Регламент по другому как

Обновлено: 18.05.2024

В первой статье о документообороте мы рассказали о том, какие виды документов есть в управляющей организации, о первых шагах к построению системы работы с ними и о номенклатуре дел. Узнайте, на что обратить внимание при создании регламентов работы с разными потоками документов в УО.

Пропишите в регламенте по документообороту цель его создания

Документооборот – это движение документов в компании после их создания или поступления извне. Чтобы документ не потерялся и был вовремя исполнен, в управляющей организации должна быть чёткая система работы с документами: входящими, исходящими и внутренними.

Для этого в УО утверждаются регламенты документооборота, в каждом из которых необходимо указать:

Чёткую схему движения документа от момента его создания/получения до исполнения.
Сроки, которые отводятся на каждый этап работы с документом.
Сотрудника, который несёт ответственность за документ на каждом этапе.

Цель таких регламентов – создать чёткую схему работы, чтобы любой сотрудник, который с ней знакомится, мог легко понять, как он должен поступать с теми или иными документами, свою роль в документообороте компании.

Не включайте в регламент ненужные ситуации

В регламенте по документообороту не нужно прописывать ситуации:

Которые в конкретной организации никогда не происходят.

Если УО никогда не получает писем от благотворительных организаций, то не нужно создавать схему работы с такой корреспонденцией.

Создавать регламент по работе с документами необходимо исходя из существующей ситуации в каждой конкретной компании. То, что работает в одной УО, может оказаться неэффективным для другой.

Все описанные в регламенте действия должны быть понятны и полезны для каждого сотрудника УО, учитывать общие интересы и соответствовать целям создания документа.

Регламент должен быть чётким и лёгким в использовании, не содержащим непонятных терминов и сокращений. Аббревиатуры необходимо расшифровать перед тем, как приступить к изложению регламента.

Оформите регламент по работе с документами правильно

По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации. Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.

Инструктивное письмо для лёгкости восприятия строго структурируется:

Для удобства чтения и усвоения материала текст должен быть разбит на смысловые блоки с использованием отступов. Не следует выделять в тексте отдельные строки или слова курсивом или полужирным шрифтом: читающие инструкцию сотрудники могут упустить из внимания остальные части документа. Выделяются только подзаголовки.

Регламент по документообороту должен быть утверждён и подписан руководителем УО, прошит и пронумерован. Хранить регламент удобнее в отдельной папке с инструкциями, обязательными для ознакомления и выполнения всеми сотрудниками УО. Первым листом в подобной папке расположите контрольный лист, в котором будет указана последовательность инструкций.

Включите в инструкцию все этапы работы с входящими документами

Самой важной в документообороте управляющей организации является инструкция по работе с входящими документами (ВхД), присланными жителями многоквартирных домов, РСО, подрядчиками, контрольными ведомствами. За их утерю и неисполнение в срок организации грозят штрафы и привлечение к административной ответственности.

В регламенте необходимо прописать порядок и сроки следующих действий с ВхД:

Корреспонденция может поступать по почте, доставляться курьерами, а также направляться в УО по электронной почте и с помощью факсимильной связи. В первичную обработку включаются: приём писем и документов, проверка целостности упаковки, правильность адресата и соответствие вложений.

Важно: обязательно определите сотрудника УО, который отвечает за данный этап, обозначив должность: делопроизводитель, секретарь, офис-менеджер УО или другая. Пропишите действия сотрудника на случай, если письмо доставлено по ошибке или с неполным пакетом вложений.

Регистрируется вся входящая корреспонденция. В УО могут быть созданы несколько журналов регистрации в зависимости от адресанта: журнал учёта обращений жителей домов, журнал учёта обращений органа ГЖН и т.д. Либо заводится единый журнал, проводится электронная регистрация ВхД.

Все конверты вскрываются, на первом листе или сопроводительном к документам письме проставляется дата и регистрационный номер. Такие же данные заносятся в журнал регистрации. Все полученные документы сортируются для передачи на рассмотрение руководству.

Необходимо определить и зафиксировать в регламенте перечень входящих документов, которые не подлежат регистрации: обычно это информационно-справочные письма, открытки и поздравления, реклама.

Важно: передача документов на рассмотрение должна производиться в день их регистрации. В регламенте можно предусмотреть, какие документы передаются руководителю УО, а какие – непосредственно в подразделения.

Руководитель изучает содержание письма и пишет на документе резолюцию. Резолюция должна содержать указание на ответственное за исполнение лицо или подразделение, срок исполнения и необходимость контроля.

Передача на исполнение и исполнение документа.

Исполняет документ подразделение или сотрудник, которых назначил при рассмотрении письма руководитель УО в сроки, указанные им или которые следуют из текста самого письма.

Важно: в УО может быть предусмотрен порядок передачи документов на исполнение, в том числе под подпись в журнале. В таком случае ответственный за документооборот сотрудник и руководитель в любой момент смогут найти, когда и кем был принят на исполнение ВхД.

Исполненный документ с копией ответа на него возвращаются ответственному за делопроизводство либо хранятся в отделе в специальных папках, если это предусмотрено системой документооборота в УО.

Важно: Копия ответа подшивается вместе с самим запросом, на ответе должны стоять исходящий номер и дата отправления, способ направления. Это поможет оперативно найти информацию по исполнению письма, если таковая потребуется. В журнале регистрации ВхД следует предусмотреть поля, чтобы внести в них информацию об исполнителе и дате направления ответа.

Если ответ важный, то в регламенте можно предусмотреть критерии определения важности письма и обязанность исполнителя проконтролировать, что адресат его получил, например, совершив контрольный звонок.

Чётко пропишите этапы работы с исходящими документами

Исходящие документы (ИД) проходят путь внутри УО от их создания до направления. Все этапы необходимо учесть и прописать в регламенте работы с исходящей корреспонденцией, куда попадают и ответы на запросы жителей домов, РСО, органов надзора.

Первым этапом после создания документа станет его согласование, при необходимости – доработка, затем утверждение. Порядок согласования также можно прописать в инструкции: например, определить, что ответы на запрос жителей МКД согласовываются с юристом УО.

Утверждает письмо тот, кто подписывает его перед отправкой. Если в УО принято отправлять жителям домов письма за подписью заместителя руководителя или начальника абонентского отдела – то именно они эти письма и утверждают, ознакомившись с листом согласования.

Второй этап – регистрация и передача сотруднику, ответственному за отправку документа. Регистрировать исходящие документы необходимо в отдельном журнале. В самом письме в шапке проставляются дата и номер ИД, соответствующие данным в журнале регистрации.

Письмо может быть направлено и в электронном виде, в таком случае в регламенте должно быть зафиксировано, кто и с использованием какого адреса электронной почты это делает, разрешено ли сотрудникам направлять письма со своих электронных адресов.

При передаче писем на отправку ответственный сотрудник обязан проверить правильность указания реквизитов для направления документов, а работник, который отвечает за отправку, – правильность указания адреса после конвертирования корреспонденции.

Контрольная копия ИД должна храниться вместе с запросом, если это ответ на входящий документ, либо в папке исходящих писем у ответственного сотрудника УО или в создавшем его подразделении.

Создайте свою схему движения внутренних документов

Инструкция по работе с внутренними документами (ВнД) индивидуальна для каждой управляющей организации, так как зависит от размера компании, структуры и штата. В ней прописываются основные типы внутренних документов и основания, по которым эти документы создаются.

После создания ВнД проходит этап согласования, доработки и подписания у руководителя УО или подразделения, которое создало документ. Затем документ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов. Журнал может быть один общий, или несколько – в зависимости от вида ВнД: отдельно приказы, распоряжения, служебные записки и т.д. Также журналы могут быть в каждом структурном подразделении.

После регистрации документ тиражируется, если его нужно распространить на несколько сотрудников/подразделений, или направляется в подразделение-адресат. Для каждого этапа движения внутреннего документа также должны быть установлены предельные сроки.

Сформулируйте следствия создания регламента по документообороту

Составление регламента работы с потоками разных документов поможет решить в УО несколько важных задач:

Чётко прописать сроки и ответственных за работу с входящей корреспонденцией, что сведёт к минимуму случаи утери документов и пропуск крайней даты ответа на входящие письма. Следовательно, УО не будут грозить штрафы за несоблюдение сроков ответа на письма согласно № 59-ФЗ, ПП РФ № 416 и других НПА.
Наладить взаимодействие между подразделениями, определить круг обязанностей каждого сотрудника, принимающего участие в документообороте.
Упорядочить схему движения документов внутри организации и свести к минимуму факты утери информации и неосведомлённости сотрудников по какому-либо вопросу.

Мы продолжим писать про нюансы создания и упорядочения документооборота в УО и в следующих статьях расскажем о номенклатуре дел, работе с архивом, создании шаблонов разных писем.

Хотите, чтобы в вашей ленте было больше статей и новостей о ЖКХ и эффективном управлении МКД? Тогда:

Хорошее обслуживание — это один из способов повышения лояльности клиента. В отличие от скидок или подарков, он не требует дополнительных затрат, кроме разового обучения сотрудников и создания системы контроля. Значительно поднять уровень обслуживания помогает грамотный регламент работы отдела продаж. О нем и о правилах его создания говорим в этой статье.

Регламент отдела продаж: что это и как он влияет на работу отдела

Регламент — это правила отдела продаж, которые упорядочивают бизнес-процессы компании. Создавать такой документ требуется не всегда, но чаще всего он упрощает обучение новичков и поднимает уровень обслуживания. О разработке регламента стоит задуматься, если у вас больше пяти менеджеров: чем больше людей работает в компании, тем сложнее осуществлять индивидуальный контроль качества работы.

Наличие регламента для менеджеров позволяет упорядочить деятельность отдела, улучшить производительность. Правила работы точно требуются, если:

менеджеры не знают о своих зонах ответственности;
коллектив систематически не выполняет свои обязанности;
появляются жалобы на качество обслуживания от клиентов;
нет согласованности действий внутри отдела и между подразделениями;
план не выполняется, система мотивации не работает.

Если закрепленная схема работы эффективна, она может значительно улучшить работу отдела продаж при условии регулярных проверок и правильной мотивации сотрудников.

Какие проблемы решает регламент и не создает ли он новых

Разрабатывая правила отдела продаж, руководитель бизнеса стремится решить следующие проблемы:

Определить права и возможности каждого сотрудника.
Указать на стандарт качественного исполнения работы.
Расписать обязанности всех специалистов в простой форме.
Спланировать рабочий день.
Зафиксировать требования к результатам работы.

Может ли введение регламента создать проблемы? Определенно. К примеру, ввод расписания, которое противоречит устоявшимся привычкам отдела, может очень сильно снизить текущую эффективность сотрудников. Именно поэтому рекомендуется регламентировать то, что не смогло самостоятельно организоваться.

Например: если у вашего отдела продаж уже есть расписание работы, а за определенными сотрудниками закрепились определенные обязанности, не нужно все это ломать. Закрепите в регламенте существующие порядки в правила, если они не противоречат здравому смыслу и политике компании, и добавьте новые. Со временем регламент можно изменить, приводя работу отдела и бизнес-процессы в тот вид, который вам нужен.

Как составляется регламент и что должно в него входить

Регламент можно условно поделить на три большие части: основные положения, где расшифровываются термины, указываются обязанности фирмы и ее ответственность перед сотрудниками, вторая часть, в которой раскрываются обязанности сотрудников, и третья — правила поведения специалистов.

Интересно, что есть несколько вариантов оформления главных правил менеджеров по продажам. Наиболее простой — текстовый. Он используется повсеместно, т.к. не требует много времени и его можно включить в отчетность. Более сложный, но более эффективный вариант — табличный. Он обычно служит дополнением к текстовому и необходим, чтобы наглядно и оперативно донести до сотрудников суть документа.

Пример табличного регламента

В первом разделе с основными положениями необходимо последовательно разъяснить:

Определение терминов, которые будут использоваться в дальнейшем. Желательно прописать понятия отдела продаж, системы поощрения, совета директоров и др. Если у вас уже есть документ с терминами, можно сослаться на него.
Обязанности фирмы перед сотрудниками. Раскрывая их, вы даете коллективу уверенность в завтрашнем дне, возможность рассчитывать на вас. Стабильность повышает производительность, т. к. человек не беспокоится о завтрашнем дне и может посвятить себя работе. Пропишите информацию о выплате зарплат, условиях работы, способах моральной и материальной поддержки и т. д.
Зоны ответственности компании. Это короткий пункт, в котором компания обязуется выполнять взятые на себя обязательства.

Первый раздел регламента — справочный. Он нужен, чтобы не появлялось двойных толкований терминов или необоснованных претензий со стороны сотрудников. В дальнейшем не нужно проводить проверку по этому разделу, т. к. это значительно увеличивает объем информации, которую нужно запомнить менеджеру. Но, если возникнут спорные вопросы, вы сможете обратиться к пояснениям, которые составили заранее.

Раздел обязанностей должен включать пункты, полезные в оценке того, выполняет ли работник свои задачи. Обычно там закрепляются такие моменты:

подчинение руководителю;
конфиденциальность;
план продаж и его выполнение;
организация рабочего времени;
планирование работы и др.

Не забывайте, что у каждого специалиста свои обязанности и они должны быть отражены в документе. Четко прописанные обязанности позволяют избежать путаницы, стандартизировать отношения внутри отдела, а значит, каждый будет заниматься своими задачами, а не дублировать работу соседа. Это однозначно поднимет эффективность и позволит сотрудничать с большим количеством клиентов при том же составе отдела.

Правила — наиболее важный раздел любого регламента отдела продаж. Именно здесь прописываются основные требования к сотрудникам: как они должны себя вести с клиентом, руководителем, коллегами. Чаще всего в раздел вписываются следующие моменты:

следование корпоративным правилам и стандартам. Сразу же убедитесь, что у всех сотрудников есть доступ к соответствующему документу;
корректное поведение с заказчиками. Пункт должен включать в себя свод правил, где прописано, какие действия менеджера недопустимы, а какие — разрешены. Если у вас есть скрипты и обучающие программы, можно сослаться на них.

Данный раздел регламента дает представление о том, как сотрудник должен выполнять свою работу. На него можно опираться в сложных ситуациях. Он позволяет улучшить отдел продаж, создав стандарты обслуживания клиентов. Это сделает покупателей более лояльными и улучшит климат в коллективе.

Что нужно вписать в регламент: краткий чек-лист самого главного

При разработке регламента работы менеджера по продажам не забудьте прописать следующие моменты:

Структура отдела: кто в него входит, какие есть должности, где отдел находится в общей структуре компании, с кем взаимодействует.
Стандарты работы в CRM, если вы ее используете.
Доступные вспомогательные инструменты, к примеру, скрипты продаж, коммерческие предложения, презентации.
Описание системы отчетности, которую должен использовать менеджер для подтверждения эффективности своей работы.
Действия на случай непредвиденных ситуаций (если они не прописаны в должностной инструкции).
Правила ведения клиентской базы, система взаимодействия с разными типами клиентов (потенциальные, постоянные).
План продаж.
Система учета и контроля рекламы. Тут нужно учитывать каналы привлечения, сколько клиентов пришло по каждому типу рекламы, сколько — что-то приобрело.
План-график рабочей недели.

Часть из перечисленных выше документов у вас уже должна быть. Какие-то моменты прописаны в должностной инструкции, какие-то — в корпоративных стандартах и т. д. Регламент объединяет в себе всю главную информацию, которая относится к отделу продаж, а также дополняется специфичными данными, важными для эффективной работы подразделения.

Можно ли взять образец регламента отдела продаж и составить свой на его основе? Такой подход экономит время, но, используя чужие наработки, вы рискуете забыть что-то важное, специфичное. Поэтому сначала желательно прописать все главные пункты самостоятельно, а потом — взять пример и оформить получившиеся правила по нему.

Как ввести регламент в действие

Когда правила работы отдела продаж готовы и зафиксированы в письменном виде, необходимо донести их до сотрудников. Заниматься этим должны непосредственные руководители, которые раздадут текст регламента под подпись об ознакомлении. Можно также ускорить процесс знакомства, предложив отделу пройти тестирование. Проверку знаний желательно повторять регулярно: со временем содержание регламента забывается.

Может ли внедрение новых правил вызвать сопротивление? Определенно. Но, если вы не стремились улучшить все, что и так работает, а вписали в текущий регламент большую часть уже имеющихся бизнес-процессов, проблем не возникнет. Просто объясните сотрудникам, что вы хотите внести ясность в работу отдела и зафиксировать письменно главные обязанности каждого человека в нем.

Регламент и мотивация: нужно ли поощрять сотрудников следовать правилам

Мотивация выполнять свои обязанности обычно строится на системе поощрений и наказаний. Ее необходимо продумать заранее и прописать в регламенте. Поощрения должны быть двух типов: внезапные и планируемые. Ожидаемые зависят от эффективности менеджера, к ним можно отнести премию за выполнение плана продаж. Неожиданные даются случайным образом, например, за проведенную особо крупную сделку.

При разработке системы поощрений и наказаний придерживайтесь следующих правил:

Используйте не только денежные премии, но и благодарности. Их можно комбинировать.
Чем больше старается сотрудник, тем чаще нужно его премировать. Не затягивайте с расчетом премий до конца года — большой горизонт снижает эффективность.
Неожиданные поощрения желательно давать публично в торжественной обстановке.
Действуйте справедливо и прозрачно. Разработайте систему оценки работы сотрудника и начисляйте премии соответственно. Если премируете руководителя, отдел также должен получить денежное поощрение. Исключение — уникальные действия руководителя, например, разработка новых учебных материалов, т. е. то, к чему сотрудники не имеют отношения.
Установленные схемы можно менять, но не задним числом. Если вы пообещали премию за определенные показатели, дайте ее, даже если это вам невыгодно. После выдачи можно поменять условия следующего поощрения.
Наказания должны быть справедливыми. Наказывать необходимо тех, кто не подчиняется правилам. Все штрафы и наказания должны быть озвучены один на один с объяснением причин и рекомендациями избегать тех или иных действий в будущем.
Нельзя путать ошибки и проступки. Ошибки — это неправильные действия в нерегламентированном поле. Проступки — это нарушения правил или регламента.

Общее правило мотивации: давать четкую информацию о поощрениях и наказаниях и выполнять свои обещания.

Регламент и проверки: как убедиться, что правила соблюдаются

После введения регламента для работы менеджеров отдела продаж важно проконтролировать его выполнение. Возможные варианты контроля:

Регулярные тесты на знание правил и регламента.
Ежедневный анализ показателей выполнения плана.
Еженедельные итоги и собрание в начале недели с постановкой плана на ближайшие пять дней.
Индивидуальные встречи с менеджерами, в том числе совместные выезды на встречу с клиентами с последующим разбором ситуаций и др.

Руководитель может использовать систему контроля на свое усмотрение. Главное, чтобы она давала ему представление о том, насколько менеджеры понимают свои задачи, выполняют ли нормативы по звонкам и встречам, соблюдают ли технологии холодных звонков, продаж, насколько качественная реклама дается и как хорошо ведется база клиентов в CRM. Наличие этих данных позволяет сделать общий вывод по эффективности работы отдела.

Грамотное внедрение и своевременное обновление регламентов для работы менеджеров отдела продаж — это один из способов добиться успеха и улучшить показатели фирмы. Но руководитель должен действовать грамотно и разумно, чтобы новые правила помогали сотрудникам, а не мешали им работать. Тщательно продумайте все шаги, прежде чем внедрить новый подход к ведению бизнеса. Осторожность и аккуратность позволит избежать ошибок и снизить риски.

Хотите описать свои процессы и внедрить регламенты работы в отдел продаж застройщика? Мы поможем!

Как добиться, чтобы сотрудники читали инструкции и выполняли предписания. Советы эксперта по стратегическому планированию Александра Высоцкого.

Что, если в компании есть регламенты, но сотрудники их игнорируют? Мало того, ответственные подразделения их своевременно не актуализируют. Как быть? Согласитесь, в бизнесе такие ситуации нередки. В этом материале расскажу, как внедрять инструкции и регламенты так, чтобы они работали.

Чаще всего инициатором подготовки регламента или инструкции становится владелец бизнеса. К нему либо приходит идея, либо его настолько достает хаос в компании, что другого выхода, кроме написания пошагового руководства, он не видит. Но владельцу не стоит радостно сидеть в кресле и медитировать, думая, что благодаря новому документу компания начнет сразу же жить счастливо!

Моя ошибка

Лет 20 назад я был таким же руководителем. Помню одну из своих первых инструкций для отдела продаж. Я написал ее и терпеливо ждал, когда все изменится. Но счастливая жизнь не наступила мгновенно, как я того хотел.

Правила работы с регламентами

Если в вашей компании нет службы или сотрудника, который контролирует соблюдение регламентов, они не будут выполняться. Я это гарантирую. Возможно, вы сумеете вдохновить их в самом начале, они будут действовать по инструкции, но после перестанут выполнять ваши распоряжения.

Правило № 1. Должностные папки

Регламент — это инструмент менеджмента. Что нужно сделать, чтобы он работал? Для начала убедитесь, что регламент появился в должностных папках сотрудников, к которым он относится. Эти папки могут быть как физическими, так и электронными.

Правило № 2. Проверка знаний

Возможно, мои слова покажутся кому-то неприятными, но сотрудники никогда не будут читать и разбираться в ваших регламентах, если вы не будете проверять знания. Единственный способ мотивировать их — предупредить, что служба персонала проведет тестирование понимания регламента. Хороший вариант, который не займет много времени, — несколько контрольных вопросов в Google-форме. Тогда необходимость прочесть регламент и разобраться в нем станет для сотрудников очевидной. Но как добиться того, чтобы сотрудники выполняли регламент?

Правило № 3. Контроль выполнения

Служба персонала должна проверять, как на самом деле выполняются регламенты в компании. Понятно, что мы не можем тратить на это много времени и ресурсов, не стоит ежеминутно проверять каждый регламент. Здесь нужно здравомыслие: просто устраивайте проверки с определенной периодичностью.

Инициатива сотрудников

Сделайте так, чтобы каждый, кто сомневается в правильности регламента, мог написать просьбу о его отмене. Человек должен объяснить, с чем конкретно он не согласен, ведь иногда наши инструкции нуждаются в доработке. И это нормально! Сотрудник сообщит свою идею непосредственному руководителю, и если его начальник заинтересован в повышении эффективности, то обязательно рассмотрит возможность изменения регламента. Ведь все мы находимся в одной лодке, мы команда.

Запомнить

Чтобы правильно внедрить регламент, необходимо соблюдать три правила.

Регламент попал к сотрудникам, и вы в этом убедились.

Сотрудник его прочитал, понял и прошел проверку знаний.

Соблюдение регламента контролируется.

Это то, что обеспечивает его выполнение. Нет никакой магии! Обратите внимание, что чем меньше люди воодушевлены работой в компании, тем больше усилий вам необходимо к этому прикладывать. Если сотрудники осознанные, креативные и воодушевленные, то внедрять регламенты будет легко. Но от соблюдения этих трех правил вы все равно никуда не денетесь. Я убежден, что без них все превращается в цирк.

Следите за нашими обновлениями:

Мы часто слышим выражения о том, что где-то в чем-то должен соблюдаться регламент.

Пришла пора узнать в деталях, что же такое регламент, в каких ситуациях устанавливается и какие виды регламента бывают.

Регламент – это …

Регламент – это установленный порядок действий, правила, которые должны быть соблюдены при выполнении какого-либо процесса, процедуры. Говоря простыми словами – это алгоритм с установленными нормами его выполнения.

Можно сказать, что кулинарный рецепт – это тоже регламент, ведь там расписано, какие ингредиенты должны использоваться, в каком порядке должны закладываться, и сколько по времени должны готовиться.

Чаще всего регламент в разговорной речи обозначает ограничение публичного выступления во временных рамках.

Например, на собрании трудового коллектива при обсуждении какого-либо актуального вопроса устанавливают регламент на одно высказывание. Допустим, регламент на обсуждение = 3 минуты для каждого выступающего, регламент для подведения итогов = 10 минут и т.д.

Он либо утверждается в устной форме, либо фиксируется в протоколе собрания.

Административный регламент

Управление государством осуществляется посредством органов государственной власти. Главная цель любого государства – это защита интересов его граждан.

А это подразумевает наличие обратной связи. Это значит, что любому из граждан (или юридическому лицу) могут потребоваться государственные услуги.

Для того, чтобы перечень услуг, порядок их предоставления четко исполнялся, созданы и продолжают создаваться административные регламенты исполнения государственных функций.

Этот процесс в РФ осуществляется в рамках административной реформы, начатой в 2003 году.

Задачи административных регламентов:

устанавливать права и обязанности органов власти, в том числе – обязанности и ответственность сотрудников этих ведомств на уровне должностных инструкций;
устанавливать сферы, на которые распространяются полномочия органов власти;
устанавливать обязательность и способы взаимодействия органов власти между собой в процессе решения каких-либо совместных задач, в том числе в отношении документооборота (это как?) при осуществлении этих процессов (т.е. устанавливать кто и за что отвечает, кто и кому должен передавать документы и т.д.);
определять перечень гос. услуг, которые могут быть необходимы для граждан и юр.лиц.

Для чего нужны административные регламенты:

для регламентирования действий гос.служащих → для повышения эффективности их работы → для повышения эффективности работы гос.органов в целом;
для создания прозрачной схемы предоставления гос. услуг → уменьшение коррупционной составляющей (это как?) в работе аппарата гос.органов.

С каждым годом в работе гос.органов увеличивается роль электронного документооборота (т.е. оборота документов посредством современных электронных средств связи, в том числе – интернета). В связи с этим создан и совершенствуется регламент административного электронного документооборота.

Технический регламент

Регламент, устанавливающий нормы, порядок и условия выполнения какого-либо процесса, называется техническим регламентом.

В СССР (это где?) на производимую продукцию действовали ГОСТы (это как?), они являлись обязательными.

С переходом от плановой экономики к рыночной, ГОСТы перестали быть обязательными к исполнению. От этого пострадал, прежде всего, конечный потребитель. Но одно дело, когда некачественной окажется шариковая ручка, и совсем другое дело – если ребенок съест некачественное детское питание.

Тех.регламент (ТР) – это документ, утверждающий обязательные требования относительно критериев безопасности выпускаемой продукции, процесса ее производства, обеспечения безопасности людей на транспорте и т.д.

Технические регламенты разрабатываются специалистами соответствующей отрасли.

Следует отметить, что ТР не создаются абсолютно для всего. Их разрабатывают только для тех продукции и услуг, от потребления которых зависит здоровье, жизнь людей, сохранность их имущества, а также состояние окружающей среды и ядерная безопасность государства.

Тех.регламент регулирует продукцию (услугу) только в аспекте ее безопасности для людей и природы, но не в ее качественных характеристиках.

Например, ТР может обязать выпускать безопасную для здоровья человека колбасу, но при этом не может регламентировать ее вкусовые качества.

ТР действуют на территории ЕАЭС (Евро-азиатского экономического союза). Для справки: сегодня в состав ЕАЭС входят: РФ, Армения, Казахстан, Беларусь, Киргизия). В странах Европейского Союза актуальны другие регламентирующие документы.

Такие ТР действуют сегодня в ЕАЭС:

Регламент управления в бизнесе

Планомерное устойчивое бизнеса развитие (это как?) невозможно без четкой организации его деятельности во всех направлениях и во всех подразделениях, т. е. без регламента управления.

Регламент управления – это совокупность норм, правил и инструкций, призванных упорядочить хозяйственную деятельность и разграничить полномочия различных уровней иерархической бизнес-структуры.

Проанализируем схему регламентов управления:

Мы видим, что формирование развитого бизнеса требует четкой организации на всех уровнях его структуры, т.е. создания определенных регламентов, что в совокупности и составляет систему управленческих регламентов.

совместными усилиями учредителей продумать философию создаваемой компании (т.е. определить цель создания, обозначить пути и методы ее достижения);
создать Устав компании;
подписать договор учредителей о совместной деятельности;
зарегистрировать компанию в одном из видов организационно-правовой формы в федеральной налоговой службе (ФНС). Примечание: это может быть ООО, ПАО, ОАО и т.д. Прочитать об этом подробней можно в соответствующих статьях нашего блога.
сформировать штатное расписание, положение об оплате труда;
нанять работников, заключить коллективный (это как?) и индивидуальные трудовые договоры.

Вот такой регламент существует только для того, чтобы создать организацию. На схеме выше отражены и остальные, необходимые для функционирования компании, регламенты.

Управленческие регламенты, устанавливающие нормы, правила и порядок действий, могут называться по-разному (регламент, инструкция, методические указания, положения и т.д.), но суть этих документов едина – регламентирование ведения предпринимательской деятельности (это как?) в рамках конкретной компании.

Краткое резюме

Читайте наш блог, это поможет расширить границы своих познаний! Хорошего дня!

Автор статьи: Елена Копейкина

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (2)

А мне сразу вспомнились курсы помощника машиниста и одна из дисциплин — регламент переговоров. То есть, изучение свода правил работы поездной радиосвязи.

Читайте также: