Этап оформления текстового документа называется

Обновлено: 28.05.2024

Именная карта банка для детей
с крутым дизайном, +200 бонусов

Закажи свою собственную карту банка и получи бонусы

План урока:

Текст как форма представления информации

Примером текстовой информации может служить параграф школьного учебника, детская считалка, ремарка актера в пьесе, расписание уроков, магазинный чек и т.д.

Издавна люди пытались сохранить различного рода сведения на таких носителях, как камень, глина, береста, папирус, на смену которым пришла повсеместно используемая бумага.

Письменный текст записывали различными инструментами – острой костяной палочкой, перьевыми ручками, авторучками и с позапрошлого века стали печатать на пишущих машинках.

Чтобы зафиксировать большой объем информации или изменить смысл предложений, необходимо было проделывать огромную работу, трудоемкую и длительную. С помощью компьютера текстовую информацию можно с легкостью не только вводить, но и редактировать, сохранять, передавать и печатать любое количество копий на принтере. Компьютерные программы коренным образом изменили технологию письма . В современном мире все чаще бумажные документы заменяются электронными.

Причиной перехода к безбумажным технологиям во многих сферах деятельности человека является увеличение скорости и качества обработки информации, уменьшение себестоимости электронных носителей при росте цен на бумагу вследствие мирового экологического кризиса.

Представление текстовой информации в компьютере –это преобразование вводимых символов с помощью кодовой таблицы. Современная универсальная таблица кодировки Unicode позволяет охватить более 65 тысяч символов различных алфавитов, цифры, знаки препинания, математические и другие символы.

Фрагмент кодовой таблицы Unicode

Для каждого знака в памяти компьютера выделяется 2 байта или 16 бит двоичного кода. Таким образом, можно вычислить объем текстовой информации, легко перемножив количество символов (включая пробелы) на информационный вес одного символа. Для выражения крупных объемов информации используются такие единицы измерения, как килобайты, мегабайты и гигабайты.

Единицы измерения информации

Различают следующие виды текстовой информации:

фактуальная (отражает события, описание людей, мест действия, времени и т.д.);
концептуальная (открывает замысел автора, его позицию, точку зрения);
подтекстовая (дополнительная информация, позволяющая полнее раскрыть предыдущие виды информации).

Большинство текстов имеют сложную структуру, подразумевающую сочетание различных типов сведений: когнитивных, оперативных, эмоциональных и эстетических. Каждый из видов информации в тексте характеризуется своими особыми способами языкового выражения.

Текстовые документы

В целях упрощения работы с письменной информацией создали специальное программное обеспечение – текстовые редакторы (процессоры). Каждый текст, написанный в нем, будет называться текстовым документом. Это может быть и научная статья с формулами, и рассказ, и рекламное объявление.

Компьютерный текстовый документ как структура данных, реализованная с помощью гиперссылок, называется гипертекстом . Такой метод организации электронного документа позволяет в кратчайшие сроки переходить к необходимым сведениям и устанавливать связи между различными фрагментами текста.

Основные объекты текстового документа

Различают следующие основные структурные единицы текстового документа:

символ – самый маленький элемент текста;
слово – буквенный или цифровой ряд, ограниченный пробелами или символами препинания;
абзац – набор письменных элементов, начинающийся с красной строки;
строка – ряд символов внутри абзаца, который расположен в пределах одной горизонтальной линии между границами полей документа;
фрагмент – произвольная непрерывная часть текста (может быть какодно слово, строчка, абзац, так и весь документ).

Компьютер – основной инструмент работы с текстом

В современном мире компьютер – уникальное устройство, в том числе и для работы с текстовой информацией. Элементарные программы для текстовых документов имеют возможность создания текстов, составленных из символов, печатаемых с клавиатуры, и небольшой комплект инструментов для оформления информации. Для подготовки наиболее сложных текстов с графиками, табличным представлением данных, надписями, схемами, картинками и фотографиями целесообразно использование сильных текстовых процессоров.

Среди множества программ, предназначенных для работы с текстовой информацией, выделяют следующие:

Foxit Reader – бесплатная программа для открытия текстовых документов в формате PDF. Кроме просмотра, она имеет возможность редактировать и отправлять текст на печать.

Libre Office Writer– свободное офисное приложение. Прямой аналог Open Office Writer.Текстовый документа, напечатанный в этой программе, будет иметь формат ODF.

Adobe Reader – удобная программа для работы текстовыми документами в формате PDF, используемого для создания текстовой информации высокого качества.

Open Office Writer– бесплатное программное обеспечение, полная альтернатива приложению Microsoft Office Word. Поддерживает многие форматы. Из минусов данного приложения – отсутствует автоматическая проверка грамматики.

Word Pad – стандартная программа операционной системы Microsoft Windows, обладающая ограниченными функциональными возможностями.

В большинстве случаев для создания текстового документа используют программу Microsoft Word, имеющую богатый арсенал инструментов для обработки текстовой информацией. Позволяет создавать документы различной сложности.

Основные стадии подготовки электронного текстового документа:

Ввод (набор символов).
Редактирование.
Форматирование.
Печать.

Ввод текста

К устройствам ввода текстовой информации относится графический планшет, сканер, сенсорный экран и самое распространённое - клавиатура. Она позволяет вводить числа, буквы, различные знаки и управлять действиями компьютера служебными клавишами.

При вводе текстовой информации следует придерживаться несложных правил:

Каждый абзац начинается после нажатия на клавишу Enter с новой строки.
Отступ для абзаца создается нажатием на Tab.

Редактирование текста

Редактирование текста представляет собой процедуру внесения необходимых правок. Этот этап подготовки документа требует внимания и усидчивости.

В процессе редактирования текста изменяется содержание текста. В результате работы текст должен стать грамотным и понятным.

Основными функциями редактирования текста являются:

выделение текстового отрывка;
удаление, копирование, перемещение и вставка необходимых фрагментов текста;
корректировка документа, включающая в себя подстановку вместо повторяющихся слов синонимов, устранение грамматических, пунктуационных, орфографических и стилистических ошибок.

Редактирование текста осуществляется перемещением курсора в необходимое место с помощью мыши либо нажатием служебных клавиш (их комбинации).

Основные сочетания клавиш

Работать можно как с отдельными знаками, строками, абзацами,так и со всем текстом. Прежде всего нужный фрагмент следует выделить. Для этого нужно установить курсорную стрелку в начало элемента и, зажимая левую кнопку мышки, провести до его окончания.

Далее можно его скопировать, вырезать, удалить соответствующими кнопками или сочетаниями клавиш.

Microsoft Word – самая популярная программа для редактирования текста. Она обладает богатыми возможностями и удобным интерфейсом. Основные средства для редактирования текста в Word:

Режим вставки и замены символов (в первом режиме при печатании знаки вставляются между уже имеющимися, а при втором – очередные символы заменяют ранее напечатанные при вводе) Файл→Параметры→Дополнительно

Режим Тезауруса (используется для автоматической замены выделенных слов синонимами)

Автоматическая проверка правописания (проверка орфографии и грамматики)

Средства рецензирования (позволяет создавать примечания, исправления и другие операции, не изменяя исходный текст) вкладка Рецензирование

Форматирование текста

Следующий этап обработки текста заключается в его форматировании. Форматирование текста подразумевает изменение внешнего вида документа. Информация подвергается оформлению по необходимым критериям.

Форматирование текста представляет собой:

выбор параметров страницы;
форматирование символов;
форматирование абзацев;
создание списков.

Вначале выбирается альбомная или книжная ориентация страницы (Разметка страницы → Ориентация).

Также в этой вкладке можно устанавливать различные параметры страницы (поля, размер, колонки и т.д.)

Нумерация страницы производится нажатием на кнопку Вставка → Номер страницы.

В процессе форматирования текста изменяется размер, начертание и цвет шрифта на Главной вкладке.

Оформление абзацев состоит в выравнивании текста относительно границ страницы (по левому или правому краю, центру или ширине).

Применение номерованных или маркированных списков позволит облегчить восприятие текстовой информации.

Подготовка документа заканчивается его распечатыванием. Для этой цели используют принтеры (устройства, переводящие электронную информацию на бумажный носитель) разного типа:

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Общие моменты

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

Способы оформления

Разрешается заполнять документацию:

машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
на электронных носителях информации.

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):

выполняют одним из следующих способов:

типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
светокопированием;
микрофильмированием;
на электронных носителях данных.

В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:

сканированием исходного бумажного документа;
конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
цифровым копированием.

Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:

частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;
книг, у которых тоже есть номера и наименования;
разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.

Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

Чего делать нельзя

Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:

применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
применять произвольные словообразования;
применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:

ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
писать математические знаки без числового сопровождения;
указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.

Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.

Пример выполнения текстового документа

НДС – 2022

Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>

Рис.1 Элементы интерфейса программыMS Word

ИНТЕРФЕЙС ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА WORD

Внешний вид окна программы Word приведен на Рис. 1. В заголовке окна написано имя программы и открытого документа. В данном случае - это документ “Документ2”. В правом верхнем углу окна находятся кнопки управления окном программы. Ниже расположена строка текстового меню. Справа от текстового меню находятся кнопки управления окном документа.

Под текстовым меню находятся кнопки панели инструментов. Наиболее часто используемые команды собраны на панелях Стандартная и Форматирование. Основную часть экрана занимает окно документа с полосами прокрутки. В нижней части окна расположена строка состояния.

Строка состояния содержит данные об активности некоторых режимов работы, о видимом на экране тексте, положении курсора на странице. Данные об активности режимов работы следующие:

ЗАП - индикатор режима записи макроса;

ИСПР - индикатор режима записи исправлений;

ВДЛ - индикатор режима выделения;

ЗАМ - индикатор режима замены.

Для включения режима выполните двойной щелчок по соответствующему индикатору. При выключенном режиме соответствующий индикатор имеет бледную окраску. Остальные индикаторы появляются в строке состояния по мере активизации соответствующих процессов.

Индикатор режима фонового сохранения отображает пульсирующий значок дискеты при сохранении текущего документа в фоновом режиме работы.

Появление индикатора режима фоновой печати в виде значка принтера указывает, что Word печатает данный документ в фоновом режиме работы. Число рядом со значком принтера показывает номер текущей страницы, передаваемой на печать. Чтобы отменить задание печати, выполните двойной щелчок по значку принтера.

Типы документов Word

Word имеет в своем составе конвертеры для импорта и экспорта файлов различных типов:

документы Word, расширение *.dос - стандартный формат документов в Word. При переносе на компьютер, на котором установлена более ранняя версия Word, можно осуществить преобразование документа в формат, воспринимаемый соответствующей версией. При этом часть форматирования документа может быть потеряна.

шаблоны документов, расширение *.dot - особый вид документа, предоставляющий специальные средства для создания типовых документов. Документы этого формата могут также применяться для хранения элементов списка автотекста, макросов, настраиваемых панелей инструментов, меню и сочетаний клавиш. После присоединения шаблона к документу Word все его элементы могут быть использованы при работе с документом.

только текст, расширение *.txt - это текст, содержащий буквы, числа и символы, а также некоторые управляющие коды. Не содержит дополнительной информации, включаемой многими прикладными программами в свои файлы. Это неформатированный текст, использующий текущий шрифт Windows.

текст в формате RTF (форматированный текст), расширение *.rtf - формат, в котором сохраняется форматирование документа в целом, а также форматирование абзацев и символов. При этом оформление документа преобразуется в набор команд, которые содержатся в самом файле и могут быть интерпретированы многими другими приложениями, поддерживающими этот формат. После преобразования к этому формату документ сильно увеличивается в размере.

текст МS-DOS - это неформатированный текст в специальной кодировке. Данный формат наиболее часто используется для копирования текста из буфера обмена в прикладную программу для DOS или преобразования текста, созданного в DOS, для программ WINDOWS. Расширение может быть любое.

документ НТМL, расширение *.htm на языке гипертекстовой разметки НТМL. Документы на языке НТМL содержат графические ссылки и команды форматирования текста и могут быть опубликованы в сети Wеb. Для просмотра таких документов используются специальные программы просмотра - браузеры.

При редактировании документа выполняются следующие действия:

перемещение

копирование

УДАЛЕНИЕ ТЕКСТА. Для удаления ошибочно введенного символа слева от текстового курсора требуется нажать клавишу ВАСКSРАСЕ. При удалении символа справа от курсора применяется клавиша DEL. Для удаления больших фрагментов текста их целесообразно предварительно выделить, нажать клавиши ВАСКSРАСЕ или DEL.

добавление текста. Существуют два режима добавления текста: вставка и замена. Для переключения этих режимов используется клавиша Insert. Во время вставки вводимые символы, слова и предложения включаются в текст. Сам текст при этом смещается вправо, освобождая место для новых символов.

При замене вводимые символы включаются в текст вместо существующих, начиная с позиции текстового курсора. Существующие символы автоматически удаляются и новая информация как бы вводится вместо старой.

Таким образом, для добавления текста в документ необходимо: а) установить текстовый курсор в требуемое место; б) включить режим вставки или замены; в) осуществить набор текста с клавиатуры.

перемещение и копирование фрагментов текста. Для перемещения или копирования фрагментов текста в редакторе Word существуют две технологии. Первая предусматривает использование буфера обмена, а вторая - Dгag-аnd-Dгор (перетаскивание). Первая технология предпочтительнее при перемещении или копировании фрагментов на большие расстояния. Вторую технологию следует применять для перемещения фрагментов на небольшие расстояния (в пределах видимого текста).

использование буфера обмена. Буфер обмена применяется в редакторе Word при перемещении, копировании и удалении фрагментов текста. Под буфером обмена понимается участок памяти, в который временно помещается вырезанный или скопированный фрагмент текста или графики.

Алгоритм использования буфера обмена имеет следующий вид: а) выделить фрагмент, который необходимо переместить или скопировать; б) вырезать (Правка-Вырезать) или скопировать (Правка-Копировать) этот фрагмент в буфер обмена; в) установить текстовый курсор в позицию, начиная с которой требуется поместить фрагмент текста, находящийся в буфере обмена; г) вставить фрагмент из буфера обмена в документ (Правка-Вставить ).

Следует отметить, что фрагмент по-прежнему остается в буфере обмена. Поэтому фрагмент можно еще много раз вставить в другой участок текста или в другой документ. Аналогично, используя буфер обмена, можно вставлять информацию в текст документа Word из другой Windows программы. Например, можно вставить в документ Word участок таблицы Ехсеl, предварительно его выделив и поместив в буфер обмена.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ Drag - and - Drop. Эта технология применяется при перемещении фрагментов текста или графики в рамках одного документа.

Алгоритм ее использования имеет следующий вид: а) выделить фрагмент, который необходимо переместить; б) установить указатель мыши на выделенный фрагмент; в) нажать левую кнопку мыши и, не отпуская эту кнопку, переместить указатель мыши в позицию, начиная с которой требуется поместить фрагмент. В результате выделенный фрагмент переместится в требуемое место.

повторение и отмена выполненных действий. Работая в редакторе Word, пользователь имеет возможность отменить или повторить последние выполненные действия. Отмена осуществляется с помощью команды Правка-Отменить или кнопки и начинается с последнего действия в обратном порядке выполнения (последнее, предпоследнее и т.д). Повторение действия, которое ранее было отменено, выполняется с помощью командыПравка-Повторить или кнопки

1. Расскажите о текстовой форме представления информации. Какие другие формы представления информации вы знаете? Расскажите о преимуществах или недостатках представления информации в виде текста по сравнению с описанной вами.

2. С какой целью вы создаете тексты? Приведите два-три примера.

Чтобы потом мои произведения читали тысячи людей. Чтобы отправлять письма друзьям.

3. Приведите примеры текстов, различающихся по размеру, по оформлению, по назначению.

4. Какие принципиальные изменения в процесс создания текста внес компьютер?

5. Как вы понимаете смысл высказывания: "Что написано пером, то не вырубить топором"? Согласны ли вы с этим?

6. Что общее и в чем различие возможностей текстового процессора и текстового редактора?

7. Что вы понимаете под текстовым документом?

8. Перечислите основные этапы подготовки текстового документа на компьютере.

Ввод (набор), редактирование, форматироание и печать.

9. Какие правила необходимо соблюдать при наборе (вводе) текста?

10. Как можно преобразовать текст на этапе его редактирования?

11. Какие способы "перемещения" по большому текстовому документу вам известны?

12. Для чего необходимо осуществлять форматирование текста? Как можно преобразовать текст на этом этапе?

13. Как называется устройство для вывода документа на бумагу?

14. Какой способ создания текста - компьютерный или рукописный - вам нравится больше? Свой ответ обоснуйте.

Компьютерный способ создания текста - текст получается более аккуратный, красиво оформленный, без ошибок.

15. Одно из значений слова "редактор" - лицо, исправляющее рукопись с согласия автора. Попытайтесь на основе этой информации объяснить, почему компьютерные программы для создания текстов назвали текстовыми редакторами.

Читайте также: