Сведения о местонахождении базы данных информации содержащей персональные данные граждан рф что это

Обновлено: 13.05.2024

Зачастую многие операторы персональных данных так или иначе сталкиваются с необходимостью подготовки пакета документов в сфере защиты персональных данных. Это может происходить в разных случаях. Некоторые операторы готовят документы при открытии или расширении собственного бизнеса. Кто-то – из-за надвигающейся проверки Роскомнадзора. В любом случае каждому оператору необходимо знать о существовании примерного перечня документов для надлежащей обработки персональных данных.

1. Документ, определяющий политику оператора в отношении обработки персональных данных, и подтверждение ознакомления с ним работников оператора

Согласно ч.1 ст.18.1 Закона № 152-ФЗ, оператор обязан принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом № 152-ФЗ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. К таким мерам, в частности, может относиться ознакомление работников оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников.

2. Отдельные локальные акты по вопросам обработки таких данных, документы об ознакомлении с ними работников оператора.

различные положения (об обработке персональных данных, об обеспечении безопасности персональных данных и т. п.),
перечни (должностей и лиц, допущенных к обработке персональных данных, применяемых средств защиты и др.),
инструкции и регламенты.

3. Уведомление об обработке персональных данных (изменения в уведомление об обработке персональных данных).

4. Приказ (распоряжение) о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных у оператора.

В соответствии со ст.22.1 Закона № 152-ФЗ, оператор, являющийся юридическим лицом, назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, то есть у оператора должен быть издан приказ (распоряжение) о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных у оператора.

В соответствии со ст.9 Закона № 152-ФЗ, субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных возлагается на оператора. То есть у оператора также должен быть такой документ, как согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

6. Документы, подтверждающие предоставление субъекту персональных данных информации, в случае если персональные данные получены не от субъекта персональных данных.

Согласно ст.18 Закона № 152-ФЗ, если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, оператор, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 настоящей статьи, до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:
1) наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя;
2) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
3) предполагаемые пользователи персональных данных;
4) установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных;
5) источник получения персональных данных.

7. Документы, содержащие положения о принятии оператором ПД правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных.

Согласно ч.1 ст.19 Закона № 152-ФЗ, оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

Согласно ч.4 ст.22.1 Закона № 152-ФЗ, лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, обязано организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.

Документ о классификации информационных систем;
Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом.

Действие Закона № 152-ФЗ распространят свое действие как на случаи обработки персональных данных с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, так и, в большинстве случаев, без использования таких средств. Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 г. № 687 (далее – Положение № 687), урегулированы вопросы обработки персональных данных (использование, уточнение, распространение, уничтожение) без использования средств автоматизации.

Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

Оператором персональных данных при обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны быть оформлены также следующие документы.
• Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации.
Согласно п.6 Положения № 687, лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

• Типовые формы документов.
Согласно п. 7 Положения № 687, при использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, должны соблюдаться определенные условия:
- типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
- типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
- типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
- типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

• Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг…), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.
Согласно п.8 Положения № 687, при ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:
- необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;
- копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;
- персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

• Документ, устанавливающий требования к хранению материальных носителей, содержащих персональные данные
Согласно п.15 Положения № 687, при хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

В последние годы вопрос о персональных данных стал крайне острым ввиду активной цифровизации, а следовательно, и с ростом рисков по утечке и мошенническом использовании информации. При проведении проверок инспекторы обращают внимание на документы, относящиеся к персональным данным, их наличие, хранение, согласие работников на обработку и т.д.

Что такое персональные данные и что к ним относят

К персональным данным, согласно данному закону, относят:

фамилия, имя, отчество;
место, дата рождения;
место постоянной или временной регистрации;
фотография или видеозапись человека, позволяющие идентифицировать человека;
сведения о детях, родственниках, семейном положении;
сведения о заработной плате;
оценка навыков, личностных качеств;
индивидуальные личные данные (раса, национальность, политические или религиозные взгляды, философские убеждения; состояние здоровья);
информация о судимостях, или их отсутствии;
номер телефона, адрес электронной почты, иные идентификаторы в соц. сетях или мессенджерах;
паспортные данные, СНИЛС, ИНН (хотя с ИНН вопрос спорный);
биометрические данные.

Также существует классификация персональных данных. Их подразделяют на:

общедоступные;
специальные;
биометрические;
иные.

Такая классификация дана в Постановлении Правительства от 1 ноября 2012 г. № 1119.

Немного подробнее по каждой категории.

Общедоступные — те, на доступ к которым дано согласие субъекта персональных данных, а не те, которые можно найти в общем доступе в интернете.

Специальные — информация о расе, национальности и религии; политических и философских взглядах, здоровье, подробностях личной жизни,

Биометрические — информация о физиологических и биологических особенностях человека. Это отпечатки пальцев, генетическая информация, рисунок радужной оболочки глаз, образцы голоса, фотографии.

Но здесь тоже важна определенная привязка к личности. Например, отпечаток пальца, используемый для идентификации сотрудника для входа в офис. Или скан радужной оболочки глаза.

информация о принадлежности к определенной социальной группе,

стаж работы и пр.

Также стоит упомянуть, кто является субъектом персональных данных, а кто оператором. Соответственно, субъект — физическое лицо, чьи данные обрабатывают. К примеру, собирают и хранят. А оператор персональных данных — юридические лица, государственные организации или ведомства. Они данные собирают, обрабатывают, хранят , передают и уничтожают .

Обратите внимание! Уничтожение персональных данных должно происходить таким образом, чтобы впоследствии ими не могли воспользоваться ни злоумышленники, ни нечистоплотные сотрудники организации, а у проверяющих не оставалось сомнений в законности процедуры. Делис Архив проведет экспертизу документов, отбор и уничтожение, предоставит все подтверждающие документы и уничтожит документы, содержащие конфиденциальную информацию. Подробнее .

Обработка персональных данных

Любой договор с физлицом, содержащий его личные данные (а он и будет их содержать, если это не публичная оферта), должен в обязательном порядке содержать раздел о персональных данных. Без письменного согласия человека, обработка персональных данных оператором, а также их передача третьим лицам — запрещена.

Вообще, обработка персональных данных — это вообще любые действия, которые с ними делают. Сюда входит:

сбор;
передача;
запись;
хранение;
извлечение;
изменение;
обезличивание;
анализ;
удаление.

В свою очередь, обработка может осуществляться тремя путями:

Автоматизированная — с помощью средств вычислительной техники. Это компьютеры, телефоны и другие электронные устройства, базы данных, криптографические средства защиты, программы, скрипты.
Смешанная — обработка человеком при участии средств вычислительной техники. Например, когда в бухгалтерии вбивают в программу данные из бумажного заявления на отпуск.
Неавтоматизированная — без автоматизации.

После того, как персональные данные обработаны они отправляются на хранение в архив. Это может быть и отдельное специализированное помещение (если речь о бумажных документах) и электронное хранилище (например, облачное). В любом случае вам впоследствии нужно иметь возможность оперативно найти данные и уничтожить их (по требованию субъекта) или передать (в силу закона).

Чтобы поиск не стал квестом, рекомендуем правильно организовать архив, как обычный, так и электронный. Как это сделать знают специалисты Делис Архив .

Что будет, если нарушить законодательство о персональных данных

Следит за соблюдением законодательства в этой сфере организация, которая у многих на слуху — Роскомнадзор. Применяемая статья — 13.11 КоАП.

обработка ПД, несовместимая с целью сбора — штраф до 3 тыс. для граждан, до 10 тыс. на должностных лиц, до 50 тыс. — на организации .
обработка ПД без письменного согласия субъекта — штраф для граждан до 5 тыс., до 20 тыс. на должностных лиц, до 75 тыс. на организации .
неопубликование документа о политике оператора в отношении обработки ПД — штраф для граждан до 1,% тыс руб., для должностных лиц до 6 тыс., для ИП до 10 тыс., а для юрлиц — до 30 тыс .

Если собирать персональные данные о гражданах РФ на серверы, расположенные за пределами РФ — штраф до 6 миллионов.

Что делать, чтобы не попасть под штрафы

Чтобы собирать, хранить и обрабатывать ПД, нужно соблюдать требования Закона № 152-ФЗ. Краткий чек-лист:

Зарегистрироваться в Роскомнадзоре, как оператор персональных данных.
Запрашивать разрешение на сбор и обработку данных у субъектов и не собирать с них лишние данные.
Отвечать на обращения субъектов и предоставлять им всю информацию.
Собирать и хранить информацию только для достижения определенных целей, и на определенный срок.
Хранить и защищать ПД по закону, обеспечивать сохранность, тайну и точность данных, не передавая третьим лицам. А если передавать, то только с документальным подтверждением и только аттестованным.
Уточнять, блокировать или уничтожать ПД по заявлению субъектов или когда достигли целей их сбора.

Все нужна регистрация в Роскомнадзоре?

Может возникнуть ощущение, что уже давно всем работодателям нужно бежать в Роскомнадзор и регистрироваться как оператору персональных данных. Однако это не так. Вот исключения:

сбор персональных данных гражданина оператором осуществляется в связи с установлением трудовых отношений;
персональные данные собираются с целью заключения договора, без последующей передачи и распространения третьим лицам, также предусматривается использование персональных данных только для исполнения договора с гражданином;
обработка персональных данных, находящимся в открытом доступе;
сбор фамилии, имени и отчества граждан без указания телефона, e-mail;
сбор персональных данных проводится с целью однократного пропуска гражданина на территорию оператора, собирающего данные, или в аналогичных случаях;
сбор, обработка и хранение персональных данных осуществляется на бумажных носителях без использования средств автоматизации. Кстати, хранить свой бумажный архив, включая кадровые документы и персональные данные вы можете и вне офиса . Так можно избежать их утраты и несанкционированного доступа к информации.

Во всех остальных случаях — регистрация обязательна!

Без уведомления Роскомнадзора можно обойтись если вы:

Обрабатываете данные в соответствии с трудовым законодательством.
Данные получены в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных. При этом сведения должны не распространятся и не передаваться третьим лицам без согласия субъекта. Только использование для исполнения договора и заключения договоров с субъектом.
Сделанных субъектом ПДн общедоступными.
Полученных для однократного пропуска субъекта ПДн на территорию, на которой находится оператор.
Включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка.
Обрабатываемых без использования средств автоматизации.

Бумажный носитель vs электронный документ: форма уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор

При отправке уведомления в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций у операторов часто возникает вопрос: нужно ли отправлять уведомление об обработке персональных данных в письме с распечатанным уведомлением или достаточно заполнить электронную форму на портале Роскомнадзора.

ФЗ-152, как и п. 3.2 Методических рекомендаций по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 разрешают отправлять уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Несмотря на это полностью исключить бумажные носители из документооборота не удалось – так как правовым основанием для совершения регистрационных действий являются бумажные варианты документов, поэтому операторы обязаны направлять бумажные носители независимо от того, подавались ли они в электронном виде.

На практике направление уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор происходит в два этапа:

1) заполнение формы уведомления Роскомнадзора в электронном виде – необходимо для ускорения работы по внесению данных в реестр и получения готовой заполненной формы для печати на бумажном носителе;

2) отправка формы уведомления на бумажном носителе – является основанием для совершения Роскомнадзором регистрационных действий (уведомление регистрируется в уполномоченном органе и является основанием для внесения оператора в реестр).

В будущем планируется полный переход на электронный документооборот, но до этого момента операторы не могут избежать бумажной работы и должны направлять оформленные и подписанные уведомления на бумажном носителе.

Форма уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных в 2020 г.

ФЗ-152 не утверждает обязательную форму или бланк уведомления об обработке персональных данных. По закону главное – предоставить сведения, которые указаны в норме.

Форма уведомления об обработке персональных данных, рекомендуемая к использованию Роскомнадзором, содержится в Приложении № 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017. Данная форма содержит сведения, требуемые ст. 22 ФЗ-152 и необходимые для включения в реестр операторов.

На практике самый простой и быстрый способ получить заполненное уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор – заполнить форму, предложенную на портале персональных данных и без изменений распечатать её на бумажном носителе для направления в Роскомнадзор. Далее в статье мы рассмотрим, как заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных.

Заполнение уведомления в Роскомнадзор: подпись, оформление и отправка уведомления об обработке персональных данных

При оформлении и отправке уведомления об обработке персональных данных у операторов часто возникают вопросы, связанные с подписанием и оформлением документа. Ниже мы ответили на самые популярные из них.

Кто может подписывать уведомление об обработке персональных данных ?

Согласно ФЗ-152 уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор должно быть подписано уполномоченным лицом. Специальных требований к подписанию уведомления не установлено.

Исходя из общих положений законодательства здесь возможно несколько вариантов:

Подписание уведомления лицом, имеющим право подписи без доверенности – к ним чаще всего относятся руководители (можно проверить в ЕГРЮЛ).
Подписание уведомления по доверенности – может подписывать иное лицо. В таком случае к уведомлению нужно приложить доверенность на право подписи.

Есть ли дополнительные требования к оформлению уведомления?

Из дополнительных требований – Роскомнадзор также рекомендует размещать уведомление об обработке персональных данных на фирменном бланке оператора.

Как нужно оформлять и отправлять письмо с уведомлением в Роскомнадзор?

Отдельных требований к оформлению или отправке писем с уведомлением об обработке не предусмотрено. В то же время важно понимать, что получение Роскомнадзором документа на бумажном носителе является основанием для совершения регистрационных действий, поэтому фиксация факта получения письма Роскомнадзором, находится в интересах оператора.

Какие сроки и порядок отправки уведомления об обработке персональных данных в РКН?

Как мы уже говорили ФЗ-152 обязывает операторов персональных данных высылать уведомление о начале обработки персональных данных. Операторам не стоит пренебрегать выполнением этого требования – не уведомление Роскомнадзора может повлечь привлечение к административной ответственности. Срок направления уведомления оператором – до начала обработки персональных данных. Срок включения в реестр – 30 дней с даты регистрации уведомления Роскомнадзором. Как правило, оператор о включении в реестр не уведомляется. Отслеживать статус уведомления можно самостоятельно. Для проверки статуса уведомления нужно запомнить его номер и ключ – их можно найти в конце каждого электронного уведомления после его заполнения.

Описываем цели обработки персональных данных в уведомлении

Неправильное заполнение уведомления об обработке персональных данных может оцениваться Роскомнадзором как предоставление неполных или недостоверных сведений об обработке данных.

Несмотря на кажущуюся простоту заполнения уведомления, операторы часто сталкиваются с трудностями определения целей обработки персональных данных и продолжают указывать в уведомлении неполный перечень целей их обработки.

Определяем цели обработки данных

Цели обработки персональных данных должны быть конкретными, заранее определёнными, законными и соответствующими деятельности, при которой такая обработка осуществляется.

При определении целей обработки персональных данных и заполнении уведомления необходимо проанализировать следующее:

1) Цели деятельности оператора, определённые в его уставе, локальных актах, согласии на обработку персональных данных, анкетах, договорах, предусматривающих передачу персональных данных и пр.

2) Основания получения персональных данных, деятельность, которую оператор осуществляет при получении и обработке персональных данных на таких основаниях.

Цели, указываемые в уведомлении, должны охватывать все случаи обработки персональных данных. При этом нужно учитывать как внешнюю деятельность компании – работа с клиентами, пользователями, заключение и исполнение договоров, маркетинговая активность и пр., так и внутреннюю – подбор и приём кадров, сбор данных о сотрудниках, организация пропускного режима.

Примеры заполнения информации о целях обработки персональных данных в уведомлениях:

При определении целей рекомендуется привлекать специалистов, которые знакомы со всей деятельностью компании, а не заняты в одном отделе – это обеспечит правильность и полноту работы в сфере обработки персональных данных.

Специалисты ПДМастер смогут задать правильные вопросы и определить цели обработки данных, актуальные для вашей компании.

Определяем категории обрабатываемых персональных данных

Указание неполного перечня обрабатываемых персональных данных – одно из типовых нарушений в сфере обработки персональных данных. Чтобы избежать сложностей в заполнении уведомления разберёмся, какие сведения о персональных данных нужно указывать в уведомлении об обработке.

Из законодательства следует, что категории персональных данных – это перечень персональных данных, конкретные сведения о субъекте, с помощью которых он идентифицируется или может быть идентифицирован.

Персональные данные группируются в зависимости от их особенностей, на основе чего их относят к специальным, биометрическим и иным видам категорий персональных данных.

Как внести уведомление Роскомнадзора корректные категории персональных данных?

Электронная форма уведомления на портале Роскомнадзора предлагает при определении категорий персональных данных указать конкретные сведения, которые будет собирать оператор – ФИО, дата, место рождения, семейное и социальное положение и пр.

Сложность в определении категории персональных данных при заполнении уведомления связана с тем, что сам по себе перечень персональных данных не является исчерпывающим.

Во избежание неверного заполнения уведомления об обработке необходимо чётко определить цели обработки персональных данных, после чего указать, какие именно данные субъектов персональных данных будут обрабатываться.

При возникновении нестандартного случая или сложностей при заполнении уведомления в Роскомнадзор, мы готовы проконсультировать Вас и взять на себя все хлопоты по составлению и отправке уведомления в контролирующие органы.

Особенности толкования положений законодательства в части отнесения тех или иных данных к персональным

Согласно подходу Роскомнадзора к биометрическим персональным данным могут относиться не только данные изображения отпечатка пальца, радужной оболочки глаза и т.д., но и изображения лица. Статья 22 ФЗ-152 обязывает операторов указывать категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются. Логично, что субъектами персональных данных являются физические лица, но остаётся открытым вопрос, как их нужно идентифицировать в уведомлении Роскомнадзора.

Категории субъектов персональных – это указание на правовой статус субъектов персональных данных, определение места физических лиц в отношениях с оператором.

В методических рекомендациях по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 РКН рекомендует указывать в уведомление об обработке персональных данных виды отношений оператора с субъектами персональных данных, т.е. определять, какие отношения (трудовые, гражданско-правовые и пр.) связывают оператора и физическое лицо-субъекта персональных данных.

Таким образом, для указания полной и достоверной информации об обработке персональных данных, правильного уведомления Роскомнадзора необходимо описывать категории персональных данных по следующему образцу:

Внесение изменений в уведомление об обработке персональных данных

Информационное письмо оформляется на бланке оператора по форме, определенной Приложением 2 к Рекомендациям, и направляется в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора в налоговом органе.

Если установится факт размещения в реестр операторов недостоверной или неполной информации, сотрудник Роскомнадзора информирует ответственное лицо в компании оператора путем направления в его адрес письма о перечне недостающих или неточных сведений в уведомление об обработке персональных данных. Решить вопрос необходимо в течение 30 дней со дня получения такого запроса.

Далее мы рассмотрим образец письма в Роскомнадзор, где заполнять необходимо только те поля, в которые вносятся изменения. Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.

Образец заполнения уведомления в Роскомнадзор

Обращаем внимание! Текст примера следует переработать с учетом особенностей деятельности вашей компании. Убедитесь в том, что в подаваемом уведомлении или информационном письме указаны полные и достоверные сведения о компании.

Образец заполнения уведомления Роскомнадзора
об обработке персональных данных для юр.лиц

Внесение изменений в уведомление об обработке персональных данных

УВЕДОМЛЕНИЕ
об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных

База данных №1

Допустим, со временем у компании изменяются:

Ответственное лицо.
Адрес.
Номер телефона.

Образец информационного письма
о внесении изменений в сведения
в реестре операторов персональных данных

Согласно закону 152-ФЗ, компании обязаны защищать персональные данные (ПДн) своих сотрудников и клиентов, хранить и обрабатывать их по определенным правилам. Разберем, что такое ПДн, какие они бывают, что такое обработка персональных данных и как соблюсти все требования закона.

Что относится к персональным данным

Персональные данные — это любая информация, которая относится к конкретному человеку, или субъекту персональных данных. ФИО, мобильный телефон, email, адрес проживания, фотография, паспортные данные — всё это ПДн.

То же самое касается данных опросов. Если вы анонимно опрашиваете людей об их семейном положении, то не собираете персональные данные. А если спрашиваете ФИО, номер телефона и семейное положение, то по закону всё это персональные данные.

Небольшой пример, чтобы было понятнее, что входит в персональные данные, а что нет:

Никакого строгого списка или перечня персональных данных нет. Обычно получается, что для того, чтобы данные можно было считать персональными, нужно их с чем-то сочетать, например, с ФИО или паспортными данными.

Какие бывают виды персональных данных

В Постановлении правительства №1119 перечислены категории персональных данных. Всего их четыре: общие (или общедоступные), специальные, биометрические и иные.

Общие персональные данные

К ним законодательство о персональных данных относит базовые личные данные: ФИО, место регистрации, информация о месте работы, номер телефона, email. Обычно эти данные и так известны некоторым другим людям, могут быть опубликованы в общедоступных источниках. Например, о месте работы человека могут знать его друзья в социальных сетях.

Специальные персональные данные

Информация о личности человека: расовая и национальная принадлежность, политические, религиозные и философские взгляды, состояние здоровья, подробности интимной жизни, информация о судимостях.

Специальные категории персональных данных отличаются от общих тем, что обычно находятся в закрытом доступе. Их можно узнать только лично у человека, либо сделав официальный запрос в больницу, полицию или суд. Чаще всего сообщать эти данные человек не обязан, они — его личное дело.

Биометрические персональные данные

Это физиологические или биологические особенности человека, которые используют для установления его личности. К ним могут относиться фотографии, отпечатки пальцев, группа крови, генетическая информация.

Однако все эти данные не всегда являются биометрическими. Согласно разъяснению правительства, они становятся такими, только если вы храните их с целью идентификации личности. Например, если на проходной стоит камера с распознаванием лиц, фотографии сотрудников будут биометрическими данными — именно по ним вы определяете личность человека.

А если к личному делу сотрудника или профилю клиента прикреплена его фотография — эти данные не биометрические. Вы не используете их для идентификации, а уже знаете, кому принадлежит фото, и просто дополняете им информацию.

То же самое касается других подобных данных, в том числе медицинских. Если их используют просто для сбора информации о пациенте, они не биометрические, а общие или специальные.

Иные персональные данные

В эту категорию ПДн относят всё, что нельзя отнести к общедоступным, специальным или биометрическим данным: принадлежность к определенной социальной группе, к примеру, членство в клубе, или корпоративные данные, например, то, что хранится в бухгалтерии: зарплата, периоды отпусков, стаж и так далее.

Иные данные сложнее всего отличить от специальных. Разница следующая:

Специальные данные характеризуют человека как личность, часто человеку важно, чтобы посторонние их не знали.
Иные данные — это просто дополнительная информация, они часто могут меняться.

Кто такие оператор и субъект персональных данных

В законе о защите персональных данных упоминаются оператор и субъект ПДн. Разберемся, кто это такие.

Оператор ПДн — компания, которая собирает, хранит, обрабатывает и распространяет персональные данные. Чтобы понять, является ли компания оператором, нужно разобраться, что такое хранение и обработка персональных данных:

Хранение персональных данных по 152-ФЗ — это когда вы держите данные у себя, например, записали на свой сервер или в базу данных в облаке. Кстати, если данные на бумаге, и вы держите их в папках и архивах, то тоже занимаетесь хранением персональных данных.
Обработка персональных данных — любые действия с ними: запись, извлечение, анализ, изменение, передача и даже удаление. Даже если вы просто собираете данные, вы их уже обрабатываете.

Субъект персональных данных — это любой человек, персональные данные которого получил оператор. Например, вы заполнили в магазине анкету на карточку постоянного покупателя — вы стали субъектом ПДн, а магазин — оператором ваших персональных данных.

В компаниях данные разных субъектов ПДн обрабатывают по-разному. Например, доступ к данным сотрудников имеют одни люди, а к данным клиентов — другие. Поэтому при составлении правил работы с данными в компании выделяют разные категории субъектов персональных данных, например: сотрудники, клиенты, стажеры, представители клиентов, родственники сотрудников.

Кратко: Кто является оператором персональных данных? Тот, кто собирает ПДн, хранит их у себя на серверах, анализирует, изменяет и передает.

Кто является субъектом персональных данных? Тот, чьи данные хранит или обрабатывает оператор ПДн.

Как оператор обязан защищать персональные данные

Согласно 152-ФЗ оператор должен обеспечить защиту персональных данных. Степень защиты зависит от типа данных:

Общедоступные нуждаются в самой слабой защите — их довольно легко получить, обычно их не скрывают.
Иные данные нужно защищать чуть сильнее — они известны меньшему кругу лиц.
Биометрические данные защищают еще серьезнее, поскольку их можно использовать для идентификации человека.
В самой серьезной защите нуждаются специальные данные — их часто можно использовать, чтобы навредить человеку.

Для защиты персональных данных по 152-ФЗ оператор должен построить защищенную IT-инфраструктуру и следить, чтобы ПДн всегда были доступны, не потерялись и не попали в руки посторонних.

Кроме защиты данных, оператор обязан собирать, обрабатывать и передавать данные куда-либо только с согласия их владельца, а также отчитываться о сборе данных и мерах защиты перед государством.

То, какую защиту нужно обеспечить персональным данным, зависит от уровня защищенности (УЗ), установленного законом. Его определяют с учетом того, какие данные вы храните и что может им угрожать. Всего уровней защищенности четыре: данные с УЗ-3 и УЗ-4 можно без проблем хранить в публичном облаке, аттестованном по 152-ФЗ, для УЗ-2 и УЗ-1 нужны особые условия, не все провайдеры могут их предоставить.

В публичном облаке MCS можно хранить персональные данные в соответствии с УЗ-2, 3 и 4. Для хранения данных с УЗ-2 и УЗ-1 также есть возможность сертификации, как в формате частного облака, так и на изолированном выделенном гипервизоре в ЦОДе MCS. При построении гибридной инфраструктуры для хранения персональных данных на платформе VK Cloud Solutions (бывш. MCS) вы получаете облачную инфраструктуру, уже соответствующую всем требованиям законодательства. При этом частный контур нужно аттестовать, в этом могут помочь специалисты VK, что позволит быстрее пройти необходимые процедуры.

Перечень информации, которая может быть персональной, является открытым. В законе он четко не поименован. Поэтому определять, относятся ли какие-то сведения к персональным данным конкретного лица, необходимо индивидуально. Организации обрабатывают данные не только сотрудников, но и клиентов, партнеров и пр. Когда фото и видео, номер телефона, сетевые идентификаторы, зарплата и условия работы, профессия и образование будут персональными, зависит от ситуации. Мы проанализировали судебную практику, чтобы разобраться в нюансах. Ведь полезно знать не только об ответственности работодателя, но и ситуациях, когда нарушается закон в отношении вас как субъекта персданных, а также сотрудников или клиентов вашей организации, если вы размещаете какую-то информацию в открытом доступе.

Как видно из приведенного определения, закон не содержит исчерпывающего перечня сведений, которые входят в круг персональных данных. Соответственно, в каждом случае необходимо определить, может ли та или иная информация быть отнесена к конкретному лицу. Поможет в этом анализ судебной практики.

Банки не могут распространять платежные карты с открытыми данными клиентов, а управляющие компании рассылать в открытом виде платежные документы, поскольку в таком случае персональные данные людей не защищены от случайного к ним доступа со стороны третьих лиц (апелляционное определение Самарского областного суда от 17.10.2019 № 33-12118/2019).

Помимо Ф.И.О. к числу персональных данных физического лица также относится и конкретный адрес его проживания, включающий город, улицу, номера дома и квартиры, а вот неполный адрес (без указания определенной квартиры) уже не позволяет установить конкретного субъекта персональных данных. В многоквартирном доме находится много квартир, поэтому такой общий адрес нельзя соотнести с конкретным человеком.

Типичным нарушением со стороны управляющей компании, под управлением которой находится жилой дом, является размещение на входной двери, ведущей в подъезд, на стендах и в иных местах, открытых для всеобщего доступа, информации о наличии задолженности по оплате электроэнергии и коммунальных платежей в отношении конкретных граждан с указанием номеров их квартир. Указанные сведения относятся к частной жизни конкретных лиц, поэтому их разглашение будет считаться нарушением, что дает пострадавшему лицу право требовать взыскания денежной компенсации морального вреда на основании ст. 151 ГК РФ (решение Московского районного суда г. Калининграда от 19.04.2017 по делу № 2-688/2017).

Некоторые особо восприимчивые граждане в такой ситуации могут вообще посчитать, что информация о наличии у них задолженности является оскорбительной и задевает их честь, достоинство и доброе имя. Однако порочащий характер сведений должен выражаться в оскорбительных высказываниях, а не в фиксации долга. Нарушение в данном случае состоит только в разглашении персональных данных (апелляционное определение Саратовского областного суда от 23.07.2019 по делу № 33-5366).

Здесь стоит отметить, что судебная практика по вопросу отнесения номеров квартир к числу персональных данных не является единообразной, есть примеры случаев, когда суды полагали возможным указание номеров квартир с информацией о наличии задолженности.

Суд указал, что не будет считаться нарушением размещение информации о наличии задолженности по оплате электроэнергии и коммунальных услуг с перечнем соответствующих квартир, но без указания таких персональных данных, как Ф.И.О. (апелляционное определение Свердловского областного суда от 19.09.2019 по делу № 33-15137/2019).

Жители многоквартирного дома, проживающие в конкретном подъезде, скорее всего, знают друг друга в лицо и по имени, поэтому хоть и не всегда, но в определенных случаях могут соотнести данные о номере квартиры со своими соседями, что позволяет рассматривать номер квартиры как персональные данные конкретных лиц. При таких обстоятельствах можно сделать однозначный вывод: размещение информации о наличии задолженности на стенде подъезда многоквартирного дома с указанием конкретных номеров квартир может рассматриваться как нарушение законодательства о защите персональных данных. Иным образом будет обстоять дело в случае, когда на информационном стенде вывешивается не объявление, а индивидуальное обращение к конкретному лицу по вопросу, представляющему определенную значимость.

Гражданин при входе в подъезд своего жилого дома неожиданно для себя увидел требовательную надпись о том, что ему надлежит вернуть аннулированную доверенность конкретному человеку. Гражданин полагал, что вывешивание такого объявления нарушает требования законодательства по защите персональных данных. Однако суд его требования не поддержал, отметив, что само по себе размещение информации не является обработкой персональных данных и не требует получения разрешения (апелляционное определение Волгоградского областного суда от 09.01.2019 по делу № 33-774/2019).

В состав персональных данных гражданина также входят год, дата, месяц и место его рождения, семейное и имущественное положение, уровень образования, размер доходов, а также иная информация, посредством которой можно идентифицировать конкретное физическое лицо. В качестве персональных данных можно также рассматривать серию и номер паспорта гражданина, которые представляют собой уникальную комбинацию цифр, указываемых в основном документе, удостоверяющем его личность. У другого гражданина реквизиты основного документа, удостоверяющего личность, будут другими, поэтому реквизиты паспорта также могут быть отнесены к числу персональных данных.

Персональные данные под вопросом

Профессию и образование, а также социальное положение в качестве персональных данных предлагает рассматривать Пермский краевой суд 1 . По нашему мнению, профессию и образование нельзя считать персданными, поскольку сами по себе они могут быть относимы к большому количеству людей.

Как нам представляется, те или иные разрозненные сведения, рассматриваемые отдельно.

Читайте также: