Как оформить папку на подпись руководителю от секретаря

Обновлено: 07.07.2024

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
- среднее образование;
- английский язык на уровне не ниже, чем B2;
- законченные профильные курсы;
- опыт работы не требуется.
Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
- процесс документооборота в организации;
- нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
- должностная структура организации и её основной кадровый состав;
- система электронных баз документов организации;
- правила оформления соответствующей документации;
- требования к хранению документов и их сохранности;
- нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
- правила грамматики и орфографии;
- принципы делового общения;
- правила архивирования документации;
- нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
- нормы ведения деловой переписки;
- правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
- правовыми нормами и действующим законодательством;
- положениями этой инструкции;
- документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
Ведение электронной базы документов.
Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
Участие в описи документов.
Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
Помощь руководителю в организации приема посетителей.
Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

Общие положения.
Должностные обязанности специалиста.
Его права.
Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

порядок его подчинения, найма и увольнения;
кто временно заменяет сотрудника;
требуемые от него навыки;
требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Руководители крупных организации, имеющие в подчинении секретаря, обычно не любят, когда их работу прерывают внезапные просьбы о срочной подписи документов. Всему свое время, поэтому все поступающие акты и другие бумаги, требующие резолюции руководства, поступают исключительно помощнику.

Чтобы бумаги не потерялись в рабочей суете и поступили на подпись вовремя, для их хранения принято использовать специальную адресную папку.

Некоторые руководители серьезно подходят даже к таким мелочам и вместо покупки стандартного изделия заказывают папку по индивидуальному дизайну, чаще всего, соответствующему корпоративному стилю. Такой ход подчеркивает строгость, ответственность и исполнительность руководителя.

Особенности индивидуального заказа

Несмотря на то, что адресная папка является достаточно простым предметом, многие не догадываются, насколько широкие возможности оформления открывает современное производство, поэтому на этом моменте стоит остановиться подробнее.

Оформление обложки

Самый простой способ оформления – печать изображения на обложке. Полноцветная печать позволяет разместить на папке не только логотип, но и любое изображение в отличном качестве.

Многие директора отдают предпочтение изделиям? Отделанным натуральной или эко-кожей. Этот материал отличается высокой износостойкостью и прекрасным внешним видом.

По желанию, можно создать комбинированную обложку, сочетающую несколько кусков кожи разного цвета.

На лицевую часть адресной папки часто наносится логотип компании или указывается лицо, которому направляются бумаги. Всю информацию можно нанести краской или выполнить тиснением. Последний вариант отлично смотрится на кожаной обложке.

Внутренняя сторона не обязательно должна быть оформлена тем же материалом, что и внешняя. Чаще всего для выклейки применяется эфалин – плотная текстурированная бумага, но могут использоваться и другие материалы.

Дополнительные элементы

Придать изделию законченный вид и сделать его удобным в использовании помогут дополнительные элементы.

Одним из них является прошивка. Она может быть выполнена как по периметру обложки, так и на стыках отдельных кусков кожи. В первом случае помимо декоративной функции прошивка отвечает еще и за долговечность изделия.

Если вы хотите разместить на обложке папки для подписи логотип с тиснением фольгой, обратите внимание на другой элемент оформления – металлические уголки. Они отлично сочетаются с фольгированием и защищают углы папки от истирания при ежедневном использовании.

Для удержания бумаг используются специальные крепежные элементы. Это может быть резинка, зажим или уголки, а при желании папку можно оснастить и карманом.

Также для больше сохранности документов изделие можно снабдить хлястиком-застежкой с кнопкой или магнитом.

И последний элемент, которым по желанию может дополняться папка на подпись – это петля для ручки, чтобы она всегда была под рукой при подписании срочных бумаг.

Где купить папку на подпись?

Папка на подпись.
Ширина: 220 мм. Высота: 320 мм.
Материал внутренней части папки: картон.
Материал внешней части папки: кожзаменитель
Металлические уголки цвета золото: наличие
Корешок:не менее 0,8 мм.
Внутри папки вклейка из белой мелованной бумаги: наличие
Внутри папки ленточка для фиксации листов: наличие
Кнопка для фиксации: наличие

Рассчитать стоимость папки цвет синий , материал кожа, внутренняя поверхность - бархат, ляссе 4 (четыре) шт. (по одному на каждый угол), натуральная высококачественная кожа,

Читайте также: