Положены ли командировочные если едешь на учебу

Обновлено: 16.05.2024

Сотрудник выезжает в командировку заграницу, оплачивает анализ на КОВИД.

Вопрос. Включать ли в авансовый отчет чек на сдачу анализа на КОВИД.

Ответ.

Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходов (ст. 164 ТК РФ).

Подотчетному лицу необходимо написать заявление о возмещении расходов на имя руководителя (другого уполномоченного лица) с приложением документов, подтверждающих понесенные затраты. Если деньги работнику не выдавались, составлять авансовый отчет не нужно (при условии, что иной порядок не установлен в организации или у ИП).

Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2021)

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (часть четвертая статьи 168 Кодекса).

Ситуация из практики. Как компенсировать работнику расходы на тестирование на коронавирус?

Сделать это можно, если работник подаст заявление на выплату компенсации, приложив документы, подтверждающие понесенные расходы (счет, квитанция об оплате, кассовый чек). Порядок учета такой выплаты для целей налогообложения зависит от того, обязан ли работодатель организовать тестирование на коронавирус данного работника, каковы условия действующих у работодателя локальных нормативных актов, коллективного договора, трудового договора с работником.

Путеводитель по кадровым вопросам. Обязанности работодателя при эпидемиях

Что касается учета расходов организаций на оплату услуг по проведению исследований на предмет наличия у работников новой коронавирусной инфекции, сообщаем, что согласно пункту 2 статьи 252 Кодекса расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

Подпунктом 7 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, отнесены, в частности, расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.

Так, пунктом 1 статьи 39 Федерального закона от 30.03.1999 N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" (далее - Федеральный закон N 52-ФЗ) установлено, что на территории Российской Федерации действуют федеральные санитарные правила, утвержденные федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

При этом соблюдение санитарных правил является обязательным для граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (пункт 3 статьи 39 Федерального закона N 52-ФЗ).

Таким образом, расходы организаций на оплату услуг по проведению исследований на предмет наличия у работников новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV), а также иммунитета к ней, направленные на выполнение требований действующего законодательства Российской Федерации в части обеспечения нормальных (безопасных) условий труда работников, учитываются для целей налогообложения прибыли организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 Кодекса.

Считаем, что в данной ситуации, возможно возместить расход на анализ на Ковид по служебной записке, если денежные средства не выдавались в подотчет на данные затраты.

Не забудьте прописать возмещение на анализ на Ковид в ЛНА.

Отправляетесь в деловую поездку – узнайте, как будет оцениваться ваш труд, возместят ли понесенные расходы, на какие суточные можно рассчитывать и что поможет доказать свою правоту, если с начальником возник конфликт

Какие деловые поездки будут считаться командировками?

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Если работник постоянно трудится в пути или его работа имеет разъездной характер, то его поездки не будут считаться командировками.

Как оплачивается труд в командировке?

Труд работника в командировке оплачивается в размере его среднего заработка (ст. 167 ТК РФ) 1 . Для расчета размера причитающейся выплаты нужно:

определить срок пребывания в командировке с учетом времени нахождения работника в пути;
рассчитать средний заработок.

Срок нахождения в командировке

Этот срок определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках 2 ).

Днем выезда считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы (время, необходимое для проезда до станции, порта, также учитывается).

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам, которые работник должен предоставить по возвращении (п. 7 Положения о командировках). Срок пребывания может подтверждаться служебной запиской с приложением путевого или маршрутного листа, счета, квитанции, чеков, билетов, иными документами.

Расчет среднего заработка

Расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и отработанного работником времени за последние 12 календарных месяцев, в течение которых за ним сохранялась средняя зарплата. Из этого периода исключается время получения пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам, время простоя по причинам, не зависящим от работника, и некоторые иные периоды (ст. 139 ТК РФ, Положение об исчислении среднего заработка 3 ).

Как оплачивается труд командированных работников в выходные и праздничные дни?

Если на время командировки приходятся выходные или праздничные дни, то работа оплачивается исходя из системы оплаты труда, установленной у работодателя, по выбору работника:

1. либо не менее чем в двойном размере в зависимости от системы оплаты труда работника:

сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
работникам, труд которых оплачивается по тарифным ставкам, – в размере не менее двойной тарифной ставки;
работникам, получающим оклад, – в размере не менее одинарной ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени;

2. либо в одинарном размере, но с предоставлением другого дня отдыха (ст. 153 ТК РФ).

Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться трудовым, коллективным договорами или локальным нормативным актом.

Аналогичное мнение об определении размера оплаты труда в выходные и праздничные дни выразил Минтруд в Письме от 9 июля 2019 г. № 14-2/В-527.

Если работник отдыхал в выходной день в командировке, то труд не оплачивается, лишь возмещаются командировочные расходы.

День выезда работника в командировку или возвращения из нее, если он совпадает с выходным или праздником, оплачивается так же, как работа в этот день 4 .

Как оплачивается сверхурочная работа командированных сотрудников?

В Трудовом кодексе и Положении о командировках не содержится норм, касающихся порядка оплаты сверхурочной работы командированных сотрудников. Разъяснения государственных органов и судебная практика по данному вопросу неоднозначны. Можно выделить две противоречивые позиции по данному вопросу.

1. Привлечь работника к сверхурочной работе в период командировки можно. Оплата производится по правилам, установленным для сверхурочной работы (ст. 99, 152 ТК РФ).

При таком подходе работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. По желанию работника сверхурочная работа может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха. Данная позиция нашла отражение как в Письме Минтруда России от 14 ноября 2013 г. № 14-2-195, так и в судебной практике 5 .

2. Привлечь командированного работника к сверхурочной работе нельзя, поэтому оплату за пределами рабочего времени нужно производить либо по среднему заработку без учета реального количества отработанных часов в день (Письмо Минфина России от 23 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18410), либо по правилам, установленным для оплаты труда в выходные и праздники (ст. 153 ТК РФ).

Сторонники данной позиции ссылаются на то, что во время нахождения в командировке работник не выполняет трудовую функцию на рабочем месте, а исполняет служебное поручение вне места работы. Работодатель учитывает количество дней, отведенных на деловую поездку, а не рабочих часов за каждый день командировки. Под сверхурочной работой понимается осуществление трудовой функции за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени в определенных законом случаях (необходимость выполнить начатую работу, не законченную из-за непредвиденной задержки по техническим условиям производства, временные работы по ремонту механизмов, если неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников, и т.д.). А это значит, что привлечь командированного работника к сверхурочной работе в том смысле, который установлен в ст. 99 ТК РФ, нельзя.

В Письме Минтруда России от 9 июля 2019 г. № 14-2/В-527 указано, что плата за сверхурочную работу в командировке производится по правилам оплаты труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ).

На мой взгляд, первая позиция является более правильной. Однако во избежание споров работодателям следовало бы рассчитывать продолжительность командировки так, чтобы не привлекать работника к сверхурочной работе.

Как возмещаются командировочные расходы?

При направлении в командировку работник имеет право на возмещение расходов (ст. 168 ТК РФ):

по проезду;
по найму жилого помещения;
суточных – дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства;
иных расходов, произведенных работником с разрешения и ведома работодателя (например, при заграничной поездке сюда относятся расходы на оформление загранпаспорта, визы, консульские сборы, расходы на оформление медицинской страховки и др.).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов зависят от того, где именно трудится сотрудник. Например, если он работает в федеральных государственных органах, то правила устанавливаются актами Правительства РФ. Органы местного самоуправления издают свои акты с правилами. Для большинства частных компаний порядок и размеры возмещения расходов определяются внутренними актами работодателя.

Но если с расходами по проезду и найму жилого помещения все понятно, то в отношении суточных обычно возникают вопросы. Прежде всего – нужно ли платить суточные за выходные и праздники?

По общему правилу – да. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, в том числе за выходные и праздничные дни 6 . Однако суточные не выплачиваются, если сотрудник не отправился к месту работы после окончания командировки, а оставался там, пока длились нерабочие дни.

Размер суточных определяется исходя из времени, проведенного работником в командировке, и устанавливается работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Однако стоит учитывать, что предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Они составляют:

не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Если работник командирован в местность, где его затраты, например на питание, могут существенно превысить размер установленных суточных, то в случае возникновения конфликта между работодателем и сотрудником суды скорее будут оценивать только то обстоятельство, были ли выплаты сделаны в размере, установленном локальным нормативным актом, независимо от произведенных работником расходов 7 .

Иной будет позиция в отношении транспортных расходов. Если командированный работник потратит на проезд большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда авансом, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику эти расходы 8 .

С какими проблемами могут столкнуться командированные работники?

Наиболее распространенными сложностями, с которыми сталкиваются командированные работники, являются:

возмещение расходов в неполном размере;
увольнение за прогул в тот день, когда работник находился в командировке.

1 См. также Письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0.

2 Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

3 Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

4 Письма Минтруда России от 13 октября 2017 г. № 14-2 / В-921, от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337.

5 Апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 7 августа 2018 г. № 33-13892/2018 по делу № 2-1729/2018, Верховного суда Республики Коми от 22 января 2018 г. по делу № 33-335/2018, Тюменского областного суда от 18 апреля 2012 г. № 33-1500/2012 и др.

6 Письмо Минтруда России от 13 октября 2017 г. № 14-2 / В-921. Решение ВС РФ от 20 июня 2002 г. № ГКПИ2002-663.

7 Определение Приморского краевого суда от 7 декабря 2015 г. по делу № 33-11161/2015.

8 Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17 марта 2017 г. по делу № А 03-11214/2015.

Исходя из норм этих документов, однодневной командировкой принято считать поездку сотрудника для выполнения служебного поручения в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения № 749, п. 17 Порядка № 813).

Оформляется однодневная командировка в том же порядке, что и командировка на более длительный срок – приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Его можно составить по унифицированным формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1 [1] , либо в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов.

Кроме того, учреждение вправе оформить работнику командировочное удостоверение и служебное задание. Хотя делать это необязательно, так же как и вести журнал учета работников, выбывающих в командировку (см. постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, от 29.07.2015 № 771).

К сведению:

Формы командировочного удостоверения и служебного задания могут быть закреплены в локальных актах учреждения. Например, в положении о служебных командировках.

Перед отъездом в командировку сотруднику выдается денежный аванс на командировочные расходы. В зависимости от способа его получения оформляются следующие документы:

расходный кассовый ордер (ф. 0310002) – при расчетах наличными денежными средствами через кассу учреждения;
заявка на кассовый расход (ф. 0531801) или заявка на кассовый расход (сокращенная) (ф. 0531851), платежное поручение [2] , заявка на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243), – при расчетах в безналичном порядке с применением зарплатных карт работников, расчетных (дебетовых) карт учреждения.

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений определен п. 7 Положения № 749, а госслужащих – Приказом Минфина РФ от 10.03.2015 № 33н. Например, если работник добирается к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте, то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке, которая представляется работодателю с приложением документов, подтверждающих использование названного транспорта (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта).

Оплата однодневной командировки.

За день нахождения в служебной командировке работникам учреждений выплачивается средний заработок, а госслужащим – денежное содержание (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения № 749, п. 12 Порядка № 813).

Если день направления в командировку является выходным или праздником, то он оплачивается работнику в соответствии со ст. 153 ТК РФ – не менее чем в двойном размере (п. 5 Положения № 749).

Наряду с этим абз. 3 ст. 153 ТК РФ предусмотрено, что по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или праздник оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

С учетом изложенного, в случае если день командировки приходится на выходной или праздничный день, по возвращении из нее госслужащему должны быть представлены другие дни отдыха, которые оплате не подлежат. Аналогичная позиция была изложена в Письме Минтруда РФ от 11.03.2016 № 18‑4/ООГ-396.

Расходы при однодневной командировке.

При однодневных командировках сотрудникам возмещаются документально подтвержденные расходы на проезд, а также другие расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения или ведома работодателя. Это следует из норм ст. 168 ТК РФ, Положения № 749 и Порядка № 813.

Обращаем ваше внимание, что суточные при однодневных командировках:

по РФ – не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения № 749, абз. 1 п. 17 Порядка № 813). При этом работнику могут быть выплачены деньги взамен суточных, если это предусмотрено нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления;
за пределами РФ – выплачиваются в размере 50 % от норм расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определенных нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления (п. 20 Положения № 749, п. 30 Порядка № 813). Для федералов соответствующие размеры суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Кроме того, сотруднику не возмещаются расходы по найму жилого помещения в месте командирования, поскольку при однодневной командировке он возвращается домой в тот же день. Если в силу объективных причин работник был вынужден остановиться в пути и арендовать жилье, работодатель обязан возместить понесенные в связи с этим расходы в размерах установленных нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов госвласти и местного самоуправления (п. 13 Положения № 749, п. 16, 19 Порядка № 813).

В отношении сотрудников федеральных государственных органов и учреждений размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (далее – Постановление № 729). Что касается расходов на наем жилого помещения в заграничной командировке, то они возмещаются с учетом предельных норм, предусмотренных в приложении к Приказу Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

Обратите внимание:

Расходы, превышающие установленные размеры, а также иные связанные со служебными командировками расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя, федеральные государственные органы и учреждения вправе возмещать за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы, а также плана ФХД (п. 3 Постановления № 729).

Учет командировочных расходов.

Согласно Указаниям № 65н [4] возмещение расходов, связанных со служебными командировками, следует производить в отношении:

В зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии с инструкциями № 162н [5] , № 174н [6] , № 183н [7] отражаются следующие корреспонденции счетов:

Выданы (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов…

…из кассы учреждения

…на зарплатную карту работника

…на расчетную (дебетовую) карту учреждения

Приняты к учету суммы произведенных командировочных расходов

Возвращены неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов…

…в кассу учреждения

…на расчетную (дебетовую) карту учреждения

При оплате командировочных расходов за один день в рамках заключенных учреждением контрактов (договоров) в учете отражаются следующие бухгалтерские записи:

Произведена в рамках заключенных договоров (контрактов) оплата…

…найма жилого помещения

Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения

Выданы оплаченные проездные билеты под отчет работнику из кассы учреждения

Приняты к учету расходы по оплате…

…найма жилого помещения

К сведению:

Работник бюджетного учреждения культуры направлен на один день в служебную командировку в г. Владимир. Аванс в размере 6 000 руб. на оплату проезда за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, был перечислен на его зарплатную карту. По возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением всех подтверждающих документов. Аванс был израсходован полностью. Расходы по командировке приняты к учету. Согласно учетной политике учреждения такие расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг в составе накладных расходов.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

Перечислен на зарплатную карту работника аванс на оплату проезда

Приняты к учету командировочные расходы

К сведению:

Воспользуемся условиями предыдущего примера и предположим, что билеты на проезд в г. Владимир приобретаются учреждением самостоятельно в рамках заключенного с РЖД договора.

В этом случае в бухгалтерском учете учреждения отразятся следующие корреспонденции счетов:

Произведена оплата проездных билетов в командировку

Поступили оплаченные проездные билеты в кассу учреждения

Выданы из кассы учреждения железнодорожные билеты под отчет работнику

Приняты к учету командировочные расходы

Налоговый учет и обложение страховыми взносами.

НДФЛ. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. При этом в силу той же статьи суточные, не облагаются налогом в пределах:

700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Такие ограничения действуют и при однодневных командировках, если работнику компенсируются расходы взамен суточных. На это указано в письмах Минфина РФ от 01.10.2015 № 03‑04‑06/
56259, от 02.09.2015 № 03‑04‑06/50607, от 26.05.2015 № 03‑
03‑06/30062, от 26.05.2014 № 03‑03‑06/1/24916, ФНС РФ от 26.03.2013 № ЕД-4-3/5200@. Аналогичного мнения придерживается и Президиум ВАС в Постановлении от 11.09.2012 № 4357/12.

Отметим, что только суточные не требуют документального подтверждения их использования (п. 3 ст. 217 НК РФ). В отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется их документальное подтверждение.

Страховые взносы. В соответствии с п. 2 ст. 422 НК РФ при компенсации плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и другие перечисленные в названном пункте расходы на командировки работников.

Минфин в одном из своих последних писем (от 02.10.2017 № 03‑15‑06/63950) разъяснил, что классифицировать выплаты, связанные с однодневной командировкой работника, как суточные нельзя. Так же как и нельзя применять в отношении таких выплат п. 2 ст. 422 НК РФ в части их освобождения от обложения страховыми взносами. Однако если названные выплаты являются возмещением расходов работника, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, то они не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом (экономической выгодой) работника.

Ранее финансисты указывали, что перечень не подлежащих обложению страховыми взносами выплат при передаче с 01.01.2017 налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование не изменяется. В этой связи они рекомендовали по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов руководствоваться ранее данными разъяснениями Минтруда по соответствующему вопросу (Письмо Минфина РФ от 16.11.2016 № 03‑04‑12/67082).

Что касается суточных при однодневных загранкомандировках, выплачиваемых в размере свыше 2 500 руб., то они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Налог на прибыль. Вопрос учета расходов на однодневные командировки в целях налогообложения прибыли возникает в том случае, если такие расходы осуществляются за счет средств, полученных от осуществления бюджетными и автономными учреждениями приносящей доход деятельности.

К сведению:

Расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий, лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), в налоговую базу по налогу на прибыль не включаются (пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270, п. 1 ст. 252 НК РФ).

На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на однодневные командировки учреждение вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Они должны быть подтверждены документально. Об этом говорится в многочисленных письмах Минфина – от 16.07.2015 № 03‑03‑07/40892, от 26.05.2015 № 03‑03‑06/30062, от 26.05.2014 № 03‑03‑06/1/24916.

В одном из писем чиновники отметили, что приказ о направлении в командировку и служебное задание не являются документальными подтверждениями фактически осуществленных расходов. В связи с этим возникает вопрос: как подтвердить выплату суточных при заграничной командировке? Из Положения № 749 и Порядка № 813 следует, что фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам). Таким образом, при подтверждении размера суточных необходимо ориентироваться именно на эти документы.

Что касается учета в целях исчисления налога на прибыль иных расходов, понесенных в однодневной командировке, то здесь у учреждения могут возникнуть налоговые риски.

К примеру, сейчас по вопросу возмещения работнику стоимости питания в однодневной командировке сложилась противоречивая практика. Минфин считает, что такие расходы не могут рассматриваться в качестве иных расходов, связанных со служебной командировкой (Письмо от 09.10.2015 № 03‑03‑06/57885). А столичное УФМС, напротив, в Письме от 08.10.2015 № 16‑15/105572 делает вывод о том, что если затраты на питание документально подтверждены и экономически оправданы, то они могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Трудности могут возникнуть также при выплате работнику денежных средств взамен суточных за однодневные командировки по РФ. Этот вопрос однозначно не урегулирован гл. 25 НК РФ.

Кратко сформулируем основные выводы:

Оформляется однодневная командировка по тем же правилам, что и командировка на более длительный срок.
За день нахождения в однодневной командировке работникам учреждений выплачивается средний заработок, а госслужащим – денежное содержание.
При однодневной командировке возмещению подлежат подтвержденные расходы на проезд, а также иные расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения работодателя. При этом суточные на территории РФ не выплачиваются, а за ее пределами выплачиваются в размере 50 % от норм расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определенных нормативными правовыми актами. Расходы по найму жилья возмещаются по согласованию с работодателем только при наличии объективных причин, например при вынужденной остановке в пути.
При исчислении налога на прибыль бюджетные и автономные учреждения вправе учесть расходы, связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при их документальном подтверждении.
Суточные, выплаченные при однодневной командировке за пределами РФ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, не превышающем 2 500 руб. Денежные средства, выплаченные взамен суточных при командировке по РФ, не облагаются НДФЛ в размере, не превышающем 700 руб. При этом такие расходы подлежат обложению страховыми взносами в полном объеме.

[2] Оформляется автономным учреждением в соответствии с Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. ЦБ РФ 19.06.2012 № 383‑П.

[4] Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.

[5] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

[6] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

[7] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Будет ли это являться командировкой в организации? Положены ли такому ученику суточные? И как обосновать с точки зрения налогового учёта расходы компании на приобретение билетов и оплаты проживания ученику?

В соответствии с положениями статьи ТК РФ Статья 205. Распространение на учеников трудового законодательства следует что:

В соответствии с положениями статьи ТК РФ Статья 203. Время ученичества следует что, в период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки не связанные с ученичеством. соответственно в командировки связанные с ученичеством работники направляться могут.

Так как на учеников распространяется трудовое законодательство согласно Трудовому кодексу РФ, соответственно ему возмещаются расходы по проезду, найму, расходы связанные с проживанием т.е. суточные, иные расходы которые он понес с разрешения или ведома работодателя.

Выше в своем первом ответе, я привел общие положения законодательства РФ и разъяснения.

Что касается этого вопроса:

И как обосновать с точки зрения налогового учёта расходы компании на приобретение билетов и оплаты проживания ученику?

Оплата подтвержденных документально расходов на проезд до места командировки, а также обратно не облагается НДФЛ в полной сумме.

Дополнительно, можете ознакомиться с подробными разъяснениями по следующей ссылке:

В силу ст. 166 ТК РФ в командировке работник выполняет служебное поручение вне места своей постоянной работы.

Поскольку головной офис, в который направляется работник, находится вне места его постоянной работы, поездка работника признается командировкой (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 17.11.2017 N 14-2/В-1012).

Положены ли такому ученику суточные?
Ольга

Да, конечно. Согласно ст. 205 ТК РФ

Кроме того, учеников можно отправлять в командировки, только связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Согласно ст. 187 ТК РФ

Работникам, направляемым на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование, на прохождение независимой оценки квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Прямо о гарантиях при направление ученика в командировку, связанную с ученичеством, тут не указано, но полагаю, данная норма должна применяться по аналогии.

Из ситуации усматривается, что без этого обучения ученик не может быть допущен к выполнению соответствующих работ и трудовой договор с ним не заключен пока. Однако, как мне представляется, гарантии для него те же, что и для работников должны быть.

как обосновать с точки зрения налогового учёта расходы компании на приобретение билетов и оплаты проживания ученику?
Ольга

я бы рекомендовала иметь локальный нормативный акт либо о порядке прохождения ученичества и там прописать эти вопросы, либо локальный нормативный акт о командировках и там указать, что он распространяется и на учеников.

Здравствуйте. Меня зовут Антон. Я заключил ученический договор и хочу уволиться без возмещения средств со своей стороны. Теперь обо всем по порядку. Работаю я в Государственном Казенном Учреждении 2,5 года. 1)До сих пор ни у кого нет второго экземпляра трудового договора. А в ноябре 2017 года проходил месячное обучение за счет компании. 2)Прошло полтора года и мне подсунули ученический договор задним числом. То есть я его подписал буквально месяц назад, хотя дата в нем ноября 2017. 3)Помимо этого условия труда изменялись в худшую сторону. Раньше было 36 часов в неделю. Теперь 40-часовая. 4)Копию ученического договора я также не получил 5)Сумма в ученическом договоре примерно 2 800 000 сроком на 5 лет. Учеба длилась месяц. 6)Сумма явно завышена. Нам преподаватель говорил, что там она всего лишь в районе 800 000 рублей. 7)Учеба проводилась в Германии. Был предоставлен отель и питание. Но не было командировочных. Если не ошибаюсь, в заграничных командировках должно быть 100 долларов в день.

Могу ли я повлиять на сроки и суммы погашения задолженности по ученическому договору при расторжении по семейным обстоятельствам? Я проживаю в М.О. По ученическому договору я обязан был отработать 3 года в другом регионе, я отработал 10 месяцев. Также в договоре не прописана сумма за обучение. И каких либо других документов с цифрами за обучение я не подписывал. Я согласен оплатить затраты работодателя, связанные с обучением (транспортные расходы и стипендия). Что собственно послужило увольнению. У меня жена и один ребенок (в год увольнения ему было 3 года). Мы проживали в М.О. И готовы были переезжать в другой регион после окончания обучения. Также жена была беременна вторым. Мы так и планировали, что переедем вместе и она опять на 3 года уйдёт в декрет, и я спокойно отработаю 3 года по контракту. Но случился выкидыш. И так как первому ребёнку было на тот момент 3 года она обязана была выйти из декрета. И ей пришлось вернуться с ребенком в М.О. и продолжить работу. Работа у неё разъездного характера с частыми продолжительными командировками. Оставаться с ребёнком и присматривать за ним фактически не кому. Выше сказанное, может быть уважительной причиной чтобы не выплачивать всю сумму, а только затраты связанные с обучением (транспортные расходы и стипендия), их мы готовы оплатить?

Добрый день. Я индивидуальный предприниматель,занимаюсь розничной торговлей парфюмерии и косметики ,долгое время не смогла подобрать продавца,решила обучить сама,взяла на обучение девушку без торгового образования.Как продавца я ее не могу оформить,т.к нет навыков,обучается она непосредственно в рабочее время в магазине 3 раза в неделю по 4 часа.Посоветовали оформить ученический договор.Нужна ваша помощь в оформлении ученического договора.

Ученический договор с организацией был заключен с 1 января 2016 года. В дальнейшем срочный трудовой договор был заключен с 1 марта 2016 года. По факту все это время сотрудник работал в этой организации и справку 2-НДФЛ отдел кадров сможет предоставить от 1 января. В настоящий момент не хотят давать оплачиваемый отпуск в августе 2016, мотивируя тем, что срочный договор заключен только в марте, соответственно, шесть месяцев работы будет только в сентябре. Учитывается ли ученический договор в стаж на месте работы при расчете первого отпуска? Если, всё же, я могу рассчитывать на оплачиваемый отпуск по закону, то как правильно подойти к вопросу его оформления с работодателем?

Здравствуйте! Вопрос по ученическому договору. Я высоко квалифицированный пилот одной из крупнейших российских авиакомпаний. Год назад А/К переучила меня на новый самолет и заключила уч. договор на три года. Мне не нравится режим работы (очень частые командировки, проживание в других городах и странах и т.д.) Я хочу уйти на пенсию, чтобы устроиться в устраивающую меня А/К. Но я уже два раза уходил на пенсию в других А/К, и мне говорят что только первый раз можно уйти на пенсию без обязательств по уч.договору. Заранее спасибо! Андрей, 48 лет.

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Статья актуальна на 08.02.2021

Читайте также: