В какой срок соисполнители представляют головному исполнителю предложения по выполнению поручения

Обновлено: 02.07.2024

О рганизация бизнес-процессов в компании неотъемлемо связана с постановкой задач и надзором за качеством и сроками реакции. Контроль может быть организован в традиционном ручном режиме и в системе электронного документооборота (ДОУ), большинство компаний использует оба метода.

Назначение задач

Работа начинается с постановки задач руководителем линейным подразделениям или исполнителям.

Существует три стиля в постановке целей:

1. Строго императивный. Руководитель формулирует цели для коллектива, подразделений, работников и доводит до их сведения. Такой стиль предполагает глубокое знакомство руководителя со всеми тонкостями производственного процесса и должностными обязанностями сотрудников.

2. Полуформальный. Руководитель формулирует задачи, затем проводит обсуждение с коллективом и, получив обратную связь, готовит план действий. Стиль свойственен компаниям с высоким уровнем интеллектуальной составляющей в трудовом процессе.

3. Либеральный. Руководитель намечает общие планы, и каждое подразделение в их рамках самостоятельно разрабатывает свои цели, например, поднять оборот или объем продаж на 110 % от показателей предыдущего года. Такой метод формулирования задачи требует возможности оценить эффективность ее решения в конкретных числовых показателях.

Описанные методы связаны с разработкой плана работы на год или квартал. В стандартной деятельности предприятия новые цели и задачи возникают ежедневно.

Обычно их доведение до персонала идет одним из двух путей:

на совещаниях, когда задачи подразделениям ставятся в протоколе заседания;
в виде раздачи поручений одному исполнителю или нескольким соисполнителям.

Формализованные в стратегиях и планах задачи превращаются в конкретные поручения, надзор за которыми происходит на уровне подразделения, отвечающего за административное делопроизводство.

Производственные психологи акцентируют внимание на следующем: насколько работник организации может повлиять на формулировку задач, насколько он чувствует вовлеченность в общий процесс, настолько возрастает его заинтересованность в результатах труда. Императивный стиль постановки задач и последующего надзора свойственен организациям государственного и военного сектора. Он окажется неэффективным для разработчиков программного обеспечения или новых технологий.

Важным моментом всегда бывает внутренняя готовность принять поручение. Если работник не согласен с ним, то реакция не будет эффективной. Причины могут быть объективными – руководитель не учел все обстоятельства, и субъективными, в форме прокрастинации, когда сотрудник будет находить разные причины не делать то, с чем он не согласен.

Третья ситуация, когда цели формируются на уровне подразделений, все сотрудники участвуют в обсуждении и предлагают реальные планы, соответствующие коллективному видению, оказывается эффективной, если движущей силой компании является трудовой энтузиазм персонала.

Руководитель, формируя цели на период или оперативные, обязан исходить из следующего:

цели, которые он ставит для подразделений и сотрудников, должны быть понятны и измеримы по качественным и количественным характеристикам. Необходима объективная оценка того, достигнута цель или нет;
частные цели формулируют таким образом, чтобы достичь выполнения общей в полном объеме, разрывов быть не может;
формулировка поручения должна быть понятна исполнителю, не должно быть допущений или неоднозначных смыслов;
поручение должно быть принято исполнителем, и он способен его выполнить качественно и своевременно;
в случае решения задачи несколькими подразделениями и соисполнителями нужно видеть все цепочки, связи, своевременно находить и исправлять нестыковки, разрывы в коммуникации, непонимание.

Ставя задачи персоналу, надо обратить внимание на следующее:

нужно учитывать интересы сотрудников и их понимание особенностей трудового процесса, выбирая способ постановки задачи;
цели должны быть достижимы и понятны. Отдаленные или слишком глобальные снижают мотивацию;
чем легче цель, тем менее интересно ее достигать;
если сотрудник сам сформулировал цель, ее достижение вызовет у него больший интерес, чем формальное исполнение непонятных задач;
цель должна быть поставлена конкретно, иначе ее достижение проконтролировать невозможно;
часто невозможность достижения целей и решения задач становится результатом несогласованных действий смежников. Руководитель не должен давить на работника, не имеющего возможности повлиять на другое подразделение из-за иерархической структуры компании, а приложить собственные усилия для устранения затруднений.

Выстраивая модель мониторинга, всегда надо исходить из понимания, что он начинается с момента доведения задания до работника. Далее следуют этапы: предварительный, на стадии согласования, окончательный.

Каждая стадия должна быть определена внутренними регламентами организации.

Практика регламентации

Стандарт позволяет выстроить две системы мониторинга выполнения задач работниками и руководителями:

надзор за фактическими действиями;
надзор за местонахождением документов, исполнение которых осуществляется. В компаниях, работающих с носителями конфиденциальной информации, государственной тайны, необходимо постоянно отслеживать нахождение единственного экземпляра секретного документа.

Если руководитель отказывается от использования стандартных методик, когда на решение задачи дается определенное время, и отдел документооборота рассылает уведомления о необходимости сделать работу в срок, то он использует один из способов ручной проверки качества действий работников:

внезапный. Проверка работы происходит неожиданно, вне зависимости от того, какие временные параметры заданы. Отклонения от плана фиксируются и часто сопровождаются дисциплинарными взысканиями;
редкий. Надзор фактически не обеспечивается, руководитель уверен в качестве работы аппарата и считает, что исполнение его поручений происходит само собой. Для заинтересованных сотрудников такой способ поднимает мотивацию, но лица, которые не готовы выполнять поручения эффективно, могут начать пренебрегать своими обязанностями;
стабильный и предсказуемый. Проверка может быть поручена секретариату или административным подразделениям, реализована в рамках электронного документооборота. Здесь не всегда есть коммуникация между сотрудником и руководителем. Административные работники часто недостаточно информированы и выполняют проверку поручений по формальным признакам. Такой способ проверки сотрудниками необходимо сопровождать проведением совещаний, где можно оперативно обсудить возникшие затруднения.

Сочетание личной заинтересованности руководства и стандартизированных методик надзора помогает наладить своевременное и точное выполнение задач. Регламентация мониторинга внутренними документами обычно производится отдельно для двух их групп: общего пользования и содержащих данные высокой степени конфиденциальности.

Разрабатывая регламент мониторинга, нужно прописывать каждый этап таким образом, чтобы он мог быть реализован в ручном и автоматическом режиме, в рамках программы электронного документооборота. Степени контроля часто ранжируются.

Выделяют такие виды контроля:

особый, для документов и поручений высокой важности;
внешний, когда, помимо внутреннего руководства, за исполнением поручений следит совет директоров, акционеры или вышестоящая организация;
контроль руководства или штатная система надзора за выполнением поручений;
надзор за работой подразделения, когда нет необходимости отслеживать действия на уровне организации в целом. Но во внутреннем регламенте может быть предусмотрено и автоматическое дублирование проверки исполнения поручений в рамках департамента для всей организации.

Обычно, определяя исполнителей, руководитель компании указывает в тексте поручения одного из своих заместителей, которому поручен надзор за названным кругом задач.

Таким образом, создается три уровня мониторинга:

непосредственно руководителем компании;
курирующим заместителем;
административным подразделением.

Эти три уровня помогают выявлять все факторы, которые препятствуют своевременному решению задачи.

Современные системы электронного документооборота позволяют осуществлять надзор только с того момента, когда поручение доведено до исполнителя, внесено в базу данных и поставлено на контроль, а не с момента формулировки задачи. Оно поступает соисполнителям, после предварительной проверки программа рассылает уведомления по почте или смс, напоминая об окончании сроков. Обычно, если на поручение отведено 30 дней, уведомление об истечении срока приходит сотруднику за 5 дней. Плановый срок отчета по задаче устанавливает руководитель, контрольный определяет административный департамент исходя из внутренних регламентов. Иногда предварительный контроль производится дважды, если исполнением документа занято несколько подразделений и каждому из них установлены свои сроки.

Обычно на оперативные задачи сотруднику предоставляется 10 дней, на задачи департамента выделяется 2-3 месяца. Краткие сроки, в пределах двух-трех дней, ставят в ситуации или общей производственной необходимости или если задача поставлена вышестоящей организацией либо государственной структурой, например, получен запрос от МВД или ФНС. Если заданный срок решения задачи приходится на нерабочий день, последним днем определяется предшествующий.

Результаты исполнения поручений и соблюдения сроков обобщает административное подразделение, они становятся основой для определения качества работы сотрудника, подразделения и организации в целом.

Контроль решения задач сотрудниками – совмещение искусства менеджмента и регламентирования. При этом общее отслеживание исполнительской дисциплины необходимо в любой организации, где сроки протекания бизнес-процессов являются критичными.

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

в) по окончании заседаний организует пресс-конференции (брифинги) членов Правительства по рассмотренным на заседаниях вопросам, обеспечивает информирование граждан через средства массовой информации и официальный сайт Правительства в сети Интернет о вопросах, рассмотренных на заседаниях, и о принятых по этим вопросам решениях.

42. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи на заседаниях Правительства организуются в порядке, определяемом Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства.

Аппарат Правительства ведет стенографическую запись и обеспечивает аудиовидеозапись заседания. Аудиовидеозапись закрытых заседаний (закрытого обсуждения) не проводится.

Участникам заседания и приглашенным лицам не разрешается приносить на заседание кино-, видео- и фотоаппаратуру, звукозаписывающие устройства.

При рассмотрении вопросов, материалы по которым не содержат информации, доступ к которой ограничен федеральными законами, участники заседаний могут пользоваться средствами связи, подключенными к информационно-телекоммуникационным сетям, в том числе к информационно-телекоммуникационным сетям, доступ к которым не ограничен, с соблюдением установленных требований по обеспечению безопасности информации.

Рассмотрение вопросов, материалы по которым содержат сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется с соблюдением требований, установленных законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

Оформление решений, принятых на заседаниях Правительства

43. Решения, принятые на заседании Правительства, оформляются протоколом. Протокол заседания Правительства оформляется Аппаратом Правительства в течение 24 часов после окончания заседания и подписывается председательствовавшим на заседании.

44. В случае необходимости доработки проектов постановлений и распоряжений Правительства, иных рассмотренных на заседании актов, по которым высказаны предложения и замечания, Правительство дает поручения федеральным министерствам, иным федеральным органам исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство. Если срок доработки специально не оговаривается, то она осуществляется в срок до 10 дней.

Поручения Правительства по другим вопросам, рассмотренным на его заседаниях, исполняются в сроки, предусмотренные разделом III настоящего Регламента.

45. Протоколы заседаний Правительства рассылаются членам Правительства, а также органам, организациям и должностным лицам по списку, утверждаемому Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства, в 2-дневный срок после заседания.

III. Порядок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства и протоколах заседаний Правительства, а также поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства

46. С целью организации исполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, а также поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству издаются распоряжения Правительства, даются поручения Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).

Исполнение поручений, указанных в абзаце первом настоящего пункта, а также поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства или одним из заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), Заместителем Председателя Правительства - Руководителем Аппарата Правительства, поручений Председателя Правительства и его заместителей, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и в резолюциях (далее - поручения), организуется федеральными министрами, руководителями федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, и руководителями органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, которым адресованы поручения.

Председатель Правительства или его заместители определяют необходимость привлечения Экспертного совета к исполнению поручений, предусматривающих подготовку проектов законодательных актов, проектов актов Президента Российской Федерации, Правительства, государственных программ Российской Федерации и иных документов.

47. Доведение поручений до исполнителей и контроль их исполнения обеспечиваются Аппаратом Правительства, как правило, в 2-дневный срок, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.

Поручения, содержащиеся в актах Правительства, доводятся до исполнителей путем направления им копии акта.

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства, доводятся до исполнителей путем направления им выписки из протокола заседания.

Поручения, содержащиеся в протоколах проводимых Председателем Правительства или заместителями Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) совещаний и в резолюциях по рассмотренным ими документам, доводятся до исполнителей путем направления им протокола совещания, или выписки из него, или оформленной в установленном порядке резолюции.

48. В поручении, как правило, устанавливается срок (календарная дата) его исполнения, а если срок исполнения поручения превышает 1 месяц, - то и сроки представления докладов о ходе его исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения или периода времени имеется указание "срочно", поручение подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. В других случаях, если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, поручений Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение поручений Правительству, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству, не продлевается.

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в установленный срок поручений, указанных в абзаце третьем настоящего пункта, головной исполнитель не позднее чем за 5 дней до истечения половины срока представляет в Правительство обоснованные предложения по корректировке срока исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения по его корректировке представляются в Правительство не позднее 30 дней со дня подписания поручения. Решение о корректировке срока исполнения поручения доводится в установленном порядке до головного исполнителя в течение 3 дней со дня принятия этого решения.

О необходимости корректировки срока исполнения поручений на имя Президента Российской Федерации направляется доклад, который подписывается Председателем Правительства либо по его указанию одним из заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) с информированием Председателя Правительства.

Предложения о корректировке сроков исполнения оперативных поручений могут направляться в Правительство в течение 1 рабочего дня со дня подписания поручения.

49. Если поручение дано нескольким органам исполнительной власти, то руководитель органа исполнительной власти, указанный в поручении первым или обозначенный словом "созыв", является головным исполнителем поручения, организует работу и несет персональную ответственность за его своевременное и надлежащее исполнение. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего органа (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки (не более 10 дней) головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

При внесении документов головной исполнитель информирует Правительство о соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок.

50. О результатах исполнения данного Президентом Российской Федерации Правительству поручения или указания Президенту Российской Федерации направляется соответствующий доклад, который подписывается Председателем Правительства либо по его указанию одним из заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) с соответствующим информированием Председателя Правительства.

В случае если в результате исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации в Государственную Думу был внесен проект федерального закона либо был издан акт Президента Российской Федерации или Правительства, то вместо доклада на имя Президента Российской Федерации в Контрольное управление Президента Российской Федерации представляется информация об исполнении поручения или указания за подписью руководителя структурного подразделения Аппарата Правительства, ответственного за его исполнение.

Головной исполнитель поручения, данного во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации Правительству, представляет в Правительство доклад об исполнении поручения за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства не указан иной срок, с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.

Если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание Председателю Правительства или Заместителю Председателя Правительства и одновременно руководителям федеральных органов исполнительной власти, то дополнительное поручение может не даваться, а доклад об исполнении с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов представляется в Правительство за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.

51. В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание непосредственно федеральному министру или руководителю федерального органа исполнительной власти, руководство деятельностью которого осуществляет Правительство, либо если поручение или указание по вопросам, находящимся в ведении Правительства, дано федеральному министру или руководителю федерального органа исполнительной власти, руководство деятельностью которого осуществляет Президент Российской Федерации, федеральный министр или руководитель указанного органа докладывает Председателю Правительства одновременно с представлением Президенту Российской Федерации доклада об исполнении его поручения или указания.

52. В случае если поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем (головным исполнителем) поручения.

Исполнитель (головной исполнитель) поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

Заместитель Председателя Правительства - Руководитель Аппарата Правительства периодически информирует Председателя Правительства о состоянии исполнительской дисциплины в федеральных органах исполнительной власти, в том числе о несвоевременном исполнении поручений головными исполнителями и соисполнителями.

IV. Порядок внесения в Правительство и рассмотрения проектов актов

Порядок внесения проектов актов

53. Проекты актов вносятся в Правительство с пояснительной запиской, содержащей информацию о соответствии проектов актов положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации, прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, а также сведения о государственной программе Российской Федерации, для реализации которой принимаются эти решения либо к сфере реализации которой они относятся, или сведения об отсутствии влияния предлагаемых решений на достижение целей государственных программ Российской Федерации.

Проекты актов, оказывающих влияние на доходы или расходы соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, вносятся в Правительство Российской Федерации с финансово-экономическим обоснованием решений, предлагаемых к принятию проектом акта, составленным в соответствии с пунктами 53.1 и 53.2 настоящего Регламента, по форме, устанавливаемой Министерством финансов Российской Федерации по согласованию с Министерством экономического развития Российской Федерации.

В сопроводительном письме указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта, сведения об отсутствии в проекте коррупциогенных факторов, если проект вносится в Правительство Министром юстиции Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности, а также излагается позиция вносящего проект члена Правительства или другого руководителя из числа лиц, указанных в пункте 7 настоящего Регламента, в отношении предложений, предусмотренных абзацем третьим пункта 59 настоящего Регламента (при их наличии). В случае проведения в отношении проекта нормативного правового акта педагогической экспертизы в сопроводительном письме также указываются сведения о результатах проведения такой педагогической экспертизы. Письмо подписывается членом Правительства или другим руководителем из числа указанных лиц. Проект акта визируется лицом, вносящим проект.

53.1. Финансово-экономическое обоснование решений, предлагаемых к принятию проектом акта, представляет собой описание экономического эффекта от реализации проекта акта, основывается на содержащихся в пояснительной записке к проекту акта финансовом, экономическом и (или) статистическом анализе текущей ситуации по решениям, предлагаемым к принятию проектом акта, прогнозе экономических и иных последствий реализации таких решений, содержит оценку влияния (в том числе косвенного) реализации проекта акта на доходы и расходы соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, юридических и физических лиц, а также в зависимости от содержания проекта акта включает расчеты в денежном выражении (тыс. рублей):

а) расходов соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации в связи с реализацией акта, прекращением (отменой) действия других актов с установлением объема финансового обеспечения, в том числе:

бюджетных ассигнований с указанием направлений расходов (с их обоснованием) на реализацию решений, предлагаемых к принятию проектом акта, сведений об источниках финансового обеспечения в текущем финансовом году, в очередном финансовом году и плановом периоде, а также за пределами планового периода в случае, если срок реализации решений, предлагаемых к принятию проектом акта, выходит за пределы планового периода;

дополнительных расходов соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации на реализацию решений, предлагаемых к принятию проектом акта, с указанием источников их финансового обеспечения;

Процедура постановки, проведения и снятия с контроля поручений показана во всей красе – вам станет понятно, кто, что и когда делает. Объясняются правила формулирования резолюции и исчисления сроков. Предложены формы документов, в т.ч. отчетности, которая позволяет анализировать исполнительскую дисциплину по разным критериям.

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

П рактически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах),
быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

само поручение,
срок исполнения,
конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008

В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения – привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.

Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.

Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю – автору поручения.

Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Процедура контроля за исполнением поручений

Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.

Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись:

Исполнитель, получая поручение, должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.

В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соотвествует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.

Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.

Пример 4. ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ по контролю исполнительской дисциплины

Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.

Информационный лист может быть как кратким (см. Пример 4), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из Примера 3. Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.

Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно – это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.

Отчетность по исполнительской дисциплине

сам исполнитель либо
подчиненный ему секретарь,
сотрудник, ответственный за исполнительскую дисциплину в компании.

Чтобы отслеживать уровень исполнительской дисциплины в организации периодически либо по требованию руководства, готовится несколько видов отчетов, которые могут касаться исполнительской дисциплины:

отдельного должностного лица-исполнителя;
конкретного подразделения или
организации в целом;
поручений, выданных определенным руководителем и др.

Для руководства в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. Варианты форм отчетности представлены в Примере 5 и во мнении Е. Каменевой на стр. 40-41.

Поскольку такие отчеты готовятся и по организации в целом, и по ее подразделениям в частности, в раздел исполнителей выносятся лишь те должностные лица, которым руководитель дает поручения непосредственно. К примеру, для генерального директора это будут его заместители и руководители направлений деятельности, тогда как для руководителя департамента это будут начальники отделов и, возможно, секторов.

Пример 5. СВОДНЫЙ ОТЧЕТ ПО ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ в отношении поручений, выданных руководителем организации

от 7 июня 2011 года N 16-пг

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ И УКАЗАНИЙ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(в редакции постановления Губернатора Ненецкого автономного округа от 29.09.2011 N 21-пг)

На основании Указа Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 года N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации" в целях совершенствования организации контроля и проверки исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации постановляю:

2. Аппарату Администрации Ненецкого автономного округа обеспечить рассмотрение на заседаниях Администрации Ненецкого автономного округа вопросов, касающихся исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и состояния исполнительской дисциплины.

4. Порядок исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, утвержденный настоящим постановлением, не распространяется на поручения Президента Российской Федерации, данные до дня вступления в силу настоящего постановления.

5. Настоящее постановление вступает в силу с 1 июля 2011 года.

6. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию.

Губернатор
Ненецкого автономного округа
И.Г.ФЕДОРОВ

Утвержден
постановлением губернатора
Ненецкого автономного округа
от 07.06.2011 N 16-пг

ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ И УКАЗАНИЙ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(в ред. постановления Губернатора Ненецкого автономного округа от 29.09.2011 N 21-пг)

I. Общие положения

1. Порядок исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации (далее - Порядок) принят во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 года N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации", в целях обеспечения неукоснительного исполнения в установленные сроки поручений и указаний Президента Российской Федерации.

2. Порядок распространяется на поручения и указания Президента Российской Федерации, данные высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, высшим органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, поступившие в адрес губернатора Ненецкого автономного округа, Администрации Ненецкого автономного округа, а также на поручения Правительства Российской Федерации, данные во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации (далее - поручения и указания).

Поручения Президента Российской Федерации содержатся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также в директивах Президента Российской Федерации или оформляются в установленном порядке на бланках со словом "Поручение". Поручения Президента Российской Федерации могут оформляться в виде перечней поручений Президента Российской Федерации.

Указания Президента Российской Федерации оформляются в виде резолюций.

3. Губернатор Ненецкого автономного округа, первый заместитель главы Администрации Ненецкого автономного округа, заместители главы Администрации Ненецкого автономного округа несут персональную ответственность за своевременное и надлежащее исполнение поручений и указаний.

II. Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации

4. Поступившие в адрес губернатора Ненецкого автономного округа и Администрации Ненецкого автономного округа поручения и указания регистрируются в Аппарате Администрации Ненецкого автономного округа (далее - Аппарат) и направляются губернатору Ненецкого автономного округа или лицу, исполняющему его обязанности (далее - губернатор), для оформления резолюции, содержащей поручения ответственным исполнителям: первому заместителю главы Администрации Ненецкого автономного округа, заместителям главы Администрации Ненецкого автономного округа.

5. Рассмотренные поручения и указания с резолюцией губернатора возвращаются в Аппарат для переноса резолюций в регистрационные формы.

6. После заполнения регистрационной формы копии поручений и указаний вместе с контрольными карточками передаются согласно резолюции ответственным исполнителям. Срочные поручения и указания передаются незамедлительно.

7. Ответственные исполнители определяют порядок исполнения поручений и указаний, назначают исполнителей из числа руководителей иных органов исполнительной власти Ненецкого автономного округа, структурных подразделений Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа.

8. Исполнители разрабатывают (при необходимости) план организационных мероприятий по выполнению поручений и указаний, организуют работу по выполнению поручений и указаний: совещания, выезды, рассмотрение вопроса у руководителя иного органа исполнительной власти Ненецкого автономного округа, структурного подразделения Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, первого заместителя главы Администрации Ненецкого автономного округа, заместителей главы Администрации Ненецкого автономного округа, а также осуществляют подготовку информации по исполнению поручений и указаний.

9. Исполнитель, указанный в резолюции ответственного исполнителя первым (далее - головной исполнитель) или обозначенный словом "сбор", обобщает предложения, материалы, справки, осуществляет подготовку информации по исполнению поручения и указания, готовит проект сопроводительного письма о направлении информации на имя Президента Российской Федерации и (или) в федеральные органы государственной власти.

10. Соисполнители представляют документы (материалы, справки, информацию и т.п.) головному исполнителю заблаговременно, не позднее чем за 8 рабочих дней до срока исполнения поручения и указания, указанного в контрольной карточке, по оперативным поручениям - не позднее чем за 3 рабочих дня, по срочным - не позднее чем за 1 рабочий день до установленного срока.

11. Если соисполнителями поручений и указаний являются органы местного самоуправления, необходимость, сроки и порядок представления ими информации по выполнению поручения и указания определяет головной исполнитель.

12. Исполнитель обязан не позднее установленного срока представить информацию на имя Президента Российской Федерации, в которой должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения или указания.

13. Исполнители несут ответственность за своевременное и качественное представление информации об исполнении поручения или указания.

III. Сроки исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации

14. Поручения и указания, имеющие указания "срочно", "незамедлительно", подлежат исполнению в течение 3 календарных дней.

Поручения со сроком "оперативно" подлежат исполнению в течение 10 календарных дней.

В случае если срок не определен в тексте поручений и указаний, то он устанавливается в один месяц.

Поручения со сроком исполнения "ежемесячно" подлежат исполнению в срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

Поручения со сроком исполнения "ежеквартально" подлежат исполнению в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Долгосрочные поручения и указания (свыше 1 года), а также поручения и указания со сроком исполнения "постоянно" подлежат исполнению не реже одного раза в год, не позднее 20 января года, следующего за отчетным.

15. Срок исчисляется в календарных днях:

1) для поручений и указаний Президента Российской Федерации - с даты их подписания;

2) для поручений и указаний, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, - со дня вступления их в силу;

3) для поручений и указаний, содержащих в тексте указание "срочно" или "оперативно", с даты их поступления.

16. Датой исполнения поручения и указания считается день отправки организационно-контрольным управлением Аппарата Администрации Ненецкого автономного округа сопроводительного письма по исполнению поручения и указания для направления на имя Президента Российской Федерации и (или) федеральные органы государственной власти.

(п. 16 в ред. постановления Губернатора Ненецкого автономного округа от 29.09.2011 N 21-пг)

17. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения и указания в установленный срок, исполнитель не позднее чем до истечения половины установленного срока представляет на имя Президента Российской Федерации обоснованные предложения по корректировке срока исполнения.

В случае, если в ходе исполнения поручения или указания возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель представляет на имя Президента Российской Федерации доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения.

18. Решения о корректировке и продлении срока исполнения, а также о снятии поручения и указания с контроля принимает Президент Российской Федерации, либо Руководитель Администрации Президента Российской Федерации, либо помощник Президента Российской Федерации - начальник Контрольного управления Президента Российской Федерации в соответствии с Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 года N 352.

IV. Оформление результатов исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации

19. По результатам исполнения поручений и указаний оформляются следующие виды информации:

1) информация о ходе исполнения поручения и указания;

2) информация об итогах исполнения поручения и указания.

20. Информация о ходе исполнения поручения и указания оформляется по долгосрочным поручениям и указаниям (свыше 1 года), поручениям со сроками исполнения "постоянно", "ежеквартально", "ежемесячно".

В информации о ходе исполнения поручения и указания должны быть отражены:

ход выполнения поручения и указания;

мероприятия, проведенные в целях реализации поручения и указания, конкретные меры, принятые для реализации поручения и указания, и достигнутые результаты проделанной работы за прошедший год;

перечень нормативных правовых актов, соглашений, государственных контрактов (с указанием наименования и реквизитов), принятых (заключенных) во исполнение поручения и указания;

вопросы, которые остались нерешенными (с указанием причины), предложения по их решению.

Информация о ходе исполнения долгосрочных поручений и указаний, поручениям и указаниям со сроками исполнения "постоянно", "ежеквартально", "ежемесячно" направляется на имя Президента Российской Федерации в случаях, если органы исполнительной власти субъекта Российской Федерации являются основными исполнителями в сроки, установленные пунктом 14 настоящего Порядка.

Информация о ходе исполнения поручений и указаний со сроками исполнения "ежеквартально" и "ежемесячно" направляется руководителю федерального органа государственной власти, указанному в поручении первым, в сроки, установленные пунктом 14 настоящего Порядка.

21. Информация об итогах исполнения поручения и указания готовится при завершении исполнения поручения и указания.

В информации об итогах исполнения поручения и указания должны быть отражены:

мероприятия, проведенные в целях реализации поручения и указания, конкретные меры, принятые для реализации поручения и указания, и достигнутые результаты;

вывод об исполнении поручения и указания и предложение головного исполнителя о завершении контрольных мероприятий.

Информация об итогах исполнения поручения и указания направляется на имя Президента Российской Федерации, если в соответствии с поручением и указанием органы исполнительной государственной власти субъектов Российской Федерации являются основными исполнителями поручения и указания.

Если основным исполнителем поручения и указания является Правительство Российской Федерации, а органы исполнительной государственной власти субъектов Российской Федерации являются соисполнителями, информация об итогах исполнения поручения и указания направляется Председателю Правительства Российской Федерации до истечения половины срока, отведенного на исполнение поручения и указания, если не установлены иные сроки ответственным исполнителям.

Если во исполнение поручения и указания Председателем Правительства Российской Федерации дано поручение федеральным органам государственной власти, информация об итогах исполнения поручения и указания направляется руководителю органа, указанному в поручении Председателя Правительства Российской Федерации первым или обозначенному словом "созыв".

22. Сопроводительное письмо о направлении информации по исполнению поручения и указания на имя Президента Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации подписывается губернатором.

Сопроводительное письмо о направлении информации по исполнению поручения и указания руководителям федеральных органов государственной власти подписывается ответственным исполнителем.

23. До направления Президенту Российской Федерации и (или) федеральным органам государственной власти информация по исполнению поручений и указаний согласовывается также с ответственными исполнителями, которые осуществляют проверку полноты и качества исполнения поручения и указания.

Если в ходе согласования информации будут обнаружены данные, свидетельствующие о неполном или некачественном исполнении поручения и указания, информация возвращается исполнителю для устранения замечаний и представляется им на согласование повторно не позднее следующего рабочего дня, по срочным - незамедлительно по мере устранения замечаний.

Срок согласования информации по исполнению поручений и указаний не должен превышать одного рабочего дня.

По срочным и оперативным поручениям и указаниям согласование должно осуществляться незамедлительно по мере представления документов.

24. В Аппарат информация по исполнению поручений и указаний должна быть представлена не позднее чем за 5 рабочих дней до наступления срока, указанного в контрольной карточке, по оперативным - не позднее чем за 1 рабочий день до установленного срока, по срочным - в установленный срок.

25. Отправка документов осуществляется в день их представления в Аппарат и фиксируется информация о завершении контрольных действий.

Читайте также: