Почему в паспорте подпись черной гелевой ручкой

Обновлено: 10.05.2024

Можно ли подписывать документы ручкой черного цвета?

Добрый вечер! Прямого запрета на подписание первичных бухгалтерских документов гелевой ручкой нет. Однако, во избежание претензий со стороны контролирующих органов, безопасней будет подписывать первичные документы шариковой ручкой. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух Ситуация: Каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры По общему правилу любым цветом, но к банковским документам установлены особые требования.* Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.* Исключение предусмотрено только для банковских документов. В пункте 1.7.2 Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П, указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.* Главбух советует: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового). Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1). Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса * Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

«5.1.4 В графических документах условные обозначения следует выполнять в основном черным цветом. Некоторые условные обозначения или их отдельные элементы допускается выполнять другими цветами. Указания о цвете условных обозначений приводятся в соответствующих стандартах СПДС. Если цвета условных обозначений, применяемых на чертежах и схемах, не установлены в стандартах, их назначение указывают на чертежах.

Таким образом, по совокупности вышеизложенных положений, можно сделать вывод, что оригинальные подписи в основной надписи документов должны выполняться чёрным или синим цветом.

Какого цвета чернилами должны заполняться документы?

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не содержит определенных требований к подписанию кадровых документов.

Исключение составляет оформление трудовой книжки. В соответствии с п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Подробнее о правилах кадрового делопроизводства читайте здесь:

Таким образом, можно сделать вывод, что подписи и на кадровых документах также могут быть сделаны ручкой-роллером, перьевой или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Подробности в материалах Системы:

Ситуация: Как поступить, если предыдущий работодатель внес в трудовую книжку запись о работе чернилами красного или зеленого цвета

Эксперт делится важной информацией о ГПД с делопроизводителем в материале по ссылке.

нужно делать аккуратно перьевой, гелевой или шариковой ручкой, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета ( Инструкции, утвержденной ).

Поэтому если сотруднику в трудовую книжку по ошибке внесли запись о работе чернилами красного, зеленого или другого непредусмотренного цвета, то такую запись следует признать недействительной .

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Нормативно-правовая база: Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 года N 69

по заполнению трудовых книжек

Настоящая Инструкция в соответствии с (далее — Правила ведения трудовых книжек), утвержденных , устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее — трудовые книжки).

1. Общие положения

Заполнение трудовой книжки: следуем правилам

Сроки внесения записей.
Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
Отсутствие сокращений в записях.
Необходимость ознакомления работника под роспись с вносимыми записями.
Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
Правила и регламент исправления ошибокв записях.
Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей. Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде.

Какими ручками и чернилами подписывать документы?

Поэтому две важнейшие задачи – защита документа (аутентичности и юридической силы) и обеспечение его сохранности – рекомендуем решать в настоящее время самостоятельно на уровне организации. Руководитель организации и профессиональная служба делопроизводства в локальных нормативных актах (регламентах издания распорядительных документов, выдачи доверенностей, ведения переписки и т.п.) могут установить требования к форме представления оригинала (для документов постоянного и долговременного сроков хранения качественная по составу сырья бумага обеспечивает срок доказательного хранения в течение 100 лет) и средствам его изготовления, в том числе к чернилам, их цвету, ручкам, печатающим устройствам и т.п. Это и повседневная задача, и перспективная, т.к. документы в рамках корпоративного управления признаются активом организации, который она сама должна защищать и хранить.

К решению конкретного вопроса о выборе цвета чернил при оформлении идентификационных реквизитов документов организации рекомендуем подходить с позиций общих требований к обеспечению сохранности документов. Средства оформления документов (нанесения текста) должны быть светостойкими, водостойкими, износостойкими.

Для принятия конкретных решений о регламентации правил оформления документов с позиций обеспечения качества и сохранности материального носителя рекомендуем изучить работы Владимира Федоровича Привалова, научное наследие которого становится все более востребованным, например:

Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / ВНИИДАД. – М., 2002;
Привалов В.Ф. Современные принтерные и рукописные тексты документов как объекты архивного хранения: Научно-методическое пособие / ВНИИДАД. – М., 2003.

Обратите внимание и на разработки наших коллег из Белорусского НИИ документоведения и архивного дела, которые также изучают документ как материальный носитель в аспекте его свойств и веществ, например:

Обеспечение оптимальных условий хранения документов на бумажных носителях Национального архивного фонда Республики Беларусь: Методические рекомендации / БелНИИДАД. – Минск, 2011.

Мнение СвернутьПоказать Наталия Лобанова, главный редактор журнала

Если приведенные в этом ответе аргументы не покажутся вашему руководителю убедительными, то можете предложить ему принять участие в шуточном эксперименте:

Результаты эксперимента могут быть чрезвычайно полезны руководителю, например, он может сделать для себя вывод о том, какого рода документы какими ручками стоит подписывать. А самым сложным для вас может оказаться обеспечение наличия экспериментального листа на подоконнике в течение длительного времени (ведь признаться потом руководителю в его утере будет крайне неловко).

Сегодня сдавал документы на ЗП, и меня обрадовали, чтой мой паспорт недействителен, поскольку подпись в нем стоит синей ручкой. Паспорт получал в этом же ФМС чуть больше года назад, какую дали - такой и расписался прямо при получении.

Насколько обосновано с точки зрения закона требование ко мне получить новый паспорт "в связи с порчей"? Мало того, что я должен заплатить 500 рублей не по своей вине, так и загран сказали не выдадут, если я не поменяю российский паспорт. (хотя доки на загран приняли).

Паспорт действителен. Черным цветом раньше подписывали, но не гелевой ручкой, а спецтушью и перьевой ручкой.

Я там ниже вам написал ответ, промахнулся А когда это "раньше" закончилось? Какие-то были инструкции, которые устарели?

Ладно, ничего делать не буду, потребую письменный отказ и посмотрим. К тому же они взяли документы на офрмление ЗП, тем самым признав действительность российского паспорта.

Максимум, у них есть повод усомниться в законности выдачи этого паспорта. Пусть проверяют запросами или звонками! Это не проблемы гражданина.

Крепкую траву ОВИР курит ;) > Сегодня сдавал документы на ЗП, и меня обрадовали, чтой мой паспорт недействителен, поскольку подпись в нем стоит синей ручкой. Паспорт получал в этом же ФМС чуть больше года назад, какую дали - такой и расписался прямо при получении.
>
> Насколько обосновано с точки зрения закона требование ко мне получить новый паспорт "в связи с порчей"? Мало того, что я должен заплатить 500 рублей не по своей вине, так и загран сказали не выдадут, если я не поменяю российский паспорт. (хотя доки на загран приняли).

Пусть письменно откажут. А потом будут со своим руководством разбираться.

Нашел только следующий документ:

"Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. N 1105 г. Москва Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене и по исполнению государственной функции по учету паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации"

49. Вручение паспорта гражданину производится руководителем, который должен:

49.4. Предложить гражданину расписаться авторучкой с гелевым наполнителем черного цвета на установленных местах на второй странице паспорта и в заявлении о выдаче (замене) паспорта по форме N 1П с проставлением в заявлении даты получения паспорта.

"Предложить" - вот и гадай, что вытекает из того, что мне не предложили?

Ну вот откажут мне, и с каким НПА в руках бодаться дальше?

Пункта о недействительности паспорта нет? Пункта о недействительности паспорта в случае подписи чернилами синего цвета нет? Значит, паспорт действителен!

А предложили или не предложили, это уже дело десятое. Ясное дело, что не предложили.

PS. А может ультрафиолетовой лампой посветить с полчасика - чернила сами собой потемнеют? :-)

А когда это "раньше" закончилось? Я вам верю, просто для подкрепления своей позиции в ФМС потом хочется знать.

То есть правильно я понимаю по ситуации, что: я спокойно жду месяц, потом требую свой загран или письменный отказ, и с отказом иду жаловаться в вышестоящую организацию?

ерунда какая-то а где написано, что подпись должна быть обязательно черной ручкой? У меня в российском паспорте стоит черной ручкой, а в заграничном синей, той же самой которой в ФМС дали расписаться.

Речь идет именно о российском Изучил регламент, опубликованный в РГ.
Там есть только следующее:

49. Вручение паспорта гражданину производится руководителем, который должен:

Заявление о выдаче паспорта заполняется с помощью электронных средств или от руки разборчиво печатными буквами чернилами черного или синего цвета, без исправлений, помарок и неофициальных сокращений.

Можно ли писать черной ручкой в документах?

Можно ли писать синей ручкой в паспорте?

— Это проставляется с использованием специального принтера, а при отсутствии возможности — штемпельной краской и черными чернилами. Синей ручкой недействителен, — говорит старший инспектор отдела обеспечения паспортно-регистрационной работы УФМС по Иркутской области Елена Беляевская.

Что будет если писать ручкой в паспорте?

Действителен ли паспорт, если ребенок начеркал ручкой на пустой 11 странице? … Запрещается вносить в паспорт сведения, отметки и записи, не предусмотренные настоящим Положением. Паспорт, в который внесены сведения, отметки или записи, не предусмотренные настоящим Положением, является недействительным.

Можно ли ставить подпись не как в паспорте?

Можно ли заполнять документы черной ручкой Украина?

Почему нельзя писать черной ручкой документы?

Подлинность любого документа удостоверяют подпись и печать, а цвет чернил является одним из условий придания документу юридической силы. Законом не оговариваются требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны документы, а также счета-фактуры.

Можно ли подписывать документы красной ручкой?

Можно подписывать красной, зеленой ручкой, ничего за это не будет. И ничему это не противоречит.

Можно ли расписываться в загранпаспорте синей ручкой?

Какой ручкой расписываться

Поэтому гражданин имеет полное право самостоятельно выбрать цвет для своей подписи. Подпись в загранпаспорте стоит синей ручкой. … Если документ подписан синем или другим цветом, то никаких вопросов и проблем в дальнейшем не должно возникнуть.

Можно ли писать в документах гелевой ручкой?

Позже, однако, налоговики признали, что ни ГК РФ, ни НК РФ не содержат запретов на подписание документов перьевыми или гелевыми ручками (письмо УФНС РФ по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/[email protected]).

Что будет если ребенок разрисовал паспорт?

Если в паспорт внесены сведения, отметки или записи, не предусмотренные законодательством (например, если его разрисовал ребенок), он является недействительным и также подлежит обязательной замене (п. 6 Положения).

Какие повреждения делают паспорт недействительным?

Так, к порче паспорта можно отнести, например: воздействие на него, в результате которого произошла потеря информации, зафиксированной в паспорте; повреждение или изъятие отдельных его листов, воздействие различных жидкостей, огня и т. д.

Что такое непригодность паспорта?

Непригодность паспорта для дальнейшего использования вследствие износа, повреждения или других причин (в том числе при отсутствии возможности проставления на страницах паспорта обязательных штампов или отметок; изменения сведений о детях, не достигших 14-летнего возраста, отметки о которых внесены в паспорта родителей) …

Можно ли использовать другую подпись?

Да, можно. Необходимо обратиться в паспортный стол и написать заявление о замене паспорта в связи со сменой подписи(формально такой причины нет, но можно случайно порвать первую страничку), оплатить пошлину(крупнее чем при очередной замене) и через 10 дней забрать паспорт.

Можно ли менять свою подпись?

Конституцией РФ не запрещается менять свою подпись, то есть вполне допустимо, если подпись в паспорте отличается от текущей. Если все-таки возникает ситуация, когда необходимо подтвердить идентичность автографов в паспорте и реальности, назначается почерковедческая экспертиза.

Что будет если подписать договор не своей подписью?

Если в договоре отсутствует личная подпись человека, а равно если подпись в договоре не принадлежит этому человеку (лицу, полномочному заключать договор), то договор считается незаключенным, то есть не влечет для такого человека (лица) никаких правовых последствий [4].

Есть ли положение, в котором сказано, что нельзя подписывать первичные документы синей гелевой ручкой?

Обычно в нормативных правовых актах устанавливаются те или иные правила в позитивном контексте (обязательности соблюдения), а не в негативном (запрещающем). Т.е. прямые запреты в них формулируются редко.

В п. 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105) сказано, что записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Прямо запрещено только использование простого карандаша. На цвет здесь указания нет, запрета на использование гелевой ручки тоже.

Полистать демо-версию печатного журнала

Исторические моменты

Данный цвет пасты нравится многим людям, поэтому они используют его в своем повседневном обиходе. Большинство из них считает, что этот цвет придает некоторую статусность их подписи, она смотрится респектабельно. Таким цветом часто ставят свои подписи руководители организаций. А психологи доказали, что на подсознательном уровне черный цвет создает иллюзию надежности и стабильности данного документа. Поэтому многие люди, занимающие высокие должности в компаниях используют этот цвет чернил, чтобы подсознательно влиять на человека, получающего эти документы.

Возможно, что эти подсознательные впечатления у старшего поколения исходят от школы. Так как тогда учителя использовали преимущественно черную пасту. При этом ученикам было дозволено пользоваться только синими чернилами. Таким образом, они с детства понимали, что синий цвет используют простые люди, а черный цвет чернил могут позволить себе статусные люди, имеющие определенный вес в обществе, в определенной компании и т.д.

Но сейчас у молодого поколения нет таких ассоциаций, потому что в большинстве школ они могут позволить себе писать черной или синей пастой. Также нередко встречаются и сиреневые оттенки ручек.

Подделка черной подписи

Несколько лет назад, когда я работала в одной торговой компании, я впервые столкнулась со строгим запретом использования черной пасты в документах. Все договоры поставки, а также иные важные внутренние документы должны были быть заполнены только синей пастой. И связано это было с тем, что руководство компании опасалось подделки документов и подписей.

Они считали, что любой текст и подпись могут быть отксерокопированы на нужный документ, и таким образом, это повредит финансовому состоянию компании. Поэтому служба безопасности в первую очередь отслеживала во всех документах цвет пасты. Даже руководители высшего звена не имели права использовать черный цвет для подписи договоров.

В данном случае, каждая компания имеет право определять свои требования к внутреннему документообороту. Но эти правила не редко распространяются и на контрагентов и партнеров таких юридических лиц, так как их просят соблюдать данные правила при подписании контрактов и иной документации в работе с этой компанией.

Но законодательство РФ имеет свои виды на данную ситуацию:

В первую очередь использование синего цвета не дает гарантии, что подпись не будет подделана на цветном принтере. Поэтому ограничений по черному цвету в документообороте законодательством не установлено.
Большинство нормативно-правовых актов, регулирующих требования ко входящим документам устанавливают возможность использования синей и черной пасты, а иногда и сиреневого оттенка.
Однако законы РФ устанавливают возможность определенных госорганов или ведомств устанавливать свои требования ко входящим и внутренним документам. Одним из ярких примеров является ФСС, которые требуют заполнять заявление черной гелевой пастой. Такая особенность связана с техническими моментами. Так как все заявления проходят определенный технический контроль, они должны быть хорошо читабельными, чтобы техника могла без ошибок разобрать весь текст документа. И для этих целей хорошо подходит черная гелевая паста.
Сами организации, компании и объединения также могут устанавливать определенные правила к внутреннему документообороту. Примером этой ситуации является торговая компания, в которой я работала несколько лет назад.

Исходя из этих нюансов, выходит, что в России нет строго запрета на использование черной пасты. Однако данное ограничение может быть наложено определенной компанией или государственным ведомством при подаче обращения к ним.

Пользоваться ли черным цветом?

Если у вас есть желание использовать данный цвет для подписи документов, вы смело можете это себе позволить. К тому же деловой человек всегда должен иметь не одну единственную ручку, которая постоянно теряется, а несколько. В качестве основного комплекта вы можете иметь несколько ручек черного цвета и 1-3 синего цвета для использования их в тех случаях, когда обстоятельства ограничивают использование черного цвета.

Мировые тенденции

К тому же документооборот сейчас стал настолько велик, что хранить все бумаги бывает просто невозможно. Арендовать для этого специальные сейфы дело затратное, поэтому большинство крупных компаний стараются уменьшить количество архивных бумаг, все чаще прибегая к цифровым носителям.

История показывает, что средний период жизни любого бумажного документа не более века. После этого бумага начинает портиться, а чернила выцветать. Но нередко попадается бумага и чернила более низкого качества, что значительно укорачивает жизнь документов. Поэтому хранение информации в электронном формате сейчас наиболее ценно.

Более подробно вы можете узнать об этом из следующего видео.

Чернила

Но, несмотря на все электронные тенденции, в высшем свете все чаще внимание уделяется настоящим чернилам, конечно же, черного цвета. Использовать их разрешено точно так же, как и черный цвет пасты, либо запрещено, в связи с их цветом и требованиями определенной компании или ведомства. Но при выборе чернил, необходимо ориентироваться на следующие моменты:

их долговечность, так как в зависимости от цены, срок хранения текста на бумаге может существенно различаться;
светоустойчивость, большинство чернил подвержены быстрому выгоранию на ярком свете, от чего текст становится тусклым и едва читабельным;
водоустойчивость, иногда на бумагу может попасть капля воды, либо сами документы окажутся во влажном помещении, поэтому стоит выбирать чернила, максимально устойчивые к этим факторам.

Если вы принимаете решение использовать чернила, помните, что все документы обычно часто сканируются, ксерокопируются, вследствие чего чернила также могут иметь негативные последствия для своей долговечности. Поэтому при подписании наиболее важных документов лучше используйте только проверенные чернила или пасты.

В качестве главного вывода, резюмируем, что законодательством не запрещено использовать пасту или чернила черного цвета для подписания документов. Однако есть несколько важных нюансов, которые надо учитывать:

Различные ведомства, государственные органы или частные компании имеют право устанавливать индивидуальные требования к внутреннему документообороту. Поэтому вы можете столкнуться с необходимостью использования только синей пасты или, наоборот, только черной.
Чтобы не попадать в ситуацию, когда вы вынуждены искать ручку определенного цвета, лучше имейте в запасе пасты черного и синего цвета. Тогда вы всегда будете уверенны в себе, и не будете переживать о правильности выбранного цвета.
При подаче заявления в определенное ведомство, уточните заранее требования к формату документа. Большинство государственных органов имеет определенные бланки для подачи обращений, а в приложение к этим бланкам всегда идут требования и правила их заполнения. Ознакомившись с такой информацией, вы будете уверенны в правильности составленного вами документа.
Работая в определенной компании, не нужно спорить с руководством о необходимости использования того цвета пасты, который вам нравится. Так как каждая компания вправе устанавливать внутренние требования для документооборота внутри организации.
Использование черных чернил также допустимо. Только вы должны выбрать качественные чернила, проверенные годами. Потому что приобретение некачественных чернил может в дальнейшем стать причиной больших неприятностей, связанных с исчезновением текста на документе.

Поэтому выбор цвета пасты остается индивидуально за каждым пользователем. Но при этом всегда необходимо учитывать требования, предъявляемые к документу, который вы составляете или подписываете.

Читайте также: