Протокольное мероприятие это как правило обед проводится при официальном визите высокого уровня

Обновлено: 30.06.2024

К протокольным мероприятиям относятся официальные бесе­ды, визиты, обмен документами и все виды приемов.

Дипломатическая беседа. Ведение дипломатических бесед является одной из главнейших обязанностей каждого дипломатического (а в определенной мере и внешнеэкономического) ра­ботника за рубежом. Работник внешнеполитической или внешне­экономической сферы, не ведущий бесед или не умеющий их вес­ти, а следовательно, не поддерживающий деловых связей в стране своего пребывания, не может считать себя полноценным работни­ком этой сферы. Дипломатические и внешнеэкономические работ­ники не должны замыкаться в стенах своих служебных кабинетов, ограничиваться только изучением политической и экономической ситуации в стране пребывания и во всем мире по книжным источ­никам, публикациям в местной иностранной печати, радио- и те­леинформации. Живое общение с политическими, научно-техническими, журналистскими и деловыми кругами в стране пре­бывания должно быть направлено на:

— поддержание и развитие в стране пребывания политических, экономических, торговых, культурных, научно-технических и иных отношений;

— разъяснение внутренней и внешней политики своего госу­дарства и защиту его интересов в своей сфере деятельности;

— стремление поддерживать и развивать дружеские отноше­ния с упомянутыми кругами страны пребывания;

— выяснение позиции собеседников по всем интересующим вопросам.

Помимо формальной беседы, живое общение может осуществ­ляться в форме лекции, выступления в различных обществах и ас­социациях, в студенческих аудиториях, во время пресс-конфе­ренций, дачи интервью и т. д.

Примерный круг собеседников может быть следующим: руко­водящие деятели государства, официальные лица министерств и ведомств, члены дипломатического корпуса, деятели обществен­ных организаций, деятели культуры, искусства, науки и техники, деловые круги, в том числе работники авиакомпаний, туристиче­ских и других фирм, журналисты и другие лица.

Дипломатическая беседа требует высокой эрудиции специали­ста во всех сферах политической, экономической и культурной жизни. Как правило, это диалог, ведущийся без привлечения спра­вочного материала и без досье. Поэтому необходимо держать в памяти достаточный запас знаний в своей сфере деятельности, а также из области истории, международных отношений, культуры и искусства страны пребывания и своей страны, творчества вы­дающихся деятелей мировой культуры и искусства.

Без знаний в этих областях будет трудно, да и просто невоз­можно вести беседу и поддерживать отношения с теми или иными кругами. Кроме того в соответствии с протокольной традицией почти каждая беседа после взаимных приветствий начинается с разговора о событиях общественной и театральной жизни, кино­фильмах, концертах, художественных выставках, новых книгах и о других событиях в общественной и культурной жизни.

Беседы бывают официальными и неофициальными. Офици­альными могут быть беседы, когда работник по своей инициативе либо по приглашению направляется в соответствующее ведомство. Причем он может заранее знать, о чем пойдет беседа. В таком слу­чае он заблаговременно хорошо изучит проблему, о которой пой­дет речь в беседе, подготовится к возможной дискуссии и к защите своей позиции. Особенно тщательная подготовка к визиту необхо­дима, когда работника приглашают в то или иное ведомство, но в соответствии с широко распространенной протокольной практи­кой заранее не сообщают о цели приглашения, и когда не принято спрашивать о теме предстоящей беседы.

От участников беседы, как и от всех работников внешней сфе­ры, требуются внимательное отношение к людям, общительность и незамкнутость, сдержанность и незаносчивость, умение завязать и поддержать разговор, быть приятным собеседником, распола­гающим к себе в общении с людьми. Такие качества помогают в установлении, поддержании и расширении дружественных связей в стране пребывания. И наоборот, трудно будет загранработнику, если он по своему характеру человек необщительный, угрюмый и неразговорчивый или же навязчивый, болтливый и к тому же за­носчивый и грубый.

Дипломатическая переписка. Дипломатическая переписка ведется с соблюдением традиционных правил международного протокола. Выработанные в течение длительной практики, эти правила являются общепринятыми в международной деятельности и считаются обязательными. Нарушение правил ведения диплома­тической переписки может привести к отрицательным последствиям во взаимоотношениях сторон. Основным требованием при под­готовке документа является хорошее знание того вопроса, о кото­ром пойдет речь в документе, истории вопроса, состояния пробле­мы на момент составления документа, международно-правовых аспектов проблемы и т. д.

Вербальная нота является наиболее распространенным доку­ментом дипломатической переписки посольства. В ней излагаются самые разнообразные вопросы, возникающие в деятельности ми­нистерства или дипломатического представительства. Текст вер­бальной ноты составляется в третьем лице, печатается на специ­альном нотном бланке.

Посольство ЮАР в Москве 5 января 1993 года (Перевод с английского)

Посольство Южно-Африканской Республики в Российской Федера­ции пользуется случаем, чтобы возобновить Министерству иностран­ных дел Российской Федерации уверения в своем весьма высоком уваже­нии.

Москва, 30 декабря 1992 года

Меморандум представляет собой документ, подробно изла­гающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержа­щий анализ тех или иных положений, аргументацию в защиту сво­ей позиции или полемизирующий с доводами другой стороны. Меморандум вручается лично или пересылается с нотой (личной или вербальной). Меморандум, вручаемый лично, печатается на нотном бланке, не имеет обращения и комплемента, под текстом указывается место и дата вручения, печать не ставится.

Меморандум, посылаемый с нотой, печатается на нотной бума­ге (не на бланке). Место и дата отправления в этом случае не ука­зываются, печать не ставится.

Официальное или частное (полуофициальное) письмо носит менее формальный характер и может быть написано по любому поводу, если протокол не требует, чтобы оно носило характер личной или вербальной ноты.

Дипломатические приемы проводятся в порядке оказания по­чести или гостеприимства отдельным лицам, например, в честь главы или членов правительства страны пребывания, министра иностранных дел, руководителя и членов делегации, прибывшей из своей страны, деятелей науки, культуры, искусства. Диплома­тические приемы могут проводиться и в порядке повседневной работы. Такие приемы, немногочисленные по числу приглашен­ных лиц, представляют собой удобную возможность для укрепле­ния и расширения связей.

Наиболее распространенными видами дипломатических прие­мов являются следующие.

Кроме перечисленных разновидностями приемов могут быть музыкальные и литературные вечера, встречи для игры в шахматы, другие спортивные игры, просмотра кинофильмов и т.д. Эти меро­приятия, как правило, сопровождаются легким угощением. Форма одежды — для мужчин повседневный костюм, для женщин кос­тюм или платье.

Организация приемов. Любой дипломатический прием дол­жен быть подготовлен самым тщательным образом. В подготовку входят: выбор вида приема, составление списка приглашенных лиц, заблаговременная рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом, составление меню, подготовка помещений, сервировка столов, подготовка тостов или речей, определение по­рядка проведения. Соответствующая протокольная служба систе­матически и тщательно проверяет списки приглашенных и вносит в них необходимые изменения. Это делается для того, чтобы из­бежать досадных ошибок, вроде неправильного указания изме­нившегося служебного положения или, еще хуже, посылки при­глашений уже умершему, или, скажем, холостяку прибыть на при­ем с супругой.

В приглашениях на приемы с рассадкой гостей за столом со­держится просьба ответить (R.S.V.P.). Приглашения, как правило, рассылаются не позднее, чем за 2—3 недели до приема. Во всех случаях, когда в приглашении на прием не зачеркнуты буквы R.S.V.P. (просьба ответить), необходимо заблаговременно по те­лефону или письмом сообщить, принимается приглашение или нет. Отсутствие ответа или его запоздание рассматривается как проявление неучтивости. После того, как был дан положительный ответ на приглашение, посещение приема является обязательным. На прием, в приглашении на который содержится просьба отве­тить (R.S.V.P.), следует приходить в точно указанное время. Опо­здание считается нарушением этикета. Если из одного ведомства приглашено несколько человек и они являются на прием с рассад­кой за столом не вместе, то принято, чтобы первыми приходили младшие по должности, а затем старшие. На приемы, проводимые без рассадки за столом, в приглашении на которое указывается время начала и окончания приема (18.00—20.00 и т.д.), можно прийти и уйти в любое время в пределах, указанных в приглаше­нии. В таком случае приходить к началу приема, как и находиться до его конца, не обязательно. Во всех случаях официальным лицам не рекомендуется уходить с приема раньше старших гостей. Оставаться на приеме после указанного времени его окончания не при­нято и является нарушением протокола. Рассадка за столом на официальных приемах осуществляется точно в соответствии с правилами протокола. Главным правилом является строгое соблю­дение старшинства служебного или общественного положения гостей. Нарушение протокола при рассадке может быть расценено как сознательное нанесение ущерба престижу лично гостю и его стране.

Соблюдаются следующие правила рассадки: ближайшее место к хозяину и хозяйке считается самым почетным. Место по правую руку почетнее места по левую руку. Первыми по правую руку и по левую руку от хозяина сажают женщин, от хозяйки — мужчин, затем места чередуются — рядом с женщиной сажают мужчину и наоборот. Женщину не сажают рядом с женщиной, мужа с женой. Женщину не сажают на конец стола, если на его торце не сидит мужчина.

Иностранным гостям в равном ранге с отечественными гостя­ми дается преимущество при рассадке. При рассадке необходимо учитывать знание иностранных языков сидящими рядом гостями.



Принимать зарубежных партнеров волнительно и очень ответственно. Особенно, если они прибывают с официальным визитом. Чтобы не ударить в грязь лицом, к торжественному мероприятию следует тщательно подготовиться.

Правила протокола в настоящее время кажутся несколько старомодными. Но не соблюдать их так же глупо, как не снимать шляпу при входе в церковь или обувь при входе в мечеть. В сущности, не все уж так бессмысленно в этих торжественных пустяках.

Составлять программу пребывания гостей и организовывать для них прием необходимо на основе общепринятой протокольной практики. Дипломатический протокол устанавливает нормы и правила поведения, помогает внести ясность в отношения сторон, а значит, быстрее прийти к соглашению по всем вопросам. Неправильная рассадка гостей, неверно подобранная форма одежды могут испортить отношения между деловыми партнерами. Чтобы этого не произошло, постарайтесь учесть все нюансы.

ТИПЫ ВИЗИТОВ

Для начала определите, какого типа визит планируется. По степени торжественности приема традиционно различают:
• официальные визиты;
• рабочие визиты;
• частные визиты.

Кроме того, выделяют государственные визиты (визиты глав государств) и визиты проездом.
Подробнее рассмотрим рабочий и официальный визиты.

Официальный визит отличается значимостью и торжественностью. Принимающая сторона оказывает церемониальные почести высоким гостям при встрече, проводах, на программных мероприятиях, которые соответствуют протокольной практике. Цель официального визита – переговоры, в результате которых стороны подписывают итоговый документ.

Рабочий визит включает переговоры, консультации, рабочие встречи с прибывающей делегацией, по итогам которых могут быть подписаны договоры и соглашения. При этом торжественная часть сводится к минимуму. Протокольные мероприятия в аэропорту (на вокзале), официальное посещение театра и т.п. не предусмотрены.

ПОДГОТОВКА К ВИЗИТУ

Визит иностранной делегации согласовывается сторонами заранее, чтобы на подготовку осталось достаточно времени.

В особо торжественных и ответственных случаях в страну предварительно прибывают представители зарубежной компании, чтобы принять участие в подготовке приема, проверить состояние всех объектов и мест посещения, оценить условия размещения и обслуживания.

Стороны должны обсудить:
• точные сроки визита;
• численность и состав делегаций;
• порядок въезда в страну (пограничный, таможенный контроль);
• программу визита;
• организационно-финансовые вопросы (оплату гостиницы, питания, транспорта и т.п.)

Необходимо определить все статьи расходов, составить предварительную смету приема, включить в нее непредвиденные траты и согласовать с руководтвом.

Важно

Позаботьтесь о том, чтобы прибытие и отъезд зарубежной делегации не пришлись на выходные или праздничные дни. В противном случае обеспечить необходимый уровень торжественности будет непросто.

Документы на въезд

Перед визитом представителей иностранного государства нужно быстро и юридически грамотно решить ряд вопросов: позаботиться об оформление въездных документов, учесть особенности пограничного и таможенного контроля, миграционного учета. В некоторых случаях гостям может понадобиться официальное приглашение или помощь с выдачей въездной визы.

Программа визита

Обычно составляются две программы:

• общая – для гостей;
• подробная (рабочая) – для организаторов приема.

Если визит официальный, в подробную программу может включаться программа для супруг членов делегации.

Общая программа представляет собой расписанный по дням и часам график мероприятий для зарубежных партнеров. В начале визита организаторы вручают гостям общую программу на русском языке и на родном языке гостей.
Она ключает в себя:
•встречу делегации;
• деловую часть программы (переговоры, рабочие встречи, беседы);
• приемы (завтраки, обеды и т.д.);
• культурную программу;
• проводы делегации.

Подробная программа описывает организационные моменты, связанные с приемом:
• пограничный и таможенный контроль;
• состав встречающих и провожающих;
• участие представителей прессы, радио, телевидения (по необходимости);
• вручение цветов;
• доставку багажа;
• транспорт для гостей;
• рассадку по автомобилям;
• сопровождение ГИБДД (по необходимости);
• размещение в гостинице или резиденции;
• питание;
• работу переводчиков;
• порядок выступлений на переговорах и т.п.

После окончательной проработки программы визита, ее необходимо дополнить справочными и пояснительными материалами – составить планы встречи и проводов делегации, всех официальных протокольных мероприятий, размещения гостей с адресами, телефонами и номерами закрепленных за ними автомашин.

По каждому пункту программы должно быть указано имя ответственного лица с контактными данными.

В качестве примеров общей и подробной программ приведены программы визитов американской делегации во главе с президентом США Р. Никсоном в Москву в 1972 и 1974 годах.

22–30 мая 1972 года состоялся официальный визит президента США Ричарда Никсона в СССР. Это был первый в истории визит высшего американского руководителя в Советский Союз, если не считать пребывания президента Франклина Рузвельта в 1945 году на Ялтинской конференции. Для самого Никсона посещение Москвы было вторым.

Следующий официальный визит американского президента в СССР состоялся в конце июня – начале июля 1974 года. Переговоры двух лидеров в основном проходили в Москве. На пару дней Брежнев и Никсон вылетели в Крым, где продолжили деловые беседы, в част­ ности об ОСВ. Затем лидеры двух держав сно­ ва вернулись в Москву. В результате визита был подписан ряд документов: Договор об ограни­ чении подземных испытаний ядерного оружия и протокол к этому договору; Протокол к дого­ вору об ограничении систем противоракетной обороны (он снижал для каждой страны число таких систем с двух до одной).

3 июля в Москве было подписано совместное советско-американское коммюнике, где стороны высказали готовность продолжать активные и тесные контакты и консультации. В тот же день Никсон и сопровождавшие его лица от­ были в США.

Фрагмент подробной программы визита президента США Р. Никсона в Москву в июле 1974 года. Первая и последняя страницы.

Официальный визит: программа для первых леди

Если глава делегации прибывает с супругой, организаторы визита могут составить для нее отдельную программу, по аналогии с программой для супруга, или предусмотреть мероприятия в общей программе – запланировать посещение музеев, выставок, памятников культуры и искусства, а также школ, домов ребенка, интернатов (по желанию гостьи).
Кроме того, в программу для женской части делегации может входить официальное чаепитие в честь гостей.

Состав встречающих

Определять состав лиц, встречающих иностранных партнеров, необходимо по следующим правилам:
• Вместе с главой принимающей делегации гостей встречают 2–3 представителя компании. Это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик.
• Ранги и должности глав обеих делегаций должны соответствовать друг другу, т.е. если приезжает глава иностранной компании, то его должен встретить глава принимающей компании.
• Если глава зарубежной делегации приезжает с супругой, то его встречает глава принимающей делегации также с супругой.

ВСТРЕЧА ГОСТЕЙ: В АЭРОПОРТУ, НА ВОКЗАЛЕ, НА ВЪЕЗДЕ В ГОРОД

Представители принимающей стороны обычно приезжают на место встречи заранее и дожидаются прибытия гостей. При встрече мужчины вручают дамам цветы, полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала одежду и не вызвала аллергию.


Официальный визит: встреча зарубежной делегации

Встреча происходит у трапа самолета (у вагона поезда).

• У здания аэропорта (вокзала) выстраивается кортеж автомобилей и автобусов для делегации.
• В аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги страны гостей, Российской Федерации и Москвы или того региона, куда прибывает делегация.
• У трапа самолета и перед входом в vip-зал аэропорта (или перед выходом из вагона поезда) расстилаются ковровые дорожки. Встречающие выстраиваются в одну линию у начала ковровой дорожки в соответствии с протокольным старшинством.

Когда официальная делегация прибывает в Москву или иной регион на автомобильном транспорте, встреча происходит на въезде в город. Официальное протокольное мероприятие не предусматривается.

При встрече возможна краткая беседа протокольного характера, о которой стороны договариваются заранее.

Кроме того, официальный визит обычно сопровождается протокольной фотосъемкой.

Флаги

Несколько флагов поднимают одновременно на отдельных флагштоках в алфавитном порядке по названиям стран. Соотношение размеров флагштока и флага – 1:6.

Статус флагов определяется в следующем порядке (от высшего к низшему):
• флаги международных организаций;
• государственные флаги;
• флаги органов федеральной исполнительной власти Российской Федерации;
• флаги субъектов Российской Федерации;
• флаги муниципальных образований;
• флаги организаций, предприятий, объединений;
• прочие флаги (в том числе официально не утвержденные и декоративные).

С учетом статуса флагов необходимо соблюдать следующие правила:
• полотнища флагов одного статуса должны быть одинакового размера;
• флаги высшего статуса не должны быть меньше флагов низшего статуса;
• флаги низшего статуса не поднимают выше флагов высшего статуса;
• полотнища флагов не должны касаться земли или пола.

Флаг официальной делегации любого государства занимает почетное место относительно флага Российской Федерации.

При нечетном количестве флагов Государственный флаг Российской Федерации располагается в центре, его поднимают на более высоком флагштоке, остальные флаги – в зависимости от их статуса:
• вторая позиция – слева от Государственного флага;
• третья – справа от него;
• четвертая – слева от второй позиции;
• пятая – справа от третьей и т.д.

При четном количестве флагов (более двух) Государственный флаг Российской Федерации размещается левее центра, остальные флаги – в зависимости от их статуса:
• вторая позиция – справа от центра;
• третья – слева от Государственного флага;
• четвертая – справа от второй позиции и т.д.
Государственный флаг и флаг на второй позиции поднимают на более высоких флагштоках.

Флаги на стенах и переговорных столах устанавливают по аналогии с флагами на флагштоках.
При этом:
• Флаг на стену вывешивается в развернутом виде полотнищем вправо от спины сидящего за столом.
• Флаг на стол ставится на специальной подставке по правую руку от сидящего.
• Флаги на подставках должны быть на одинаковой высоте и одинакового размера.

Приветствие и представление

Порядок знакомства делегаций следующий: приветствие, рукопожатие и представление.
• Первым приветствует всех и представляется глава принимающей делегации. Если с ним приехала его супруга, то он представляет и ее.
• Следующим представляется глава прибывшей делегации и представляет свою супругу.
• Глава принимающей делегации представляет сопровождающих его лиц – членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам (по нисходящей).
• Глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации.

Если среди встречающих есть женщины, то их представляют по рангам и в первую очередь.

Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями, женщины делают это по обоюдному желанию.

• При обмене рукопожатиями женщина первая подает руку мужчине. Таким же приоритетом пользуются люди старшего возраста по отношению к молодым и руководители делегации по отношению к остальным ее членам.
• Cледует протягивать для рукопожатия правую руку. Исключение не делается даже для левшей.
• Протягивать вместо руки несколько пальцев или кончики пальцев нетактично.
• Мужчина при рукопожатии снимает перчатку с правой руки. На женщин это правило распространяется, только когда они приветствуют друг друга. Если одна из женщин сняла перчатку для рукопожатия, то другая следует ее примеру.
• Если женщина или старший по положению (возрасту) не предлагает руки, следует слегка поклониться.

Теплая встреча – основа для дружеской атмосферы в процессе работы, поэтому глава компании должен встретить и приветствовать зарубежных гостей на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники. При официальном визите порядок приветствий и представлений тот же.

Обращение

С первых минут визита соблюдайте правила этикета при обращении к прибывшим гостям. Формы обращения, принятые во многих странах, бывают достаточно сложны, определяются национальными традициями и культурными особенностями.

ПУТЬ ДО ГОСТИНИЦЫ

Гостей необходимо обеспечить транспортом, чтобы они могли свободно перемещаться все время визита. Нужно помочь им оформить, получить и доставить багаж из аэропорта или с вокзала в гостиницу.

Читайте также: