Как директору написать заявление на возмещение расходов самому себе
Обновлено: 17.05.2024
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
- распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
- заказать звонок оператора и т.п.,
- посмотреть историю заказов.
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
С точки зрения трудового законодательства, генеральный директор — такой же наемный сотрудник, как и все остальные. Однако оформление командировочных документов для руководителя компании имеет свои особенности. Рассказываем по шагам, какие моменты нужно учесть при направлении в командировку гендиректора.
Что нужно сделать до командировки
1. Составить служебную записку
В первую очередь нужно составить служебную записку о направлении директора в командировку и перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительно подсчитать сумму предстоящих расходов. В эту сумму надо включить стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также компенсацию представительских расходов (если предусмотрены). Если билеты и отель оплачиваются со счета компании, то их стоимость не включают в аванс.
Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов, заседаний, услуг переводчика. На них до командировки составляется отдельный приказ, где утверждается необходимость расходов и сумма. Компенсация представительских расходов должна быть внесена в приказ на командировку и выплачена авансом.
Служебная записка составляется от лица гендиректора на его же имя. Получается, он сам себя направляет в командировку.
2. Оформить приказ о направлении в командировку
Затем нужно сделать приказ на командировку — по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой в организации (форма приказа прописывается во внутреннем положении о командировках). Как и служебная записка, приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается им же. Документ нужно зафиксировать в журнале регистрации приказов организации.
3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику
Во время отъезда директора компания не прекращает свою деятельность — кто-то должен управлять процессами и людьми, подписывать документы. Поэтому на время своего отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо и оформляет на него доверенность на передачу полномочий.
Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран любой сотрудник, но чаще всего им становятся:
- заместитель директора,
- технический директор (CTO),
- соучредитель,
- главный бухгалтер,
- руководитель департамента/отдела.
Доверенность составляется в свободной форме и заверяется печатью организации и подписью генерального директора.
Что обязательно должно быть в доверенности:
- имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главы компании;
- список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо;
- дата подписания и дата истечения действия доверенности.
Одновременно с доверенностью нужно составить приказ о передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Если в обязанности доверенного лица до этого не входило замещение директора, то необходимо составить дополнительное соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться письменным согласием сотрудника исполнять обязанности директора.
4. Забронировать жилье и купить билеты
При бронировании нужно учесть, что планы руководителя могут измениться в любой момент. Поэтому стоит покупать билеты с возможностью обмена и возврата — это позволит сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки. Что касается жилья, то лучше выбирать варианты с бесплатной отменой брони.
Сервис Туту Командировки позволяет купить авиа- и ж/д билеты со счета компании по безналичному расчету. Это удобно, так как оформить бронирование может любой сотрудник, которому выдан соответствующий доступ — например, помощник руководителя или секретарь. Все отчетные документы доступны для скачивания. Также можно предоставить доступ к бизнес-аккаунту бухгалтеру — он может прямо в личном кабинете сформировать и скачать акты сверки.
5. Забронировать авто
Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используется такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы потом получить возмещение расходов.
Иногда на время командировки бронируют автомобиль — например, если директору нужно съездить в несколько филиалов предприятия на территории страны или просто много передвигаться по городу. Важно сохранять все документы: договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставить в бухгалтерию для отчета.
6. Оформить визу
У каждого консульства свои правила по оформлению виз. Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может доверенное лицо (например, ассистент). Значит, необходимо оформить доверенность в соответствии с правилами консульства.
Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение — если он уже делал биометрию в течение последних 5 лет. В этом случае передать документы можно по доверенности.
При оплате визы и других расходов нужно сохранять чеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходов и оплачивается компанией.
Что нужно сделать после командировки
1. Собрать все отчетные документы
К ним относятся документы, подтверждающие расходы на:
- жилье (договор об аренде квартиры, счет-фактура, чек ККТ об оплате гостиницы, выписку с банковской карты);
- транспорт (посадочный талон на самолет, чеки ККТ из такси или каршеринга, договор об аренде авто и и.д.). Подробнее об отчетных документах за каршеринг.
- представительские расходы (чеки за деловые ужины, договор аренды зала заседаний и т.д.).
2. Заполнить авансовый отчет
В авансовом отчете нужно прописать суммы выданных и потраченных средств. На оборотной стороне отчета впишите названия отчетных документов (чек, квитанция и т.д.).
3. Отдать отчет и чеки в бухгалтерию
Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает перерасчет. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств, эти расходы ему обязаны возместить.
В итоге
- Служебную записку и приказ о направлении в командировку директор пишет на свое имя и сам же подписывает.
- На время отсутствия директора необходимо оформить доверенность и выпустить приказ о передаче полномочий сотруднику, который его заменяет.
- Для гендиректора покупать билеты и бронировать жилье лучше с возможностью возврата, так как планы главы компании часто могут меняться.
- Гендиректор, как и любой другой сотрудник, должен тщательно сохранять отчетные документы, чтобы впоследствии получить компенсацию командировочных расходов.
Еще можно почитать
Туту Командировки — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок. С помощью бизнес-аакаунта можно выдавать доступ сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с единого корпоративного депозита, получать отчетные документы в эл. виде. И это еще не все
Читайте также: