В чем отличие описи от реестра

Обновлено: 28.06.2024

По итогам 4 месяцев Великой Октябрьской Процессуальной Революции (тм) отдельные самарские судьи начали чудить. А именно, требовать в качестве приложения к иску опись вложения, а при отсутствии таковой — оставлять исковое заявление без движения.

Подобные тенденции нужно пресекать максимально быстро и жестко. Поэтому сначала прокачаем матчасть, а потом вместе обсудим, что делать.

Часть первая, юридическая

В соответствии с положениями части 1 статьи 136 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации судья, установив, что исковое заявление подано в суд без соблюдения требований, установленных статьями 131 и 132 Кодекса, выносит определение об оставлении заявления без движения.

В силу пункта 6 статьи 132 ГПК РФ к исковому заявлению прилагаются уведомление о вручении или иные документы, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов, которые у других лиц, участвующих в деле, отсутствуют.

В пункте 10 Правил оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234) регистрируемые почтовые отправления подразделяются на заказные, обыкновенные, и с объявленной ценностью (почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем). Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с уведомлением о вручении, при подаче которых отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление.

регистрируемая письменная корреспонденция — внутренние регистрируемые письма, почтовые карточки, секограммы, бандероли, принимаемые от отправителя с выдачей квитанции, с присвоением отправлению штрихового почтового идентификатора и вручаемые адресату (его уполномоченному представителю) с подтверждением факта вручения;

РПО — регистрируемое почтовое отправление — почтовые отправления (заказные, в том числе пересылаемые в форме электронного документа, обыкновенные, с объявленной ценностью (почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем)), принимаемые от отправителя с выдачей квитанции, с присвоением отправлению ШПИ (ШИ) и вручаемые адресату (его уполномоченному представителю) с подтверждением факта вручения;

В абзаце втором пункта 4.1.1 Порядка также указано, что сумма объявленной ценности РПО определяется отправителем в полных рублях, исходя из действительной стоимости вложения.

Из буквального толкования данных положений следует, что опись вложения составляется только при отправке писем с оценкой стоимости вложения.

При подаче иска был приложен подлинник почтовой квитанции, имеющий штриховой почтовый идентификатор, позволяющий определить дату отправки и дату получения адресатом (ответчиком) регистрируемого заказного почтового отправления с копией иска.

Указанное обстоятельство свидетельствуют о надлежащем исполнении истцом требований пункта 6 статьи 132 ГПК РФ и об отсутствии законных оснований к оставлению иска без движения.

Аналогичная по сути позиция сформулирована Верховным Судом Российской Федерации в кассационном определении от 01.06.2017 № 16-КГ17-15.

Часть вторая, практическая

Более того, иная практика приведет:

— к необоснованному увеличению почтовых расходов (разница между стоимостью почтовых услуг по заказным РПО и отправлениям с объявленной ценностью составляет 3,5-4 раза);

— к затягиванию судебных разбирательств, т.к. получение РПО с объявленной ценностью предполагает наличие у представителей адресатов (юридических лиц, ОГВ/ОМСУ, представителей граждан) доверенности с отдельным полномочием на получения материальных ценностей, что неизбежно приведет в возврату большинства таких РПО отправителям.

Что делать?

1. Прежде всего, необходимо инициировать обращения в адрес председателей судов уровня субъекта РФ с просьбой довести до сведения председателей районных судов о недопустимости оставления исков/частных и апелляционных жалоб без движения по данному основанию.

2. Обязательно обжаловать подобный судейский "креатив". Аккумулировать практику рассмотрения частных жалобы на определения о возвращении иска.

В комментариях предлагаю делиться практикой и идеями.

ps: 03.03.2020 получил ответ зам.председателя Самарской области (см. в прикрепленном файле)

psps: 06.04.2020 Самарский областной суд удовлетворил мою частную жалобу (дело № 33-4405/2020, УИД 63RS0040-01-2020-000354-62), так что в нашем регионе практика сформировалась. см. прикрепленный файл - текст апелляционного определения.

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Личная карточка и личное дело

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1. Журнал регистрации личных дел

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Номер личного дела из Журнала переносится:

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Пример 3. Обложка личного дела

После увольнения работника передаем документы в архив

Личные дела и личные карточки учитываются по годам увольнения работников.

При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.

На практике сталкивались с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но там была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровики забирали дело такого человека из архива и продолжали его вести. На некоторых работников было по 3–4 тома, объединенных в 1 дело. Но это не типичная ситуация.

Итак, архивист смотрит опись дел по личному составу за названный кадровиком год увольнения и находит дело. Архивист ищет личное дело уже по своим номерам: по описи дел по личному составу и архивному номеру (это порядковый номер внутри описи).

Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.

Следует отметить, что работники отдела кадров, когда передают дела в архив организации, должны проставлять на обложке порядковый номер по описи только карандашом! В дальнейшем, когда будут составлять годовые разделы описи по личному составу всей организации, в нее еще внесут бухгалтерские документы по личному составу: лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и т.п. Поэтому при переработке описей (из структурных в годовые разделы организации) архивные номера изменятся.

Конечно, желательно, чтобы все структурные подразделения передавали законченные делопроизводством документы своевременно – ежегодно и по согласованному графику. Особенно это касается документов постоянного хранения и по личному составу, т.к. в дальнейшем в архиве будут на основании описей дел структурных подразделений составлять годовые разделы описей дел организации. Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно. Эта работа отложится до тех пор, пока все документы по личному составу за соответствующий год не будут сданы в архив.

Но это должно быть скорее исключение, чем правило. В организации необходимо четко установить график передачи дел из структурных подразделений в архив.

Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела за соответствующий год (см. примечание к ст. 248 Перечня):

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД)

Пример 6. Опись дел по личному составу отдела кадров (в нестандартном случае передачи документов в архив сразу за несколько лет)

Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.

Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.

Пример 7. Тома дела с личными карточками уволенных в конкретном году (фрагмент описи дел по личному составу)

То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:

б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);

в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;

г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см. Пример 8).

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:

лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.
Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10). Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;

Пример 8. Личные дела уволенных в конкретном году, если они не объединяются в единое дело (наряд), в описи дел по личному составу

Пример 9. Личные карточки и личные дела уволенных работников, если они объединяются в дело (наряд) по году увольнения, в описи дел по личному составу

Пример 10. Опись личных дел, уволенных в определенном году, включенных в конкретный том (фрагмент)

В личных делах, сформированных в наряды, также следует в описи указывать только год увольнения (Пример 9).

А в личных делах, сформированных на каждого работника отдельно, следует указывать дату приказа о приеме на работу и дату приказа об увольнении (Пример 8).

Каковы плюсы и минусы формирования личных дел разных работников в наряд (общее дело по году увольнения)?

В наряды их формируют те организации, в которых личные дела работников состоят из минимального количества документов (от 4 до 20 и не более) в целях экономии средств и места хранения.

В организациях, где создается много документов по личному составу, как правило, личные дела достаточно объемные – от 50 и выше документов в деле. Такие документы лучше оставлять в отдельных личных делах для каждого работника.

А вот личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих формируются только в отдельные дела на каждого работника.

Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников? При небольшом объеме, допустим, делим на 2 тома:

Указывать следует только те буквы, которые действительно есть в томе. Если в нем нет личных карточек на фамилии, начинающиеся с букв А, Л, Щ, Э, Ю и Я, то их и не надо указывать. Тогда деление на буквы будет таким:

Аналогично поступаем далее, т.е. не надо стремиться у всех томов указывать по 3 буквы или только по одной. К этой задаче можно подходить дифференцированно. Обычно при больших объемах приходится делить личные карточки на буквы А, Г, К, С и объединять в 1 том личные карточки на Б–В, Д–З, Н–О, У–Ф (фамилий на эти буквы гораздо меньше).

Если у вас нет личных карточек уволенных на какие-то буквы (например, А, Е, З, И, Ш, Щ, Э, Ю, Я) и всего 1 том дела, то в заголовке нужно указать только первую и последнюю из реально вошедших букв:

Если в деле всего до 5 карточек, то следует указать конкретные буквы фамилий уволенных. Например:

Документы представляются неотъемлемой частью рабочего процесса на любой фирме. Трудоустройство, увольнение, денежные вложения- все эти процессы требуют фиксации в образцах документации.

На любом предприятии происходит непрерывная сортировка образцов бумаг. Даже в маленькой фирме объёмы образцов документации могут зашкаливать.

Если наличествует большое количество образцов бумаг, появляется потребность в реестре. Ведение реестра значительно экономит нервы руководителя компании.

Таким образом, представляется возможным структурировать и упростить труд многих людей. О том, что такое реестр и как его сформировать, читайте в представленном материале.

Последовательность передачи образцов бумаг по описи

С момента выпуска, и до момента утилизации, образец документа может пройти множество инстанций. И передача образца документации в каждую инстанцию должна фиксироваться документально.

Предпоследним этапом жизненного цикла образца документации представляется архив. Для передачи в архив документацию следует подготовить должным образом. Перед тем, как образцы документов поступят в архив, они подлежат описи.

Такой подход помогает структурировать и упорядочить образцы документации. Образец описи включает в себя пункты, которые обозначены ниже. Все они непременно должны быть учтены в процессе описания образцов документации.

Порядковый номер. Каждый образец документации непременно должен быть пронумерован.
Название документа. В этот блок вносится наименование образца бумаги в полном варианте написания.
Число страниц в экземпляре документа. Данный пункт так же непременно должен быть учтён.
Данные, которые уточняют информацию, содержащуюся в экземпляре документа. Сода следует вносить краткое содержание образца документации, которое позволит понять его смысл, и избавит от необходимости обращения к самой бумаге.

Что следует знать о реестре?

Более развёрнуто рассмотрим ситуацию, в которой бумаги передаются работнику для исполнения им служебных обязанностей. Такая процедура непременно должна сопровождаться формированием акта приёма передачи.

Для начала стоит увидеть разницу между описью экземпляров документов, которые передаются и реестром. Тем более, что разница между ними действительно наличествует. Опись подразумевает внесение названия всех экземпляров документов и числа страниц.

Для этого формируется специальная таблица, которая состоит из четырёх колонок. Так же, в опись вносится указание на оригинал или копию и обозначается дата, когда документ был сдан или принят.

Такой подход позволит с лёгкостью отыскать нужную бумагу. Реестр же, представляет собой журнал, в который вносятся записи. В реестре содержится более развёрнутая информация об образцах документации. Допускается к применению как бумажный, так и электронный формат документа.

Электронный вариант реестра в последнее время набирает всё большую популярность. Для того, что бы зафиксировать момент, в который бумага была передана, следует сформировать образец протокола.

Протокол — это и есть указанный выше акт приёма передачи. Протокол подтверждает, что произошла передача документов. Без него сложно будет доказать участи в процедуре передачи какого-либо лица.

Что такое реестр?

Реестр представляет из себя перечень образцов бумаг, которые подготовлены для хранения. Хранятся бумаги, которые занесены в реестр, в архиве. При необходимости, какой- либо документ, находящийся на хранении, может быть выдан. Выдача сопровождается составлением протокола. При этом, вносится соответствующая запись в реестр.

Правила, по которым должен быть составлен протокол, не регламентируются с точки зрения закона. Хранение документов регламентируется законом. Какая информация вносится в реестр? В реестр непременно вносятся данные, которые указаны ниже. Каждый блок должен быть учтён в обязательном порядке.

Название документа.
Номер образца, дата формирования и место, в котором образец был сформирован.
Список бумаг, которые передаются, количество образцов и указание на оригинал или копию документов.
Имена, фамилии и отчества участников процедуры, либо названия компаний.
В последнюю очередь образец реестра заверяется автографами и печатями.

Реестр всегда формируется в количестве двух образцов. В реестр представляется возможным включить любое количество образцов бумаг. Если документы не учитывать при передаче, рано или поздно это приведёт к их утере.

Последовательность подготовки образцов бумаг для внесения в реестр

Ниже обозначены шаги, которые потребуется совершить перед тем, как внести документы в реестр.

В первую очередь необходимо рассортировать образцы бумаг. Желательно распорядительные документы разделить распределять по категориям руководителей, которые издали приказы.
Далее необходимо создать папки и рассортировать их в хронологической последовательности. Каждой папке присваивается номер.
В последнюю очередь следует сформировать таблицу с описанием образцов бумаг. Таблица должна передавать краткое описание самых важных составляющих каждого образца документа. Это позволит сэкономить временной ресурс для поиска необходимого образца бумаги.

Реестр, сформированный для акционерных обществ, должен помочь быстро найти необходимую информацию об акционерах. В реестр информация должна вноситься в хронологической последовательности. Такой подход убережёт от возможных неприятных ситуаций.

Как правильно оформить реестр?

Реестр представляется возможным сформировать как путём внесения информации на бумажный носитель, так и путём внесения информации в электронном виде.

Если формированием реестра занимаются разные лица, образец документа должен содержать данные человека, который его составляет. Если реестр формируется на бумажном носителе, кроме данных человека, который его ведёт, требуется так же именная печать.

На исправление обнаруженных ошибок отводится три дня. Для исправления некорректно внесённой информации следует сформировать заявление. В заявлении следует обозначить ошибку и человека, допустившего её.

Как правильно вести реестр?

Ниже обозначены основные условия успешного ведения реестра.

Перед тем, как вписать какую- либо бумагу в реестр, следует тщательно проверить образец.
Каждая бумага должна быть пронумерована.
В реестре должна присутствовать информация о каждом составителе документов.

Составляющие реестра подлежать периодической кропотливой проверке. При этом, успешно проведённая проверка нумеруется.

При обнаружении ошибок в реестре, образцы документов перепроверяются после устранения ошибок. Так же не стоит забывать о правилах, которые приведены ниже.

Проверяющих вправе назначать исключительно руководитель.
Проверяющие отвечают за сохранность каждого образца документации.
Бумагам, которые внесены в реестр, должна обеспечиваться полная безопасность.
Документы, которые внесены в реестр, могут быть выданы исключительно по распоряжению руководителя, и на определённый промежуток времени.

Структура реестра

В формировании реестра нет ничего сложного. Другими словами, реестр представляется списком для упрощения поиска нужных образцов бумаг. Ниже перечислены категории, которые непременно должны находиться в составе реестра.

Одной из категорий, наличие которой должно быть непременным, является содержание. В коротких фразах, размещённых в содержании, должна содержаться информация, которая позволит без труда найти необходимые данные. При этом, приветствуется такой стиль изложения фраз в содержании, что бы дополнительно не потребовалось изучать искомый в реестре образец документа.
Непременно, вся наличествующая в реестре документация, должна быть пронумерована. Такой подход позволяет сократить временной ресурс, затрачиваемый на поиск необходимого образца бумаги.
Весьма полезной категорией представляется датирование. Иногда, зная дату внесения в реестр, можно гораздо быстрее отыскать нужную бумагу, чем зная её название.

Какие нюансы можно выделить при формировании реестра?

Перед тем, как документация будет передана для занесения в реестр, следует составить акт приёма передачи. Обозначенный акт формируется в нескольких экземплярах.

Благодаря акту становится возможным в перспективе, доказать момент, в который образцы бумаг были переданы для формирования реестра.

Какие преимущества можно выделить при применении реестра?

Реестр применяют все организации. Такой подход позволяет экономить ощутимое количество временного ресурса, затраченного на то, что бы отыскать необходимый образец документации. Вместе с тем реестр повышает качество труда тех людей, которые по долгу службы занимаются бумагами.

Наличествует большое число фирм, которые оказывают услуги, связанные с формированием реестра. Но если не полениться, представляется возможным и самостоятельно сформировать реестр. Занятие это весьма простое и не требует особых навыков и знаний.

Если компания не пользуется реестром, в перспективе у неё обязательно возникнут проблемы, связанные с путаницей в документации. Кроме того, проверки никто не отменял.

Проверяющий может затребовать всего одну, интересующую его бумагу, и без грамотно составленного реестра, её невозможно будет отыскать. Такая ситуация повлечёт за собой не простые проблемы.

Реестр описей дел в архиве — это специализированный документ, обязательный к применению в некоторых компаниях. Разберемся, кто должен его вести и как правильно заполнять.

Что такое реестр описей дел

Все российские организации без исключения обязаны вести учет документов и обеспечивать их сохранность. А по истечении определенного срока сдавать дела в специализированные архивные госучреждения. Такие требования установлены:

Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004;
основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

В пункте 6.3.3 Правил сказано, что реестр описей дел в архиве является одним из ключевых документов. Его форма закреплена в Приложении № 26. Актуальный бланк состоит из титульного листа и таблицы учетного регистра.

Зачем вести реестр описи дел в архиве

Ключевое предназначение — это обеспечение сохранности документации в архивах организаций. Ведение формуляра позволяет достичь следующих целей:

контроль над наличием документации в архивах экономического субъекта;
простота и удобство в поиске документов;
контроль над документооборотом архивных дел;
усиление ответственности за сохранность документации, переданной в архив предприятия;
упрощение передачи документации в государственные и муниципальные архивы.

Правильно заполненный формуляр позволит быстро определить, в каком секторе или фонде хранится требуемый документ. Опись можно использовать для проведения инвентаризации в архиве, пригодится она и при передаче документации в госархив, чтобы оперативно проверить список дел и номенклатур.

Кто должен вести реестр

Заводить унифицированный формуляр обязаны далеко не все компании. Чиновники обозначили несколько условий, при которых реестр описи дел в архиве становится обязательным:

В организации либо ее структурном подразделении имеется архив. Если в компании архивное дело отсутствует, например, документация сразу передается на спецхранение в фонд или подразделение, то соответствующий формуляр будет заведен по месту архивирования дел.
В архивном отделе на ответственном хранении имеются более двух описей дел. Если количество перечней документации меньше указанного лимита, специализированный перечень можно не заводить. В нем нет необходимости.
В компании назначен ответственный работник за ведение архивного дела и сохранность документов.

Отдельной ставки архивариуса в учреждении может и не быть. Например, обязанности допускается возложить на другого работника. Не забудьте под подпись ознакомить ответственного сотрудника с его должностными обязанностями.

Правила оформления реестра

Реестр описей дел в архиве заполняется по общим требованиям ведения архивного дела:

Организуйте ведение регистра на бумажном носителе. Электронный вариант допускается, но требует заверения цифровой подписью.
Заполнять формуляр вправе только ответственный работник. Иные лица не должны иметь доступ к внесению данных в описи и номенклатуры.
Записи вносят в хронологическом порядке, начиная с момента открытия учетного регистра.
Дата открытия журнала регистрируется на титульном листе.
Конец периода, на который открыт реестр, указывается только после того, как заполнена последняя строка журнала.
Итоговые значения подводит ответственный работник. Затем итоговые данные заверяет руководитель учреждения.
Бумажный бланк должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью.

Неверные сведения нужно зачеркнуть тонкой ровной линией, рядом вписать верные данные. Исправительную запись должен заверить ответственный работник. Указывают должность, дату и подпись.

Порядок заполнения

Структура реестра описей дел представляет собой две части: это титульный лист и таблица. Порядок заполнения документа закреплен в п. 6.3.3 Правил.

Шаг 1. Титульный лист:

Шаг 2. Таблица регистра:

номер по порядку — вписываем номер записи, регистрируемой в журнале, соблюдаем хронологический порядок;
номер фонда, в котором заведена учетная документация;
номер описи и ее название — фиксируем значения на основании регистрируемого дела;
количество дел в формуляре — регистрируем данные, причем сведения детализируем по категориям документации;
годы — периоды, за которые велась регистрируемая номенклатура;
количество томов и экземпляров регистрируемого дела — фиксируем количество по фактическому наличию;
примечания — вносим дополнительную информацию о регистрируемых делах.

По окончанию календарного года требуется подвести итоги. Ответственный работник должен подсчитать на 1 января года следующего, сколько учетных единиц хранится в архиве по данному регистру. Отдельно выделить дела с постоянным и временным сроком хранения. А также детализировать количество списков дел по личному составу предприятия. Итоговые данные заверяет ответственный сотрудник и руководитель.

Образец заполнения описи

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Читайте также: