Печать протокольный отдел что это
Обновлено: 25.06.2024
Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.
Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.
Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.
Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?
Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.
Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.
Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.
Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.
Применение печатей
Вид печати
Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?
Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.
Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.
Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).
Документы в тему
Документ
Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?
К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся:
- трудовые книжки и вкладыши к ним**;
- копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников***;
- справки с места работы;
- заявления на загранпаспорт.
Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.
Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.
Совет
Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.
Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.
Исправляем ошибку
Ошибка
Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров.
Как правильно
В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.
Что будет, если…
Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.
В противном случае, чья же она?
Пример
Запомните главное
* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.
** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).
*** Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003.
***** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Протокольная служба государства – это институт в системе высшего управления государством, отвечающий за протокольное обеспечение межправительственных, межгосударственных и иных международных контактов, то есть соблюдение организационных, морально-этических и правовых международных правил и принципов комфортного уважительного международного взаимодействия.
Значение протокольной службы любого государства или международной организации
В человеческом общежитии для обеспечения комфортного общения и совместного существования разрабатываются и культивируются универсальные формы и инструменты поведения, которые позволяют демонстрировать уважительное отношение друг к другу, к окружающей среде и важным аспектам общественной жизни.
В условиях международного общения соблюдение норм комфортного, уважительного сосуществования возрастает, поскольку всякое государство характеризуется специфическими чертами исторического опыта, социальной и экономической жизни, культурных и политических традиций.
При этом с развитием информационных технологий международные отношения перестали быть исключительно прерогативой дипломатических служб, поскольку в международные контакты активно включаются частные предпринимательские структуры, а также некоммерческие организации и ассоциации, что актуализирует проблемы осмысления и усвоения правил международного общения.
Необходимо отметить, что выстраивание эффективных механизмов общения в международных отношениях повышает и качество внутригосударственного общения, в том числе в бизнес-сфере, поскольку недопустимы двойные стандарты при общении с международными партнерами и внутри государства.
Дипломатический этикет и протокол представляют собой систему организационных, морально-этических и правовых международных правил и принципов, которые обеспечивают комфортное уважительное международное взаимодействие.
Готовые работы на аналогичную тему
Протокольная служба государства или международной организации – это институт, который обеспечивает распространение, соблюдение норм и правил делового общения при контактах с зарубежными партнерами при организации мероприятий внутри государства и за его пределами.
Сегодня протокольная служба с развитием информационных процессов и международных связей обслуживает широкую сферу государственных интересов, в связи с чем актуально укрепление и дальнейшее совершенствование ее деятельности.
Задачи протокольных служб в зарубежных государствах
Протокольная служба позволяет разрабатывать и реализовывать единую политику государства в обеспечении международных взаимоотношений должностными лицами механизма государственного управления.
Так, например, во Франции существует протокольный департамент как подразделение Министерства иностранных дел. Названный институт обслуживает главу государства; директор подразделения сопровождает главу государства в зарубежных поездках.
Кроме того, департамент обслуживает иных представителей механизма государственного управления Франции, когда речь идет об организации международных встреч внутри страны или за ее пределами.
Исходя из направлений деятельности департамента, выделяются во внутренней структуре отделы, отвечающие за разные сферы этикета международного общения.
В Италии главой государства была учреждена должность Шефа протокол, которая обеспечивает соблюдение протокола при международной деятельности высших должностных лиц государства. Шеф протокола имеет широкие правомочия по налаживанию и поддержанию сотрудничества с высшими должностными лицами других государств.
Кроме того, в зарубежных государствах широко используется такая модель организации протокольной службы, как распределение полномочий протокольного обеспечения между отдельными органами публичного управления. Например, в монархиях, протокольные службы функционируют в канцелярии монарха, аппаратах парламента, главы государства и правительства.
Кроме того, в федеративных государствах протокольное обеспечение осуществляют структуры, функционирующими на федеральном и на региональном уровнях. Так, например, в ФРГ функционирует протокольная служба при главе государства – канцлере, при федеральном президенте, при парламенте и правительстве, а также иных исполнительных органах. Кроме того, протокольные службы создаются на уровне субъектов, то есть в органах публичного управления землями.
Необходимо отметить, что оба из рассмотренных подходов к протокольному обеспечению международных контактов глав государства и иных представителей государственного управления в полной мере справляются с поставленными задачами. Выбор наиболее подходящей модели обусловлен административно-территориальным делением, культурно-историческими традициями и пр.
Протокольные службы международных организаций
На современном этапе развития международных отношений полноправными участниками международного сотрудничества выступают международные организации. Поэтому для протокольного обеспечения сотрудничества международных организаций с иными организациями, государственными должностными лицами в структуре международных организаций создаются специальные протокольные службы.
Так, например, в составе ООН функционирует служба протокола и связи, которая обеспечивает при международных контактах соблюдение дипломатических процедур и этикета. ООН ежегодно поддерживаются контакты с представителями всех государств международного сообщества, а также с официальными лицами таких государств, которые прибывают в Секретариат организации для решения каких-либо вопросов международного сотрудничества.
Функционирование протокольной службы и выполнение протокольного обеспечения международных встреч позволяет посредством соблюдения общих правил поведения предупреждать недоразумения и ошибки при встречах с главами государств и иными высшими должностными лицами государства.
Служба протокола обеспечивает протокольное обслуживание Генерального секретаря, его заместителя, Секретариата, Председателя Генеральной Ассамблеи. Кроме того, служба сотрудничает с постоянными комиссиями наблюдателей и представительствами при ООН, со специализированными смежными учреждениями.
Для протокольного обслуживания используется единый свод правил поведения на заседаниях, форумах, церемониях, в которых участвуют главы правительств или их представители.
Автор ставит своей задачей рассказать о том, как правильно следует составлять протокол с точки зрения оформления документа в соответствии с правилами делопроизводства.
Практически каждый работник службы персонала в силу той или иной рабочей ситуации сталкивался с необходимостью составления протокола. Протокол - один из самых употребляемых документов в системе делопроизводства.
Словарь кадрового делопроизводства. Протокол - документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной и переговорной деятельности, а также некоторых других мероприятий (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения.
В работе с персоналом протоколы сопровождают документальное оформление различных операций: избрание руководителя, проведение аттестации, вынесение решений на совещаниях, итоги работы комиссии по трудовым спорам, фиксируют предложения персонала на собраниях трудового коллектива и др. А потому неверно составленный документ может повлечь для работодателя самые неблагоприятные последствия. Ведь нередко адвокаты работников умело строят свою защиту как раз на мелочах. В кадровом делопроизводстве, где каждый документ затрагивает права и обязанности сотрудника, мелочей быть не должно! Поговорим поподробнее.
С точки зрения делопроизводства протокол относится к числу информационно-справочных документов. Его назначение - передача информации, необходимой для принятия управленческих решений, а цель: зафиксировать ход проведения мероприятия и назвать выводы, итоги, резюмировать все происходившее.
Вот почему необходимо с большой степенью точности фиксировать все сказанное.
Некоторые делопроизводители видят определенную двойственность протокола как документа [1]. Это связано с тем, что помимо того, что в нем фиксируется информация, необходимая для справочных целей, в протоколе также указывается и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа. Именно это качество протокола не позволяет однозначно отнести его к определенной группе организационно-распорядительной документации: он сочетает в себе черты и справочно-информационного, и распорядительного документа.
Протокол составляется на основании:
- записей, произведенных во время совещания (заседания);
- представленных тезисов докладов и выступлений;
- других документов и материалов протокольного мероприятия.
В настоящее время значительно реже, но все же ход заседания стенографируется. В этом случае текст стенограммы подлежит расшифровке, после чего отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. Но все чаще на практике применяют современные способы фиксации информации: видеозапись, аудиозапись и др. Возникает вопрос: нужно ли составлять документ, если видеозапись зафиксировала не только каждое сказанное слово, но и каждое движение присутствующих? Можно ли не заниматься "переписыванием" всего на бумажный носитель? Полагаем, что нет. Хотя бы уже потому, что часто в протоколах подпись уполномоченных лиц невозможно заменить никаким современным средством передачи информации.
Если ваша задача - подготовиться к выступлению на важном мероприятии, подлежащем протоколированию, то материалы, которые вы будете использовать, надо подготовить хотя бы за несколько дней до начала события. Каждый документ, который будет упомянут во время мероприятия и занесен в протокол, должен быть подписан составителем или уполномоченными лицами.
Является ли составление протокола обязанностью работника службы персонала? Однозначно на этот вопрос ответить сложно. Ведь мы начали с того, что протоколом сопровождается проведение мероприятий разного содержания и характера.
Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста, как правило, возлагается на сотрудника секретариата (отдела делопроизводства) или на сотрудников структурных подразделений, готовивших материалы к обсуждению.
В то же время, полагаем, мероприятия, связанные с решением вопросов управления персоналом, лучше протоколировать сотруднику службы персонала, занимающемуся вопросами кадрового делопроизводства. Ведь от "постороннего" человека (секретаря, например) могут ускользнуть важные нюансы, подробности либо текст в самых необходимых местах документа может оказаться очень скудным, неинформативным.
Сроки составления протокола
Законодательство о труде не устанавливает конкретных сроков составления протокола в тех случаях, когда решаются вопросы управления персоналом или вопросы трудовых прав граждан. Тем не менее с оформлением документа не имеет смысла затягивать. Ведь если речь идет, скажем, о назначении нового руководителя предприятия, то ключевой документ должен появиться на свет как можно раньше, чтобы у службы персонала была возможность подготовить безошибочно и оперативно другие документы о назначении нового лица на пост директора: приказ о приеме на работу, трудовую книжку, личную карточку и др.
Конкретные сроки составления протокола с учетом процедур его подписания, передачи заинтересованным лицам нужно зафиксировать в локальном нормативном акте, например инструкции по делопроизводству или в графике документооборота.
Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующая пометка.
С точки зрения делопроизводства текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.
Во вводной части протокола указываются сведения о:
- председателе (председательствующем) и секретаре;
- присутствовавших - в виде списка (фамилии, инициалы, должности) или указания их количества со ссылкой на прилагаемый к протоколу список;
- докладчиках (информаторах) по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела документа строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили). В необходимых случаях эта схема дополняется еще одни элементом - голосовали.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, формулируется в предложном падеже и располагается с выравниванием по центру. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Например:
"Финансовый директор Градов И. С. считает необходимым изменить размер премии не на 10%, а на 12%".
Различают полную и краткую форму протокола. В краткой форме не расписывается подробно все происходящее, фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
Датой протокола является дата самого протокольного мероприятия (не дата составления его текста!). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерацию желательно вести отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний совета директоров, собрания трудового коллектива и т. д.
Возьмем в качестве образца протокол заседания аттестационной комиссии. Протоколы составляются не на фирменном бланке предприятия, а на чистом листе бумаги.
Документ имеет следующие реквизиты:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Наименование вида документа.
4. Заголовок к тексту.
6. Подпись (подписи).
7. Отметка о наличии приложения.
Схематично протокол этого мероприятия будет выглядеть так:
Полное наименование работодателя
Сокращенное наименование работодателя
(если сокращенное название
имеется в учредительных документах)
Дополнительно к документу можно создать подзаголовок, например:
заседания аттестационной комиссии такого-то предприятия
Дата и номер документа
Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность председателя комиссии
Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность секретаря комиссии
Фамилии, имена, отчества остальных членов комиссии (излагаются один под другим, "столбиком")
Фамилии, имена, отчества экспертов, специалистов, сотрудников, приглашенных на заседание (кроме тех, которые названы выше)
При необходимости отметить, имеется ли кворум, полномочно ли собрание принимать законные решения.
Повестка дня: излагаются фамилии, имена, отчества сотрудников, подлежащих аттестации. Например:
1. Аттестация по итогам 2012 г. работника такого-то.
2. Аттестация по итогам 2012 г. работника такого-то.
4. Подведение итогов аттестации по итогам 2012 г. работников такого-то предприятия.
Перечисленная выше информация составляет вводную часть протокола. Дальше переходим к основной части протокола. Именно здесь будет изложена вся информация о ходе заседания аттестационной комиссии, а также перечислены выводы, к которым они пришли.
Расписывать все фактические данные можно так:
Рассмотрение 1-го вопроса повестки дня
СЛУШАЛИ: (указываются должности, фамилии и инициалы выступивших).
1. Информацию секретаря аттестационной комиссии об отзыве начальника такого-то отдела на работу такого-то сотрудника.
2. Отчет сотрудника такого-то о проделанной работе в 2012 г.
3. Доклад председателя комиссии о результатах тестирования сотрудника такого-то.
ВЫСТУПИЛИ: (указываются должности, фамилии и инициалы выступивших).
1. Начальник такого-то отдела с отзывом клиентов о работе сотрудника такого-то.
2. Эксперт такой-то с вопросами профессионального характера.
Аттестуемому были заданы вопросы (перечисляются).
Аттестуемый дал такие ответы (перечисляются).
РЕШИЛИ: (указывается краткое содержание принятых решений).
Аттестовать работника такого-то с общей оценкой его работы в 2012 г. "удовлетворительно".
Признать результаты работы в 2012 г. работника такого-то неудовлетворительными.
ГОЛОСОВАЛИ: (указываются результаты голосования). Например:
Результат итогов работы "удовлетворительно" - 5 голосов.
Результат итогов работы "хорошо" - 1 голос.
Рассмотрение 2-го вопроса повестки дня
Приложение: аттестационные листы N __ на __ листах в 2-х экземплярах.
аттестационной комиссии подпись И. О. Фамилия
аттестационной комиссии подпись И. О. Фамилия
Копии протоколов, предварительно заверенные печатью отдела делопроизводства, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение соответствующего вопроса.
Заранее следует подумать, в каком виде сам аттестуемый получит информацию об итогах своей аттестации, будет ли ему выдана копия протокола или он получит выписку или даже подлинный экземпляр.
Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов.
Проследите, чтобы на протоколе были подписи (в допустимых случаях факсимильные) председательствующего и секретаря. Иначе законность всех принятых решений будет поставлена под вопрос. Секретарь наряду с председателем коллегиального органа несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации.
Остается лишь собрать со всех выступавших материалы: отчеты, тезисы, проекты решений, доклады и пр.
Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:
- временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т. п.) или
- постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т. п.).
Протоколами оформляется также деятельность:
- органов охраны общественного порядка и др.
Выше мы уже говорили, что одно и то же мероприятие можно оформить двояко: кратким либо полным протоколом.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.
Когда текст протокола "набросан" на компьютере, следует уделить внимание особенностям оформления отдельных реквизитов: именно эти "штрихи" будут свидетельствовать о том, что его оформлением занимался профессионал.
Наименование вида документа ("Протокол") размещают:
- при угловом расположении реквизитов - через 2 межстрочных интервала от границы левого поля ниже наименования организации;
- при продольном расположении реквизитов и в общем бланке - в центре.
Перечень присутствующих пишется ниже заголовка через 2 межстрочных интервала от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания.
Фамилии председателя и секретаря пишутся после наименований должностей.
Затем через 2 межстрочных интервала от границы левого поля пишется слово "Присутствовали" (на конце ставится двоеточие), после чего инициалы и фамилии присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов перечисляются по алфавиту без наименования должности. Если членов коллегиального органа более 15, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем в нем делается отметка: "Присутствовали: 20 человек (список прилагается)".
В том случае, когда количество присутствующих на мероприятии велико, для составления пофамильного списка потребуется вести предварительную регистрацию лиц, прибывших на собрание (заседание, совещание и др.).
Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на нем. Каждый из них формулируется с предлога "о". Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в повестке дня:
- по степени их значимости или
- в соответствии с предполагаемым временем обсуждения.
Слово "Разное" в повестку дня включать не рекомендуется, лучше сформулировать конкретно каждый вопрос.
Слово "Слушали" нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.
С красной строки в родительном падеже пишутся фамилия и инициалы докладчика, ставится тире и после него фиксируется содержание доклада. При этом повествование может идти от третьего лица. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается пометка: "Текст доклада прилагается".
Слово "Выступили" пишется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия вместе с инициалами каждого из выступающих оформляется с красной строки и пишется в именительном падеже. Затем в форме косвенной речи записывается содержание выступления. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается его должность.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них фиксируются в порядке поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Например:
Вопрос: Допустимо ли с совместителями заключать срочные трудовые договора?
Ответ: Да, если имеется согласие работника.
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на окончательном варианте проекта протокола. Они располагаются через 2 - 3 межстрочных интервала ниже текста у границы левого поля (слева) и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делаются.
Председатель Добрынин А. А. Добрынин
Секретарь Перегонова А. А. Перегонова
Теперь документ полностью готов, и уже ни у кого не вызовет сомнения законность его составления и реализации принятых решений.
1. Рощина Н. Н. Особенности оформления отдельных кадровых документов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2006. N 2.
2. Рогожин М. Ю. Документы кадровой службы предприятия. М.: ГроссМедиа-РОСБУХ, 2008.
Аннотация: В статье рассматриваются особенности профессиональных качеств специалиста службы протокола. Актуальность темы обусловлена допущением ошибок сотрудниками протокола при проведении мероприятий. Цель исследования состоит в определении функций протокола и выявлении специфичных для сотрудников личностных качеств. В настоящее время растёт спрос на специалистов в этой области, и имеется нехватка подготовленных кадров. Сотрудник протокола должен следить за изменениями в области протокольных норм, оперативно на них реагировать и использовать их в работе.
Abstract: The article discusses the features of professional qualities of a protocol service specialist. The relevance of the topic is due to mistakes made by protocol employees during events. The purpose of the study is to determine the functions of the protocol and identify employee-specific personal qualities. Currently, there is a growing demand for specialists in this field and there is a shortage of trained personnel. The protocol officer must monitor changes in the field of protocol norms, respond promptly to them and use them in their work.
Ключевые слова: протокол, официальные мероприятия, деловой этикет, служба протокола, специалист протокольной службы, нормы протокола, функции службы протокола, кадры.
Key words: protocol, official events, business etiquette, protocol service, protocol service specialist, protocol rules, protocol service functions, personnel .
Эффективное взаимодействие между компаниями, регионами, странами начинается с общения конкретных людей, которые занимаются организационными вопросами и выстраивают формат встреч. Визиты, переговоры, официальные встречи, форумы и другие протокольные мероприятия на официальном уровне – это не только важная задача и обязанность руководителей высшего и высокого звеньев, но и фактор успешной реализации как внутренней, так и внешней политики, от которого зависит дальнейшее взаимодействие и поддержание официальных и дружеских связей.
Протокол как официальный (государственный, дипломатический), так и деловой предполагает соблюдение правил деловой этики, определяющей как внешнюю, так и внутрикорпоративную сторону делового сотрудничества и взаимодействия [2, с. 88].
Суть деятельности протокольной службы заключается в соблюдении норм и правил делового этикета, сложившегося в стране, регионе, организации и опирающегося на культуру и ментальность, что позволяет провести мероприятия на высоком и высшем уровне, при этом повышая имидж и сохраняя деловую репутацию в деловом сообществе. При грамотном сопровождении мероприятия деятельность протокольной службы помогает наладить контакты как с зарубежными партнерами, так и с крупными корпорациями и предприятиями, а также способствует расширению представительных визитов и встреч как внутри страны, так и за ее пределами.
Как правило, в кадровом составе органов государственной власти и крупных организациях имеется протокольно-организационный отдел или управление, который осуществляет взаимодействие с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, а также с представителями общественных объединений, политическими партиями, крупными корпорациями и предприятиями в целях протокольного сопровождения мероприятий. Но наиболее часто встречается ситуация, когда функции протокольной службы реализуют или отдел кадров, или отдел по связям с общественностью, а иногда и вовсе непрофильные отделы и службы, которые реализуют задачи в зависимости от направленности мероприятия.
К основным функциям протокольной службы можно отнести организацию и проведение деловых и рабочих встреч, переговоров, подписание соглашений, разработка программы представительных и рабочих визитов по согласованию с протокольной службой принимающей или встречающей стороны, ведение деловой переписки. В разрезе протокольного сопровождения мероприятий особое внимание необходимо уделять церемонии встречи (проводов), церемонии возложения цветов и проведению официальных приемов, включая рассадку гостей в зависимости от протокольного старшинства и порядок тостов [3, с. 112].
Одним из важных аспектов при проведении протокольного мероприятия является грамотный подбор подарков и сувениров. Подбирая подарок или сувенир, необходимо учитывать особенности развития конкретного региона или организации, его сложившиеся материальные и культурные ценности, в некоторых ситуациях допустимо преподнести памятный подарок, символизирующий личные интересы руководителя. Вручение памятных подарков и сувениров согласовывается и организуется совместно с протокольной службой принимающей или встречающей стороны [4].
Высокоорганизованность и собранность, владение нормами этикета и протокола, ответственность, сосредоточенность на поставленной задаче, умение быстро реагировать на изменение ситуации и принимать решения, общительность, наблюдательность, стрессоустойчивость, способность к стратегическому и аналитическому мышлению – вот основные качества, которые должен развивать у себя сотрудник протокольной службы [5, с. 203].
В истории есть множество примеров, когда из-за пренебрежения нормами протокола создавались конфликтные ситуации в отношениях. На сегодняшний день все страны очень активно контактируют между собой, соответственно есть большая необходимость в регулировании норм протокола. Конечно, со временем протокол претерпевает некоторые изменения, чтобы соответствовать современным реалиям. Сотрудник протокольной службы должен следить за этими изменениями и оперативно на них реагировать и использовать их в своей дальнейшей работе.
Читайте также: