С помощью каких инструментов тайм менеджмента можно осуществлять планирование

Обновлено: 30.06.2024

Прочтите эту статью и подойдите к решению исходя из собственных потребностей — пробуйте разные техники, выстраивайте собственную систему, следите за результатом, ошибайтесь, снова пробуйте и находите то решение, которое сможет подойти в конкретной ситуации именно вам.

В конце статьи мы прикрепили шаблон планировщика в Notion, который вы можете забрать себе и адаптировать под свои задачи и особенности. Никаких указаний и 100% работающих механик — только личные предпочтения, только хардкор.

Принципы тайм-менеджмента

Несмотря на всю индивидуальность этого вопроса, существуют принципы на которые следует обратить внимание. Как минимум, они способны помочь выстроить собственную систему продуктивности.

Планируйте

Система планирования — это один главных столпов тайм-менеджмента. Можно завести привычку каждый вечер или утро записывать дела, которые необходимо выполнить в течение дня. Для этого существуют ежедневники, электронные приложения или блокнот. По сути, форма не имеет значения и следует использовать то, чем будет комфортно пользоваться.

Систему планирования придумали для того, чтобы не держать в голове всю информацию и уменьшить стресс. Если кто-то не планирует день, он может забыть сделать что-то важное: позвонить маме, выполнить зарядку или решить рабочую проблему.

В какой-то момент к людям приходит понимание, что дела все же надо где-то фиксировать, но они не делают этого пока ситуация не дойдет до критической точки. Тогда в бой идут всевозможные методы. У человека начинают висеть стикеры на стенах, копятся заметки в телефоне и обязательно что-то записано в блокноте. Это нельзя назвать системой планирования и со времен желательно прийти к единому месту, а не писать заметки везде, где это возможно.

Расставляйте приоритеты

После того как человек собрал пул задач на день или неделю, не надо приступать к ним сразу. Лучше сначала сгруппировать свои дела, особенно, если рабочие задачи между собой схожи. Необходимо поставить их одну за другой и не втыкать между ними что-то другое.

Приоритеты у всех свои, но в любом случае они зависят от срочности и сложности. Чем срочнее и сложнее дело, тем быстрее его нужно выполнить и наоборот. А если задача не срочная и человек больше трех-четырех раз откладывает ее на потом — нужно задуматься, нужно ли ее вообще делать. Если такие задачи не выкидывать, то рано или поздно список дел превратится в хранилище, которое только придаст тяжести.

Реально оценивайте силы

У тех кто только начинает учится системе планирования, может возникнуть желание успевать делать все и сразу. Выписывать слишком большое количество дел, ставить не особо адекватные цели и тем самым вредить себе. Концентрироваться необходимо на одной задаче, выполнить ее и только потом переходить к следующей. Безусловно, можно успеть выполнять большое количество дел один день, второй, но к концу недели есть вероятность привести свой организм к истощению. А еще, кто-то может переоценить себя и не успеть сделать то, что запланировал. Результат — ненависть к тайм-менеджменту, самобичевание и отсутствие мотивации делать что-то дальше.

Не каждый может сразу грамотно оценить вес задачи и это нормально. В таком случае просто разбейте повторяющиеся и похожие дела на категории, засекайте время на их решение в течение недели-двух и зафиксируйте результаты в табличку. После того, как соберете достаточное количество данных — сможете вывести среднее значение по каждой категории, которое в дальнейшем и будете брать при планировании похожих задач.

Не отвлекайтесь

Представим, что человек проснулся с твердой решимостью провести супер-продуктивный день.Он садится за стол и начинает упорно выполнять рабочие задачи. Проходит 10 минут и на телефон приходит уведомление от друга, хочется ответить. Потом появляется желание налить кофе и что-нибудь покушать. Вслед открывается вкладка ютуба и человек не замечает, как уже час залипает на разные видео.

К сожалению стопроцентного способа, который помог бы как по взмаху палочки научиться концентрироваться на работе не существует. Только нацеленность на результат, дисциплина и постоянная практика.

Идея в том, что если у человека есть нехорошие привычки, которые только отвлекают — следует усложнить к ним доступ. Например, убрать телефон в другую комнату и очистить рабочий стол от лишних приложений. Если телефон нужен во время работы — можно избавиться конкретно от того приложения, которое больше всего мешает. Удалите Instagram и скачивайте его только тогда, когда действительно есть свободное время. Поставьте воду, чайник с кофе и какой-нибудь перекус рядом с рабочим местом, чтобы лишний раз не вставать. Конечно, такой подход не всем может подойти, но если на это есть возможность — однозначно следует попробовать.

Делегируйте

Делегирование означает, что часть своих дел человек способен передать другим. Как правило, на работе есть специалисты, которые могут посвятить свое время более серьезным делам, а простые задачи передать менее опытным сотрудникам.

Если же человек работает сам на себя, то все зависит от результата, который хочется получить. Если наваливается много крутых проектов, которые просто невозможно выполнить одному, то стоит подойти к вопросу открытия ИП, найма сотрудников и для начала — отгрузки им элементарных дел. Да, деньги больше не будут принадлежать только одному человеку, но он получит новый навык и горизонт развития — управление и собственный бизнес.

В повседневной жизни также можно делегировать свои дела. Например, заплатить кому-нибудь за уборку квартиры или нанять няню, которая проследит за ребенком, пока человек работает.

Отдыхайте

Та забота, которую человек оказывает телу, поможет на регулярной основе поддерживать себя в тонусе. Только люди со здоровым умом и телом выполняют задачи быстро, легко и эффективно. Важно научиться слушать собственное тело, чтобы определить, когда организм продуктивно настроен, а когда не стоит мучить себя лишней работой. Если кому-то сложно дается утреннее время — не нужно ставить себе тяжелые задачи. Лучше налить себе кофе, спокойно позавтракать, посмотреть в окно и только через определенное время после пробуждения подойти к рабочему месту. Также, есть люди, которые любят работать вечером или даже ближе к ночи. В таком случае не надо насиловать себя и пытаться уснуть в десять часов вечера, так как это якобы очень полезно для организма. Безусловно, ранний подъем и отход ко сну важен, но не стоит впадать в крайности, если не получается вставать в семь утра и ложится в десять вечера.

Также, если кто-то ведет сидячий образ жизни, желательно выполнять зарядку или хоть как-то двигаться. Например, меньше ездить на такси или автобусе и больше прогуливаться. Ну или ходить три раза в неделю в спорт-зал. Когда человек станет регулярно выполнять физические упражнения, он действительно будет становиться здоровее — а значит и работа пойдет куда лучше.

Техники тайм-менеджмента

Ниже описаны только часть техник тайм-менеджмента — на самом деле их сильно больше. Если на первых порах не получается придумать собственную систему продуктивности, то стоит попробовать что-то из этого списка. Важно отметить, что кому-то эти техники могут не подойти. Строить жизнь нужно исходя исключительно из собственных ощущений.

10 минут

Необходимо засечь 10 минут каждый раз, когда человек понимает, что не может решить ту или иную задачу. Если в течение этого времени не удалось найти решение, то нужно просто остановиться — попить воды, сходить на прогулку или скушать что-нибудь вкусное.

Эту техника поможет тем кто думает, что если он не способен решить задачу, то не имеет права взять перерыв или приступить к другой работе. С одной стороны — это хорошая привычка, но все хорошо в меру. Бывают дела, которые мы пытается решить весь день и ничего не получается.

Когда человек останавливается, у мозга есть шанс разобраться в сложной деле — переварить информацию и подумать. Ирония в том, что если бросить задачу и постараться о ней не думать, существует вероятность достаточно быстро найти ответ.

Правило трех

Вместо того, чтобы распылять силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, выберите три задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите еще три, и так далее. Таким образом человек будет сохранять сосредоточенность и двигаться вперед куда быстрее. Эту же технику тайм-менеджмента можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

Правило 1-3-5

Суть этой техники заключается в том, что за день нужно выполнить только одну большую задачу, три средние и пять мелких. В итоге, человек получает девять дел на день и не больше. Это правило тайм-менеджмента способно упростить работу и поможет научиться разбираться в собственных задачах. Придется подумать, какая задача действительно будет сложной, а какая нет.

Метод 90/30

После того как человек настроился на рабочий день, нужно поставить таймер на 90 минут и начать работу. После этого стоит взять перерыв на 30 минут и повторять эту технику по-кругу. При этом, первую половину дня необходимо отвести под самую сложную работу, которую в любом случае необходимо сделать. После выполнения, следующие отрезки времени стоит занимать более простыми делами.

Pomodoro

Еще одна интересная техника тайм-менеджмента основанная на цикличности. Суть заключается в том, чтобы распределить ежедневные задачи, а затем поставить таймер на 25 минут. После того, как прозвенит будильник, необходимо сделать перерыв на пять минут и так далее. Когда человек повторит это 4 раза, можно сделать большой, полноценный перерыв.

Если так посмотреть, то мы постоянно отвлекаемся на социальные сети, мобильные игры или YouTube. Почему бы не попробовать делать это в определенное время.

Закон Парето

20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий — только 20% результата.

Если следовать закону Парето, то следует делать важные задачи тогда, когда продуктивность наиболее высока. Например, не надо начинать рабочий день со сложной задачи. Как правило, это будет 80% усилий на 20% результата. Начните с простого: налейте кофе, пообщайтесь с коллегами, приведите рабочий стол в порядок. Как только человек придет в себя, выполнять необходимые задачи станет легче. Когда вы на пике работоспособности, 20% усилий приводят к 80% результата.

Правило двух минут

Если задача займет не более двух минут — стоит выполнить её немедленно. Так человек разгрузит мозг, потому что не придётся больше помнить об этом деле. Например, не стоит систематически копить грязную посуду в раковине, иначе впоследствии это займет не две минуты, а двадцать.

Матрица Эйзенхауэра

Бонус: личный таск-трекер в приложении Notion

Наш главред подбила свой личный планировщик под шаблон электронного ежедневника в Notion. Его может использовать любой, кто хочет серьезно подойти к вопросу системы тайм-менеджмента. Варианта два — просто забрать и использовать или же прочитать как он создавался и какие задачи решает, а затем придумать собственное решение.

Сам планировщик выглядит вот так, но не пугайтесь раньше времени:

Как это работает

За каждой областью жизни закреплен определенный цвет, чтобы была возможность видеть то, чему отдавать приоритет. В разрезе недели можно понять, чем человек занимается больше всего, а чего не делает вовсе.

Создаем хранилище для заметок на случай, если человек сидит на созвоне или где-то еще и получает сразу большой объем информации, который позже нужно разбить на задачи.

Затем разбиваем месяц на недели, недели на дни, а внутри дней — чек-листы с задачами, которые удобно зачеркивать. Некоторые люди получают удовольствие от процесса закрытия чек-листов — это добавляет мотивации не переставать делать задачи.

Также внутри дней могут быть большие задачи с мелкими подзадачами — их следует вести вот так:

Так можно сгруппировать близкие по смыслу мелкие задачи, чтобы ничего не забыть, но при этом и не засорять пространство.

Если не удалось выполнить задачу — можно перенести на другой день и поставить стрелочку. Если стрелок накапливается 3 — стоит либо выкинуть задачу, потому что она на самом деле не нужна, либо тащить дальше, но по количеству стрелок понимать, в какой области идет сильное отставание.

Лучше всего проводить анализ каждую неделю и более серьезный анализ в конце месяца. Это позволит идти целенаправленно и отслеживать ошибки в разрезе короткого промежутка времени. Затем остается постараться оптимизировать нагрузку так, чтобы выделить больше времени под ту сферу, которую забросили.

