Обязаны ли предоставить копию докладной записки

Обновлено: 04.07.2024

Служебная записка – это формальная документация, позволяющая коллегам в компании взаимодействовать друг с другом. С ее помощью работники запрашивают важные сведения, выдают инструкции или извещают коллег о каком-либо событии. Иногда на нее нужно давать ответ, для чего используется свободная форма. Заранее рекомендуется изучить образец ответа на служебную записку.

Особенности служебной записки

Записка является внутренней документацией, поэтому допускается ее не регистрировать. К особенностям относятся:

она позволяет решать правовые, финансовые, хозяйственные или трудовые вопросы;
составителем может выступать любой сотрудник организации, у которого возникла какая-либо проблема;
адресатом может быть любой наемный работник, руководитель отдела или директор фирмы;
при составлении записки важно убедиться, что получатель обладает нужными полномочиями для решения проблемы;
благодаря этой документации работник показывает, что знает о наличии трудности, но законно перекладывает ответственность за ее решение на других сотрудников, которые имеют необходимые навыки и знания.

Записки могут использоваться не только для информирования, но и включения данных о выполненной работе. Они могут быть как внутренними, так и внешними.

К самым популярным внутренним запискам относится:

сотрудником на сотрудника;
на списание материальных ценностей или расходников;
на премирование;
на совмещение, если на предприятии возникает необходимость в совместителе;
на увольнение нерадивого сотрудника, который не справляется с трудовыми обязанностями;
на оборудование, если представители производственного отдела нуждаются в новой технике;
на командировку, причем с помощью такой документации можно информировать руководство о результатах служебной поездки.

Владельцы многих организаций предпочитают пользоваться журналом для регистрации записок. Это позволяет контролировать, какое количество документов было получено тем или иным сотрудником. При регистрации указывается номер документа, дата составления и персональная информация о гражданине, который ответственен за заполнение журнала.

Когда необходим ответ

В крупных компаниях неправильное формирование или регистрация служебок приводит к серьезным проблемам. Они связаны с выяснением причин, по которым документ не был получен адресатом. Отсутствие ответа нередко приводит к тому, что разные отделы работают несогласованно.

Ответ на записку дается при наличии соответствующей информации в тексте. Например, если работник просит устранить проблему, то желательно ответить ему о том, какие были использованы меры для этих целей. Поэтому после рассмотрения документации сотрудник должен дать конкретные комментарии.

Внимание! Грамотная коммуникация между подразделениями компании выступает основным фактором успешного развития бизнеса.

Общие правила составления бизнес-писем на видео:

Сроки дачи ответа

В законодательстве отсутствуют точные сроки, в течение которых нужно дать ответ на документ. Но желательно придерживаться следующих правил:

рекомендуется ответить в течение 10 дней после получения документа;
точный срок допускается фиксировать во внутренней документации организации;
время ответа зависит от многих факторов, к которым относится напряженность рабочего графика, количество рабочих дней и праздников, а также иные трудности.

Внимание! Официальный ответ составляется исключительно в письменном виде с одновременной фиксацией в журнале.

Кто формирует ответ

Составляется ответ человеком, которым была получена записка. Для этого первоначально изучается текст, а также выбирается подходящий вид согласования. Часто указываются в ответе действия, которые выполнены адресатом. Желательно пользоваться простыми предложениями, а также составлять краткий и лаконичный текст.

Допускается при формировании ответа пользоваться свободной формой, но в некоторых компаниях закрепляется образец. Часто для этих целей применяется бумага формата А4, но допускается пользоваться и фирменными бланками. Подписывается документ составителем или руководителем подразделения.

Правила написания

При составлении ответа рекомендуется придерживаться правил:

О дополнительных правилах составления документа можно узнать из внутренней локальной документации фирмы.

Пошаговая инструкция

Для формирования грамотного ответа на служебку выполняются действия:

в шапке указывается дата, когда адресат получил записку от работника компании;
вводится ФИО составителя записки;
приводится проблема, которую должен решить получатель документа;
основной текст состоит из пояснений или комментариев относительно выявленной проблемы;
приводятся способы ее решения;
приводится дата составления ответа;
ставится подпись работника, занимающегося формированием текста.

Руководство любой организации может составить собственную инструкцию относительно делопроизводства с учетом специфики работы. Такие инструменты упрощают процесс общения между подразделениями и сотрудниками.

Готовый документ согласовывается с непосредственным руководителем или иными заинтересованными лицами, а после передается адресату на рассмотрение. На основании данного текста адресат выносит резолюцию, а также при необходимости раздает поручения и выполняет другие действия.

Образец документа

Во время составления ответа желательно ориентироваться на образец, зафиксированный в учетной политике фирмы. Если он отсутствует, то текст формируется в свободной форме.

Типовой образец представлен далее:

В каждой ситуации содержание будет уникальным, поскольку зависит от просьб и требований, перечисляемых в служебной записке. Текст должен быть понятным, лаконичным и актуальным. Для упрощения процесса взаимодействия актуально оставить образец в отделе кадров.

При получении служебной записки любой сотрудник предприятия должен оценить необходимость ответа. Если он подразумевается содержанием документа, то во время формирования текста учитывается возможность решить возникшую проблему. При составлении ответа желательно ориентироваться на требования компании и образец.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Может ли Руководитель подразделения отказаться писать докладную на подчиненного, если не считает нужным? Если считает, что вышестоящий Руководитель предвзято относится к подчиненному в его отделении?

Да, конечно, может. Писать докладную на работника - это право руководителя подразделения, но не его обязанность. Использовать это право он может в случае наличия оснований ненадлежащего исполнения подчиненным своих обязанностей на взгляд руководителя подразделения.

Принудить кого-то писать докладные работодатель не имеет права. Более того, за необоснованное привлечение к ответственности или ложные обвинения возможна ответственность, как административная (например, по ст. 5.27 КоАП РФ), так и уголовная (ст. 128.1 УК РФ (клевета)).

Отказываться подчинённому лицу исполнить требование руководителя организации (работодателя) представить докладную по работе подчинённых ему лиц будет неправильно. Он руководитель подразделения и потому обязан докладывать своему вышестоящему руководству в устаной или в письменной форме об отношении к работе своих подчинённых и прочих обстоятельствах. Такова практика, которая должна быть предусмотрена внутренними правилами организации и она соответствует требованиям трудового законодателяльства

Что касается о возможной предвзятости вышестоящего руководителя к подчинённым лицам, то руководитель подразделения, будучи порядочным и честным человеком, обязан изложить в докладной реальность, а не выдумывать то, что может только удовлетворить его руководителя.

Добрый день. Работник в праве отказаться писать докладную.

Согласно ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. И уже на основании акта вы привлечете "виновного работника" к дисциплинарной ответственности.

Если работник является руководителем структурного подразделения он обязан осуществлять контроль за добросовестным исполнением подчинеными работниками своих служебных обязанностей. В трудовом договоре с работником-руководителем, а также в положении о структурном подразделении как правило всегда указывается, что руководитель структурного подразделения обязан (а не вправе) докладывать вышестоящему руководителю о неисполненни своих должностных обязанностей подчиненными сотрудниками. Для того чтобы внутриорганизационные процессы функционировали в нормальном режиме и не было сбоев, все элементы этой системы (сотрудники, руководители, структурные подразделения) должны надлежащим образом исполнять возложенные на них трудовые обязаности (функции). Руководитель структурного подразделения должен трезво оценивать, какое неисполнение работником своих обязанностей является следствием случайной разовой оплошности (по недоразумению), а где имеет место быть халатное отношение работника к осуществлению своих функций. Во втором случае почти всегда необходимо (в докладной записке или устно) ставить в известность вышестоящего руководителя, поскольку он имеет право оценивать состояние трудовой дисциплины в структурном подразделении и нормальное (качественое и в срок) исполнение сотрудниками своих должностных обязанностей.

Да, может, если считает, что со стороны работника нет нарушений. Никакого наказания за отказ в написании докладной последовать не должно.Исключение составляет ситуация, когда есть угроза для жизни или здоровья людей либо сохранности имущества работодателя. Согласно статье 21 ТК РФ работник обязан:
незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).

А можно написать докладную записку, указав, что руководитель подразделения считает и описать ситуацию. Тогда и записка будет написана, и в записке будет отражена действительность событий.

Может ли Руководитель подразделения отказаться писать докладную на подчиненного, если не считает нужным?

Да, может. Так как обязанности по написанию докладных записок действующим трудовым законодательством не установлена. В ТК РФ есть указание на то, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника объяснительную. Но и от написания этого документа сотрудник может отказаться.

ТК РФ Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

То же самое касается и докладных записок. Но при отказе руководящего лица от написания доклажной записки на действия/ бездействие подчиненного ответственность за ненадлежащее выполнение обязанностей может лечь на руководителя отделения, который несет ответственность за работу всего отделения. Если же подчиненный выполняет свои должностные обязанности, то руководителю не грозит возможность привлечения к дисциплинарной ответственности.

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Что это такое?

Докладная записка представляет собой документ информационно-справочного типа, адресованный вышестоящему руководству и содержащий описание определённой проблемы, выводы и предложения, выдвигаемые составителем. Часто документ носит негативный характер, однако в нём могут затрагиваться различные сферы: от поощрений до отчётности.

Особенности оформления и рассмотрения докладных определяются на производстве. Упоминание об этом документе содержится в классификаторе ОКУД 011-93: указано, что записка пишется руководителем подразделения в связи с несоблюдением трудовой дисциплины. Код формы – № 0286041.

Более подробно о том, что такое докладная записка, мы рассказывали в отдельной статье.

Цель составления

Основную цель записки характеризуют как обеспечение вертикальной связи: её всегда пишут нижестоящие вышестоящим. С помощью этого документа руководству сообщают важную информацию, объясняют сложившуюся ситуацию, побуждают к принятию решения. Например, если ваш начальник не прав и вы решили написать докладную на имя директора – как правильно это сделать, вы можете узнать здесь.

В числе функций выделяют следующие:

поиск решения проблемы, возникшей на производстве;
внесение предложений, улучшающих деятельность;
информирование о мнении коллектива относительно определённого распоряжения или приказа, о позиции составителя в сложившемся конфликте;
предоставление отчётов о выполненных работах;
жалоба на сотрудника, не выполняющего распоряжений или другим образом нарушающего трудовую дисциплину;
информирование о происшествиях, принёсших моральный или материальный ущерб;
донесение о достижениях и успехах.

Случаи, когда необходима

Так как цели докладной обширны, причин для её написания множество. Часто она встречается на производстве и пишется, потому что:

нарушается трудовая дисциплина (как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины?);
сотрудник не выполняет обязанностей, ведёт себя некорректно (о том, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника, читайте тут, а как оформить данный документ, если не выполняются должностные обязанности, вы узнаете здесь);
работник не находится на рабочем месте или систематически опаздывает (как написать докладную об отсутствии сотрудника на рабочем месте?);
необходимо внести изменения в производственный процесс, поощрить или наказать работника;
потребовалось дополнительное финансирование и укрепление материально-технической базы;
нужно предоставить отчёт о выполнении распоряжения руководства.

Нередко докладная записка встречается в вузах, школах и даже детских садах. На студента её пишут в случае, если он нарушает дисциплину, в большом количестве допускает прогулы, вызывающе себя ведёт. Более подробно о том, как правильно составить докладную записку на студента, вы узнаете в этом материале.

В ДДУ записка может составляться на родителя, воспитателя и даже самого ребёнка. Случается, что воспитатели оставляют заведующему докладную, если родители постоянно задерживаются либо воспитанник ведёт себя слишком агрессивно. На воспитателя документ может написать старший воспитатель, если работа выполняется с нарушениями. Об этом подробнее – здесь.

Все случаи, в которых пишется докладная записка, рассмотрены в отдельной статье.

Какие виды существуют?

Существуют несколько разновидностей докладных записок. По содержанию они бывают:

Инициативные. В них выносятся предложения и рекомендации, требующие от руководства принятия определённого решения.
Информационные. Повествуют о ходе работ, его особенностях, деталях исполнения приказов, результатах и т. п.
Отчётные. Из них руководство узнаёт о выполнении распоряжения или его этапа.

В зависимости от того, кто является адресатом, различают докладные:

. Возможно их использование только в пределах одной организации либо структурного подразделения, адресуются руководству. . Составляются на имя начальника вышестоящей организации.

Если вас интересуют все виды докладных записок, то об этом мы писали в отдельной статье.

Отличия от объяснительной и служебной

Докладная записка похожа как на объяснительную, так и на служебную, однако, это разные документы.

На начальника и на работника

Докладная пишется не только на обычного работника, но и на начальника, если он каким-либо образом нарушает права других людей и вредит производственному процессу. Адресуется документ вышестоящему лицу, уполномоченному решать и знающему как дать ответ на подобные вопросы. В этой роли может выступать руководитель организации, представитель контролирующего органа и даже совет акционеров.

Случается, что на предприятиях составляют анонимное докладное письмо на начальство, но их вправе не рассматривать.

Чаще докладные пишутся на работников для того, чтобы их поощрить либо наложить дисциплинарное взыскание. В документе отображается информация:

суть нарушения или достижения;
причина, которую выясняют у работника;
краткая характеристика сотрудника;
возникшие последствия;
предложения о необходимости поощрения или наказания.

Важно указать пункт правил, который сотрудник нарушил, излагать факты чётко, без эмоций и личного отношения. Если провинившийся отказывается давать объяснения своему поведению, к докладной прикладывается акт о данном факте.

Все тонкости и нюансы написания докладной на сотрудника вы найдете в этой статье, а о том, как правильно составить данную бумагу на имя директора, если ваш начальник не прав, мы писали в другом материале.

Кто должен на предприятии составлять?

Докладная бывает инициирована сверху, но может писаться и самостоятельно. Документ на предприятии пишет:

сотрудник – руководителю отдела;
руководитель отдела – директору организации;
начальник подразделения – руководителю компании.

Типовой формуляр и особенности его оформления

Существует особый бланк, на котором пишут докладную записку. Он содержит следующие реквизиты:

наименование предприятия, компании или подразделения;
наименование документа;
его номер регистрации, дата составления;
город, в котором происходит составление документа;
наименование и данные лица, которому адресуется записка;
заголовок к тексту;
собственно текст;
подпись составителя, её расшифровка.

Руководитель после принятия решения ставит свою резолюцию на докладной записке, которая включает в себя Ф.И.О. исполнителей, описание распоряжения, срок, отведённый для исполнения, подпись начальства и дату. Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003, резолюцию можно ставить на отдельном листе.

Бланк обязателен только для внешних записок. В случае, когда документ предназначен для внутреннего пользования, допустимо писать его в произвольной форме. За частую начинают фразой:”довожу до вашего сведения следующую информацию”.

Как правильно написать?

Особенности написания докладной записки регулируются ГОСТ 6.30-2003, введённым Постановлением № 65-ст. от 03.03.2003 г. Среди наиболее важных правил выделяют следующие:

Берётся лист А4, для внешнего использования – бланк предприятия.
В заголовке отражается её содержание – о чём конкретно она написана.
Основному тексту придают чёткую структуру.
Должны отсутствовать юридические и грамматические ошибки.
Проблема излагается подробно, но без лишних эмоций.
Наименование отдела пишется в левом верхнем углу листа, данные об адресате – в правом верхнем углу, название документа – по центру.
Данные составителя пишутся внизу в одну строку.
Докладные регистрируются под кодом 0286041.

Что касается структуры текста, то она включает в себя три раздела:

Конкретные факты, причины, из-за который решено написать докладную записку.
Анализирование ситуации, предложение различных вариантов решения. Этот раздел считается необязательным.
Выводы, просьбы и мнения, предложения действий, носящие рекомендательный характер.

Если у вас возникли трудности с написанием такого документа, то все советы, рекомендации и образец написания вы найдете в этой статье.

Ошибки при составлении

Докладная записка имеет юридическое значение, поэтому к составлению нужно относиться крайне внимательно. Недочёты приводят к тому, что записка теряет силу.

К основным ошибкам, которые допускают составители докладных записок, относятся:

Отсутствие чёткой структуры. Документ должен содержать все перечисленные выше графы, даже если пишется на обычном листе бумаги.
Излишняя эмоциональность, использование разговорных выражений, отход от делового стиля. Важно соблюдать принятый деловой этикет.
Искажение подачи информации, излишняя детализация либо, наоборот, умалчивание важны фактов. Беспорядочность изложения мыслей.
Попытки навязать руководству решение. Следует помнить, что в записке содержится мнение и личный взгляд, но последнее слово остаётся за адресатом.
Отсутствие даты регистрации.

Срок рассмотрения

Чёткий срок рассмотрения докладной записки не оговорен. Однако он обязательно прописывается во внутренних документах организации (как правильно составить внутреннюю докладную записку?). Существует и сложившаяся практика рассмотрения: обычно на это отводится 3-10 дней.

Реакция руководства и резолюция

После рассмотрения, руководитель, получивший записку, ставит свою резолюцию. Если документ внешний, его копия остаётся в организации, а резолюцию проставляют на оборотней стороне подлинника в нижней части.

Дальнейшие действия зависят от принятого решения. Если у руководителя возникают замечания, он вправе выразить их на отдельном листе, приложив к докладной. На основании записки и резолюции издаётся соответствующий приказ. Реакцией может быть поощрение работника либо применение к нему санкций вплоть до увольнения.

Руководитель вправе оставить без внимания информацию,и никак не ответить, если решит, что причин для взысканий или поощрений нет.

Определяя меры дисциплинарного воздействия, стоит руководствоваться принятыми нормами Закона, в частности, КоАП и ТК, чтобы наказание было правомерным. В спорных ситуациях желательно обратиться за консультацией к юристу.

Докладная записка – важный документ, порядок составления которого подчиняется принятым нормам. На его основании могут поощрить или наказать работника, поэтому, решив написать докладную, следует внимательно изучить обстоятельства дела и действовать чётко в рамках инструкций.

Добрый день. Работник в праве отказаться писать докладную.

Может ли Руководитель подразделения отказаться писать докладную на подчиненного, если не считает нужным?

ТК РФ Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Читайте также: