Главная операция документальной ис это предоставление документа
Обновлено: 03.07.2024
Законодательство РФ разрешает использовать электронные документы в качестве доказательств. Но на практике далеко не все электронные документы и не в каждом случае принимаются судами. Допустимость и достоверность таких доказательств — первое, что вызывает сомнения. Рассмотрим, какими нормативными требованиями нужно руководствоваться и как на практике суды оценивают электронные документы.
Юридическую силу любому документу придаёт его соответствие определённым требованиям. Они установлены законами и другими нормативно-правовыми актами, могут различаться в зависимости от вида и назначения документа. Как правило, речь идёт о требованиях к форме и содержанию. Обязательное условие — подпись уполномоченного лица или лиц. Иногда требуется печать — как дополнительное подтверждение составления, издания, согласования документа конкретным органом власти, организацией или физическим лицом.
Юридическая сила документа в электронном виде — более сложная категория. Такие документы должны соответствовать как общим требованиям, предъявляемым к любым юридически значимым документам, так и специальным. При этом важно различать электронные документы и электронные образы. К этим категориям процессуальное законодательство относится неравнозначно:
- электронные документы в оригинале приравниваются к бумажным документам в оригинале;
- электронные копии (образы) документов приравниваются к бумажным копиям документов.
Документ как доказательство в судебном процессе
Процессуальное законодательство (ГПК, АПК, КАС, УПК, КоАП) считает документы:
- письменными доказательствами, если в документе есть информация, имеющая значение для дела;
- вещественными доказательствами, если документ, как предмет с определенными признаками, способен быть средством установления обстоятельств, имеющих значение для дела.
В большинстве случаев документ — письменное доказательство. Но если, например, представлен подложный документ, таким доказательством он быть не может, а вот вещественным — да.
В качестве письменных доказательств суды принимают любые бумажные и электронные документы, выполненные любым способом. Но только при условии, что можно установить достоверность документа.
О достоверности говорят:
- наличие всех обязательных реквизитов;
- соответствие юридически значимого документа всем предъявляемым к нему требованиям;
- действительность документа по срокам;
- точность и полнота информации;
- отсутствие признаков подделки;
- подписание документа уполномоченным лицом;
- действительность и достоверность подписи;
- отсутствие сомнений или наличие подтверждений того, что документ исходит от конкретного лица.
Разные документы по-разному оцениваются на предмет достоверности. Оценка зависит от вида документа, его формы, способа получения и представления. Важный фактор — оспаривается или не оспаривается достоверность документа. В сложных, спорных случаях может проводиться экспертиза как документа в целом, так и отдельных его элементов.
Таким образом, для суда не столь важно, о какой форме документа идёт речь, электронной или бумажной. Важно, чтобы документ был подлинным (достоверным) и имел отношение к делу.
Проблемы могут возникнуть с представлением документов. На этот счёт установлены общие и специальные требования.
Обязательно представляются оригиналы документов, если:
- конкретные обстоятельства дела в соответствии с законом должны подтверждаться только оригиналами документов;
- дело, по мнению суда, нельзя разрешить без подлинных документов;
- представленные копии документа отличаются по содержанию;
- суд потребовал представить подлинники документов взамен представленных электронных копий.
В остальных случаях разрешается представлять электронные или бумажные копии документов. Подлинность копий обеспечивается их заверением в установленном законом порядке, как правило, нотариальном. Правда, если суд посчитает нужным запросить оригиналы, придется либо их представить, либо заявить о невозможности сделать это, обосновав причины.
Специальные требования к представлению документов в электронной форме
Порядок подачи в суды документов в электронной форме, в том числе электронных документов, установлен:
Требования к электронным документам, изначально созданным в таком виде без предварительного создания бумажного носителя:
- Формат файла должен соответствовать формату электронного документа на момент его подписания. Допустимые форматы: PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX или ODT, а для документов с графикой — PDF, JPEG (JPG), PNG или TIFF.
- Один документ — один файл размером не более 30 Мб. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
- Запрещается использовать средства защиты от копирования и печати.
- Представляемый электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего электронный документ. Используется отсоединённая электронная подпись (в отдельном файле).
Требования к электронным образам документов (сканам):
- Сканирование осуществляется в масштабе 1:1.
- Основная цветовая гамма — чёрно-белая или серая. Цветные изображения допускаются, если это имеет значение для дела и для точной цветопередачи оригинала.
- Качество должно обеспечивать возможность корректного прочтения документа, сохранение всех его реквизитов, графической подписи, печатей и штампов.
- Формат файла — PDF с возможностью копирования текста. Размер — не более 30 Мб.
- Один документ — один файл. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
- Электронный образ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью или иным способом, если это допускает процессуальное законодательство.
Представление электронных документов и электронных образов в качестве доказательств непосредственно в процессе проходит по другим правилам:
- Электронный документ распечатывается и заверяется в том же порядке, в котором он был подписан электронной подписью. Как вариант, возможно его заверение нотариусом. Суд может принять документ и в том случае, если бумажная версия будет заверена графической или простой электронной подписью лица, подписавшего электронный документ.
- Электронный образ (скан) документа заверяется в нотариальном порядке. Хотя такого процессуального требования нет, это повышает уровень доверия к документу.
Практика применения разных видов электронных доказательств
Любые электронные документы, подписанные надлежащим образом, принимаются судами в качестве доказательств наравне с бумажными документами. С электронными образами сложнее. К ним относятся как к копиям бумажных документов, но оценивают более придирчиво. Это связано с тем, что образ легче видоизменить полностью или частично с помощью графических редакторов.
Наиболее часто в качестве электронных доказательств используются следующие документы:
- договоры и дополнительные соглашения;
- учётные и платёжные документы;
- переписка сторон через интернет с использованием электронной почты или мессенджеров;
- сканы, распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры, с помощью факсимильной связи.
Если документ и его достоверность не оспариваются сторонами процесса, он, скорее всего, будет принят судом в качестве доказательства. Разумеется, если соблюдены формальные требования к его форме, содержанию, получению и представлению. Но если возникает спор, приходится доказывать или опровергать различные обстоятельства, связанные с составлением, изданием, подписанием, отправкой и (или) получением документа.
В соответствии со статьей 160 ГК РФ, письменная форма сделки считается соблюдённой, если стороны заключили договор с помощью технических средств, которые позволяют воспроизвести в неизменном виде содержание сделки на материальном носителе. Договор считается подписанным конкретным лицом, если можно достоверно определить, что именно это лицо выразило свою волю и тем самым заключило сделку. Отсутствие подписи (графической или электронной) на договоре уже ставит под сомнение соблюдение письменной формы сделки. Поэтому, когда в суде для подтверждения сделки представляются электронная переписка и приложения к ней, необходимо доказать, что письма и вложения (договор, протокол разногласий и т. п.) исходили от конкретного лица, имеющего полномочия на заключение сделки.
Учётные и платёжные документы также могут быть оспорены на предмет их создания или подписания конкретным лицом. Интернет-переписка, сканы и распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры или с помощью факсимильной связи, скриншоты страниц создают ту же самую проблему.
Электронная подпись не гарантирует на 100% достоверность документа. По крайней мере, всегда может быть поднят вопрос о её действительности и правомерности использования. Однако её наличие, особенно УКЭП, приравнивает документ к бумажному аналогу и устраняет большую часть рисков.
Тема создания электронных архивов набирает все большую популярность. При этом эксперты в своих статьях обозначают различные проблемы, препятствующие внедрению таких систем. Одна из них — обеспечение юридической силы при долговременном хранении электронных документов.
По данной теме уже много всего написано, и, казалась бы, она раскрыта с разных сторон. Но в то же время организациям, которые задумались об архиве электронных документов долгосрочного хранения, достаточно сложно сформировать полную картину: связать общие требования стандартов и способы их реализации со своими реальными задачами.
В контексте данной статьи под электронными документами будем понимать документы, которые существуют только в электронном виде, заверенные электронной подписью.
Корни проблемы
Не важно в каком виде оформлен документ (существует ли он на бумаге или только в электронном виде), рано или поздно может возникнуть вопрос доверия. Контрагент или сотрудник может отказаться исполнять обязательства мотивируя это тем, что документ, в котором они зафиксированы, не действителен.
То есть электронный документ обладает юридической силой если:
- нет ограничений со стороны законодательства, что документ данного вида может существовать только в электронном виде;
- документ оформлен в соответствии с требованиями законодательства или локальными нормативно-правовыми актами (например, наличие обязательных реквизитов и т.д.), в том числе подписан требуемым по законодательству видом ЭП;
- документ подписан лицом, обладающим правом на его подписание.
Срок действия сертификата, как правило, 1 год. Поэтому, если мы рассматриваем длительное хранение документов, то на момент проверки срок действия сертификата, скорее всего уже истечет.
И здесь возникает вопрос: как подтвердить действительность сертификата на момент подписания?
А есть ли проблема?
Чья проблема?
Является ли обеспечение юридической значимости документа задачей электронного архива, или она должна обеспечиваться другими средствами?
В явном виде в правилах и рекомендациях по работе архивов нет требований поддержания юридической силы документов, переданных на хранение в архив.
Электронные документы могут передаваться в архив организации на каких-либо носителях или через коммуникационные сети организации из информационных систем, в которых они были созданы (ИС-источники). После чего они размещаются в специализированной информационной системе (долгосрочный электронный архив).
Стоит заметить, что внутренний архив организации не может выступать третей стороной в спорах. Поэтому нужно обеспечивать юридическую значимость в процессе хранения. Если бы мы передавали документы в какой-либо внешний независимый архив (например, государственный архив или в компанию с услугами внеофисного хранения, или оператору ЭДО), то можно было бы говорить о том, что достаточно обеспечить юридическую силу только при передаче.
Чтобы документ был юридически значимым при получении (запросе) из архива, должно соблюдаться два момента:
- Документ должен быть юридически значимым при передаче в архив — это задача информационной системы-источника.
- Юридическая значимость должна быть сохранена в процессе хранения — это работа архивной системы.
Решение проблемы
Использование усовершенствованной электронной подписи (УЭП)
Формат усовершенствованной электронной подписи предусматривает обязательное включение в реквизиты подписанного документа доказательства момента создания подписи (штамп времени) и действительности сертификата в момент создания подписи. Таким образом, усовершенствованная ЭП позволяет избежать необходимости собирать доказательства действительности сертификата на момент подписания.
Усовершенствованная электронная подпись
Формат усовершенствованной ЭП включает в себя:
- Подписываемый документ (может храниться отдельно от всех остальных полей).
- Подписываемые атрибуты.
- Электронную цифровую подпись.
- Штамп времени, полученный на значение ЭЦП.
- Хэш-коды доказательств подлинности.
- Внешний штамп времени, полученный на все вышеперечисленное.
- Доказательства подлинности (значения сертификатов и информация об отзыве).
Перештамповка/переподписание документов
Это, пожалуй, наиболее часто встречающееся решение. Штамп времени и усовершенствованная ЭП обеспечивают юридическую силу, пока действует сертификат доверенного центра, которыми они были подписаны. Соответственно, после истечения срока действия сертификата надо иметь доказательства того, что сам штамп времени был сформирован в момент, когда сертификат был действителен.
«Применительно к системам долговременного хранения, механизмы обеспечения юридической силы электронных документов (ЭД) могут базироваться на подходе, включающем следующие процедуры:
Рис. Цепочка электронных подписей (штампов времени)
Хранение сертификатов вместе с подписанным документом
Еще один вариант обеспечения юридической значимости в долговременном архиве — хранить вместе с документом, подписанным усовершенствованной ЭП, сертификат ключа электронной подписи.
Такая рекомендация дается для хранения счетов-фактур в п. 1.13 Приказа Министерства финансов РФ от 10 ноября 2015 г. N 174н:
Заключение
Как мы уже говорили, нет однозначного признания необходимости специальных действий для обеспечения юридической значимости электронных документов в архиве, и, соответственно, нет единого способа решения проблемы. Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы. Например, использование усовершенствованных квалифицированных электронных подписей может быть достаточно дорогим. А при перештамповке требуется выполнение в архиве регулярных процедур, связанных с обработкой больших объемов документов.
Поэтому к выбору нужно походить индивидуально, учитывая виды и объемы документов, их критичность, возможности системы и другие факторы.
Читайте также: