Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль оформленный на юр лицо

Обновлено: 07.05.2024

Для правильного отражения расхода топлива организациям нужен документ, содержащий сведения о работе автомобиля. Например, путевой лист. Приведем возможную форму путевого листа, в который организация вносит необходимые ей сведения об эксплуатации легкового автомобиля, используемого для поездок административно-управленческого персонала.

Ситуация

На рассматриваемый автомобиль приказом руководителя установлены для применения:

— норма расхода бензина 7,8 л/100 км (в размере, равном определенному Минтрансом);

— корректировки данной нормы при определенных условиях эксплуатации. В частности, при поездках по г. Минску норма повышается на 15%, при отрицательной температуре воздуха на момент выпуска автомобиля на линию норма расхода топлива повышается на 5%. При одновременном применении повышений они суммируются.

Учет топлива организация ведет в литрах с точностью два знака после запятой.

1 ноября данный автомобиль использовался для служебных поездок по г. Минску. При выпуске автомобиля на линию зафиксирована положительная температура воздуха.

Пояснения к заполнению

2. При создании формы путевого листа легкового автомобиля и правил его оформления следует определить круг сведений, которые будут в нем фиксироваться:

1) сведения о работе автомобиля, необходимые для списания топлива.

Стоимость топлива, израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, списывается в бухучете в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 в зависимости от направления использования этих транспортных средств (ч. 1 п. 83 Инструкции N 133). Каким образом фиксируются данные о направлении использования транспорта, организация определяет самостоятельно. В частности, в путевом листе можно отражать сведения о выполнении водителем задания (например, маршрут, подпись ответственного лица и др.). Степень детализации маршрута следования в данном документе организация определяет самостоятельно с учетом потребности в такой информации.

Расход топлива нормируется. В частности, при налогообложении прибыли в затраты включают стоимость топлива, израсходованного в пределах норм (подп. 1.2-1 ст. 171 НК). Поэтому для контроля расхода топлива наряду с его фактическим расходом целесообразно указывать сведения о расходе топлива по норме, экономии либо перерасходе.

Кроме того, целесообразно отразить сведения о пробеге: нормы расхода топлива легковым автомобилем в общем случае устанавливают на 100 км пробега, поэтому для подтверждения величины нормируемого расхода, контроля за использованием топлива необходимо знать пройденное автомобилем расстояние. Если организация в зависимости от условий эксплуатации автомобиля корректирует норму расхода топлива либо применяет разные нормы, пробег фиксируется в разрезе таких условий. Логично зафиксировать и исходные данные для расчета пробега, то есть показания спидометра при выезде автомобиля и его возвращении;

Перечисленные сведения могут быть необходимы организации и для иных целей, нежели списание топлива. Например, информация об экономии топлива нужна, если организация премирует водителей за экономию топливно-энергетических ресурсов (подп. 1.1 п. 1 Постановления N 1124).

2) учет рабочего времени водителя.

Наниматель должен организовать учет рабочего времени своих работников. Учет рабочего времени водителей осуществляется в табелях использования рабочего времени и других документах.

Формы документов для учета использования рабочего времени, а также порядок их заполнения утверждает организация (ст. 133 ТК, ч. 1 и 2 п. 20 Положения о рабочем времени водителей).

Отдельные сведения можно включить в документ, служащий для учета работы автомобиля. Но можно использовать и иной документ. В рассматриваемой ситуации в путевом листе учет рабочего времени водителя не ведется;

3) контроль за техническим состоянием автомобиля.

Организация обязана осуществлять контроль за соответствием технического состояния и конструкции принадлежащего ей автомобиля установленным требованиям. Транспортные средства, техническое состояние которых не соответствует установленным требованиям, не допускаются к участию в дорожном движении (абз. 2 ч. 1 ст. 34 Закона N 313-З, п. 208 ПДД). Требование о документальном оформлении результатов контроля технического состояния автомобиля указанные НПА не предъявляют. Однако такие результаты целесообразно зафиксировать. В рассматриваемой ситуации организация предусмотрела соответствующую отметку в документе, служащем для учета работы автомобиля;

4) сведения о прохождении водителем контроля на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения или в состоянии, вызванном потреблением наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических или других одурманивающих веществ (далее — приборный контроль).

По решению руководителя организации приборный контроль опьянения может также проводиться во время и после окончания рабочей смены (рабочего дня) водителя (ч. 2 п. 3 Инструкции N 25/28).

Организация может вносить в документ, служащий для учета работы автомобиля, иные необходимые ей сведения.

3. Следует также определить, за какой период будет заполняться рассматриваемый документ. Например, можно составлять отдельный документ каждый день или заполнять его за определенный период (к примеру, неделю, декаду или месяц).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

ВОПРОС

На балансе организации есть легковой автомобиль. Машиной пользуются по работе многие сотрудники ежедневно. Организация нетранспортная. Как в данной ситуации оформлять путевые листы, раньше оформляли один на месяц. Нужно ли предрейсовое и послерейсовое медицинское освидетельствование? Нужны ли отметки о технической исправности перед выездом? Как правильно организовать и можно ли упростить ведение путевых листов в нашей ситуации, чтобы не было претензий со стороны ГИБДД?

Оформление путевых листов обязательно, в том числе и для организаций, которые не осуществляют коммерческие перевозки (нетранспортные). Единственное исключение, позволяющее не оформлять путевой лист, ситуация, когда работник использует легковой автомобиль организации исключительно для личного перемещения (не перевозит грузы и не перемещает иных лиц) и при этом не работает в должности водителя.

Путевой лист должен оформляться на один день или на срок более одного дня, если такова продолжительность рейса.

Предрейсовые и послерейсовые медицинские освидетельствования не обязательны, при условии, что транспортным средством управляет сотрудник, который не является водителем и в трудовую функцию которого не входит управление транспортным средством.

Организация, осуществляющая перевозки для собственных нужд легковыми автомобилями, не обязана проставлять в путевом листе отметки о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства.

Во избежание претензий со стороны контролирующих органов необходимо придерживаться норм действующего законодательства при оформлении путевых листов.

ОБОСНОВАНИЕ

П. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта": запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Порядок оформления путевого листа на транспортное средство предусмотрен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Порядок). Порядок заполнения путевых листов обязателен для юридических лиц, эксплуатирующих легковые автомобили (п. 2 Порядка).

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое организацией, в частности, для осуществления перевозок грузов и пассажиров, даже если организация не занимается предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов (п. 9 Порядка, Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529).

Следует отметить, под перевозками для собственных нужд подразумевается перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов без заключения договоров перевозки или фрахтования (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения"). Это означает, что в ситуации, когда работник использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, кроме самого себя, то есть использует исключительно для передвижения, наличие путевого листа не требуется.

При осуществлении перевозок для собственных нужд путевой лист может быть выдан (п. п. 4, 10 Порядка): на один рабочий день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня); на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня).

Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 N ДЗ-514-ПГ).

Из чего следует, путевой лист должен оформляться на один день или на срок более одного дня, если такова продолжительность рейса.

Что касается проведения медицинского осмотра, то согласно действующему законодательству сведения о проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя отражаются в путевом листе в случае, когда проведение медицинского осмотра обязательно. Обязательный периодический медицинский осмотр должны проходить лица, работающие водителями автомобилей, и индивидуальные предприниматели, самостоятельно управляющие автомобилем, на котором осуществляются перевозки (ч. 1 ст. 213 ТК РФ, ст. 23 Закона N 196-ФЗ). Из чего следует, что проходить указанные медицинские осмотры должны только те работники, которые работают в должности водителя.

Однако судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения судов, поддерживающие точку зрения, что проходить медицинские осмотры должны только те работники, которые работают в должности водителя (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 N Ф10-863/2015; Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894).

Есть другая позиция, что организации все-таки необходимо проводить предрейсовые и послерейсовые медосмотры сотрудников (неводителей), чья трудовая функция или должностные обязанности предполагают управление служебным автомобилем (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 18.03.2014 N Ф03-336/2014 по делу N А37-3185/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 06.06.2013 N 06АП-5556/2012 по делу N А37-2345/2012, от 15.06.2012 N 06АП-2120/2012).

Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

Дата публикации 15.03.2021

Путевой лист – это первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства (далее – ТС) и водителя в организациях и у предпринимателей, деятельность которых связана с автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Такой вывод следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее – Устав автомобильного транспорта) и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Утвержденной формы путевого листа нет. Организации и ИП должны самостоятельно разработать форму путевого листа, предусмотрев в ней обязательные реквизиты, которые перечислены в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 (далее – Приказ № 368). На это указал Минтранс России в письме от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ. Утвердивший обязательные реквизиты путевого листа приказ вступил в силу и применяется с 01.01.2021. До этой даты действовал приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Что изменилось в оформлении путевых листов в 2021 году, читайте здесь.

Путевой лист следует заполнять на любое ТС, которое используется организацией или предпринимателем. Это следует делать, даже если в ТС только один водитель, а грузы или пассажиры не перевозятся (п. 8 Приказа № 368). Путевой лист должен быть оформлен не только при оказании услуг с использованием транспорта (например, по договору перевозки), но и в случаях, когда транспорт используется для собственных (служебных, хозяйственных) нужд организации или ИП. Несмотря на это, п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта по-прежнему запрещает перевозки без путевого листа только транспорту, который перевозит грузы или пассажиров. Таким образом, между Приказом № 368 и законом есть противоречие. Вероятно, оно будет устранено в будущем.

Порядок оформления и содержание путевого листа

Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или предпринимателя либо самим предпринимателем и выдается водителю ТС в поездку.

Перечисленные ниже обязательные реквизиты путевого листа не противоречат обязательным реквизитам первичного учетного документа, которые содержатся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 1 – 7 Приказа № 368):

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) ТС;
• сведения о ТС;
• сведения о водителе;
• сведения о перевозке.

Рассмотрим эти реквизиты подробнее.

Наименование и номер путевого листа

В шапке путевого листа следует указать его наименование и тип транспортного средства (например, "Путевой лист легкового автомобиля"), а также порядковый номер в соответствии с внутренней нумерацией документов, установленной в организации или у предпринимателя (п. 11 приказа № 368).

Сведения о сроке действия путевого листа

Здесь необходимо указать дату (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован (например, 25.07.2021). При этом:

• при оформлении путевого листа на один день указывается дата (число, месяц, год) использования путевого листа (например, 25.07.2021);
• при оформлении путевого листа более чем на один день указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (например, с 14.05.2021 по 24.05.2021).

Максимальный срок действия путевого листа не ограничен. При его оформлении следует соблюдать ряд правил:

• оформлять путевой лист следует (п. 9 Приказа № 368):
  • если длительность рейса водителя ТС превышает продолжительность его смены (рабочего дня) – до начала выполнения рейса;
  • если в течение смены (рабочего дня) водитель ТС совершает один или несколько рейсов – до начала первого (или единственного) рейса;

  Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

  Заполнение этого реквизита зависит от того, кем оформляется путевой лист – организацией или предпринимателем.

  Сведения о транспортном средстве

  В этом реквизите необходимо указать исчерпывающую информацию о ТС, на которое оформлен путевой лист:

  • тип ТС, его марку и модель, а также марку и модель прицепа (полуприцепа), если он используется (например, легковой автомобиль Kia Cerato, прицеп "Бизнес Экспедиция" легковой);
  • государственный регистрационный номер ТС и прицепа (полуприцепа), если он используется, либо регистрационный и/или инвентарный номер троллейбуса или трамвая;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если законом предусмотрена обязательность проведения таких проверок);
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения

  Они проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию ТС. В случае успешного прохождения осмотра в путевом листе проставляется отметка "выпуск на линию разрешен", а также подпись, фамилия и инициалы указанного лица, показания одометра (полные километры пробега) при выезде ТС с парковки (парковочного места), а также при заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня).

  Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителем ЮЛ или ИП, а также заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов (п. 12 Приказа № 368). Если предприниматель совмещает обязанности водителя, даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются им самостоятельно (п. 13 Приказа № 368).

  Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов для нескольких водителей, дата, время и показания одометра при выезде ТС с парковки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки. Эти же показания на момент заезда на парковку отражаются в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку (п. 14 Приказа № 368).

  Сведения о водителе

  В этом реквизите путевого листа необходимо указать:

  • Ф. И. О. водителя;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя (если проведение таких медосмотров обязательно в силу закона).

  Проставляя в путевом листе отметки о прохождении водителями медосмотров, следует учитывать, что даты и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, который проводит соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 15 Приказа № 368). При этом:

  • после предрейсового медосмотра проставляется отметка "прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен";
  • после послерейсового медосмотра проставляется отметка "прошел послерейсовый медицинский осмотр".

  Подробнее о проведении медицинских осмотров работников читайте здесь.

  Сведения о перевозке

  Дополнительная информация

  В путевом листе можно указать дополнительные реквизиты с учетом особенностей деятельности организации или предпринимателя, связанной с эксплуатацией ТС.

  В качестве образца для создания путевого листа можно использовать типовую форму № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, либо разработать форму самостоятельно.

  Учет и хранение путевых листов

  Оформленные путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов (далее – журнал). Такой журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Если журнал ведется на бумаге, его страница должны быть пронумерованы и прошнурованы. Если журнал ведется в электронном виде, следует обеспечить возможность его печати на бумаге при необходимости (п. 17 Приказа № 368).

  Еще один важный момент. Если журнал ведется в электронной форме, то все внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной подписью (п. 18 Приказа № 368).

  Примерная форма журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Применять эту форму необязательно, однако ее можно взять за основу при составлении собственной формы журнала.

  Оформленные путевые листы следует хранить в течение 5 лет (п. 553 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

  С начала 2021 действуют новые правила по заполнению путевых листов. Чтобы не получить штраф, организациям нужно использовать правильные бланки, указывать все необходимые данные и хранить путевые листы в течение 5 лет. Что изменилось в оформлении и как можно упростить работу с путевыми листами? Рассмотрим всё в статье.

  
  

  Путевые листы автомобиля: для кого обязательны

  Путевой лист — это основной документ для учёта и контроля работы водителя в компании . Он выдаётся ежедневно и даёт право на управление транспортным средством. В нём содержится информация об организации, автомобиле, маршруте и расходе топлива.

  Кто и зачем должен вести путевые листы

  Путевые листы должны применять организации и индивидуальные предприниматели, которые используют легковой и грузовой транспорт, автобусы, трамваи и троллейбусы. Эти документы необходимы, чтобы начислять водителям заработную плату, контролировать и подтверждать расход ГСМ для исчисления налога на прибыль.

  Чем грозит использование неправильного путевого листа

  Если путевого листа нет или он оформлен с ошибками, компания не сможет подтвердить расходы на горючее. Сотрудники ФНС проверяют путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает свой налог на прибыль. В случае ошибки — налоговая служба может доначислить налог и выставить пени.

  За отсутствие отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах водителя, а также о предрейсовом техосмотре, компании или индивидуальному предпринимателю грозят штрафы .

  • Компании — 30 000 рублей.
  • Руководителям компании — 5 000 рублей.
  • Водителю — 3 000 рублей.

  Правила оформления путевых листов в 2021

  Компании как и прежде могут самостоятельно разрабатывать путевые листы и дорабатывать формы. Однако новые правила предусматривают дополнительные обязательные реквизиты. Без них — путевой лист не будет действительным.

  Новые обязательные реквизиты и дополнительная информация

  С 1 января 2021 года в путевых листах должны быть указаны следующие реквизиты.

  Наименование и номер

  Сведения о сроке действия путевого листа

  В выданном путевом листе должна быть информация о сроке, в течение которого водитель может совершать по нему поездки.

  Если рейс занимает сутки, то нужно указать число, месяц, год этого дня. Если же больше — путевой лист оформляется на срок, равный продолжительности рейса. В документе пишется дата начала и окончания поездки.

  Сведения о собственнике транспортного средства

  Как и раньше юридические лица прописывают наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Индивидуальные предприниматели — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

  Сведения о транспортном средстве и прохождении техосмотра

  Сведения о ТС — уже знакомый реквизит, но его нужно дополнить новой информацией. Теперь помимо типа и модели автомобиля указывается марка. Если используется прицеп или полуприцеп, то в путевом листе также уточняется его марка, модель и регистрационный номер.

  В путевом листе также отмечаются показания одометра как при выезде автомобиля на рейс, так и по возвращению с рейса. Эти данные фиксирует ответственное за техосмотр лицо.

  Сведения о водителе и прохождении медосмотра

  В путевом листе пишется ФИО водителя, а также дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Без данных о прохождении медосмотра компании грозит штраф до 30 000 рублей .

  Согласно новым правилам после успешного прохождения медосмотра в путевых листах должны быть следующие отметки:

  Если на одном транспортном средстве на рейс выходят посменно несколько водителей, то для каждого из них оформляется свой путевой лист. Отметки о прохождении медосмотра должны стоять у каждого.

  Сведения о перевозке

  • городское,
  • пригородное,
  • междугороднее,
  • международное.

  Виды перевозки:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • организованная перевозка группы детей;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • перевозка грузов;
  • перевозка для собственных нужд.

  Образцы путевых листов 2021

  
  

  
  

  Электронный журнал путевых листов

  Компании обязаны регистрировать и хранить путевые листы в журнале. Но с января 2021 года появилась возможность вести учет путевых листов не только на бумаге, но и в электронном формате. Все внесённые в него данные должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью . При этом, обязательно должна быть возможность в любой момент распечатать журнал.

  Как упростить работу с путевыми листами

  В чём сложность?

  Оформление путевых листов требует соблюдения большого количества правил и норм. Если их не соблюдать — организации грозят штрафы и увеличение налога на прибыль. Здесь нельзя исключать человеческий фактор, ошибки в документах всегда возможны, но в этом случае они могут обойтись дорого.

  Кроме того, если водители неохотно заполняют путевые листы или вписывают неверные данные о расходе топлива, то у компании не будет полной картины трат. Есть вероятность махинаций со стороны водителей и перерасход средств на горючее.

  Заполнение и хранение путевых листов требуют внимания и большого количества времени. Сотрудники тратят его на рутину, от которой уже можно отказаться в пользу более сложных и полезных задач.

  Автоматические путевые листы

  Бóльшую часть данных, которые нужно указывать в путевых листах, можно заполнять автоматически. С помощью GPS-мониторинга можно избавить сотрудников от бумажной волокиты, исключить ошибки и возможные махинации с топливом.

  Узнайте больше об инструментах для автоматизации и эффективном управлении автопарком в нашем подробном руководстве.

  Как это работает в системе GPS-мониторинга ГдеМои

  • Начинаем контролировать транспорт.
    На транспортное средство устанавливается GPS-трекер и подключается к системе мониторинга.
  • Формируем правильный путевой лист в пару кликов.
    Перед поездкой путевой лист создается прямо в системе мониторинга за считанные секунды. Достаточно выбрать нужную машину с GPS-трекером, соответствующую форму и указать срок действия путевого листа. Распечатать бланк можно в один клик.
  • Собираем объективные данные о поездке сразу же в путевой лист.
    Всю информацию о поездке, маршруте, пробеге, расходе топлива, качестве вождения GPS-устройство будет передавать напрямую на компьютер руководителя или бухгалтера. Всё это происходит без участия водителя, ему больше не нужно тратить время на детальное заполнение бланка. Все данные автоматически собираются в путевой лист — ответственное лицо может в любой момент выгрузить их или распечатать без ручной обработки информации.
  • Храним путевые листы в электронном журнале
    Путевые листы можно открыть в системе за любой период времени, для любого транспортного средства за считанные секунды. Бухгалтер может выгрузить их в программу учета без времязатратной ручной обработки бумаг.

  В системе мониторинга ГдеМои загружены актуальные бланки путевых листов, которые соответствуют приказу Минтранса.

  
  

  Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

  Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

  Кто занимается путевыми листами на предприятии

  Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

  Кто заполняет путевой лист в организации

  Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

  Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

  1. Название организации;
  2. Сведения о работнике и основная информация о его должности;
  3. Дата выхода на работу;
  4. Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

  Кто выдает путевые листы водителям в организациях

  После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

  
  

  
  Такие терминалы обычно стоят при входе на работу
  
  

  Кто может подписывать путевые листы в организации

  Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

  Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

  Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

  
  

  
  Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

  Кто проверяет путевые листы у организации

  Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

  
  

  
  Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

  Электронный учет путевых листов на предприятии

  Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

  Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

  Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

  Программа для путевых листов: что умеет и как работает

  Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

  
  

  
  Готовый распечатанный бланк

  Чтобы получить готовый лист, водитель:

  1. Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
  2. Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
  3. Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
  4. Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
  5. Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

  Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

  • маршрут по карте: плановый и по факту;
  • начало и конец маршрута;
  • количество заказов;
  • запланированное и фактическое время работы;
  • переписку с диспетчером;
  • какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
  • телефонные разговоры;
  • пробег автомобиля.

  Можно настроить интеграцию с программами:

  ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

  Журнал учета путевых листов в электронном виде

  Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

  Регламент оформления путевых листов на предприятии

  Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

  
  

  
  Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году

  Порядок выдачи путевого листа в организации

  В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

  Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

  Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

  Срок хранения путевых листов в организации

  Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

  Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

  Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

  Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

  Штраф без путевого листа на организацию

  Изменения в путевых листах с 2021 году

  С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

  1. Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
  2. Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
  3. Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
  4. Возможность вести журнал в электронном виде.

  Электронный путевой лист — проект Минтранса

  Электронные путевые листы: как это работает

  Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.
  

  Читайте также:

    
  • Как оформить машину скорой помощи на физ лицо
    
  • Поворотники на машине где лево где право
    
  • В случае смерти пациента в санитарном автомобиле выездная бригада обязана сообщить об этом
    
  • Об устройстве двигателя каждый водитель автомобиля должен обладать полной информацией или нет
    
  • Как проверить автомобиль через госуслуги