По началу эти системы и техники выглядят сложно и кажется, что тайм-менеджмент противоречит сам себе. Здесь главное не перестараться и не пытаться сделать все сразу. Создавайте пути решения, пробуйте разные техники постепенно и опирайтесь на собственные ощущения. Если думаете, что какой-то принцип не подходит под ваши задачи — не тратьте на него время и пробуйте что-то другое. В конечном счете если человек действительно заинтересуется этим вопросом, он сможет придумать личную систему продуктивности, которая будет работать исключительно на него.

Ну и не забывайте о том, что не стоит работать сверх нормы, так как за всем не угнаться. Отдыхайте, гуляйте с друзьями, спите и разрешайте себе просто ничего не делать. Так с большей вероятность удастся продуктивно работать, не сойти с ума и прожить действительно насыщенную и здоровую жизнь.

Успешный человек умеет управлять своим временем и эффективно планировать задачи. Чтобы научиться успевать больше, быстрее достигать целей, изучите тайм менеджмент: что это такое, и как работает. Прочитав эту статью, вы узнаете теорию управления временем, освоите 25 методов тайм менеджмента.

Определение тайм менеджмента

Тайм менеджер — это человек, который умеет управлять личным временем, планировать работу организации. Главным инструментом менеджмента является список дел, который организован по определенным критериям.

Принципы управления временем

Все авторские методы распределения времени основаны на одинаковых принципах:

Составляйте режим дня. Утром пишите список дел. Вечером напишите отчет о выполнении.
Разделяйте текущие задачи на главные и второстепенные. Реализуйте как минимум один пункт из перечня главных ежедневно.
Тайм планирование. Составляйте планы со сроками выполнения. Отслеживайте процесс: фиксируйте именно время, уделенное каждому занятию.
Планируйте отдых. Ресурс человека не безграничен. Запас свободного времени на отдых позволит меньше уставать, избежать тревоги и стресса, восстанавливать ресурсы.

Соблюдение всех правил менеджмента позволяют достичь максимальной эффективности, стать организованным специалистом.

25 техник тайм менеджмента

Попробуйте освоить 25 способов распределения времени. Техники расположены в порядке от сложного к простому.

№ 1 — Разделите задачи на 5 категорий срочности

Метод управления временем создан Брайаном Трейси, автором книг, экспертом по психологии успеха. Брайан Трейси предлагает присваивать локальным задачам 5 рангов:

Сделать срочно. Важнейшие по времени дела, которые нельзя откладывать.
Сделать позже. Приоритетные задачи, не требующие немедленных действий.
Желательно сделать. Занятия, не входящие в перечень приоритетов.
Делегирование. Для повышения эффективности поручить задачу другому сотруднику.
Удалить. Можно вычеркивать строчку из перечня.

Приведенная схема является универсальной. Она подходит для распределения рабочего времени менеджера, для планирования бытовых дел. Чтобы узнать больше, прочитайте книги Брайана Трейси.

№ 2 — Планируйте как президент: матрица Эйзенхауэра

Эту схему использования времени создал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-ым президент США. Схема подразумевает разделение проектов на 4 группы:

срочные важные дела;
несрочные важные дела;
срочные неважные дела;
несрочные неважные дела.

Разделите актуальный перечень задач на 4 группы. Делайте горящие важные задачи в первую очередь. Уделяйте несрочным важными делам до 60% трудового времени. Контролируйте даты выполнения важных задач, соблюдение дедлайнов. Вычеркивайте несрочные неважные задачи. Делегируйте горячие неважные дела для повышения эффективности.

№ 3 — Постройте пирамиду Бенджамина Франклина

Эта стратегия распределения времени тоже создана президентом. Пирамида Франклина помогает в составлении деловых и персональных планов. Пирамида Франклина, как пирамида Маслоу, основана на базовых ценностях человеческой психики.

Содержание Пирамида Франклина включает 6 разных уровней:

Пирамида Франклина позволяет поддерживать высокую мотивацию для реализации важнейшей по времени задачи.

№ 4 — Научитесь умному целеполаганию SMART

Технология SMART используется для формулировки задач и составления планов. Метод SMART учит рассматривать дела по 5 вопросам:

Методология SMART повышает эффективность выполнения запросов. Универсальная технология подходит для организации рабочих и бытовых проектов.

№ 5 — Используйте ленточные диаграммы Ганта

Распределение личного времени по ленточной диаграмме Ганта подходит визуалам. Составьте аналогичную таблицу:

Заполните левый столбец перечислением актуальных целей. Распишите выполнение этапов. Укажите дедлайны выполнения важных дел. Отметьте срочность цветом в таблице. Желательно распечатать таблицу, повесить над офисным столом.

№ 6 — Освойте помидорное планирование

Система Tomato Planning позволяет распределять время. Стратегия основана на чередовании занятости и паузы. После 25 минут сосредоточенного труда делайте перерыв 5 минут. После 4-х периодов делается пауза 30 минут. Стратегия подходит людям с рассеянным вниманием.

№ 7 — Разделите смену на блоки 90−30

Стратегия контроля времени основана на помидорном планировании. Чередовать нужно 90 минут занятости и 30 минут паузы. Стратегия 90−30 подходит людям, умеющим долго концентрироваться на однотипной работе.

№ 8 — Освойте инструмент GTD

Программа GTD (Getting Things Done) предложена бизнесменом Дэвидом Алленом. Полезные тезисы программы:

Учитывать идеи в одном месте: блокнот, файл, приложение.
Формулировать пункты конкретно, избегать двусмысленных трактовок.
Масштабные задачи разбивать на конкретные подзадачи.
Прописывать дедлайны выполнения задач.
Объединять однотипные занятия в группы.
Периодически удалять неактуальные материалы.

Стратегия позволяет освободить мозг от запоминания задач, что помогает думать эффективнее.

№ 9 — Планируйте по технике ZTD

Система Zen to Done (ZTD) создана блогером Лео Батутой. Она представляет собой расширенную версию GTD. Автор рекомендует распределять объемные дела по неделям, маленькие дела — по дням.
Лео Батута делает акцент на соблюдении здорового режима дня без переработок. Автор советует сосредоточиться на интересных пунктах, поручать скучные рутинные занятия другим людям.

№ 10 — Освойте методику учета 1−3-5

Стратегия 1−3-5 предписывает каждый день делать 1 очень важное дело, 3 средних по важности, 5 незначительных. Определить фактор важности можно по стратегии Эйзенхауэра.

№ 11 — Выделяйте 3 главные задачи

Если предыдущая стратегия показалась сложной, в день делайте 1 дело из каждой группы.

№ 12 — Сервируйте лягушек на завтрак

№ 13 — Нарежьте слона на бифштексы

Слон — нагрузка, выполнение которой потребует много времени. Ее невозможно закрыть за день, или месяц. Нарезать слона — разбить крупную нагрузку на промежуточные этапы. Выполнение маленьких подзадач проще организовывать.

№ 14 — Освойте стратегию Kanban

Карточки деятельности нужно распределять по столбцам:

Последний столбец регулярно очищается от неактуальных карточек.

№ 15 — Ежедневный контроль продуктивности

Повысить личную результативность поможет практика, предложенная Глебом Архангельским. Вам нужно зафиксировать, сколько вы тратите времени на задачи: рабочие, бытовые, персональные. Каждая минута должна быть учтена.

Аналитика затрат времени поможет планировать день. Фиксируйте перекуры, телефонные разговоры, кофе-брейки с сотрудниками, проверки сайтов, социальных сетей. Сложив минуты, потраченные впустую, получите 1−3 упущенных часа.

№ 16 — Используйте стратегию 4Д

Стратегия тайм менеджмента позволяет систематизировать список занятий. Присвойте каждой записи категорию:

Делать. Выполните в ближайшее время.
Делегировать. Поручите выполнение другому человеку.
Дождаться момента. Установите дедлайн, выполните позже.
Долой (удалить). Вычеркните строчку из блокнота.

Бизнес тренер Мэрилин Манн предлагает очищать входящую почту. Поступающие письма следует обрабатывать: писать ответы, дополнять план, давать поручения, удалять спам. Накопление писем приводит к потере важной информации, замедляет деловую коммуникацию, переговоры с клиентами.

№ 18 — Нельзя отвлекаться

Не сочетайте 2 вида деятельности. Нельзя вести телефонный разговор, параллельно заполняя квартальный отчет. Это ложная экономия времени. Вы можете допустить ошибку в отчете, поиск ошибки потребует времени. Можете упустить часть значимой информации из переговоров, тогда придется перезванивать собеседнику.

№ 19 — Применяйте закон Парето

Правило Парето гласит: 20% усилий дают 80% результата. Проведите анализ рабочего процесса. Определите 20% действий, приносящих 80% прибыли. Уделите максимум времени выполнению определенных действий. Действия, приносящие 20% прибыли, старайтесь поручать другим.

№ 20 — Работайте на пределе возможностей

Эта стратегия основана на законе Парето. Автор стратегии, Тим Феррис, считает, что если 20% времени работать на максимуме качества, можно увеличить прибыль на 80%. Стратегия подходит людям с крепкой нервной системой, навыком долго концентрироваться. Иначе работа на пределе ресурсов вызывает профессиональное выгорание.

№ 21 — Составляйте временные списки дел

Составление перечня — простой способ начать научиться тайм менеджменту. Записывайте дела в одном месте (блокнот, компьютер, телефон). Вычеркивайте решенные проблемы. Эта практика — развитие привычки отслеживать дела.

№ 22 — Используйте автофокус

Усложненная версия предыдущей стратегии. Выпишите все дела, пришедшие в голову. Начните делать 1−3 задачи ежедневно. Выбирайте интересные занятия, без причин срочности и сложности. Стратегия приучает ежедневно работать над делами, помогает бороться с прокрастинацией, преодолевать нехватку сил.

№ 23 — Составляйте график вечером

Блогер Стефани Ли советует составлять расписание вечером. Продуктивные утренние часы стоит использовать эффективно. Составив режим вечером, на работе приступайте к важным делам.

№ 24 — Ведите ежедневник

№ 25 — Используйте правило двух минут

Когда выполнение работы занимает 2 минуты времени, сделайте ее сразу. Так вы уменьшите количество записей в блокноте.

Вы можете создать собственную стратегию распределения работы. Выберите методы, которые вам подходят, адаптируйте под конкретные задачи. Поняв принципы тайм менеджмента, можно создать персональную стратегию расстановки приоритетов и эффективного планирования.

У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.

Zero Inbox

Автофокус

Записываете все, что намечается.
Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

Лягушки или слоны

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно ;)

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

4. Pomodoro

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям The Enchanted World of Sleep специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями Sleep and Wakefulness нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

8. Временные блоки

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

Собирайте всю информацию в Inbox.
Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
Создавайте простые короткие списки дел.
Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Три главных проблемы, с которыми сталкиваются школьники средних и старших классов — как всё успеть; как заставить себя сделать все запланированные дела и как организовать свой день так, чтобы заниматься не только учёбой. Предлагаем несколько решений на выбор: несколько техник тайм-менеджмента, придуманных для повышения продуктивности. Они помогают ставить достижимые цели, составлять реалистичные планы, выстраивать приоритеты и эффективно использовать время, отведённое для занятий.

Постановка задачи: техника S.M.A.R.T.

S — Specific — конкретность

M — Measurable — измеримость,

A — Achievable — достижимость,

R — Relevant — согласованность,

Именно этим условиям, по мнению разработчика техники, должна отвечать каждая задача, которую человек ставит перед собой.

Конкретность

Измеримость

Ставьте задачу таким образом, чтобы результат можно было измерить. Не забудьте сразу определить, какие параметры будут измеряться, и установить единицы измерения. Измерима не только цель, например, постройнеть на 3 кг, но и цель поступить на определённый факультет университета — ведь факт выполнения задачи и в том, и в другом случае легко установить по цифре на весах или наличию студенческого билета.

Достижимость

Человек может эффективно двигаться лишь к той цели, которую он сам оценивает как реально возможную. Поэтому прежде чем ставить цель, проверьте её на достижимость.

Вариант первый: прислушайтесь к себе. Если чувствуете, что добиться желаемого реально, вы на верном пути. Если же возникают сомнения, то стоит пересмотреть цель или сформулировать её иначе.

Вариант второй: объективно оцените, какие ресурсы нужны для достижения цели, что у вас уже есть, а чего не хватает. Следующий шаг — выяснить, возможно ли получить недостающее, какой ценой и в какие сроки. Если для достижения цели требуется слишком много времени и сил, есть смысл отказаться от неё и выбрать что-то другое.

Согласованность

Любая задача, которую вы ставите перед собой, должна согласовываться с вашими ценностями, долгосрочными целями, а также желаниями и возможностями. В противном случае вы потеряете мотивацию решать эту задачу или обнаружите, что она не имеет решения.

Время

Составление плана: пирамида Франклина

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы.

Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Составляя планы на день и на неделю, мы добавляем в список множество текущих дел, которые не имеют прямого отношения к долгосрочным целям и даже отвлекают от их выполнения. Выстроить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, придуманный американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.

Разделите лист бумаги на четыре равные части. Получится таблица из четырёх ячеек. Распределите все дела по таблице следующим образом:

В правом верхнем углу таблицы находятся те дела, которые согласуются с нашими долгосрочными целями и глобальными жизненными ценностями. Но именно их мы склонны откладывать до тех пор, пока они не перейдут в разряд срочных, после чего выполняем их в режиме форс-мажора и не всегда качественно.

Большая часть ежедневных задач группируется в левом верхнем углу таблицы. Это важные и срочные дела, которые невозможно или некуда отложить. Ими приходится заниматься в первую очередь.

1. Заведите специальный блокнот и в течение дня записывайте по минутам всё, чем вы занимаетесь. Список может выглядеть так:

10 минут — продолжал спать, пока будильник не прозвонил во второй раз;

5 минут — умывался и чистил зубы;

5 минут — заправлял кровать и искал одежду;

5 минут — одевался и причёсывался;

15 минут — собирал портфель и искал пропавший учебник литературы.

Пишите так до самого отбоя и делайте эти записи минимум три дня подряд.

2. Изучите записи и проанализируйте, на что уходит ваше время. Подсчитайте, сколько часов в день вы учитесь, делаете домашние задания, сколько уходит на питание и гигиену, уборку в комнате, гаджеты, общение с друзьями в сети или в реале, разговоры с родителями.

3. Подумайте, как можно оптимизировать ваш ежедневный график, за счёт чего вы можете сэкономить время. Например, меньше играть в гаджеты, выделить на общение с друзьями час в день и не больше, заранее собирать портфель после выполнения уроков, чтобы утром не тратить на это лишние минуты. Составьте список домашних дел, которые нужно делать каждый день: умывание, уборка комнаты, приготовление завтрака; и повесьте его на видное место.

За эти 15 минут можно:

Важно, чтобы деятельность в течение этих 15 минут была разнообразной и отличалась от умственного труда за учебниками. Тогда мозг успевает передохнуть, совершает перезагрузку, и материал усваивается лучше.

Что запомнить

1. Техника S.M.A.R.T. помогает ставить задачи и повышает продуктивность. Для успешного решения задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, согласованной с другими аспектами жизни, иметь чёткие сроки реализации.

2. Пирамида Франклина — методика планирования, позволяющая выстроить единую жизненную стратегию и ежедневно реализовывать её.

3. Матрица Эйзенхауэра — инструмент для выстраивания приоритетов, помогающий отделить важные дела от неважных и сосредоточиться на главных задачах.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Читайте также: