Бюджетники должны размещать информацию о публичной и финансово-хозяйственной деятельности на государственных порталах, к примеру, на официальном сайте для размещения информации о государственных и муниципальных учреждениях. Все публикуемые данные должны быть достоверными и подписываться только усиленной квалифицированной ЭЦП.

Как получить ЭП

Алгоритм действий таков:

Формируем сам запрос. Для этого нужно внести: субъект РФ, ИНН и ОГРН. Чтобы документы приняли при первичном обращении, все сведения должны соответствовать ЕГРЮЛ.

Теперь нужно внести сведения о том, где будет применяться ЭП. Отмечаем нужные системы, вводим персональные данные ответственного лица.

Заполняем остальные блоки, необходимые для оформления сертификата. Понадобится скан паспорта ответственного лица.

Когда вся информация внесена, нажимаем на кнопку Сформировать заявление.

В заявлении понадобится заполнить все пустые поля.

Когда сертификат готов, его нужно установить на рабочий компьютер совместно с корневым сертификатом удостоверяющего центра.

Как подписать файлы в PDF-формате

Инструкции, как подписать электронной подписью документ PDF, Word или другой, мало отличаются.

Шаг 4. Переходим к настройке цифрового удостоверения.

Пользователь может создать удостоверение для своей подписи.

Созданное удостоверение нужно сохранить в магазине сертификатов Windows.

Шаг 5. Для создания удостоверения вводим все требуемые данные о пользователе.

Теперь проверяем всю введенную информацию и удостоверение. Вот и вся инструкция, как подписать эцп документ PDF. Главное — внимательно следовать алгоритму и заполнять все требуемые сведения.

Как подписать файлы Word

Теперь разберем, как подписать электронной подписью документ Ворд:

Шаг 3. Если все программные средства криптографической защиты (СКЗИ) установлены правильно, то подписание осуществится без каких-либо технических проблем.

Как подписать отчетность

Шаг 3. Выбираем нужный файл.

Шаг 5. Устанавливаем параметры ЭП.

Шаг 6. Выбираем сертификат ЭП.

Шаг 7. Завершаем подписание отчетного документа нажатием на кнопку Готово.

Подписанный документ дублирует название исходного, но содержит расширение SIG. Если на рабочем столе появился такой значок, значит операция прошла успешно, и можно направлять подписанный отчет.

Компания Такснет не является разработчиком модуля КриптоПро PDF, поэтому не оказывает техническую поддержку и не консультирует по продукту. Если у вас возникли проблемы с программой или есть вопросы по ее работе, обратитесь в техподдержку официального производителя, компании КриптоПро .

Часто возникает необходимость подписать документы в PDF формате. Однако не все знают, как делать это правильно. У многих появляются проблемы в процессе проведения подписания. Чтобы облегчить для вас эту процедуру, мы подготовили подробную инструкцию.

Что понадобится для подписания

Может показаться, что подписание документов в PDF формате отнимает много времени, но с помощью нашей пошаговой инструкции вы быстро разберетесь в процессе работы и сможете подписать документ PDF за несколько минут.

Пошаговая инструкция для подписания документа в формате PDF

Дальнейшая работа зависит от того, какая программа установлена на вашем компьютере.

Если установлена программа Adobe Reader

Выделите в документе область, в которой вы хотите, чтобы отображалась электронная подпись.

После выделения области откроется окно, где нужно выбрать сертификат, которым будет подписан документ.

Когда подписание закончится, появится уведомление:

Подпись в документе будет выглядеть так:

Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat Reader DC версии 2020.013.20066. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.

Если установлена программа Adobe Acrobat

Если вы выбрали цифровую или сертифицирующую видимую подпись откроется информационное окно:

Если выбрали сертифицирующую невидимую подпись, информационного окна не будет. Переходите сразу к 10 шагу.

Выделите область для отображения электронной подписи в документе.

Когда подписание закончится, появится соответствующее уведомление.

Каждый вид подписи в документе будет выглядеть по-разному:

Если вы выбрали цифровую подпись, в документе она будет выглядеть так:

Если вы выбрали сертифицирующую видимую подпись, она будет выглядеть следующим образом:

Если вы выбрали сертифицирующую невидимую подпись, она будет отображаться так:

Все скриншоты представлены для Adobe Acrobat версии DC. В других версиях программы могут быть незначительные отличия в интерфейсе.

Вы можете использовать бесплатный сервис ITCOM КриптоДок для подписания документов онлайн электронной подписью.

1. Минимальные системные требования к рабочему месту

Операционная система Microsoft Windows;
Один из браузеров:
- Спутник
- Google Chrome
КриптоПро CSP 4.0 или 5.0
Носитель с действующей электронной подписью, вставленный в компьютер.
Права администратора для установки программного обеспечения.
Установлен КриптоПРО ЭЦП Browser plug-inактуальной версии , а также настроен браузер:
Должен быть выключен Антивирус
У вас должна быть действующая лицензия Крипто Про csp. Как проверить действительность лицензии Вы можете узнать по ссылке
Если приложение установлено, но не появляется клавиша подписать воспользуйтесь инструкцией

2. Подписание

2.1 Первый способ (по ссылке)

Ответы на вопросы! Что делать, если после установки приложения, окно запроса доступа к сертификатам не появилось — инструкция.

6. На следующем шаге выберите какой электронной подписью необходимо подписать (если в компьютер установлена только одна подпись, выбирать не нужно, выбор контейнера произойдет автоматически).

2.2 Второй способ (правым щелчком мыши)

Для подписания вторым способом, приложение ITCOM КриптоДок предварительно должно быть установлено на компьютер (см. п.3 подписания первым способом).

1. Откройте папку, в которой располагается документ для подписания. Правой клавишей мыши кликните по документу. Выберите «Подписать в КриптоДок«. Откроется браузер со страницей подписания.

2. Последующие шаги аналогичны первому способу подписания, за исключением п. 7 — выбирать файл для подписания повторно не потребуется

3. Подписание заявления КЭП второй (двумя) электронной подписью.

В случае, если сертификат выпускается на сотрудника юридического лица, который не является законным его представителем, заявление обязательно подписать двумя подписями:

подписью сотрудника ЮЛ, на которого выпускается электронный ключ:
подпись руководителя организации (законного представителя).

3. В пунктах №16-17 скачивается файл подписанный второй подписью и будет иметь расширение *.sig.sig.

Подписанный документ вы можете проверить с помощью нашей инструкции

3. Порядок прикрепления подписанных документов в заявку на выпуск электронной подписи.

Для того, чтобы работала система автоматического одобрения заявок на основании заявления, подписанного электронной подписью, нужно, чтобы в поле заявления был загружен файл, подписанный прикрепленной электронной подписью.

Вам необходимо предоставить подписанное квалифицированной ЭП заявление и подписанную доверенность (в случаях выпуска на сотрудника).

Внимание! Документы не принимаются в случае:
— Если они находятся в архиве.
— Если они имеют расширение отличающееся от .sig, .p7s, .sgn .
— Документ должен быть подписан прикрепленной подписью, открепленные подписи не принимаются.

Далее необходимо загрузить документы в правильные поля.

Подписанное заявление загружается в поле:

Подписанная доверенность загружается в поле:

Читайте также: