Повестка заседания проектного комитета что входит

Обновлено: 05.05.2024

В статье рассмотрена реальная кризисная ситуация в IT-подразделении компании и выход из нее путем создания проектного комитета.

Симптомы кризиса в IT-подразделении

Работая в нестабильной внешней среде, с постоянно меняющимися требованиями к продукту, многие проекты погибают или превращаются в отделы, занимающиеся не проектной, а операционной деятельностью с постоянной сменой приоритетов и задач.

Заканчивается это обычно печально и для команды разработчиков и для самой компании. Отсутствие планирования, постоянная смена приоритетов, не стабильная архитектура, нехватка времени на исправление серьезных ошибок и рефакторинг, приводят к лавинообразному нарастанию энтропии и в конечном итоге к признанию результатов не удовлетворительными, как заказчиками, так и исполнителями. Обычно, после этого возможно два сценария: ядро команды переходит в другую компанию или команду просто увольняют.

Далее разработку в лучшем случаи отдают на аутсорсинг, а в худшем нанимают новую команду, которая повторяет историю предыдущей. Я знаю компании, в которых такие циклы повторялись до трех раз.

Создание проектного комитета для выхода из кризиса

Проектный комитет — это совещательный орган, существующий в компании для принятия решений по проектам, приоритетам проектов и изменению содержания проектов.

Создание проектного комитета поможет стабилизировать внешнюю среду, расставить приоритеты между проектами и работами внутри них, увеличить ресурсы и в конечном итоге положительно скажется на деятельности не только вашего подразделения, но и всей компании.

Вот список шагов, которые необходимо предпринять:

1. Опишите текущее состояние дел

Опишите симптомы, проблемы и дайте прогноз на будущее. Вы и все заинтересованные лица должны четко осознавать опасность ситуации.

2. Определите список заказчиков и заинтересованных лиц

В этом списке нужно указать: всех заказчиков, силу их заинтересованности в вашей работе, степень влияния внутри компании и их отношения к вам.

Выделите группу, в которой окажутся те, кто: наиболее заинтересован в работе вашего подразделения, имеет высокое влияние и хорошо к вам относится. Постарайтесь увеличить эту группу перед созданием проектного комитета. Умасливайте недовольных, даже в ущерб своим текущим интересам. Это временная мера сильно поможет вам при создании проектного комитета.

3. Создайте формальный документ, описывающий регламент деятельности проектного комитета

Вот пример такого документа из моей практики:

Этот документ может и должен отражать специфику вашей компании.

4. Подготовьте почву

Поговорите с людьми, имеющими влияние в IT-подразделении, воспользовавшись данными из первого шага, постарайтесь убедить их поддержать вас. Тут проблем быть не должно, ваши коллеги сталкиваются с теми же проблемами, что и вы и, скорее всего, разделяют ваши взгляды.

5. Проведите презентацию своих идей

Соберите заинтересованных людей, определенных на втором шаге и проведите презентацию своих идей. Проследите, чтобы на презентации обязательно присутствовали ваши влиятельные соратники из IT-департамента. Если вы боитесь, что есть люди, которые вас не поддержат или того хуже будут саботировать вашу деятельность, то не приглашайте их на первую презентацию.

Скорее всего, результатом первой презентации станет значительное изменение черновика регламента проектного комитета (шаг 3). Это даже хорошо, во-первых, скорее всего вас просто дополнят и укажут на ошибки, а, во-вторых, у всех присутствующих появится чувство сопричастности.

Вторую встречу проводите в том же составе и постарайтесь утвердить измененный по результатам первой встречи регламент работы проектного комитета.

На третью встречу пригласите всех лиц, определенных на втором шаге, даже врагов. Теперь вас будут поддерживать все, кто был на первых двух встречах. Они помогут убедить остальных.

6. Добейтесь подписания регламента и формального создания проектного комитета

7. Проведите первое заседание

Протоколируйте и исполняйте решения, принятые проектным комитетом. Не проводите заседания проектного комитета чаще, чем раз в две недели, а лучше проводите его только по требованию заказчиков.

8. Пропускайте все серьезные изменения только через проектный комитет

Все новые проекты однозначно должны проходить через проектный комитет. Все изменения в содержании существующих проектов должны быть вами оценены. Если ваша оценка отрицательная (т. е. изменение навредит проекту), но с ней не согласен инициатор изменения, то посылайте его в проектный комитет. Если ваша оценка положительная и изменение содержания проекта положительно скажется на проекте, то провидите оценку глобальности изменения. Глобальное изменение увеличивает сроки и бюджет проекта, целесообразность такого изменения должен определять проектный комитет. Самостоятельно принимайте в работу полезные и не глобальные изменения.

Приучайте заказчика к мысли, что старт новых проектов и внесение изменений в содержание существующих это зона ответственности проектного комитета, а не ваша.

Выводы

Проведение структурных изменений в компании, особенно снизу — задача не простая. Создание проектного комитета может занять не один месяц. Будьте терпеливы и настойчивы.

А что делать, если ничего не получилось? К сожалению, совет только один — меняйте работу.

2 комментария

Валерий, тут все индивидуально. Можно взять в работу не большую задачу, можно похвалить перед общим босом и т. д.

Приложение N 22
к протоколу заседания
Межведомственной рабочей группы
по разработке и реализации
Национальной технологической инициативы
при Правительственной комиссии
по модернизации экономики
и инновационному развитию России
от 7 августа 2019 г. N 2

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПРОЕКТНОМ КОМИТЕТЕ НАЦИОНАЛЬНОЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ИНИЦИАТИВЫ

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение определяет цели, функции, состав, роли участников и правила организации рабочих процессов Проектного комитета Национальной технологической инициативы (далее - Проектный комитет).

1.2. Целью деятельности Проектного комитета является повышение эффективности и качества планирования, разработки и исполнения проектов Национальной технологической инициативы (далее - проекты НТИ), реализуемых в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 18 апреля 2016 г. N 317.

2. Функции и полномочия Проектного комитета

2.1. Проектный комитет формирует рекомендации и принимает решения последующим вопросам:

1) соответствие проекта ценностям НТИ и требованиям к реализуемости проекта;

2) определение типа проекта, признание проекта готовым к реализации и дальнейшая маршрутизация проекта в целях экспертизы и отбора, в том числе определение необходимости привлечения экспертной организации, осуществляющей подготовку заключения в соответствии с пунктом 10 Положения о разработке, отборе, реализации и мониторинге проектов в целях реализации планов мероприятий ("дорожных карт") Национальной технологической инициативы, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 18 апреля 2016 г. N 317 (далее - Положение об отборе), и ее поименование;

3) определение формы и источников финансовой поддержки проектов, включая определение возможности возвратного финансирования;

4) необходимость доработки и (или) пересмотра проекта, и (или) акселерации проекта;

5) качество проработки проекта, а также возможность перехода проекта на стадию разработки и (или) отбора, включая вынесение проекта на рассмотрение на заседание Экспертного совета Национальной технологической инициативы ;

Для проектов, не предполагающих предоставление поддержки за счет средств субсидии из федерального бюджета. Сведения о таких проектах направляются в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти в информационных целях.

6) внесение изменений в проекты, приостановка реализации проектов и (или) приостановка на срок не более 6 месяцев поддержки реализации проектов, возобновление реализации проектов и (или) возобновление поддержки реализации проектов;

7) предложения по оптимизации системы управления проектами;

8) признание высокотехнологичных проектов, находящихся на рассмотрении Общества с ограниченной ответственностью "ВЭБ Инновации" на предмет возможности финансирования, содействующими реализации соответствующего плана мероприятий ("дорожной карты") НТИ;

9) признание проектов, финансируемых за счет внебюджетных источников (в том числе, за счет венчурных фондов, частных инвестиций), а также не предполагающих разработки нормативных правовых актов, проектами НТИ соответствующего плана мероприятий ("дорожной карты") НТИ.

2.2. Проектный комитет эскалирует открытые вопросы, проблемы и риски, связанные с вопросами, изложенными в п. 2.1 для рассмотрения на заседаниях Межведомственной рабочей группы по разработке и реализации Национальной технологической инициативы при президиуме Совета при Президенте Российской Федерации по модернизации экономики и инновационному развитию России (далее - МРГ).

2.3. Проектный комитет для целей формирования рекомендаций и принятия решений по вопросам, изложенным в п. 2.1 настоящего Положения, вправе запросить мнение рабочих групп, автономной некоммерческой организации "Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов", других заинтересованных организаций.

3. Состав Проектного комитета и порядок его формирования

3.1. Проектный комитет формируется из представителей автономной некоммерческой организации "Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов", АО "РВК", наделенного функциями проектного офиса Национальной технологической инициативы (далее - проектный офис НТИ), Фонда поддержки проектов Национальной технологической инициативы, представителей рабочих групп и других заинтересованных организаций.

3.2. В состав участников Проектного комитета входят сопредседатели Проектного комитета, члены Проектного комитета, ответственный секретарь Проектного комитета.

3.3. Состав Проектного комитета утверждается решением МРГ.

4. Роли и функции участников Проектного комитета

4.1. Члены Проектного комитета:

1) принимают участие в заседаниях Проектного комитета;

2) рассматривают материалы, представленные на заседания Проектного комитета;

3) выступают по вопросам повестки и принимают участие в формировании повестки и голосовании по вопросам повестки;

4) высказывают свое мнение, в том числе выражают особое мнение (если оно отличается от решения, принятого по вопросу) с занесением такого мнения в протокол;

5) обязуются не разглашать и не использовать в коммерческих целях полученную в связи с участием в Проектном комитете конфиденциальную информацию, состав и признаки которой определяются обладателем сведений, составляющих конфиденциальную информацию, и (или) Проектным офисом НТИ и (или) Проектным комитетом, за исключением случаев, предусмотренных нормативными документами в сфере НТИ.

4.2. Сопредседатели Проектного комитета:

1) исполняют функции членов Проектного комитета;

2) председательствуют на заседаниях Проектного комитета;

3) осуществляют планирование, организацию и контроль деятельности Проектного комитета, в том числе согласуют повестку, протокол и даты заседаний Проектного комитета;

4) формируют предложения по изменению состава Проектного комитета.

4.3. Ответственный секретарь Проектного комитета:

1) не обладает правом голоса при принятии решений на заседаниях Проектного комитета;

2) оказывает содействие сопредседателям Проектного комитета в планировании, организации и контроле деятельности Проектного комитета;

3) организует проведение заседаний Проектного комитета, сбор и подготовку необходимых материалов, составляет план заседаний Проектного комитета;

4) формирует проект повестки, в том числе с учетом рекомендаций проектного офиса НТИ и предложений членов Проектного комитета по результатам проверки документов по вопросам повестки, и согласует проект повестки с сопредседателями Проектного комитета;

5) обеспечивает рассылку приглашений участвующим в заседании членам и приглашенным участникам заседания Проектного комитета;

6) обеспечивает доведение материалов повестки заседаний до сведения участвующих в заседании членов Проектного комитета;

7) подготавливает проект протокола заседания Проектного комитета, подписывает протокол после согласования с сопредседателями Проектного комитета;

8) направляет подписанный протокол или выписки из протокола участникам заседания Проектного комитета;

9) уполномочен снимать с повестки вопросы по просьбе членов Проектного комитета

5. Правила организации рабочих процессов
Проектного комитета

5.1. Заседания Проектного комитета проводятся в соответствии с датами или планом заседаний, согласованных сопредседателями Проектного комитета.

5.2. Взаимодействие и обмен документами в рамках деятельности Проектного комитета проводится по электронным каналам связи (по выделенным адресам электронной почты и (или) через специальное хранилище документов и информации, которое организует проектный офис НТИ).

5.3. В рамках подготовки заседания ответственный секретарь Проектного комитета:

1) формирует предложения по повестке заседания Проектного комитета, в том числе с учетом рекомендаций проектного офиса НТИ и предложений членов Проектного комитета;

2) формирует предложения по составу участвующих в заседании членов Проектного комитета и приглашенных участников с учетом мер по охране конфиденциальной информации;

3) согласует повестку и состав участвующих в заседании членов Проектного комитета Проектного комитета с сопредседателями Проектного комитета;

4) организует отправку повестки заседания вместе с материалами к заседанию в адрес членов Проектного комитета в срок не позднее 7 (семи) дней до даты проведения заседания. Материалы по проектам также направляются в соответствующую рабочую группу по разработке и реализации дорожных карт НТИ (далее - Рабочая группа). Мнение Рабочей группы предоставляется в форме, определяемой Рабочей группой, в срок не позднее 1 (одного) рабочего дня до даты проведения Проектного комитета.

5.4. К участию в заседании Проектного комитета могут приглашаться профильные экспертные организации и институты развития по согласованию с сопредседателями Проектного комитета.

5.5. В случае отсутствия (временной нетрудоспособности, нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске, др.) ответственного секретаря Проектного комитета допускается временное исполнение его обязанностей иным лицом по согласованию с сопредседателем Проектного комитета.

5.6. Кворум для принятия решений составляет не менее половины от числа членов Проектного комитета.

5.7. Решение принимается большинством голосов.

5.8. Заседание Проектного комитета по согласованию с сопредседателями Проектного комитета может быть проведено в форме заочного голосования в случае:

1) рассмотрения вопроса о внесении изменений в проект (одобрение Запроса на изменение);

2) повторного вынесения вопроса по проекту, рекомендованного к доработке, на заседание Проектного комитета.

5.9. Для организации голосования по вопросам повестки дня заседания, проводимого в заочной форме, ответственный секретарь Проектного комитета направляет членам Проектного комитета повестку, материалы по вопросам повестки и бюллетени для голосования с указанием сроков проведения заседания и представления заполненных бюллетеней.

1) дистанционное участие (посредством телекоммуникаций) членов Проектного комитета;

2) представление членом Проектного комитета мнения по вопросам повестки заседания в срок не позднее 2 (двух) дней до проведения заседания в случае невозможности присутствия члена Проектного комитета на заседании. Изложенное мнение отсутствующего на заседании члена Проектного комитета должно учитываться при принятии решения.

5.11. Решения Проектного комитета оформляются в виде протокола заседания. После согласования с сопредседателями Проектного комитета, протокол заседания Проектного комитета подписывается ответственным секретарем Проектного комитета и не менее чем одним из сопредседателей Проектного комитета и рассылается участникам заседания Проектного комитета в течение 3 (трех) рабочих дней после проведения заседания.

Задайте вопрос юристу:

Читайте также:

  
• Как граждане могут оценить эффективность деятельности федерального собрания рф
  
• Является ли обязанностью депутата проводить встречи с населением и личные приемы
  
• Пускают ли в реанимацию близких родственников по закону в россии 2021
  
• Если ключевой файл становится недействительным
  
• Как выбрать регламент кнм в тор кнд