Принято положительное решение при рассмотрении бумажного дела в ответственном иогв что значит
Обновлено: 28.06.2024
Прокуратура является надзорным и правозащитным органом. Органы прокуратуры не занимаются предоставлением каких-либо государственных услуг, льгот и гарантий, а надзирают за соблюдением законодательства и прав граждан при их предоставлении. Прокуратура не осуществляет надзор за гражданами, разрешение жалоб на действия граждан находится в компетенции контролирующих и правоохранительных органов.
Мы разрешаем обращения (жалобы, заявления) граждан, предпринимателей и организаций о нарушении закона, их прав, свобод и законных интересов со стороны государственных органов, в т.ч. органов власти, контролирующих и правоохранительных органов, органов местного самоуправления, организаций, их должностных лиц. В орган прокуратуры можно обратиться с любым таким обращением.
Какие существуют требования к письменному обращению и что бывает в случае их несоблюдения?
Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает куда и к кому обращается, свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, излагает суть обращения, ставит личную подпись и дату. Содержание обращения следует излагать с приведением подробных сведений о лице, допустившем нарушение, месте и времени обстоятельствах совершения обжалуемых действий и т.д.
Обращение может быть подано письменно либо направлено в электронном виде через размещенную на нашем сайте интернет-приемную, по электронной почте и посредством сайта Госуслуг. В таком случае обращение обязательно должно содержать адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ. Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.
Последствия несоблюдения требований к порядку подачи обращений и их оформлению могут быть разными, все этого регламентировано приказом Генерального прокурора № 45.
К примеру, если в обращении не указаны фамилия гражданина или адрес ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, обращение подлежит направлению в государственный орган в рамках его компетенции.
Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения, в течение 7 дней со дня регистрации возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие данные.
В случае, если текст письменного обращения в силу неразборчивости подчерка или непоследовательности изложения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению куда-либо на рассмотрение, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.
По какой причине обращения иногда перенаправляются в другие органы?
Ежегодно в органы прокуратуры республики поступает более 2 0 тысяч обращений, из которых большая половина рассматривается самими прокурорами, а треть обращений направляется по подведомственности в уполномоченные органы и организации.
Помимо органов прокуратуры есть другие органы, которые осуществляют контроль (надзор) за исполнением законодательства в конкретной сфере. К примеру, Роспотребнадзор осуществляет контрольные полномочия в сфере санитарно-эпидемиологического благополучия и защиты прав потребителей, Государственная инспекция труда осуществляет контроль за соблюдением трудового законодательства, органы внутренних дел выявляют, пресекают и предотвращают преступления, следят за правопорядком и т.д.
Т.е. в случае, если гражданин или организация обращаются со своей проблемой впервые, то обращение подлежит рассмотрению уполномоченным контролирующим или правоохранительным органом в соответствии с их компетенцией.
Решение о перенаправлении обращения в другой орган и организацию по подведомственности принимается прокурорами строго в соответствии с требованиями ведомственных приказов, которые запрещают подмену контролирующих органов.
А какие ещё обращения и в какие органы чаще всего перенаправляются?
Анализ поступающих обращений показал, что чаще всего перенаправляются по подведомственности обращения по трудовым, жилищным вопросам и по вопросам исполнения судебных решений.
Таким образом, в случае, если гражданин или организация только столкнулися с нарушением закона и своих прав им целесообразно обращаться непосредственно в орган, в компетенцию которого входит разрешение его вопроса. Во все названные органы имеется возможность подать обращение через их официальный сайт или через личный кабинет на сайте Госуслуг.
Это позволит избежать временных затрат на пересылку обращения и обеспечит своевременное начало разрешения обращения по существу уполномоченными должностными лицами.
В случае несогласия с ответом руководителя или правоохранительного контролирующего органа его следует обжаловать в прокурору или в суд.
По какой причине обращения, адресованные в прокуратуру республики, порой перенаправляются в прокуратуру района?
Это тоже требование приказа. В соответствии с организационно-распорядительными документами Генеральной прокуратуры РФ обращения, решения по которым не принимал нижестоящий прокурор, в 7-дневный срок направляются ему с одновременным уведомлением заявителя.
В тех же случаях, когда речь идёт о несогласии ответами руководителей республиканских органов государственной власти, министерств и ведомства, федеральных территориальных органов, а также о несогласии с ответами самих прокуроров городов и районов, тогда обращения остаются на разрешении в аппарате прокуратуры республики.
Какие сроки предусмотрены законодательством для разрешения обращений? Иными словами – когда заявителю ждать ответ?
Общий срок разрешения обращения гражданина или организации (проведения проверки и дачи ответа) составляет 30 дней со дня регистрации обращения. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлён не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
В случае если для ответа гражданина не требуется проведение проверки и даётся разъяснение правового характера, то ответ направляется в 15-дневный срок.
Как часто обратившиеся в органы прокуратуры лица получают положительный результат?
При разрешении обращения граждан и организаций в органах прокуратуры должна проводиться полная и объективная проверка по всем доводам заявителей. При установлении в ходе такой поверки нарушений законодательства прокуроры принимают комплекс мер прокурорского реагирования с целью восстановления нарушенных прав заявителей и привлечения к ответственности виновных лиц.
Из 9,9 тысяч разрешенных в 2019 году обращений удовлетворено 2 241, т.е. каждое 4. В ходе проверок по этим обращениям выявлено свыше 8 тыс. нарушений законов, в целях устранения которых прокурорами принято 6959 актов реагирования.
В 1 полугодии 2020 года число удовлетворённых жалоб незначительно увеличилось и составило 1091 (1039), их доля от 6 296 (4561) разрешённых составила 17% (23%),
Например, прокуратура республики в ходе проверки по обращениям местных жителей установила, что в результате недостаточного бюджетного финансирования спортсменам, победившим в международных и иных соревнованиях, не выплачены поощрения за 2018 год на сумму 31,4 млн. рублей, а предусмотренных в этих целях на 2019 год средств недостаточно. Органами исполнительной власти республики должные меры по увеличению объемов бюджетных ассигнований не приняты. По внесенному в Правительство РС(Я) представлению перед спортсменами в полном объеме погашена задолженность за 2018 год и произведены выплаты за 2019 год на общую сумму более 50 млн. рублей.
В текущем году по заявлениям граждан проведена результативная проверка по факту умерщвления безнадзорных животных в пункте передержки, по результатам которой в связи с выявленными нарушениями законодательства принят комплекс мер прокурорского реагирования, в т.ч. в отношении начальника Управления ветеринарии г. Якутска возбуждено уголовное дело по ч.1 ст.286 УК РФ (превышение должностных полномочий).
В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.
Почему важно распределить ответственность?
Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).
- не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
- выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.
Стандарты для управления документами
Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:
В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:
- всех участников процесса создания документов;
- лиц, участвующих в управлении документами;
- всех пользователей документных систем.
Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).
В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).
Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.
Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности
Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:
1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).
2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).
3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).
Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).
Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.
Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа
В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?
На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).
Создание документов (документирование)
Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:
- качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
- своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.
Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:
- документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
- в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
- между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.
Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).
В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:
1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.
2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.
3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.
Исполнение документов (поручений)
Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:
1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.
2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.
Резюме
3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.
Читайте также: