Как написать заявление на смену реквизитов

Обновлено: 02.07.2024

Оповещение о том, что платежные данные учреждения изменились, относится к важным юридическим документам (ст. 165.1 ГК РФ). Однако унифицированный образец письма о смене реквизитов организации в законодательстве не предусмотрен. Документ составляют в произвольном виде. Но при составлении уведомления следует учитывать некоторые правила. Об этих правилах расскажем в статье подробнее.

Когда нужно уведомить о смене банковских данных

При заключении любого договора, независимо от его содержания, компании обязаны указывать свои данные: полное наименование, юридический и фактический адреса, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОКТМО, ОГРН), для осуществления расчетов еще и платежные данные (наименование банка, номера расчетного и лицевого счетов, БИК и корсчет).

В каких случаях составляется образец информационного письма о смене реквизитов:

Если в эти сведения закралась ошибка, например, опечатка в номере расчетного счета или ИНН.
В период действия договора произошли изменения регистрационных данных предприятия.
Скорректирована платежная информация, например госучреждение сменило кредитно-банковскую компанию или банк изменил свое название.

Оповестите контрагентов, бизнес-партнеров и клиентов о данных изменениях.

Составляем письмо правильно

Готовим актуальный образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации. За подготовку такого письма должны отвечать юристы компании или работник бухгалтерии, если юридический отдел отсутствует в штате. Уведомление составляют в произвольном виде, однако следует указывать обязательные данные:

Наименование компании-отправителя, ее адрес и телефон.
Аналогичные сведения о компании-получателе.
Информация о месте и времени составления документа.
Письменные разъяснения сложившейся ситуации. Опишите, по какой причине платежные реквизиты предприятия были скорректированы. Например, причиной может являться заключение нового договора с банком, смена кредитно-банковской компании, изменение номера расчетного счета (был указан валютный или спецсчет).
Новые данные и дата, с которой они начинают действовать. К примеру, если фирма перешла на обслуживание в новую кредитную компанию (или же банк сменил свое наименование), то укажите новые реквизиты.
Подписи ответственного лица и руководителя компании, заверенные печатью (при наличии). Главный бухгалтер подписывать письмо не обязан, однако наличие отметки главбуха повысит доверие к информации.

Бланк-образец письма об изменении банковских реквизитов организации

Письмо можно составить от руки или на компьютере. Допустимо использовать фирменный бланк предприятия. Уведомление передайте лично либо отправьте заказным письмом. Перед отправкой зарегистрируйте документ в журнале исходящей документации.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов

Если опоздать с уведомлением

Допустим, платежная информация изменилась, а составленный образец уведомления о смене банковских реквизитов организации не отправили. Что будет в такой ситуации:

Денежные средства по договору с неверной информацией могут быть арестованы банком до уточнения. Срок уточнения от 5 дней и более. Следовательно, учреждение не получит оплату вовремя.
Деньги вернутся отправителю, а вина за просрочку по задолженности будет лежать на организации с неверными данными в соглашении. Выставить неустойку или штрафы в таком случае нельзя.
Такие проблемы с расчетами по договорам и контрактам отрицательно сказываются на деловом имидже компании в целом, следовательно, контрагенты могут отказаться от дальнейшего сотрудничества.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Когда нужно уведомить о смене банковских данных

В каких случаях составляется образец информационного письма о смене реквизитов:

Если в эти сведения закралась ошибка, например, опечатка в номере расчетного счета или ИНН.
В период действия договора произошли изменения регистрационных данных предприятия.
Скорректирована платежная информация, например госучреждение сменило кредитно-банковскую компанию или банк изменил свое название.

Оповестите контрагентов, бизнес-партнеров и клиентов о данных изменениях.

Составляем письмо правильно

Наименование компании-отправителя, ее адрес и телефон.
Аналогичные сведения о компании-получателе.
Информация о месте и времени составления документа.
Письменные разъяснения сложившейся ситуации. Опишите, по какой причине платежные реквизиты предприятия были скорректированы. Например, причиной может являться заключение нового договора с банком, смена кредитно-банковской компании, изменение номера расчетного счета (был указан валютный или спецсчет).
Новые данные и дата, с которой они начинают действовать. К примеру, если фирма перешла на обслуживание в новую кредитную компанию (или же банк сменил свое наименование), то укажите новые реквизиты.
Подписи ответственного лица и руководителя компании, заверенные печатью (при наличии). Главный бухгалтер подписывать письмо не обязан, однако наличие отметки главбуха повысит доверие к информации.

Бланк-образец письма об изменении банковских реквизитов организации

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов

Если опоздать с уведомлением

Денежные средства по договору с неверной информацией могут быть арестованы банком до уточнения. Срок уточнения от 5 дней и более. Следовательно, учреждение не получит оплату вовремя.
Деньги вернутся отправителю, а вина за просрочку по задолженности будет лежать на организации с неверными данными в соглашении. Выставить неустойку или штрафы в таком случае нельзя.
Такие проблемы с расчетами по договорам и контрактам отрицательно сказываются на деловом имидже компании в целом, следовательно, контрагенты могут отказаться от дальнейшего сотрудничества.

Письмо о смене банковских реквизитов — это документ, в котором стороны уведомляют контрагента об изменении расчетной информации в контракте. Это необходимо для своевременной оплаты по договорным обязательствам.

Как составляют письмо о корректировке реквизитов госконтракта

По контактным данным из госконтракта заказчик отправляет корреспонденцию, переводит исполнителю деньги, проверяет, действительны ли документы. Если выявляются нестыковки либо отсутствуют уведомления о том, что сведения поменялись, проблемы возникают у поставщика. Организация-покупатель с юридической точки зрения действует верно, следовательно не несет никакой ответственности, если конечный адресат не получит бумаги или деньги.

Какие сведения относят к реквизитам

Все имеющиеся у организации контактные данные делятся на общие и банковские. В первую группу включают:

наименование компании либо ИП;
ИНН и КПП (если есть);
ОГРН;
почтовый адрес;
место расположения организации;
сведения о руководителе.

Ко второй группе (банковским контактным данным) относят:

наименование банка, в котором у организации открыт счет;
БИК;
номер р/c;
номер к/с.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заменить банковские реквизиты в договоре в рамках действующего законодательства. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить письмо о корректировке реквизитов

Унифицированной формы письма или уведомления контрагентов в законе 44-ФЗ не предусмотрено. Несмотря на это, необходимо учесть некоторые особенности.

Составьте обращение к заказчику на фирменном бланке предприятия. Инструкция, как написать уведомление о смене банковских реквизитов:

Впишите полное наименование организации-получателя, информацию об ответственном лице (Ф. И. О. и занимаемую им должность).
Озаглавьте документ.
Проставьте адрес отправителя, дату и исходящий номер.
Укажите информацию о тех данных, которые изменились.
Определите дату, начиная с которой изменения вступают в силу.
Внесите дополнительную информацию, если такая имеется.
Подпишите у руководителя поставщика и поставьте печать (если имеется).

При составлении письма обязательно укажите:

дату закрытия старого банковского счета;
дату открытия нового банковского счета;
день, с которого денежные переводы должны проводиться по новым реквизитам;
информацию о новом счете (название и БИК банка, номера расчетного и корреспондентского счетов).

Так выглядит образец письма контрагенту о смене банковских реквизитов — используйте шаблон в работе:

ОТ КОГО _________________________________

Просим вас учитывать данные изменения при перечислении денежных средств за _____________________ и при оформлении документов.

_________________ 20____ г.

А это — пример письма:

Как проинформировать заказчика об изменениях

Когда будете отправлять уведомление, обязательно посмотрите, указан ли в госконтракте исключительный адрес заказчика для пересылки ему юридически значимой корреспонденции (в том числе email). Если такой адрес закреплен, направьте обращение на него. В противном случае информацию о месторасположении заказчика возьмите из:

ЕГРЮЛ (если контрагент является юридическим лицом);
ЕГРИП (если контрагент является индивидуальным предпринимателем).

Согласно п. 3 ст. 54 и п. 3 ст. 23 ГК, если вашу корреспонденцию доставят по этим адресам, то она считается полученной, даже если контрагент там фактически не находится.

Организация-исполнитель госконтракта должна убедиться, что заказчик получил письмо. Запросите у получателя дату и входящий номер корреспонденции либо расписку о доставке. Иначе есть риск перечисления денежных средств на старый расчетный счет.

Когда письмо не составляют

Еще на стадии подачи тендерной заявки потенциальный поставщик сообщает контактные данные (как общие, так и банковские). Они нужны для составления госконтракта после окончания торгов. Поэтому если в компании в этот период происходит процесс смены сведений, то в заявке от нее следует указать уже новые данные, тем более что к организации-заказчику эта информация попадет в результате открытия конвертов (либо получения доступа к соответствующим электронным документам), а в это время вносить какие-либо изменения уже нет возможности.

Пока срок подачи конкурсных или аукционных заявок еще не подошел к концу, участник вправе отозвать свое предложение, внести в документы нужные правки и подать их снова. Когда исполнитель уже выиграл тендер, а ему необходимо поменять контактные данные или банковские реквизиты, то вместо письменного уведомления следует составить протокол разногласий.

Что относится к реквизитам

Все реквизиты, имеющиеся у компании, принято делить на две группы – общие и банковские.

Общие

название компании;
ее организационно-правовую форму;
ИНН/КПП;
ОГРН;
почтовый, юридический и фактический адреса;
информацию о руководителе.

Банковские

наименовании банка, в котором открыт счет компании;
его БИКе;
его корреспондентском счете;
номере расчетного счета компании.

А вот при изменениях банковских реквизитов необходимо написать письмо-уведомление.

Кому писать о смене реквизитов

Данный документ официально уведомляет контрагентов (партнеров, клиентов, заказчиков), банки, кредиторов и дебиторов, государственные органы и контролирующие структуры о смене тех или иных реквизитов компании. Исключением является территориальная налоговая служба. Согласно приказу ФНС № ММВ-7-14/292@ от 23.05.2014, эта обязанность возложена на банки.

Что же касается остальных получателей, то их уведомление является практически обязательным, так как подобная процедура прописана в абсолютном большинстве договоров. Главное, сделать это заблаговременно, чтобы не столкнуться с потерей важных документов или денежных средств, которые были отправлены по предыдущим адресам и расчетным счетам.

Необходимо также учитывать, что осуществляя отправку по последним из имеющимся у контрагента реквизитам, он абсолютно прав с юридической точки зрения, и, соответственно, не несет ответственности за пропажу отправления. Так что шансы отсудить что-либо обратно равны нулю.

Образец заполнения письма о смене реквизитов

Кто составляет письмо о смене реквизитов компании

Как правило, составлением писем-уведомлений о смене реквизитов компании занимается юридический отдел, но эту функцию могут выполнять как секретарь, так и сотрудники, имеющие прямые контакты с соответствующими контрагентами. Важно только, чтобы все они имели представление о том, по каким принципам составляется деловая корреспонденция.

Правила составления

Для написания данного документа можно использовать как обычный лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Очевидно, что второй путь предпочтительнее, так как он придает документу более официальный и презентабельный вид.

Написано письмо может быть как от руки, так и напечатано на машинке или компьютере, но обязательно должно содержать оригинальную подпись руководителя организации или уполномоченного на составление документа лица. Так как с 2016 года печать не является обязательной для корреспонденции юридических лиц, то ее можно не ставить.

Естественно, что тон письма должен быть максимально вежливым. Развязность и панибратство исключены, как, впрочем, и чрезмерная сухость. Следует тщательно следить за соблюдением всех правил русского языка (грамматических, пунктуационных и лексических), выдерживать деловой стиль.

Документ составляется в необходимом количестве экземпляров. Каждый заинтересованный адресат должен его получить. Важно следить, чтобы все отправки фиксировались в журнале исходящей корреспонденции. При возникновении возможных недоразумений это позволит уточнить дату отправки извещения.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

В этой части документа необходимо указать следующие данные:

название (в соответствии с регистрационными данными), адрес и телефон компании-отправителя;
название компании-получателя;
фамилия, имя, отчество и должность уполномоченного представителя организации-получателя;
дата и место написания документа;
его исходящий регистрационный номер;
название документа.

Заполнение тела письма

В информационную часть письма обязательно вносятся следующие данные:

указывается, какие именно реквизиты подвергаются изменению;
номер договора, к которому эти изменения относятся;
дата, начиная с которой изменения вступают в силу;
новые реквизиты;
просьбы отправителя, связанные с будущими и уже имеющимися документами по данному договору;
подпись уполномоченного на составление документа лица, с расшифровкой и указанием занимаемой должности;
фамилия, инициалы, телефон и адрес электронной почты исполнителя, составлявшего письмо.

Кроме того, в зависимости от того, какие именно данные подверглись изменениям, вносится следующая информация:

при изменении банковских реквизитов, указывается причина смены, дата закрытия старого и открытия нового счетов, а также дается ссылка на документы, послужившие основанием для изменений;
при смене директора указывается дата внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ. Желательно так же указать причину изменений и вытекающие из этого следствия. Ведь у нового руководителя может быть свое видение взаимодействия с данным контрагентом (вплоть до прекращения сотрудничества). Соответствующее письмо является проявлением норм делового этикета и направлено на повышение доверия со стороны контрагентов, так как уведомлять о смене директора организация обязана только банки и налоговые органы.

К этому письму желательно приложить копию выписки из ЕГРЮЛ.

Однако необходимо учитывать насколько моментов. Во-первых, форма отправки уведомления должна быть юридически верной, а таковой она является только тогда, когда совпадает с прописанной в контракте. Во-вторых, в договоре может быть указан исключительный адрес для пересылки юридически значимой корреспонденции. В этом случае информацию об изменении реквизитов посылать необходимо именно на него.

В-третьих, в случае сомнений в правильности указанного в контракте адреса и невозможности напрямую его уточнить, письмо может быть послано по реквизитам, указанным в ЕГРЮЛ (для контрагента – юридического лица) или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).

Согласно п. 3 ст. 54 и п. 3 ст. 23 Гражданского Кодекса РФ, вся корреспонденция, отправленная по данным адресам, считает полученной, независимо от реального расположения получателя.

Где и кому писать заявление на смену реквизитов?

Первое что приходит на ум - гос услуги. Однако, сервис гос услуги подразумевает смену реквизитов в 1 из 10 случаев, то есть только на минимальную долю услуг. Для того чтобы проверить есть ли такая услуга на портале, зайдите в основную необходимую и проверьте перечень возможных заявлений.

На практике моей услуги (изменение реквизитов на молочную кухню) не оказалось, так что я начала искать другие варианты. Самым быстрым способом будет обратиться в социальную защиту лично, однако ваше заявление все равно будут рассматривать 30 дней. Этот тот период, который дается гос органам для рассмотрения любых обращений и заявлений. Можно также обратиться в МФЦ, но с учетом того, как "мои документы" сейчас работают, проще в таком случае напрямую идти в соц службу.

С тем же успехом проще всего будет написать письмо на электронную почту департамента. Конечно, есть вариант написать письмо и с официального сайта - однако, на момент моей практики сайт не работал, поэтому надежнее отправлять письмо со своей личной электронной почты.

В интернете в поисковой строке вбиваем "департамент московской области социальной защиты" или иного интересующего субъекта. На их портале заходим в контакты и берем основной электронный адрес - это и есть адрес для обращений.

Однако даже если вы запутаетесь, к какому департаменту принадлежите, ваше письмо в любом случае перенаправят по необходимому адресу, только ваш ответ может затянуться в таком случае еще на месяц.

Что должно быть в письме на смену реквизитов?

Письмо пишем в произвольной форме. Так как заявление уже у вас одобрено, никакого печатного формата с подписью не нужно. Но нужны ваши данные, данные на какую выплату нужно менять реквизиты и номера реквизитов текущих, и на которые нужно поменять.

Без этой информации никто ничего сделать не сможет и вам пришлют пустое письмо ответ, а вам снова придется писать письмо и ждать ответ.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ НА СМЕНУ РЕКВИЗИТОВ

Прошу Вас изменить мои банковские реквизиты на получение денежной компенсации по молочной кухне (или любой другой услуге, посмотрите как правильно она называется в интернете) , так как текущий счет в скором времени будет закрыт.

Выплату на текущий момент получаю на своего ребенка:

Обращение от матери ребенка - ФИО , паспорт - серия и номер , прописка по паспорту , текущий счет, на который приходит выплата на ВАШЕ ИМЯ , банк ВТБ счет ( СЧЕТ, А НЕ КАРТА! Можно посмотреть в реквизитах онлайн банкинга) .

Прошу Вас заменить банковские реквизиты на следующие:

Наименование Банка получателя Филиал № 7701 Банка ВТБ (публичное акционерное общество) в г. Москве,

БИК Банка получателя НОМЕР ,

ИНН Банка получателя НОМЕР ,

К/С Банка получателя НОМЕР ,

Получатель ВАШЕ ФИО ,

Счет получателя в банке получателя номер счета .

(Важно! Новые реквизиты также должны принадлежать вам, как представителю заявителю, если вы получаете выплату за ребенка! Реквизиты можно получить в банке, или взять в онлайн банкинг по вашей карте. Писать это все вручную не нужно - при формате ворд, сотрудник не будет перепечатывать реквизиты и точно не ошибется).

Спасибо за возможность изменить реквизиты без личного обращения в социальную службу. Буду ждать от вас ответ - подтверждение об изменение реквизитов.

С уважением ФИО тел. НОМЕР

Мобильный телефон нужно указать для уточнения данных, если потребуется. На случай если вы все же что то забудете.

Сколько ждать рассмотрение и когда приходит письмо?

Как видим, нам рассказали за кого я получаю выплату, с какого периода, на какие сроки она назначена. В заключении приписка о том, что реквизиты поменялись.

Вот так просто, но конечно нельзя сказать что очень быстро, вы можете также поменять реквизиты на получение социальной выплаты без личного обращения.

Читайте также: