Как отправить документ в еасд на согласование

Обновлено: 17.06.2024

5.3. Первичные учетные документы (бухгалтерские документы первичного учета, статистические отчеты, счета на оплату работ и услуг и др.), формы финансовой и статистической отчетности, сводки, информационные материалы для сведения, книги, специальная литература, заявки, разнарядки, наряды и другие документы, которые не относятся к организационно-распорядительным, не регистрируются в ЕАСД, а учитываются соответствующими подразделениями общества в специальных журналах или иным способом, который определяют их руководители.

5.4. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, поздравительные письма, телеграммы и открытки, пригласительные билеты, корреспонденция с пометкой "Лично", если она не носит служебного характера, различные учебные планы и программы, периодические издания (газеты, журналы, брошюры), документы без подписи и другие аналогичные документы не подлежат регистрации и учету.

5.5. Подразделения общества должны иметь перечень документов, учитываемых в журналах или иным способом, и перечень документов, не подлежащих учету, которые разрабатываются исходя из специфики деятельности подразделения и состава документации и утверждаются его руководителем.

входящие документы - письмо, телеграмма, а также факсограмма при зарубежной переписке;

исходящие документы - письмо, телеграмма, а также факсограмма при зарубежной переписке, докладная и служебная записки;

внутренние документы, включающие массивы следующих видов документов:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу;

поручения вице-президентов (отдельно каждого);

протоколы совещаний у президента;

протоколы совещаний у вице-президентов (отдельно каждого);

протоколы заседаний правления общества;

договоры (соглашения, контракты) с другими организациями;

доверенности, выдаваемые от имени общества;

прочие организационно-распорядительные документы ("прочие ОРД").

5.8. Потоки документов и массивы видов документов подразделений общества определяются их руководителями применительно к потокам и массивам видов документов общества.

5.9. Документ регистрируется в ЕАСД один раз, с присвоением ему автоматически регистрационного номера, который используется на всех стадиях прохождения документа в подразделениях общества.

Поступившие поручения (указания) руководителей Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по письмам граждан регистрируются отделом документационного обеспечения как входящие документы.

5.13. Исходящие документы общества, подписанные президентом (вице-президентами), а также докладные записки вице-президентов на имя президента и их служебные записки регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационный номер исходящего документа (включая указанные записки) состоит из сокращенного обозначения потока документов ИСХ ("Исходящие") и через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года (например, N ИСХ-26).

5.14. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений общества, а также их докладные записки на имя президента (вице-президента) и служебные записки регистрируют службы делопроизводства подразделений.

Регистрационный номер исходящего документа (включая указанные докладные записки) состоит из сокращенного обозначения потока документов ИСХ ("Исходящие"), через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения общества, разделенных косой чертой (например, N ИСХ-148/ЦН).

5.15. Документы, создаваемые в подразделениях общества и направляемые из одного подразделения в другое, регистрируются в ЕАСД за исходящим номером подразделения-исполнителя и не регистрируются подразделением-получателем как входящий документ.

5.16. Приказы общества, кроме приказов по личному составу, в том числе совместные с другими организациями, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.17. Приказы подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства. Регистрационный номер приказа состоит из условного (сокращенного) наименования подразделения общества и через дефис его порядкового номера в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

Например, регистрационный номер приказа подразделения аппарата управления - N ЦЭУ-12, приказа филиала - N ЦДРП-18, приказа железной дороги - N СЕВ-20, или N ДВОСТ-25, или N С-КАВ-30, приказа структурного подразделения общества - N ЦЖДК-21.

5.18. Приказы по личному составу, подписанные президентом и вице-президентом, в ведении которого находятся кадровые вопросы, регистрирует Департамент управления персоналом. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.19. Приказы по личному составу, подписанные руководителями подразделений общества, регистрируют соответствующие службы этих подразделений. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.20. Распоряжения общества регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационным номером распоряжения является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года, к которому добавляется строчная буква "р". Например, N 15р.

5.21. Распоряжения филиалов и структурных подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства. Регистрационный номер распоряжения состоит из условного (сокращенного) наименования филиала или структурного подразделения общества, к которому через дефис добавляются порядковый номер распоряжения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и строчная буква "р", разделенные косой чертой.

Например, регистрационный номер распоряжения филиала - N ЦДРП-18/р, распоряжения железной дороги - N СЕВ-20/р, или N ДВОСТ-25/р, или N С-КАВ-30/р, распоряжения структурного подразделения общества - N ЦЖДК-21/р.

5.22. Поручения президента, оформленные на соответствующем бланке, регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационный номер поручения включает две прописные буквы "ПП" и через дефис - его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года. Например, N ПП-25.

5.23. Поручения вице-президентов, оформленные на соответствующих бланках, регистрируют их секретариаты. Регистрационный номер поручения включает прописную букву "П", через дефис - индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента, и через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года (отдельно для каждого). Например, N П-ИП-43 (поручение вице-президента Петрова И.С.).

5.24. Поручения руководителей филиалов и структурных подразделений общества, оформленные на соответствующих бланках, регистрируют их службы делопроизводства.

Регистрационный номер поручения руководителей (заместителей руководителей) филиалов (кроме железных дорог) и структурных подразделений общества включает условное (сокращенное) наименование филиала или структурного подразделения, через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчную букву "п". Например, N ЦДИ-21/п (поручение руководителя филиала или его заместителя) или N ЦЖДК-22/п (поручение руководителя структурного подразделения или его заместителя).

Регистрационный номер поручения начальника (заместителя начальника) железной дороги включает условное наименование должности, через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчную букву "п". Например, N Н-15/п (поручение начальника железной дороги), N НЗ-18/п (поручение заместителя начальника железной дороги).

5.25. Положения, правила, инструкции, регламенты, уставы, руководства, методические указания, рекомендации и иные документы нормативного и инструктивного характера, концепции, планы, программы, а также документы, определяющие порядок эксплуатации и обслуживания подвижного состава, машин, механизмов и других устройств железнодорожного транспорта, которые утверждены президентом (вице-президентом), регистрирует отдел документационного обеспечения. В ЕАСД эти документы фиксируются как "прочие организационно-распорядительные документы" ("прочие ОРД").

Регистрационным номером каждого из указанных документов является его порядковый номер в пределах массива этих видов документов в течение календарного года, к которому добавляются строчные буквы "пд". Например, N 82пд.

Указанные документы, утвержденные руководителем подразделения общества, регистрируются службой делопроизводства подразделения. Регистрационный номер каждого из таких документов включает условное (сокращенное) наименование подразделения общества, через дефис - порядковый номер документа в пределах массива этих видов документов в течение календарного года и через косую черту - строчные буквы "пд". Например, N ЦДИ-82/пд или N ПРИВ-82/пд.

5.26. Протоколы заседаний правления общества регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.27. Протоколы совещаний у президента регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для президента, и через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением строчных букв "пр", например, N ВЯ-27пр.

5.28. Протоколы совещаний у вице-президентов регистрируют их секретариаты.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента, и через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года (отдельно для каждого) с добавлением строчных букв "пр". Например, N ИП-4пр (протокол совещания у вице-президента Петрова И.С).

5.29. Протоколы совещаний у руководителей подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства.

Регистрационный номер протокола совещания у руководителей (заместителей руководителя) подразделений общества (кроме железной дороги) включает условное (сокращенное) наименование подразделения, через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчные буквы "пр". Например, N ЦЭКР-12/пр (протокол совещания у начальника Департамента экономической конъюнктуры и стратегического развития или его заместителя), N ЦДРП-15/пр (протокол совещания у руководителя Центральной дирекции по ремонту пути или его заместителя), N ЦКЗ-14/пр (протокол совещания у руководителя Центра организации конкурсных закупок или его заместителя).

Регистрационный номер протокола совещания у начальника (заместителя начальника) железной дороги включает условное наименование должности, через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчные буквы "пр". Например, N Н-15/пр (протокол совещания у начальника железной дороги), N НЗ-18/пр (протокол совещания у заместителя начальника железной дороги).

5.30. Факсограммы, поступившие из-за границы, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту (вице-президентам), регистрируются отделом документационного обеспечения так же, как входящие документы.

5.31. Документы совета директоров общества регистрирует аппарат корпоративного секретаря общества, документы ревизионной комиссии общества - секретариат этой комиссии в соответствии с регламентами работы совета директоров и ревизионной комиссии.

В случае, когда требуется принятие срочных мер в связи с аварийным происшествием, обеспечением безопасности людей, террористической угрозой, возникновением специфической ситуации в сфере международного сотрудничества и т.п., входящие документы представляются на рассмотрение до регистрации.

Исходящие и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).

5.33. Прохождение документов в обществе (подразделении общества) от их создания или получения до завершения исполнения - отправки адресатам или направления в дело - образует документооборот общества (подразделения общества).

5.34. При определении объема документооборота (количества документов, созданных и полученных за определенный период - месяц, квартал, год) за единицу измерения принимается созданный или полученный документ, который в ЕАСД ранее не регистрировался (копии, создаваемые при печатании и тиражировании, не учитываются).

5.35. Учет документооборота осуществляется: в аппарате управления общества - отделом документационного обеспечения, филиалах и структурных подразделениях общества - их службами делопроизводства.

5.36. Документы общества, подготовленные подразделениями общества и представленные на подпись президенту (вице-президенту), их службы делопроизводства не регистрируют и в своем документообороте не учитывают.

5.37. Автоматизированная регистрация документов и использование регистрационных данных производятся в соответствии с операционными инструкциями пользователя ЕАСД.

5.38. Банк регистрационных данных в ЕАСД, журналы учета документов и номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно-поисковую систему документов.

Поиск конкретного документа в информационно-поисковой системе осуществляется по его реквизитам, в частности по виду, дате, названию, номеру документа или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте документа).

подготовлен данным подразделением;

подписан руководителем данного подразделения;

поступил в данное подразделение для исполнения согласно поручению (указанию) или для контроля;

подготовлен другим подразделением и поступил в данное подразделение на ознакомление, согласование или утверждение.

Описан опыт крупного производственного предприятия. На первом этапе на внутреннее электронное согласование перевели проекты приказов и распоряжений, на втором – локальных нормативных актов (должностные инструкции, положения о подразделении и др.) и части договоров. Покажем, какие задачи при этом пришлось решить: с электронной подписью, маршрутами, этапами и сроками согласования, регламентированием процесса, доработкой функционала СЭД, отчетностью для оценки результативности. Вы можете воспользоваться описанными в статье готовыми решениями и примерами.

В этой статье мы расскажем о своем опыте организации внутреннего согласования (визирования) документов в электронном виде.

Какую электронную подпись использовать?

для внутреннего согласования любых документов и
подписания только внутренних документов.

Использование усиленной квалифицированной электронной подписи без ведома владельца: проблемы и их пр.

Порядок использования простой электронной подписи у нас описан в Регламенте работы в системе электронного документооборота, с которым под подпись ознакомлены все работники компании:

Пример 1. Фрагмент Регламента работы в СЭД

Имя и пароль к СЭД являются персональными и передаче не подлежат. Действия, выполняемые в СЭД под регистрационной записью участника СЭД, равнозначны личной подписи на бумажном носителе и являются юридически значимыми.

Согласование приказов и распоряжений

Согласовывать в электронном виде мы начали сначала приказы и распоряжения, регламентировав этот процесс в Положении о порядке организации делопроизводства следующим образом:

Пример 2. Фрагмент Положения о порядке организации делопроизводства

При организации работы исполнителя в СЭД согласование проектов приказов (распоряжений) осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.

последовательным (очередному визирующему лицу проект документа передается только после отработки исполнителем замечаний предыдущего визирующего лица) или
параллельным (одновременное согласование возможно всеми участниками одного этапа согласования).

Вид согласования выбирает исполнитель, направляющий проект документа на согласование в СЭД, который руководствуется все тем же Положением о порядке организации делопроизводства:

Пример 3. Порядок согласования приказов и распоряжений в Положении о порядке организации делопроизводства

в первый этап согласования включаются руководитель подразделения-исполнителя и руководитель подразделения-соисполнителя (при наличии);
во второй этап согласования включаются руководители подразделений, работники, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
в третий этап согласования включаются заместители генерального директора или руководители прямого подчинения генеральному директору, курирующие затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) генеральным директором);
в четвертый этап согласования включается начальник юридической службы;
в пятый этап согласования включается начальник службы ДОУ.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Преднастроенные виды документов и заданий

Приложение содержит преднастроенные карточки документов и заданий, обеспечивающие эффективное управление электронной документацией:

Рис. 1. Пример карточки документа.

На исполнение — для организации исполнения одиночных поручений по документу либо без документа;
На ознакомление — используется для рассылки документа на ознакомление;
На согласование— используется в процессах согласования, служит для передачи документа согласующему лицу;
На подписание— используется в процессах согласования, служит для передачи документа на подпись;
На консолидацию — используется в процессах согласования, служит для передачи документа ответственному исполнителю (консолидатору) для подготовки итоговой версии документа.

Рис. 2. Пример карточки задания

Преднастроенная структура папок

Преднастроенная структура папок приложения включает в себя как папки для создания и хранения документов, так и виртуальные (поисковые) папки для маршрутизации заданий и документов, а также построения отчетов.

Для папок настроены представления и поисковые запросы, необходимые для работы, обеспечивающие полноценное управление документацией и данными.

Рис. 3. Структура папок приложения

Cамые востребованные сценарии работы

Создание новых документов:
- Учет входящих документов, в том числе создание карточек входящих документов путем сканирования входящего бумажного документа и распознавания входящего документа, полученного в электронном виде;
- Учет исходящих документов;
- Учет внутренней корреспонденции;
- Учет организационно-распорядительных документов;
Работа в рабочих группах

Приложение позволяет пользователям, не обладающим правами администратора, организовать рабочее пространство для работы в рабочей группе над каким-либо проектом или процессом. При создании группы пользователь может указать рабочее название и описание группы (например, с какой целью она создается), указать папки, в которых будут создаваться и храниться документы группы, и пригласить участников, задав для каждого уровень полномочий: администратор, участник или читатель. Приглашенные пользователи получат уведомление по электронной почте, а у них в личной папке появится ссылка на рабочие папки группы и возможность осуществлять управление документацией в электронном виде.

Рис. 4. Создание рабочей группы

Согласование документов
- Маршрут с возможностью рецензирования документов и подписанием. В Справочнике видов карточек добавлена возможность использования данного маршрута для дочерних видов Документ УД – Внутренний, Исходящий, Прочие, ОРД.
- Маршрут без возможности рецензирования с подписанием. Использование данного маршрута для различных видов карточек документов не настроено. При необходимости настройку следует выполнить самостоятельно.
- Упрощенный маршрут согласования для произвольного вида документов (Рабочий).
- Возможность привязки маршрута согласования к произвольному документу. К одному документу может быть привязано несколько маршрутов.
- Редактирование преднастроенного маршрута автором перед запуском и в ходе выполнения процесса
- Возможность рецензирования документов согласующими
- Возможность консолидации, сравнение версий
- Возможность управления ходом согласования автором: "Остановка", "Пауза", "Принудительное завершение"
- Автоматизация стадии подписания, в т.ч. с использованием ЭЦП
- Возможность создания новых и редактирования существующих маршрутов
Рис. 5. Интерфейс согласующего: задание на согласование

Рис. 6. Пример интерфейса инициатора согласования: анализ хода согласования

Управление документами 5.5.3

Клиенты Docsvision в течение действия пакета обновлений могут обратиться в службу технической поддержки для консультации или решения технических вопросов, а также получения доступа к документации более ранних версий компонентов платформы.

Быстрый обмен документами. Онбординг деловых партнёров. Доступ к экосистеме Edisoft.

Отправьте заявку на присоединение к сервису

3 500+

1 минута

О решении

Ediweb даёт возможность обмениваться любыми документами в электронном виде с любыми пользователями: коллегами, контрагентами, подрядчиками, покупателями, партнёрами, быстро переводя их на цифровое взаимодействие с помощью онбординг-инструментов.

Как это работает

Зарегистрируйтесь в Ediweb. Заполните профиль и загрузите вашу электронную подпись

Приглашайте контрагентов к обмену документами, отправляя запросы из Ediweb

Создавайте, подписывайте, согласовывайте, отправляйте и принимайте
документы

Подключайтесь к новым сервисам и решениям экосистемы Edisoft в два клика

Лёгкий переход на электронный документооборот

Доступ к экосистеме

Работайте в режиме одного окна со всеми сервисами, продуктами и решениями Edisoft.

Авторизация через SSO. Технология единого входа, позволяющая переключаться между модулями экосистемы без повторной аутентификации.

Все инструменты под рукой. Управление профилем пользователя и организации. Реквизиты и электронные подписи. Портал поддержки. Счета за услуги Edisoft.

Быстрое подключение новых сервисов. Договоры и соглашения в электронном виде. Вам не нужно обращаться к менеджерам компании.

Уведомления об акциях и скидках. Оперативное получение информации о выгодных предложениях для клиентов Edisoft.

Онбординг ваших деловых партнёров

Ediweb позволяет легко приглашать контрагентов к обмену любыми документами в электронном виде. Всю техническую работу мы уже сделали за вас.

Поддержка email-списков. Загружайте электронные адреса ваших партнёров и отправляйте через сервис приглашения для присоединения к обмену документами.

Доступ к базе Edisoft. Проверяйте по реквизитам, работает ли ваш партнёр с нами и отправляйте ему приглашение внутри сервиса.

Не требуется участие менеджеров. Процедура подключения для новых пользователей будет простой и интуитивно понятной.

Уведомления. Контоль статусов реакции на приглашения. Вы будете видеть в онлайн-режиме тех, кто согласился, отказался или ещё думает над присоединением к обмену документами.

Любые документы в электронном виде

Ediweb придаёт юридическую значимость любым документам: текстовым файлам, таблицам, сканам, иллюстрациям, а также XML и PDF.

Документооборот для юрлиц. Контракты, соглашения, акты, накладные, счета, приказы, отчёты, сверки. Всё, что может понадобиться бизнесу при работе с контрагентами и внутри компании.

Документооборот для физлиц. Договоры с фрилансерами, самозанятыми и частными подрядчиками. Акты и выставление счетов.

Доступ к EDI и ЭДО. Возможность подключиться к полноценному электронному обмену данными в закупках, используя личный кабинет сервиса.

Электронный архив. C Ediweb не нужно хранить бумажные оригиналы. Все отправленные и принятые документы будут доступны для поиска, просмотра и выгрузки в любой момент времени.

Легко, быстро и функционально

Ваши контрагенты из разных стран и городов? Согласовывайте, подписывайте и обменивайтесь документами в любой точке мира без затрат на почту, курьерские услуги и бумагу. Вам больше не придётся работать на бумажном носителе с последующим сканированием, подписанием, печатью и передачей файлов через электронную почту.

Мы разработали интуитивный и простой интерфейс, к которому можно легко привыкнуть за минимальное количество времени.

С помощью ЭП сервис проводит верификацию пользователя и делает документы в электронном виде равнозначными бумажным.

Работайте с персонального компьютера, ноутбука, планшета, смартфона. Сервис всегда будет у вас под рукой.

Сервис позволяет быстро подписывать документы, придавая им полноценную юридическую значимость, согласно N 63 - ФЗ.

Соедините ваши системы и сервис с Ediweb через доступные и надёжные каналы связи, чтобы синхронизировать обмен данными.

Читайте также:

Как отправить документ в еасд на согласование

Какую электронную подпись использовать?

Согласование приказов и распоряжений

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Рекомендовано для вас

Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания

Как грамотно использовать электронную подпись

Преднастроенные виды документов и заданий

Преднастроенная структура папок

Cамые востребованные сценарии работы

Работа в рабочих группах

Согласование документов

Управление документами 5.5.3

3 500+

1 минута

О решении

Как это работает

Лёгкий переход на электронный документооборот

Доступ к экосистеме

Онбординг ваших деловых партнёров

Любые документы в электронном виде

Легко, быстро и функционально