Что такое договор с контрагентами
Обновлено: 04.05.2024
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена цифровыми документами между контрагентами с помощью интернет-сети. Такое взаимодействие происходит на законных основаниях и является юридически значимым. Обмен осуществляется без использования бумажных оригиналов, что экономит трудо- и времязатраты.
Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами
Для осуществления взаимодействия с контрагентами при помощи ЭДО необходимо выбрать способ передачи электронного документооборота.
Прямой обмен документами в электронном виде между организациями
Данный вид передачи документов между контрагентами осуществляется с помощью электронной почты без использования систем ЭДО. Контрагентам достаточно заключить между собой договор.
Компания самостоятельно создаёт необходимые условия для обмена:
- утверждает создание документов внутри организации в соответствии с законодательными нормами;
- ведёт переговоры с клиентами о применении электронных документов;
- подписывает контрагентский договор об использовании ЭДО с каждым партнёром;
- предоставляет необходимый технический уровень оборудования;
- обеспечивает порядок надёжного доступа к сети и безопасную передачу данных.
Использование такого вида обмена не допускает возможность отправки счёт-фактур. Запрет устанавливает п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Пункт налогового кодекса обязывает компании передавать документ только через российских операторов ЭДО, соответствующих требованиям.
Обмен через оператора ЭДО
Документооборот между компаниями осуществляется с помощью фирмы посредника — оператора ЭДО. Такая организация имеет необходимые технические средства и законные основания для юридически значимого обмена электронными документами между клиентами.
Оператор электронного документооборота выполняет функцию независимого участника, задача которого:
- обеспечение технической составляющей оборудования клиента — предоставление сервиса ЭДО;
- поддержка установленных форматов документов;
- отправка и принятие от компаний-партнёров соглашений об электронном взаимодействии;
- законная отправка юридически значимых документов, в том числе счёт-фактур;
- фиксация даты и времени отправки или получения документа;
- контроль подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи;
- гарантия безопасной и непрерывной передачи зашифрованных данных;
- хранение переданных электронных документов.
Для работы в системе электронного документооборота клиент заключает договор с оператором ЭДО. Тот, в свою очередь, направляет заявление в ФНС, о переходе компании на электронное взаимодействие с клиентами.
Порядок перехода на ЭДО с контрагентами
Переход на системы электронного документооборота необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством контрагентов. Для перехода на ЭДО организации составляют контрагентский договор или дополнительное соглашение с партнёрами. Если взаимодействие осуществляется через операторов ЭДО, то достаточно осуществить обмен приглашениями в сервисе. Список операторов ЭДО, осуществляющих законную передачу электронных документов, можно посмотреть на сайте ФНС.
Для обмена приглашениями и передачи данных внутри системы электронного документооборота необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Ст. 7 63-ФЗ предусматривает обмен электронными документами с иностранными контрагентами. В таком случае у зарубежного партнёра должна быть подпись, соответствующая признакам УКЭП и созданная по нормам права иностранного государства и международных стандартов.
С чего начать переход на ЭДО с контрагентами
Для перехода на электронный документооборот необходимо внести изменения в учётную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:
- способ перехода на электронный документооборот с контрагентами — прямой обмен или через операторов ЭДО;
- вид документов для цифровой передачи;
- порядок использования УКЭП;
- список уполномоченных работников;
- регламент предоставления отчётов в ФНС.
После внесения регламента в учётную политику компании необходимо выполнить нижеуказанные действия.
Составить цепочку документооборота
Адаптация бизнес-процессов происходит после определения ответственных сотрудников. Схемы перемещений документов внутри компании, необходимо оптимизировать под ЭДО. Если используются системы электронного документооборота через оператора, то процессы хранения и отправки документов автоматизируются.
Получить электронную подпись и дополнительный софт
Ответственных сотрудников необходимо обеспечить УКЭП. В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ, такая подпись делает документы юридически значимыми и является аналогом рукописной. Использование УКЭП не предусматривает дополнительного соглашения и подтверждения личности сторон. Получить данный вид подписи можно только в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Минцифры РФ. Список таких УЦ размещён на сайте ведомства.
Для внутренних электронных документов порядок использования УКЭП не является обязательным. Подойдёт простая или неквалифицированная электронная подпись. Таким образом, для сотрудников, не уполномоченных отправлять внешние документы, не понадобится приобретать УКЭП. Такая мера сократит расходы компании на техническое оснащение при переходе на ЭДО.
Подключить контрагентов
Как пригласить контрагента к ЭДО
После поиска в системе появляются результаты трёх видов:
Система произведёт поиск всех организаций по ИНН из файла и отобразит их списком.
Как принять приглашение
Для принятия приглашения необходимо:
В открывшемся окне отобразится список отправивших приглашение на использование ЭДО контрагентов:
Далее принять или отклонить приглашение, нажав соответствующую кнопку.
Для отправки приглашения необходимо:
В полученном списке выбрать необходимый идентификатор и кликнуть по нему:
Сервис оповестит об успешной отправке приглашения:
Как принять приглашение
Если вам отправлено приглашение, то на почту, привязанную к сервису ЭДО, поступит соответствующее уведомление:
После появится уведомление об успешном принятии приглашения:
Для добавления контрагента необходимо выполнить следующие шаги:
В списке контрагентов выбрать необходимого партнёра:
Как принять приглашение
Заключение
Переход компании на ЭДО имеет ряд преимуществ. Эксперты оценивают сокращение временных затрат сотрудников на восемьдесят процентов после трансформации компаний с бумажного документооборота в электронную форму.
Читайте также: