Компенсация за подержанный автомобиль

Обновлено: 20.05.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Руководитель организации решил оплатить расходы работнику за использование личного автомобиля в служебных целях. При этом он готов выплачивать компенсацию в размере 10 тыс. руб. плюс все расходы, связанные с использованием транспорта (бензин, парковку, плановые и внеплановые техосмотры, мойку). Суммы превышают норму, которая может учитываться по налогу на прибыль, и большая часть расходов будет за счет прибыли.
Является ли правомочным одновременное установление компенсации 10 тыс. руб. и возмещение всех расходов по чекам и квитанциям? Не возникнет ли у налоговой инспекции в случае проверки вопроса о правомочности компенсации 10 тыс. руб., если все расходы возмещаются?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель имеет полное право выплачивать сотруднику компенсацию за использование автомобиля в размере 10 тысяч рублей и все расходы, связанные с его использованием, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом. При этом в целях налогообложения такие выплаты учитываются только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства N 92. Эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств при расчете налога на прибыль не учитываются.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Таким образом, как прямо следует из процитированной нормы, при использовании личного имущества работник может получать от работодателя два вида выплат:
- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Размер, данных выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
В ТК РФ компенсации за использование личных транспортных средств отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено. По сути, стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце).
Поэтому в данном случае работодатель имеет полное право выплачивать сотруднику компенсацию за использование автомобиля в размере 10 тысяч рублей и все расходы, связанные с его использованием, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом.
Что касается налога на прибыль, то согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей учитываются только в пределах норм, установленных Правительством РФ. На основании постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее - Постановление N 92) в состав расходов включаются компенсации в следующих размерах:
- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно сумма компенсации составляет 1200 руб. в месяц;
- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см сумма компенсации составляет 1500 рублей в месяц.
Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Обращаем внимание, что на протяжении многих лет контролирующие органы придерживаются позиции, что в установленных законодательством размерах компенсаций за использование легковых автомобилей уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт и др.). Поэтому эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств при расчете налога на прибыль не учитываются. Смотрите также письма Минфина России от 26.12.2018 N 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036. Поддерживают такую позицию и суды, смотрите, например, определение ВАС РФ от 29.01.2009 N 495/09, постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.02.2020 N Ф07-17382/19 по делу N А13-2437/2018, от 17.12.2019 N Ф04-5799/19 по делу N А81-9588/2018, постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.06.2019 N 16АП-2203/19 и др.
Любые расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны отвечать условиям статьи 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными затратами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому, выплата работнику компенсации не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов (письма Минфина России от 21.10.2019 N 03-04-05/80658, от 27.11.2019 N 03-03-07/92049).
Отметим, что конкретный перечень документов и мероприятий, подтверждающих производственный характер затрат на компенсацию за использование автомобиля, не установлен (письмо Минфина России от 13.08.2019 N 03-03-07/61075). В качестве документального подтверждения, прежде всего, применяются соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Такими документами также являются путевые листы (письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@). Кроме того, по мнению контролирующих органов, организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество (письма Минфина России от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629, от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
- Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта.

Иногда работа связана с частыми поездками, для осуществления которых сотрудники используют свой личный транспорт. Если автомобиль в служебных целях используется по согласованию с руководителем, работник имеет право на получение компенсации. При этом денежное возмещение предусмотрено, даже если была осуществлена всего одна поездка.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

Возмещение за пользование и естественный износ машины;
Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения. Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Расчет размера возмещения

Возмещение за пользование и естественный износ машины;
Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Подержанная машина стоит дешевле, но требует больше внимания с первого дня владения. Рассказываем о ваших действиях после покупки автомобиля с пробегом — оформлении документов, диагностике и профилактическом ремонте.

Что обязательно нужно сделать после покупки б/у машины?

Напомним, что при заключении сделки вы должны оформить договор купли-продажи в трех экземплярах — для обеих сторон и ГИБДД. Чтобы в будущем не возникало разногласий, стоит также подписать акт приема-передачи транспортного средства. Продавец также обязан предоставить вам свидетельство о регистрации (СТС) и паспорт автомобиля (ПТС). Если последний существует в цифровом виде, желательно посмотреть выписку, чтобы не столкнуться с трудностями при регистрации.

После покупки б/у автомобиля у вас есть 10 дней для постановки на учет. В течение этого времени можно свободно передвигаться по дорогам в пределах РФ. На случай остановки инспектором ГИБДД стоит возить подписанный обеими сторонами договор купли-продажи с указанием даты сделки. Если вы просрочили регистрацию, при первой остановке вам выпишут штраф 500–800 рублей. При повторном нарушении наказание будет жестче — штраф 5 000 рублей или лишение водительского удостоверения на 3 месяца. Кроме того, постановка на учет с просроченным договором обойдется на 1 500–2 000 рублей дороже.

Первое действие после покупки б/у автомобиля — прохождение обязательного техосмотра. Услуга предоставляется сервисными центрами, аккредитованными Российским союзом автостраховщиков. Их список с адресами и номерами телефонов можно посмотреть на сайте организации. Специалист, который проводит техосмотр, заполняет диагностическую карту. Если эксплуатация авто может быть небезопасной, перед регистрацией вам придется устранить поломки. Если все в норме, можно переходить к следующему этапу. Обратите внимание — диагностическая карта оформляется в электронном виде. Но лучше попросить ее бумажную копию, чтобы ускорить процедуру регистрации.

Чтобы поставить на учет б/у авто, придется также поменять полис ОСАГО — прежний перестает действовать сразу после покупки. На это отводится 10 дней с момента подписания договора купли-продажи. Учтите, что до оформления страховки вы будете нести полную ответственность в случае аварии. Полис выдает любая компания, входящая в Российский союз автостраховщиков. Его можно купить в офисе, а также заказать курьерскую или почтовую доставку.

Перед визитом в МРЭО еще раз проверьте документы. У вас должны быть:

паспорт гражданина РФ;
договор купли-продажи в двух экземплярах;
СТС прежнего владельца;
ПТС — бумажный или электронный;
диагностическая карта — бумажная или электронная;
полис ОСАГО.

Постановка на учет — финальный этап покупки автомобиля с пробегом. После регистрации вы можете пользоваться машиной без ограничений.

Как обслуживать подержанный автомобиль после покупки?

Проще всего, если вы купили относительно новую машину, у которой не истек гарантийный срок. В таком случае ее обслуживанием будет заниматься дилер. Вам нужно лишь вовремя являться на периодические ТО, соблюдая интервалы по времени и пробегу. Правила ТО указываются в сервисной книжке, которую вам должен передать предыдущий владелец.

Если гарантийный срок уже истек, но б/у автомобиль обслуживался у дилера, и вы получили сервисную книжку, после покупки вам стоит заглянуть на официальное СТО. Здесь должны знать периодичность диагностики и профилактических ремонтов. Вам расскажут, когда нужно менять запчасти и расходные материалы.

Самый сложный вариант покупки автомобиля с пробегом — без гарантии и сервисной книжки. Конечно, перед заключением договора можно провести комплексную диагностику на СТО, но даже самая тщательная проверка выявит лишь 70–80% проблем. Всегда остается вероятность столкнуться со скрытыми поломками, которые проявят себя через несколько месяцев и заставят вас тратить много денег.

После покупки авто с пробегом лучшим действием будет техобслуживание без оглядки на возраст и пробег машины. Вам обязательно нужно заменить технические жидкости — масло в двигателе и коробке передач, антифриз в системе охлаждения, а также составы в тормозной системе и гидроусилителе руля. При замене масла в двигателе можно пользоваться только щадящими средствами для промывки — агрессивные химикаты очень вредны для моторов с большим пробегом.

После покупки б/у авто обязательно меняют масляный, топливный, воздушный и салонный фильтр — оценить их состояние и остаточный ресурс очень сложно. Замене подлежат свечи, резинки стеклоочистителей, а также ремни генератора и ГРМ. Последние устанавливают по строгому регламенту — нет никакой гарантии, что прежний владелец его придерживался.

Чтобы узнать, что еще поменять после покупки автомобиля с пробегом, желательно провести комплексную диагностику на СТО — даже если вы делали ее до подписания договора. За пару недель, прошедшие после оформления документов, могут появиться признаки скрытых дефектов. Уделите особое внимание следующим узлам и системам:

электронике — внимательно просмотрите список ошибок и попросите их расшифровку;
тормозам — колодки и диски меняют при подозрении на износ или деформацию;
рулевому управлению — поврежденную рейку лучше поменять, не дожидаясь серьезной поломки;
аккумулятору — выпущенную более 3 лет назад батарею лучше заменить;
генератору — если напряжение на выходе снижено, скоро автомобиль будет тяжело заводиться;
амортизаторам — потеки масла говорят о неисправности ходовой части;
светотехнике — все лампочки должны быть исправны;
шинам — обязательно меняют при деформации, расслоении протектора или возрасте более 4–5 лет.

После окончания диагностики и ремонта нужно сделать развал-схождение и отбалансировать колеса. Эти простые операции улучшат работу подвески, повысив уровень комфорта и продлив срок службы важнейших деталей.

Финальный штрих — косметические процедуры. Если автомобилю более 4–5 лет, и пробег превышает 100 тысяч километров, лучше сделать мягкую полировку кузова, которая устранит мелкие царапины и восстановит прежний блеск. Не экономьте и на химчистке салона — она выведет посторонние запахи и поможет дольше поддерживать ощущение свежести.

Частые ошибки при покупке подержанного автомобиля

Заключение

Покупка б/у машины — непростая задача. Вам нужно проверить ее техническое состояние, убедиться в отсутствии подвоха, поставить на учет и провести комплексное обслуживание. Единственный способ упростить задачу — купить авто в специализированном салоне. Его специалисты предоставят подробный отчет о техническом состоянии и помогут с оформлением документов.

Читайте также: