Документ адресованный руководителю организации с изложением какого либо вопроса
Обновлено: 30.06.2024
Докладная записка
Документ адресованный руководителю данной либо
вышестоящей организации, содержащий изложение какого-либо
вопроса с выводами.
Обычно докладная записка информирует руководство об
имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся
ситуации, требующих принятия решения.
Цель: инициировать предложенные решения.
Могут быть :
1.Внешняя докладная записка представляется руководителю
вышестоящей организации
2. внутренняя – руководителю подразделения или организации;
внутренние докладные записки создаются по инициативе работника
или по заданию его непосредственного руководителя с целью
повысить эффективность деятельности организации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех
смысловых частей:
• в первой части излагаются причины, факты или
события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй части анализируется сложившаяся ситуация
и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей части содержатся выводы и предложения о
конкретных действиях, которые, по мнению
составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать –
в этом случае текст докладной записки содержит
обоснование, выводы и предложения составителя.
3. Внутренняя докладная записка
4. Внешняя докладная записка
5. Предложение
разновидность докладной записки, содержащая
перечень конкретных предложений по
определенному вопросу.
Предложения по служебной, административной
деятельности отличаются от коммерческих
предложений, которые, как правило, оформляются в
виде письма-предложения.
Составляется аналогично докладной записке, как
правило, по заданию руководства.
Текст предложения содержит две части:
обоснование и заключение – перечень
предложений.
Предложения составляются руководителями подразделений
и специалистами, представляются руководству,
подписываются составителем.
Предложения могут представляться в вышестоящие
организации по вопросам, решение которых находится в
компетенции этих организаций.
Предложения, адресованные другому должностному лицу,
оформляются на стандартном листе бумаге, предложения,
адресованные вышестоящей организации, – на общем
бланке.
Обязательными реквизитами предложения
являются: наименование структурного подразделения,
(наименование организации– при адресовании
вышестоящей организации), наименование вида
документа, дата и регистрационный номер, место
составления (при адресовании вышестоящей
организации),заголовок к тексту, адресат, подпись.
7. Пример предложения
8. Объяснительная записка
Текст объяснительной записки состоит из двух частей:
первая часть содержит факты, послужившие поводом
к ее написанию, вторая – причины, объясняющие
сложившуюся ситуацию.
Отличие объяснительной записки от докладной
записки заключается в отсутствии смысловой части, в
которой излагаются выводы и предложения.
Объяснительную записку подписывает ее составитель.
Датой объяснительной записки является дата ее
составления и подписания.
Обязательными реквизитами объяснительной
записки являются: наименование
организации, наименование вида
документа, дата, регистрационный номер, место
составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.
10. Пример объяснительной записки
11. Заявление
Заявление подписывается автором и передается (направляется)
для принятия решения.
Решение руководства выражается резолюцией.
Заявление с резолюцией служит основанием к
изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа
(письма автору о принятии решения, справки о состоянии
затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы,
проверки и т.п.).
Обязательными реквизитами заявления являются:
наименование вида документа, дата, регистрационный
номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение,
в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес
заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора
заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.
13. Пример заявления
14. Представление
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или
поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий
по вопросам деятельности учреждения.
Представление оформляется на стандартном листе бумаги.
Текст представления содержит следующую информацию:
• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• образование;
• занимаемую должность;
• наименование структурного подразделения;
• стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);
• оценку служебной деятельности;
• повышение профессионального уровня;
• оценку политических, деловых и моральных качеств;
• информацию об участии в общественной работе;
• мотив назначения, перемещения или поощрения;
• наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;
• структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить.
Представление подписывается руководителем структурного
подразделения и адресуется руководству организации.
Датой представления является дата его подписания.
Обязательными реквизитами представления
являются: наименование подразделения, наименование вида
документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к
тексту, подпись.
16. Пример представления
17. СПРАВКА
Справка:
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных
фактов и событий.
2) документ, подтверждающий факты биографического или
служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность
организации, могут быть внешними и внутренними.
Внешние справки составляются для представления в другую (как
правило, вышестоящую) организацию
внутренние справки – для представления руководству организации
или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или
бланке справки) аналогично внешним докладным запискам,
внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней
докладной записке с теми же реквизитами.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может
включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в
справке сведения.
Например:
Справка о комплектовании тематического комплекта "Информационносправочная система архивной отрасли" (ИССАО) в 2009 г.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты,
послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй
приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки
может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит
однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде
таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст
может состоять из нескольких разделов.
Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель.
Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают
руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние
справки подписываются руководителем структурного подразделения или
специалистом-составителем.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или
служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным
бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются
печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные
бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.
Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь
следующие данные:
• фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;
• указание, в удостоверении каких сведений выдана;
• для каких целей или в какую организацию выдана;
• подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
• дату составления;
• оттиск печати.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и
отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется
использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана…",
"Настоящим подтверждается, что … действительно работает…" и т.д.
Обязательными реквизитами справки являются: наименование
организации (для внутренней – наименование структурного
подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный
номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к
тексту (для справки, оформленной на форматеА4), подпись, оттиск
печати (для справки биографического и финансового характера).
К справочно-информационным документам относятся: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, телекс, факсограмма, телефонограмма.
Акт –это документ, фиксирующий фактическое состояние дел.
В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов: передачи дел, материальных ценностей и т.п.
Для подготовки перечисленных документов следует использовать формы установленного образца.
Текст акта в общем случае состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого фиксируется факт (событие, действие и т.п.), в подготовке акта.
В именительном падеже указываются:
1. наименование их должностей;
2. наименование представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);
3. фамилии и инициалы.
Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем при наличии заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последнем в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения.
В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).
Протокол –это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.
В соответствии с инструкцией протокол составляется на основании:
1. записей, произведенных в время совещания (заседания);
2. представленных тезисов докладов и выступлений;
4. проектов решений;
5. других документов и материалов протокольного мероприятия.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей вводной и основной.
Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:
1. председатель или председательствующий;
3. присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);
5. докладчики по каждому пункту повестки дня.
Справка – документ, содержащий ответ на запрошенную информацию, или подтверждение тех или иных фактов и событий. Могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Докладная записка – адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внутренней и внешней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.
Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе, говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи).
Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Приложение 1. (к п. 1.3) | ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ, ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ
Приложение N 1
(к п. 1.3)
ПЕРЕЧЕНЬ
ОСНОВНЫХ ВИДОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ,
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ
документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акт об уничтожении дел и документов, акт приема-сдачи дел и др.).
документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.
документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей прокуратуры, структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, подразделения, специалиста по конкретному документу или вопросу.
документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника (заявление о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д.).
нормативный акт, издаваемый или утверждаемый руководителем прокуратуры в целях определения порядка выполнения отдельных видов работ, правил работы с документами, регулирования организационных, финансовых и иных сторон деятельности органов прокуратуры, структурных подразделений, должностных лиц.
документ преимущественно по вопросам информационно-методического характера, распространения положительного опыта и др.
документ по вопросам организации или методики проведения проверок, осуществления прокурорского надзора и другим направлениям деятельности органов прокуратуры Российской Федерации, носящий рекомендательный характер.
документ, содержащий анализ исполнения приказов, инструкций, указаний Генерального прокурора Российской Федерации, состояния прокурорского надзора, деятельности прокуратур по тем или иным вопросам за определенный период. Направляется в подчиненные прокуратуры в целях информации и принятия мер к устранению недостатков.
документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета); документ, поясняющий действия того или иного должностного лица.
документ, содержащий мнение учреждения или специалиста о работе, публикации, научном отчете и др., присланных на рассмотрение.
документ, содержащий сведения о проделанной работе, об исполнении приказов, указаний, других актов, представленный в установленный срок вышестоящей прокуратуре или должностному лицу.
систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.
обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте, в том числе электронной).
правовой акт, определяющий задачи, структуру, функции, обязанности, права, ответственность, организацию работы прокуратур и их структурных подразделений, организаций и должностных лиц органов прокуратуры Российской Федерации, участие общественных организаций в управленческой деятельности, другие формы государственно-служебных и трудовых правоотношений.
документ, содержащий задание по проверке или разрешению конкретных обращений, а также по другим вопросам. Направляется за подписью руководителя прокуратуры, начальника подразделения.
акт прокурорского реагирования, вносимый в государственные органы, общественные организации и должностным лицам, содержащий изложение и анализ фактов, послуживших основанием для внесения представления, а также предложения об устранении нарушений закона, способствующих им условий и подлежащий рассмотрению в установленный законом срок.
правовой акт, издаваемый руководителем прокуратуры на основании и во исполнение законов по вопросам организации и деятельности органов прокуратуры, отдельным отраслям прокурорского надзора и личному составу.
акт прокурорского реагирования на противоречащий закону правовой акт государственного органа или должностного лица, содержащий мотивированное требование об отмене незаконного правового акта или приведении его в соответствие с законом.
документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.
правовой акт, издаваемый руководителем прокуратуры в пределах своих полномочий по вопросам организации работы, распределения обязанностей и т.п. и подлежащий обязательному исполнению.
правовой акт, издаваемый коллегиальными органами управления прокуратуры, в том числе совместно с другими органами, по основным направлениям деятельности.
документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, разногласий, документооборота и др.).
документ, содержащий информацию об отдельных происшествиях, результатах расследования определенных категорий дел, выявлении существенных нарушений законов, направляемый в вышестоящую прокуратуру.
обобщенное название различных по содержанию документов оперативного характера, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.
обобщенное название различных по содержанию документов оперативного характера, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
правовой акт, издаваемый руководителем прокуратуры по вопросам организации исполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей прокуратуры, а также по вопросам информационно-методического характера.
Акт - документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.
Анкета - форма представления унифицированного текста (документ), в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям.
График - план работ с точными показателями сроков и объемов выполнения.
Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами (предложениями) составителя.
Должностная инструкция - документ, определяющий обязанности, права и ответственность должностного лица.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение, адресованное лицом или группой лиц учреждению или должностному лицу.
Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Извещение о заседании, собрании, конференции - документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.
Инструкция - правовой акт, издаваемый учреждением (утверждаемый его руководителем или руководителем вышестоящей организации) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения (его подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят правила, рекомендации, методические рекомендации, методические указания и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. Целесообразно объединить все перечисленные акты в инструкцию.
Личная карточка - документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.
Обзор - документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работе в той или иной областях или о деятельности группы учреждений в определенный период.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста о работе, присланной на рассмотрение.
Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении задания, работы, подготовке мероприятий, поручений и проведении тех или иных мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, объединенных едиными правилами составления и оформления.
План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), конкретных исполнителей и контролеров.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).
Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм.
Правила - свод обязательных для выполнения норм и требований.
Представление - а) документ, рекомендующий адресату осуществление действий (мероприятий), касающихся личного состава организации (перемещение, назначение, поощрение и т.п.) или ее деятельности; б) документ, содержащий информацию о фактах нарушения законности и представляемый прокурором в соответствующие инстанции.
Предложение - разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Протокол - документ, фиксирующий процесс обсуждения и решения (постановления), принятые коллегиальным органом.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), в целях решения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).
Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону).
Указание - правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной организации или вышестоящим органом управления.
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.
Читайте также: